Em um mercado dinâmico, o Procurement se destaca como uma área estratégica crucial para o sucesso. Mais do que simplesmente comprar bens e serviços, o processo de aquisição moderno envolve uma abordagem holística que visa agregar valor à empresa, otimizar custos e mitigar riscos.
Para esclarecer as funções e vantagens do Procurement à sua empresa, preparamos um guia completo, desde a definição do termo, a importância para a Supply Chain, as tecnologias que revolucionam a prática e dicas para otimizar seus processos de compra.
- O que é a área de Procurement?
- As diferenças entre Procurement X Purchansing e Sourcing
- O papel de Procurement para Supply Chain
- As vantagens do Procurement
- Os tipos de Procurement
- Quais os processos de Procurement?
- Como gerenciar as etapas de Procurement
O que é Procurement?
Também conhecido como aquisição ou suprimentos, o termo Procurement refere-se ao processo de aquisição de bens, serviços ou recursos necessários para o funcionamento de uma empresa.
A definição vai além da simples compra, pois engloba inúmeras atividades, que tem o propósito de:
- Obter o melhor valor: Encontrar o equilíbrio entre preço, qualidade, prazo e outros fatores relevantes;
- Gerenciar a cadeia de suprimentos: Garantir o fluxo eficiente de bens e serviços desde o fornecedor até o cliente final;
- Mitigar riscos: Identificar e minimizar os riscos da Supply Chain
- Contribuir para a sustentabilidade: Adotar práticas ambientalmente e socialmente responsáveis.
Sendo assim, em uma empresa a área de Procurement é responsável por gerenciar fornecedores, negociar contratos, avaliar e selecionar fornecedores, além de garantir que as compras atendam às exigências de qualidade, prazos e orçamento estabelecidos.
O departamento cumpre uma função estratégica na eficiência operacional e no desempenho financeiro da empresa, assegurando o fluxo contínuo de recursos essenciais para a operação.
Dessa maneira, ao investir em um Procurement eficiente, as empresas alcançam melhores resultados, reduzem custos e aumentam sua competitividade no mercado.
As diferenças entre Procurement x Purchansing e Sourcing
Embora frequentemente utilizados como sinônimos, os termos Procurement, Purchasing e Sourcing possuem definições e responsabilidades distintas dentro da gestão de compras de uma empresa. Compreender as nuances entre eles é essencial para otimizar o processo de aquisição, gerar valor e alcançar os objetivos estratégicos da organização.
Dentre os três, Procurement é o mais abrangente, contemplando desde a identificação das necessidades de compras à gestão de fornecedores, incluindo:
- Planejamento estratégico: Definir objetivos, metas e políticas de compras.
- Sourcing: Identificar e selecionar fornecedores qualificados.
- Negociação: Obter as melhores condições de compra.
- Gestão de contratos: Monitorar o cumprimento dos contratos.
- Gestão de fornecedores: Construir e manter relacionamentos saudáveis.
- Pagamento: Efetuar pagamentos de forma eficiente e segura.
- Gestão de riscos: Mitigar os riscos da cadeia de suprimentos.
- Análise de dados: Monitorar e avaliar o desempenho das compras.
Já o purchasing (aquisição) é focado na execução de compras, envolvendo atividades como a solicitação de compras, negociação de preços, recebimento de produtos e pagamento de faturas.
Por fim, o sourcing é uma das etapas do Procurement que se concentra na identificação e seleção de fornecedores qualificados, envolvendo atividades como a pesquisa de mercado, negociação de contratos, gestão de relacionamento e análise de riscos.
O papel de Procurement para a Supply Chain
A atuação das atividades de Procurement possuem um nítido impacto na cadeia de suprimentos. Nos tópicos seguintes, iremos detalhar essa importância.
Custos
A negociação de preços e condições de compra é uma das responsabilidades de Procurement, o que contribui diretamente para a redução de custos da Supply Chain. A seleção estratégica de fornecedores confiáveis e eficientes também minimiza custos ocultos, como falhas de qualidade ou atrasos nas entregas.
Gestão da Qualidade
O Procurement garante a qualidade dos produtos e serviços adquiridos, cumprindo as especificações técnicas e padrões de qualidade estabelecidos pela empresa.
A aquisição de insumos de qualidade reduz o índice de retrabalhos, defeitos e devoluções, contribuindo para a consistência do produto final.
Redução de Riscos
A prática também identifica e mitiga os riscos da cadeia de suprimentos, como dependência excessiva de um único fornecedor, instabilidade política ou econômica nos países de origem dos insumos.
A diversificação de fornecedores, a negociação de contratos robustos e a implementação de planos de contingência são medidas essenciais para garantir a continuidade das operações.
Eficiência Operacional
Com a implementação de processos de compra otimizados e automatizados, o Procurement traz agilidade e precisão, utilizando tecnologias como e-procurement e sistemas de gestão de fornecedores. A velocidade na aquisição de insumos e a gestão eficiente do fluxo de materiais contribuem para a redução do lead time e o aumento da produtividade.
Sustentabilidade
O Procurement incorpora práticas de sustentabilidade na Supply Chain, selecionando fornecedores que adotam processos ambientalmente responsáveis e utilizam materiais reciclados ou de origem sustentável. A redução da pegada ambiental e a adoção de práticas socialmente responsáveis contribuem para a reputação positiva da empresa.
As vantagens do Procurement
Todos os benefícios gerados pelo Procurement para a cadeia de suprimentos também são válidos para demais setores da empresa. Além de pontos vantajosos como a otimização de custos, melhoria da eficiência e da qualidade dos produtos, a prática rende outros ganhos para as equipes.
Como exemplo podemos citar o incentivo à inovação e colaboração entre equipes, afinal de contas as parcerias com fornecedores e parceiros facilita o acesso a novas tecnologias, ideias e práticas.
Com esse contato frequente, ambos os lados conseguem reprogramar rotas e impulsionar a criatividade, o que é de grande valia para o crescimento do potencial competitivo das organizações.
Um processo de Procurement bem gerenciado também ajuda a garantir que a empresa esteja conforme as regulamentações e normas, mitigando riscos legais e financeiros.
Da mesma maneira que tais atualizações deixam as corporações em perfeita legalidade, o Procurement ágil e estratégico permite que as organizações se adaptem rapidamente a mudanças no mercado, seja respondendo a demandas do consumidor ou ajustando-se a condições econômicas variáveis.
Os tipos de Procurement
Existem diversos tipos de Procurement, cada um com características e objetivos específicos. A escolha do tipo mais adequado depende das necessidades e dos objetivos da organização.
1. Procurement Estratégico
Tem seu foco no planejamento de longo prazo, e por isso, com a estratégia geral da empresa. Busca por parcerias estratégicas com fornecedores que agreguem valor ao negócio.
Esse modelo também envolve ações como a análise de riscos na cadeia de suprimentos e consequentemente, a implementação de medidas para reduzi-los ou eliminá-los.
2. Procurement Operacional
Como o nome dá a entender, este tipo de Procurement é responsável por atividades operacionais de compras, conduzindo o processo de maneira eficiente e eficaz.
Entre as atividades que fazem parte do escopo do Procurement operacional estão a negociação com fornecedores, a emissão de pedidos e o controle de recebimento de materiais.
3. Procurement Tático
Tal como os tipos de planejamento, os níveis de Procurement também se dividem em níveis dentro da empresa. E o tático, que está entre o estratégico e o operacional, é centralizado em obter os melhores preços e condições de compra a curto prazo.
Utilizados para compras pontuais ou de commodities, a prática engloba a pesquisa de mercado, a solicitação de cotações e a negociação com fornecedores.
4. e- Procurement
Esse sistema envolve a realização de transações comerciais, negociações e interações entre compradores e fornecedores por meio de plataformas eletrônicas.
O e-procurement visa simplificar e agilizar as atividades relacionadas à aquisição de bens e serviços, eliminando processos manuais e papelada.
Isso inclui a automação de tarefas como a emissão de pedidos, a cotação de preços, a análise de propostas, a seleção de fornecedores e a gestão do ciclo de vida do contrato.
Vale salientar que a escolha do tipo de Procurement depende de diversos fatores, entre eles o porte da empresa, o setor de atuação, a complexidade dos processos e os objetivos estratégicos da organização.
Quais são os processos de Procurement?
A adoção do Procurement envolve vários processos que podem variar segundo as necessidades específicas da organização. A seguir, elencamos as 5 etapas primordiais para organizar e realizar os processos.
Planejamento
Tudo tem início com a definição das necessidades da empresa. Aqui é fundamental identificar os bens e serviços necessários para o funcionamento da empresa, incluindo suas características, quantidades e prazos de entrega.
O passo seguinte do planejamento envolve a pesquisa de mercado, que permite identificar os fornecedores disponíveis, comparar preços e condições, e avaliar suas capacidades e reputação.
Já o desenvolvimento da estratégia de compra define como a empresa irá adquirir bens e serviços, considerando os critérios de seleção de fornecedores, os métodos de negociação e os tipos de contratos a serem utilizados.
Enfim, é definido o orçamento, que deve ser realista e considerar os recursos disponíveis da empresa, as necessidades de compra e as previsões de mercado.
Seleção de fornecedores
Os critérios de seleção de fornecedores devem ser claros e objetivos, e podem incluir fatores como:
- preço;
- qualidade;
- prazo de entrega;
- capacidade técnica;
- reputação e
- sustentabilidade.
Avaliando esses fatores, a empresa deve solicitar cotações de preços e informações aos fornecedores pré-selecionados. Uma vez que esse procedimento é realizado, as cotações recebidas devem ser analisadas cuidadosamente, considerando os critérios de seleção predefinidos.
Execução de compras
Essa fase começa pela formalização do pedido de compra, que é um documento oficial que detalha os bens ou serviços a serem adquiridos, as quantidades, os preços, os prazos de entrega e as condições de pagamento.
Após a emissão do pedido é importante monitorar o processo de entrega para garantir que os bens ou serviços sejam entregues dentro do prazo e consoante ao pedido.
Com a chegada do produto ou serviço é importante realizar uma inspeção cuidadosa, garantindo que a entrega foi realizada segundo os requisitos necessitados, podendo assim seguir com o pagamento ao fornecedor.
Gestão de Contratos
Os contratos garantem que os direitos e obrigações mútuas sejam claramente definidos.
Tais contratos podem ser renegociados periodicamente para garantir que continuem a atender às necessidades da empresa.
Junto aos contratos, é importante também estabelecer documentações de acompanhamento dos fornecedores, registrando métricas e indicadores de desempenho e custos.
Gestão de Riscos
A quinta etapa é a gestão de riscos, que envolvem rotinas de acompanhamento junto ao fornecimento, qualidade do serviço, alterações de preço e variações cambiais.
Além de monitorar esses riscos, a etapa também prevê a elaboração de um plano de contingência, que reduza eventuais perdas e traga soluções para contornar problemas enfrentados na área.
Como gerenciar as etapas de Procurement
Diante de uma série de atividades operacionais, o melhor caminho para gerenciar as etapas de Procurement é com um software de gestão completo, que facilite o mapeamento, organização, relacionamento e o acompanhamento dos resultados.
Para isso, as equipes da área de Procurement podem contar com o Runrun.it, que oferece soluções de ponta a ponta para simplificar o fluxo de trabalho.
A começar pelos templates personalizados para as compras, que dividem em colunas todas as etapas de execução, otimizando a realização das tarefas. A gestão de fornecedores, contratos e negociações ganham com os formulários, que são excelentes recursos para a coleta e compartilhamento de informações com todos os envolvidos.
A central de automações da plataforma oferece agilidade e eficiência no momento de distribuir responsabilidades de Procurement de maneira organizada e prática. A ferramenta também é uma ótima aliada da gestão de informação, pois centraliza a comunicação entre usuários internos e externos e funciona como um histórico do trabalho.
Para completar, ainda há os dashboards personalizados, onde você e sua equipe acompanham as métricas e resultados de esforços realizados, tempo investido e entregas completadas. Viu só como as principais etapas do Procurement podem ser otimizadas com o Runrun.it. Crie sua conta e faça o teste grátis: https://runrun.it/
