Alcance um novo nível de eficiência com a produtividade 4.0

Alcance um novo nível de eficiência com a produtividade 4.0

Representada pela capacidade que cada pessoa tem em priorizar as suas tarefas e administrar o próprio tempo, a produtividade é um assunto que sempre permeia as conversas e práticas do ambiente corporativo. Considerando que vivemos uma época de transições e inovações causadas pela tecnologia e por novos hábitos sociais, o termo também ganhou outros significados e roupagens, como a produtividade 4.0, alinhada com o processo de evolução digital e com a requalificação profissional. 

Mesmo sendo um conceito recente, esse novo modelo de produtividade compartilha uma nova visão sobre as rotinas de trabalho, onde a autonomia para gerenciar o tempo é bastante valorizada, assim como a adaptação aos recursos tecnológicos e a busca por diferentes aprendizados. No entanto, a necessidade da entrega de resultados melhores em um cenário de isolamento social causado pela pandemia do novo coronavírus resultou no surgimento de um sentimento de culpa, relatado por profissionais de diferentes países, causados principalmente pela criação de um patamar ideal de produtividade. 

A resposta para o alívio da chamada obsessão produtiva passa por atitudes bastante conhecidas, como uma alimentação regrada e uma boa noite de sono, mas também pela consciência de respeitar o próprio ritmo e criar uma rotina equilibrada entre responsabilidades e lazer. E a produtividade 4.0 pode ajudar a mudar esse panorama, com pausas programadas e facilitações promovidas pelos dispositivos tecnológicos, trazendo resultados mais eficientes e benefícios para a sua saúde mental, como vamos apresentar nesse artigo. 

 

O que é a produtividade 4.0 

A transformação digital foi responsável por diversas mudanças no contexto global, trazendo impactos para a vida social e por provocar a quarta fase da revolução industrial, também conhecida como Indústria 4.0. A chegada da automação nos processos produtivos das companhias abriu espaço para a conexão entre os dispositivos – a Internet das Coisas (IoT) – e para uma gestão mais próxima dos colaboradores e clientes, com o foco na experiência do usuário. 

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Frente a essa perspectiva, a produtividade 4.0 chegou para acompanhar essa transição e o aumento da virtualização dentro das empresas, oferecendo mecanismos para a capacitação dos colaboradores com o objetivo de aumentar a eficiência produtiva e gerar profissionais qualificados para trabalharem em um ambiente de revolução digital. 

O novo conceito da produtividade prevê a disposição para aprender novas habilidades e a adoção da tecnologia como aliada para atingir a tão sonhada eficiência. A aproximação da produtividade 4.0 com os recursos digitais também diminui um receio que aflige 62% dos trabalhadores norte-americanos, segundo pesquisa realizada pela 3M: o de perder o emprego para a Inteligência Artificial

Para o especialista em produtividade e gestão do tempo, Christian Barbosa, o alinhamento com a tecnologia significa uma adaptação e um aprendizado na forma de olhar e analisar os dados, aproveitando as informações disponibilizadas por aplicativos e softwares que ajudam na organização da rotina e na criação de uma gestão de tarefas, o que resulta em um mapeamento das próprias métricas e maior entendimento de quais são os elementos virtuais que mais auxiliam a estabelecer um cotidiano mais produtivo. 

Os pilares da produtividade 4.0 

Autor de sete livros sobre produtividade e gestão do tempo, Barbosa é um dos principais divulgadores da cultura da produtividade 4.0 no país. Para compartilhar as experiências, resultados e vantagens da metodologia, ele separa o conceito em três esferas: a apropriação dos recursos que estimulam a produtividade, que já são amplamente disseminados, a busca pela aprendizagem e o uso da tecnologia, como veremos a seguir: 

As ferramentas que estimulam a produtividade 4.0

A relação entre entrega e o tempo e os recursos aplicados nessa atividade resulta no que chamamos de produtividade. Essa definição é inerente ao pensamento corporativo e carrega consigo métodos e ferramentas que fazem parte do cotidiano de trabalho, desde as etapas de planejamento, o gerenciamento de tarefas, a administração do tempo, bem como o uso de cronogramas de projetos e instrumentos que nos ajudam a elencar as prioridades do dia. 

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Contudo, as transformações da era digital e os fenômenos biológicos alteraram a forma como vemos o panorama atual, trazendo aspectos descritos pelo Mundo BANI, como a não-linearidade e o incompreensível para dentro das corporações. Para encarar esse novo cenário, são necessárias outras competências socioemocionais, como a empatia e a resiliência para manter o foco nas atividades e descobrir novos hábitos para alcançar a produtividade. 

Nesse despertar de outras aptidões, há espaço para a inserção dos métodos ágeis, que inicialmente foram adotados nas empresas de tecnologia e hoje estão presentes em outros segmentos. Norteados por valores que pregam a funcionalidade, a colaboração e a flexibilidade, esses frameworks são vistos na gestão de projetos, tornando os ciclos mais dinâmicos e enxutos, com o objetivo de que as melhorias programadas sejam entregues com mais agilidade. 

A cultura do aprendizado 

A segunda base da produtividade 4.0 é a construção de novas habilidades. Christian Barbosa ressalta que esse aspecto está diretamente ligado com um pensamento mais analítico e crítico. Chamado pelo especialista de “efeito racional”, o aprendizado favorece uma visão mais desenvolta e segura acerca do próprio trabalho, o que facilita a tomada de decisões de maneira mais precisa e rápida, o que sem dúvidas, favorece o fluxo de trabalho

A busca pelo conhecimento dentro do contexto de produtividade 4.0 está relacionada à compreensão e ao domínio do que infere em seu ramo de atuação. Logo, o conhecimento adquirido é estimulado com práticas constantes que ajudam na elaboração de uma rotina eficiente. Barbosa divide a etapa do aprendizado em três níveis, como vemos no infográfico a seguir. 

Infográfico mostrando 3 níveis de aprendizado na produtividade 4.0

Sendo assim, o terceiro nível de conhecimento é aplicado na produtividade 4.0. Utilizando um exemplo proposto por Barbosa, podemos pensar na etapa final de conhecimento durante o estudo de um novo idioma. Para compreendê-lo, deve haver um hábito frequente, com leituras de textos em língua estrangeira, a assimilação da gramática e o costume de ouvir podcasts e assistir a filmes no idioma desejado. Por fim, a realização de uma viagem fará que o conteúdo absorvido seja colocado em prática e aprimorado a cada vez que colocado em prática, tornando o processo mais intuitivo. 

Na produtividade 4.0, a busca pela melhoria não termina, pois sempre há novas habilidades a serem desenvolvidas. No ambiente corporativo, o incentivo dessa abordagem promove o engajamento dos colaboradores e estimula a requalificação profissional, fazendo as pessoas aspirarem por novos cargos dentro de uma empresa. O reskilling é uma das tendências previstas na gestão estratégica de pessoas que traz resultados expressivos para as corporações. Para entender mais sobre essa técnica, assista ao webinar em que nosso CEO, Antônio Carlos Soares, conversou com o Gabriel Leite, CMO da Feedz, sobre o tema. 

O uso da tecnologia 

Na produtividade 4.0, a tecnologia é enxergada como uma aliada e não como uma ameaça. Devido a grande disponibilidade de aplicativos, softwares e dispositivos que podem oferecer seus recursos online, o tempo para a produção das atividades procedurais é reduzido, o que favorece o ritmo das tarefas subsequentes. 

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Podemos pensar na tecnologia como um suporte extra, que opera segundo as definições programadas pelos colaboradores para repetirem ações estabelecidas, auxiliando na agilidade e precisão das ações. Dessa forma, os profissionais podem se dedicar a trabalhar com foco no cliente, oferecendo experiências personalizadas e únicas, se diferenciando, assim, da inteligência artificial. 

No entanto, é importante lembrar que as vantagens digitais podem gerar uma falsa sensação de produtividade, na qual o volume das atividades transpõe a qualidade de entrega e gera a sobrecarga de trabalho, o que acarreta em profissionais ocupados com múltiplas tarefas que não podem ser concluídas no prazo estabelecido, ocasionando quadros de exaustão física e mental. 

Ser ocupado ou ser produtivo?

Detalhadas as características principais da produtividade 4.0, podemos entender que ela é uma habilidade desenvolvida, na qual o indivíduo tem o controle das suas tarefas, conseguindo estabelecer critérios de prioridade transparentes que vão orientar seu rendimento, fazendo com que ele se dedique às atividades realmente importantes durante o dia. 

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Essa capacidade de autogerenciamento evita o que chamamos de síndrome do impostor, que pode ser resumido como aquele sentimento de não ser bom o suficiente. Esse quadro aparece justamente quando criamos inúmeras ocupações durante o dia, mas saímos do expediente, seja ele no escritório ou em home office, com sintomas de esgotamento e de insatisfação, o que resulta numa percepção de uma performance abaixo do esperado. 

Normalmente, criamos uma espiral de descontentamento quando vemos que as tarefas mais importantes não foram realizadas. Conforme uma pesquisa feita pela consultoria britânica span style=”font-weight:bold;font-style:italic”>Voucher, o nível de produtividade dos trabalhadores é inferior a 3 horas diárias. Isso porque nos atentamos a procedimentos menores, como responder aos e-mails e mensagens em aplicativos ao invés de manter a dedicação focada nas demandas mais valiosas.

A pesquisa também revelou que, nesse cenário, a tecnologia “rouba” o nosso tempo, já que os dados apontam que 45% das pessoas se distraem lendo as notícias e 47% ocupam seus momentos de trabalho checando as redes sociais. Sim, os intervalos para descanso são necessários, mas precisam ser adequados ao fluxo de trabalho, para que realmente se configurem como um elemento de pausa e não de obrigação em se manter conectado. 

Diante dessa perspectiva, as ferramentas e softwares de gestão cumprem um papel fundamental na categorização das tarefas prioritárias para os colaboradores, deixando o fluxo de trabalho mais leve e natural e estimulando um senso de produtividade que gera uma recompensa ao final do horário de trabalho. 

Produtividade e saúde mental 

A pressão por resultados expressivos somada a outros obstáculos, como a falta de comunicação e suporte, pode acarretar no aparecimento de quadros de cansaço excessivo ou mesmo na Síndrome de Burnout, um distúrbio que afeta cada vez mais colaboradores. Uma pesquisa feita por nós do Runrun.it mostrou que 61% dos trabalhadores se sentem mais esgotados após o fim do expediente, enquanto 54% dos entrevistados declararam que percebem não estar conseguindo entregar tarefas e projetos com eficiência. 

A presença de sintomas como insônia, ansiedade, falta de concentração e irritabilidade acendem o alerta de que você deve colocar a sua saúde mental em primeiro lugar. Cada pessoa possui um ritmo diferente de trabalho e isso precisa ser respeitado para que a motivação apareça. Logo, uma empresa que possui um canal de diálogo aberto para os colaboradores e exerce a vulnerabilidade na liderança facilita a conexão entre gestores e equipes, criando um círculo de apoio e confiança que é essencial para eliminar uma atmosfera de pressão corporativa. 

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O conceito de produtividade 4.0 transmite a visão de que a direção e o alinhamento das tarefas é mais importante que a velocidade em que elas são entregues. Portanto, ao montar um cronograma ou agenda das atividades, prefira selecionar aquelas que podem ser concluídas com qualidade no prazo programado, estabelecendo uma sequência lógica e adequada à sua capacidade. 

Dicas para aprimorar a produtividade 

Para aprimorar o seu desempenho e alcançar um estágio de produtividade ideal, nós separamos algumas dicas de ferramentas e ideias que podem otimizar a forma como você gerencia seu tempo entre os afazeres profissionais e os momentos de descanso. Confira nossas sugestões. 

O smartphone como seu parceiro

Sabemos que as notificações nas redes sociais contribuem para interromper a concentração quando estudamos ou trabalhamos. Entretanto, isso não significa que seu smartphone é um inimigo da produtividade. Utilizando os recursos e aplicativos com equilíbrio, ele pode ajudar a ditar o ritmo de trabalho para que você alcance o estado de flow

Algumas das funções que você pode configurar são: 

  • Desative as notificações das redes sociais: para que a ansiedade de responder aquela mensagem não apareça durante o seu turno de trabalho, desabilite as notificações dos aplicativos, incluindo a função de vibração. 
  • Anote sempre: aquela ideia apareceu inesperadamente fora do horário de trabalho? Use os aplicativos e blocos de notas para registrar suas inspirações. Nos momentos de intervalo você pode consultá-los e colocar as ações em práticas
  • Crie alarmes personalizados: para evitar a procrastinação, você pode estabelecer horários programados de pausa para retomar à concentração e os alarmes do smartphone podem te ajudar nessa missão. 
 

A famosa técnica pomodoro 

Usar esse método criado no fim dos anos 80 faz todo o sentido na época em que vivemos. O sistema é baseado em etapas de trabalho, com pausas estratégicas para descanso ou para a realização de outros afazeres. Funciona assim: após colocar as prioridades do dia em uma checklist, você ajusta um cronômetro para iniciar um ciclo de concentração, que pode ter de 25 a 50 minutos. Após o final de cada uma dessas fases, você pode usufruir de 5 minutos de intervalo para destinar sua atenção a outro assunto. Depois que 4 ciclos pomodoro forem completados, você pode realizar uma pausa maior, de 15 a 20 minutos, que deve ser utilizada ao seu favor, seja para resolver outras pendências ou ter um breve momento de lazer. 

Guardadas as devidas proporções, a metodologia tem sua semelhança com as sprints, que preveem um tempo programado para a efetivação das ações. Um dos benefícios do método pomodoro é a sua versatilidade, já que ele pode ser utilizado para o trabalho, estudos e até em seus hobbies, como a leitura ou a prática de exercícios físicos. 

Novos hábitos saudáveis 

Não é nenhuma novidade que uma alimentação regrada e boas noites de sono trazem inúmeros benefícios para a nossa saúde. E para alcançar a produtividade 4.0, elas são essenciais. Contudo, as dinâmicas corporativas alternativas, como o home office e o trabalho híbrido, já pautam as relações profissionais. 

Atualmente, encontramos diversos aplicativos que nos ajudam a cuidar do corpo e da mente. Por exemplo, já foi comprovado cientificamente que a meditação contribui para a diminuição da ansiedade e do estresse, além de melhorar o foco nas atividades de trabalho. Sendo assim, adotar a prática desse hábito por meio de aplicativos online é um bom começo para manter a concentração em alta e reduzir as preocupações paralelas. 

>> Leitura recomendada: Técnicas para aprimorar a concentração

O mesmo também é válido para as rotinas de exercícios físicos e construção de um cardápio equilibrado, já que vários softwares facilitam a comunicação com profissionais especialistas de forma remota. Outra atividade que tem tudo a ver com a produtividade 4.0, principalmente com o aprendizado, é ouvir podcasts. Com temas variados, eles trazem conhecimento de uma maneira leve e instrutiva e que pode ser feita durante a realização de outras atividades, seja no deslocamento até o trabalho ou em momentos descontraídos. Eles costumam agregar novos conhecimentos e desenvolver insights criativos que podem muito bem ser aplicados em sua empresa. 

Use a automação em favor da produtividade

Uma maneira de não deixar seu tempo ser ocupado por tarefas menores é utilizando os recursos automáticos que a tecnologia oferece. Para responder seus e-mails, crie mensagens personalizadas que podem ser salvas e programadas. O mesmo é válido para as redes sociais, com os recursos de chatbot. Enquanto os sistemas fazem a parte burocrática, você dedica seu tempo para pensar com criatividade. 

Os softwares de gestão de tarefas também entram aqui nessa dica. Completos e com ferramentas funcionais, eles tornam o seu dia a dia mais prático, ao mesmo tempo que oferecem informações e dados importantes para o acompanhamento dos processos. O Runrun.it, por exemplo, conta com um dashboard personalizado onde é possível visualizar todas as etapas do projeto e estima o tempo que será dedicado na execução de uma tarefas, além de oferecer indicadores de capacidade, o que permite uma distribuição de tarefas mais justa. 

A plataforma, eleita pelo G2 Crowd como o software mais fácil de usar do mundo, contempla as atividades da gestão de projetos, oferecendo widgets e elementos que facilitam o planejamento e a tomada de decisão dos gestores. Isso sem falar que o sistema favorece a comunicação entre as equipes e com a nova funcionalidade do usuário convidado, permite que seus clientes e pessoas de fora de sua empresa tenham acessos a materiais compartilhados e aprovar demandas em um só lugar. Experimente essa novidade e todos os recursos do Runrun.it criando uma conta grátis: https://runrun.it/ 

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Pesquisas e conteúdos mencionados

https://brasil.elpais.com/estilo/2020-09-25/sentir-se-culpado-por-nao-fazer-nada-por-que-quando-nos-confinam-ficamos-obcecados-em-ser-produtivos.html

https://exame.com/tecnologia/medo-de-robos-gera-cautela-em-relacao-a-inteligencia-artificial/

https://www.vouchercloud.com/resources/office-worker-productivity

Livro A Tríade do Tempo – https://www.amazon.com.br/Tr%C3%ADade-do-Tempo-Cristian-Barbosa/dp/8593156398 

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