O workload é um termo usado para representar a carga de trabalho das pessoas dentro das empresas. A nomenclatura é emprestada da área da tecnologia, utilizada tão somente ao desempenho das máquinas, expressa a capacidade de processamento em determinado período.
Na lógica de gestão de pessoas, é uma nova perspectiva que coloca na visão dos gestores o que vem sendo discutido há muito tempo: as pessoas performam melhor quando a carga de trabalho é adequada e não estão estressadas correndo para cumprir prazos insustentáveis.
Dessa forma a grande novidade do workload é o foco da performance para gerenciar a carga de trabalho de forma eficiente.
Está com dificuldades para distribuir o trabalho à sua equipe? Sobrecarga não é uma solução, mas existem dicas para equilibrar a carga de trabalho. Veja neste texto:
- O que é a gestão da carga de trabalho?
- Por que a gestão de recursos é importante?
- Como gerenciar a carga de trabalho da equipe
O que é a gestão de workload?
A gestão de workload, também conhecida como gestão de carga de trabalho, refere-se ao processo de gerenciar e distribuir eficientemente as tarefas e responsabilidades entre os membros de uma empresa ou equipe.
O objetivo principal da gestão de workload é otimizar o uso de recursos disponíveis, como tempo, especialidade e capacidade de operação, para garantir a entrega satisfatória dos resultados dentro dos prazos estabelecidos.
Para a melhor gestão de workload, existem algumas práticas que os gestores podem adotar na identificação e distribuição das tarefas prioritárias, na alocação de recursos e no acompanhamento do progresso das demandas.
Continue lendo para ler essas dicas.
Por que a gestão de workload é importante?
O quanto seu trabalho rende quando você tem uma sobrecarga constante de tarefas e sem um fluxo de prioridades? O cenário comum é que pessoas nessa condição têm uma produtividade baixa e desenvolvem uma percepção negativa sobre suas próprias entregas.
Por isso, a gestão de workload permite uma melhor distribuição do trabalho para toda a equipe, além de evitar a exaustão garantir alta performance por parte dos colaboradores.
As ferramentas de gestão de tarefas e projetos auxiliam as lideranças a organizarem demandas, distribuir tarefas e acompanhar o desenvolvimento atuando como facilitadores entre os especialistas e suas entregas.
Sem a tecnologia, a gestão fica submersa em informações sem uma visão do todo, sobrecarrega as pessoas, perde prazos e a credibilidade do negócio. Para evitar esse cenário veja as nossas dicas de gestão de workload a seguir.
Como gerenciar a carga de trabalho da equipe
Carga de trabalho já foi um tema negligenciado dentro das empresas, mas hoje é uma prioridade em organizações que se preocupam com a saúde das pessoas e a qualidade das entregas.
Diante de sua importância, separamos dicas para gerenciar o workload da sua equipe de forma eficiente. Confira!
1. Com quais atividades a sua equipe se envolve?
Com o trabalho espalhado por diversos projetos, planejamentos e ferramentas, fica difícil analisar em números a capacidade de trabalho ocupada, o que é imprescindível para determinar com precisão se novas tarefas podem ser distribuídas.
O caminho para conhecer a carga de trabalho efetiva da sua equipe é organizar os planejamentos. Ou seja:
1. Liste os projetos nos quais a sua área é responsável e contribui;
2. Informe o nível de complexidade, prioridade e urgência de cada entrega, isso serve para mapear o que é mais maleável em termos de prazo;
3. Desmembre os projetos em tarefas menores para ter um panorama geral do trabalho da sua equipe. Isso te permitirá ter uma visão semanal e diária da carga, o que torna a rotina mais fácil de ser gerenciada.
Toda essa gestão de mapeamento de projetos e tarefas a serem executadas pode ser realizada por um gerenciador de tarefas como o Runrun.it. O software tem recursos que te permitem a visão do todo e criar um workflow automatizado.
2. Distribuição de prazos e tarefas para gestão workload eficiente
Agora que você tem uma visão geral de tudo o que a sua equipe precisa fazer, é possível delegar tarefas e prazos para cada membro.
Para realizar essa distribuição de prazos e tarefas, é fundamental estabelecer claramente os SLAs (Service Level Agreement) a cada tipo de serviço.
Isso corresponde às expectativas de tempo de resposta, qualidade do serviço esperado e outras métricas de sucesso relevantes.
Com o Runrun.it você consegue ver o SLA das entregas ou mesmo controlar o status da tarefa com um dashboard atualizado em tempo real.
3. Acompanhamento do fluxo de trabalho
Falando em acompanhamento é papel do gestor acompanhar a execução do projeto, oferecendo momentos de atualização para que obstáculos sejam relatados e superados.
Se a adversidade for por sobrecarga e você precisar redistribuir tarefas, use o Runrun.it para avaliar qual colaborador será responsável ou mesmo quais prazos podem ser realinhados.
4. Incorpore uma ferramenta de gestão do trabalho
Em resumo, o processo de gestão do workload envolve transparência e controle das informações para que as pessoas trabalhem com autonomia.
Esses movimentos de maturidade são melhor planejados e executados quando você conta com uma ferramenta que centraliza e automatiza o seu workflow.
Com o Runrun.it, você tem uma visão nítida de quão sobrecarregado(a) está com seus afazeres, bem como pode planejar o cronograma de projetos para investir no desenvolvimento da equipe sem encavalar a sua pauta.
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