Arrasto uma das minhas tarefas para a etapa de aprovação no Runrun.it. Pouco tempo depois recebo uma notificação no e-mail de que minha gerente a aprovou. Concluo meu trabalho. A comunicação entre mim e meus colegas de equipe é intermediada por automação de fluxo de trabalho grande parte do tempo, e estamos buscando diminuir ainda mais a necessidade de chat e reunião em tarefas repetitivas.
Não estamos sozinhos nisso. De acordo com o artigo de Insights e Operações da McKinsey & Company, as automações são o novo normal. As pessoas sobrevivem a ambientes cada vez mais híbridos e dividir decisões com a tecnologia não é um dilema. Pelo contrário, segundo a Gartner, 69% do trabalho de rotina feito por gerentes já é automatizado. Mas isso não tem sido um problema, um estudo do Zapier mostrou que mais de 90% das pessoas consideram que a automação do fluxo de trabalho melhorou suas vidas, sendo que 65% se sentem menos estressadas.
Quer entender como a automação de fluxo de trabalho pode ser implementada e trazer resultado à sua equipe? Acompanhe este artigo.
- O que é automação de fluxo de trabalho?
- Quando usar automação de fluxo de trabalho?
- Quais são os benefícios da automação do fluxo de trabalho?
- Como escolher a ferramenta de automação de fluxo de trabalho ideal?
- Ascensão do no-code
- Quais são as etapas na implementação de automação do fluxo de trabalho?
- Procurando por uma ferramenta de automação de fluxo de trabalho? Conheça o Runrun.it
O que é automação de fluxo de trabalho?
A automação de fluxo de trabalho é a prática de utilizar a tecnologia para criar, monitorar e editar tarefas definidas em processos padronizados. O objetivo é evitar inatividade, improvisos e sobrecarga de microdecisões entre vários membros da equipe.
Por exemplo, uma equipe pode usar automação de fluxo de trabalho para garantir que a entrada de novas demandas ocorra sem problemas. Desde a abertura do pedido, à sequência de etapas de execução, responsáveis e aprovação seguem o caminho sem nenhuma intervenção manual.
Segundo uma pesquisa da plataforma Camunda, a revolução de processos de trabalho automatizados disparou em 2020, com metade das organizações do mundo investindo nesse setor que hoje já vale bilhões de dólares. Mas o que as pessoas automatizam no trabalho? Ou, melhor, o que não estão automatizando ainda?
Acompanhe para descobrir.
Quando usar automação de fluxo de trabalho?
Um relatório da Zapier descobriu em quais tarefas a automação de fluxo de trabalho está mais popular nas empresas:
- Recebimento de dados: 38%
- Criação e gestão de documentos: 34%
- Gestão de faturas: 33%
- Transferência de dados de um lugar para outro: 31%
As empresas investem em automação de fluxo de trabalho para diminuir o esforço humano, principalmente, em processos de gestão de informação. Os fluxos podem ser automatizados por vários motivos, apesar do objetivo ser aumentar a eficiência operacional, economizar tempo e diminuir custos. No Runrun.it, software de gestão do trabalho, mensalmente mais 500 mil ações são automatizadas por empresas de todos os tamanhos, setores e equipes em diferentes estágios de maturidade.
A economia de tempo já tem sido um resultado palpável da automação. Segundo uma pesquisa da Salesforce com líderes de TI, mais de 70% deles dizem poupar de 10 a 50% do tempo, antes gasto com tarefas manuais. E para onde vai essa economia? 85% dos gerentes disseram ao relatório WorkMarket que com a automação, eles e seus funcionários se concentrarem em objetivos mais importantes para a empresa.
O quão significativa uma tarefa é para o negócio tem sido o divisor de águas entre ser automatizável ou não. Decisões que não precisam de uma análise única e concentrada têm potencial de ser delegadas à tecnologia. O que tem ocorrido é que uma fatia cada vez maior de tarefas pode ser desempenhada por computadores.
Nesse caminho, as pessoas estão desenvolvendo capacidades que não podem ser realizadas — ou, pelo menos, não tão bem — pela tecnologia. Segundo a pesquisa Workforce of the Future, as pessoas estão agindo: 74% aprendem novas habilidades que reconhecem como importantes para se manterem empregáveis. Um ponto importante é que a solicitação de novas capacidades aparentemente não tem vindo dos empregadores.
Isso pode significar que muitas empresas estão automatizando, liberando tempo das pessoas, mas sem planejar como empregá-las em aspectos mais estratégicos. Bem, se as empresas vão ficar no mesmo patamar de inovação por falta de pessoas que pensam em novas formas de usar a tecnologia, os funcionários preocupadas com suas carreiras seguirão em frente.
Quais são os benefícios da automação do fluxo de trabalho?
Investir em automação de fluxo de trabalho beneficia o seu negócio em produtividade, redução de falhas, transparência e satisfação do cliente. As vantagens em automatizar processos costumam aparecer rapidamente e tendem a gradualmente aumentar quando bem implementada.
Veja os principais benefícios da automação do fluxo de trabalho:
Mais produtividade
Ao automatizar processos redundantes, os funcionários têm mais tempo para se concentrar na resolução de problemas complexos. 66% das pessoas disseram, em um estudo da Zapier, que usar a automação no trabalho os permitia mais foco em tarefas criativas.
Menos erros manuais
Com processos automatizados, erros podem ser evitados e, mesmo que ocorram, o sistema será transparente a te mostrar onde é, para que você possa corrigi-lo rapidamente. Segundo um estudo da plataforma Camunda, metade das empresas do mundo que implementam automação estão interessadas em ter mais precisão e eficiência operacional.
Transparência
Cada detalhe pode ser compartilhado, rastreado, controlado e acessado em tempo real entre departamentos interessados em ter visibilidade completa do que está sendo feito. Segundo este artigo da Universidade Norueguesa de Ciência e Tecnologia, quando humanos dividem suas tarefas com a tecnologia, eles precisam estar preparados para o inesperado. Ou seja, se algo não sair como programado, como consertar?
Além disso, quando falamos de transparência pelo prisma de confiança, os autores observam que essa característica é desenvolvida e ajustada ao longo do tempo conforme a equipe interage com a automação. A compreensão do funcionamento estaria diretamente relacionada com a diminuição de desconfianças e a melhora no uso da tecnologia. Inclusive esse é um dos motivos por que empresas apostam em automações no-code, sem a necessidade de conhecimentos em programação todos os funcionários conseguem explorar o potencial da automação.
Satisfação do cliente
Quando você faz mais rápido o seu trabalho, o cliente se beneficia com a agilidade também. Inclusive em relação a demandas internas, menos reuniões de atualização e lacunas para erros de preenchimento ou transferência de informação são cruciais para a melhora do relacionamento.
Todos esses benefícios refletem rapidamente em empresas que zelam pela implementação. Acompanhe abaixo como escolher uma ferramenta de automação e implementar.
Como escolher a ferramenta de automação de fluxo de trabalho ideal?
Como você pode selecionar a melhor ferramenta de automação de fluxo de trabalho para implementar na sua equipe? É importante lembrar que além de automações, o software deve oferecer outras vantagens que ajudam a sua equipe a ter mais produtividade e organização. Aqui estão algumas considerações importantes a serem feitas antes de investir em uma solução.
A ferramenta de automação de fluxo de trabalho se integra a outros softwares?
Outros softwares incluem plataformas de contabilidade, comunicação, entre outros que os funcionários já confiam. Recursos de integrações nativas ou API aberta estão se tornando mais comum em ferramentas de automação de fluxo de trabalho, à medida que as empresas buscam maneiras de cortar custos e, ao mesmo tempo, aumentar a eficiência em todos os níveis durante toda a vida útil da empresa.
O software é fácil de usar?
Se seus funcionários não são experientes em automações de fluxo de trabalho, você pode querer escolher um software que seja amigável. Escolher ferramentas com um sistema intuitivo de arrastar e soltar pode ser mais fácil – conhecidas como software no-code – em vez de escolher uma que requer conhecimento sobre programação.
Oferece relatórios e análises?
Este é um recurso importante determinará quanto dinheiro você pode economizar escolhendo um software de automação em vez de outro. Algumas ferramentas fornecem dados simples em forma de tabela, o que requer filtragem antes que os usuários possam tomar qualquer ação sobre o que veem. Outras soluções permitem visualizações complexas, para que gerentes ou executivos possam obter resultados em tempo real sem ter que esperar por eles toda vez que executarem relatórios ou análises.
O que os usuários pensam do software que você está considerando?
Nesse aspecto, é sempre melhor fazer sua própria pesquisa sobre como os atuais usuários se sentem sobre sua experiência com a ferramenta. Isso ajudará você a tomar uma decisão informada antes de escolher o melhor software de automação de fluxo de trabalho que pode ser potencialmente complicado para sua equipe aprender a usar.
Oferece suporte?
Se houver algum problema ou falha no aplicativo, você pode precisar de suporte rápido e em português. Algumas empresas oferecem um tipo de assistência que é lento, deixando sua equipe bloqueada por horas ou até dias até a resolução da dificuldade.
Quão estável é o software?
Se você planeja usar um software de automação de fluxo de trabalho para vários processos, pode ser prejudicial se um fluxo interromper devido a algum problema com o sistema. Será benéfico, neste caso, escolher um software que já existe há mais tempo e seja altamente confiável, sem se preocupar com qualquer tempo de inatividade.
Ascensão do no-code: como automação de fluxo de trabalho sem código torna a operação mais eficiente?
Há um aumento enorme no uso de ferramentas no-code desde 2020 nas empresas, 83% delas se interessaram por automação para reduzir a quantidade de tarefas, segundo relatório da Zapier sobre a ascensão da automação sem código. De acordo com a Gartner, de 2020 a 2025, o uso de automação no-code saltou de 25% para 70% nas empresas. Para 90% dos funcionários, a utilização ostensiva de automação é o que fez a empresa crescer mais rápido.
Descubra como automação do fluxo de trabalho no-code pode ajudar sua equipe em ter mais eficiência operacional:
1. Automação de fluxo de trabalho sem complicação
Plataformas sem código são ferramentas simples de arrastar e soltar, permitindo criar automações rapidamente por pessoas de diferente níveis de maturidade digital.
2. Automação para qualquer tamanho de negócio
Seja uma pequena equipe ou uma grande empresa, plataformas no-code se adaptam à escala do seu processo. Elas ajudam a otimizar fluxo de trabalho, independentemente do número de ações automatizadas que você já tem.
3. Escalabilidade sem dor de cabeça
Graças ao design modular e aos componentes reutilizáveis, as plataformas no-code crescem junto com o seu negócio. Elas são muito mais flexíveis do que o código tradicional ou a necessidade de combinar várias ferramentas para criar suas automações.
Com esses benefícios gerando mais eficiência, veja como se manter competitivo e implementar automação de fluxo de trabalho na sua equipe.
Quais são as etapas na implementação de automação do fluxo de trabalho?
Um fluxo de trabalho automatizado que gera eficiência precisa sem implementado com estratégia. Neste guia, separamos o passo a passo para você conhecer seus processos, escolher a ferramenta certa e tornar seus processos mais ágeis com automação:
- Mapeie suas tarefas: Comece identificando todas as tarefas manuais que sua equipe realiza. Isso te dará uma visão clara do que pode ser automatizado.
- Defina os requisitos: Detalhe o que você precisa que a automação faça. Quais etapas do fluxo de trabalho podem ser automatizadas? Quais informações precisam ser coletadas?
- Priorize os processos: Nem todos os processos precisam ser automatizados ao mesmo tempo. Escolha aqueles que são mais repetitivos, demorados ou propensos a erros.
- Crie um fluxograma: Visualize o fluxo de trabalho ideal. Isso te ajudará a entender como a automação deve funcionar e a identificar possíveis gargalos.
- Escolha a ferramenta certa: Existem diversas ferramentas de automação no mercado. Pesquise e escolha aquela que melhor se adapta às suas necessidades e orçamento.
- Treine sua equipe: Certifique-se de que todos os envolvidos saibam como usar a nova ferramenta. O treinamento é fundamental para o sucesso da automação. No Runrun.it, há um serviço próprio de implementação e treinamento de funconários que dissemina o conhecimento de como usar a ferramenta de gestão.
- Implemente a automação: Comece automatizando os processos prioritários. Monitore os resultados e faça ajustes conforme necessário.
- Mantenha e otimize: A automação é um processo contínuo. À medida que seu negócio evolui, você precisará adaptar e otimizar seus fluxos de trabalho automatizados.
Procurando por uma ferramenta de automação de fluxo de trabalho? Conheça o Runrun.it
O Runrun.it é um software de gestão de trabalho que te acompanha em todas as etapas, facilitando tudo com automações inteligentes. Antes mesmo das tarefas entrarem no seu fluxo de trabalho, você já tem um processo otimizado e organizado com os formulários do Runrun.it. Conecte as solicitações diretamente ao seu fluxo de trabalho.
Durante a produção, a colaboração é o forte do Runrun.it! A ferramenta é super fácil de usar, segundo reviews os usuários que avaliaram o Runrun.it no maior ranking de softwares empresariais do mundo, o G2.
A solução permite que você personalize tudo, interagindo com pessoas dentro e fora da sua equipe. E para aumentar a eficiência, o Runrun.it oferece automações que vão desde o controle de tarefas até a gestão de pessoas.
Os dashboards te dão uma visão clara de tudo o que está acontecendo, com relatórios de desempenho sempre à mão para você mostrar seus resultados para quem precisa ver.
Teste grátis: runrun.it
