[GUIA] Software de gestão: porque sua empresa precisa ter um

[GUIA] Software de gestão: porque sua empresa precisa ter um

Oferecendo agilidade, eficiência e monitoramento, um software de gestão é um sistema digital que centraliza os processos de uma companhia com recursos automáticos e programados. Por essas características, esse tipo de ferramenta de gestão se tornou peça fundamental de diversos segmentos, desde a indústria ao comércio.

Mas com tamanha popularidade, sobram incertezas quando o assunto é: qual o melhor software de gestão para o meu modelo de negócio?

Calma, estamos aqui para te ajudar a solucionar as suas dúvidas neste artigo especial. Aqui você vai saber as funções de um software de gestão, os tipos existentes no mercado, os benefícios que eles agregam e muito mais. Confira!

 

A origem dos softwares de gestão

Impulsionados pela internet e chegada em peso dos microcomputadores no final da década de 80 e início dos anos 90, os softwares de gestão podem ser descritos como programas que auxiliam a organizar as atividades e arquivos de uma empresa.

Hoje em dia, com o avanço dos recursos digitais, esses sistemas são mais completos e multifuncionais, podendo ser utilizados em inúmeros contextos, desde os setores de contabilidade até o departamento de marketing.

Se você já quiser entender a real necessidade dos softwares nos dias atuais, clique aqui, ou siga com a gente neste resgate de curiosidades de como eles surgiram e evoluíram com o passar das décadas.

Um novo contexto para a tecnologia digital

Quando se fala em ciência da computação, lembramos dos avanços produzidos na primeira metade do século XX, no qual o mundo estava em guerra e as principais potências buscavam novas estratégias para superar seus adversários.

Encerrado o conflito, as tecnologias utilizadas foram adaptadas para outro contexto: o industrial. A partir dos métodos realizados por Alan Turing, considerado o pai da ciência da computação, foram feitos experimentos que buscavam a transformação dos códigos matemáticos em programas funcionais.

Um dos pioneiros em suas atividades foi o cientista Maurice Wilkes, membro da Universidade de Cambridge, que criou o Edsac (Electronic Delay Storage Automatic Computer), o primeiro computador capaz de armazenar os próprios programas de maneira mais prática.

Mesmo com a modernidade das máquinas abrangendo outras áreas além da indústria, nos anos 50, o tamanho dos equipamentos e seu custo de manutenção eram empecilhos para que a tecnologia da informação e comunicação estivesse presente em todas as companhias.

A revolução do acesso

As descobertas e criações de Wilkes foram de muita importância para o desenvolvimento de uma linguagem de computação mais democrática, de forma que décadas mais tarde, jovens cientistas e empreendedores seriam capazes de desenvolverem seus programas.

Os custos foram reduzidos e sistemas que conhecemos hoje como o ERP (Enterprise Resource Planning), o CRM (Customer Relationship Management) e o SaaS (Software as a Service) ganharam suas primeiras versões.

Se no início esses programas abordavam apenas a gestão dos recursos financeiros, aos poucos a abrangência foi sendo ampliada, com os softwares de gestão incorporando funcionalidades associadas às gestões de projetos, pessoas, tarefas e assim por diante, até chegar ao modelo da cultura de dados, que baseia suas decisões na análise de indicadores concretos.

>> Leitura recomendada: Como traçar estratégias com o data-driven marketing

O que faz um software de gestão?

Os softwares de gestão entram nas empresas como um sistema inteligente que assume a realização de tarefas que são cotidianas, portanto, repetidas com frequência no ambiente de trabalho. Graças a automatização, essas plataformas executam os processos de forma precisa e ágil, diminuindo a incidência de erros e liberando a agenda das pessoas.

>> Leitura recomendada: Como a liderança resiliente eleva a inovação?

Para entregar os benefícios para o fluxo de trabalho e para a gestão dos projetos, um software de gestão precisa reunir características essenciais, como:

  • Usabilidade, promovendo um acesso simples aos usuários;
  • Integração de funções, o que torna a ferramenta completa e indispensável;
  • Automação, com modelos de projetos e widgets próprios que garantem a padronização dos processos;
  • Criação de relatórios personalizados;
  • Visão do todo, que agrega as principais informações em uma só tela, fazendo com que a comunicação e o acompanhamento esteja ao alcance de todos.
 

Como funcionam os softwares de gestão

A automação de processos é uma realidade do nosso tempo e sentimos uma imensa necessidade de acompanhar cada avanço. Mas por mais eficientes que sejam, as máquinas precisam de mentes brilhantes como as nossas para comandar os processos.

Essa união pode ser vista claramente com os softwares de automação, pois ao mesmo tempo em que eles trouxeram um novo patamar de produtividade para as organizações, também precisaram de profissionais inventivos para direcionarem o uso do sistema da maneira mas estratégica possível para as empresas.

Logo, os softwares de gestão funcionam com base nas ações armazenadas que são enviadas pelas pessoas durante o trabalho. Por meio dessa automatização, eles te ajudam a configurar o seu fluxo da maneira mais simples, geram relatórios de desempenho transparentes para que você alcance o grau de eficiência desejado e muito mais.

>> Leitura recomendada: Fortaleça a transformação digital com um software de gestão

Por isso, o modelo de operação de um software de gestão pode ser comparado a outros recursos automatizados, que funcionam em harmonia e entregam informações altamente relevantes e de impacto à tomada de decisão.

Um ótimo exemplo é o Runrun.it, que conta com o indicador de capacidade da equipe. Essa funcionalidade utiliza as ações feitas dentro das tarefas para apontar a disponibilidade das pessoas para outros projetos, assim direciona o planejamento de trabalho na hora de fazer uma distribuição de atividades justa e que evita a sobrecarga de trabalho.

Veja como uma alteração no cronograma impacta diretamente no indicador de capacidade de execução do time.

As principais funcionalidades de um software de gestão

Os softwares de gestão como o Runrun.it oferecem recursos ideias para cada objetivo definido em uma empresa. Tendo isso em mente, listamos as principais funcionalidades que os softwares de gestão entregam:

  • Centralização dos processos e informações; 
  • Automatização de tarefas frequentes; 
  • Controle do processo de vendas para acompanhar a lucratividade; 
  • Gerenciamento do relacionamento com os clientes para evitar churn; 
  • Gestão de documentos e contratos assegurando a integridade do que te propuseram;
  • Gestão de tarefas e acompanhamento do fluxo de trabalho em um único lugar; 
  • Acompanhamento de indicadores de produtividade, custos, clientes e muito mais; 
  • Criação de relatórios personalizados as suas necessidades de acompanhamento;
  • Gerenciamento financeiro de equipes, projetos e clientes 
  • Backup programado, evitando perda de informações sensíveis; 
  • Armazenamento em nuvem de maneira segura; 
  • Integração com outras ferramentas imprescindíveis para o seu trabalho.
 

Os modelos de softwares de gestão

Como mencionamos no bloco anterior, os softwares de gestão são classificados conforme as suas utilidades. Portanto, selecionamos os mais conhecidos e quais são as particularidades que esses sistemas trazem para as instituições:

Software de Gestão de Tarefas

O gerenciador de tarefas otimiza principalmente a organização de prioridades e acompanhamento das demandas. Um software de gestão de tarefas é um dos principais aliados das pessoas, ,mesmo fora do ambiente corporativo, pois permite que haja uma automação das etapas, uma abertura para a comunicação clara entre os membros da equipe, como é o caso do Runrun.it.

Software de Gestão de Projetos

Mais completos, os gerenciadores de projeto contam com uma ampla variedade de recursos em seus sistemas operacionais, auxiliando na gestão do tempo, no acompanhamento do trabalho remoto, controle de custos, gerenciamento e comunicação das equipes, e assim por diante.

Em resumo, os gerenciadores de projetos reúnem as ferramentas necessárias para uma gestão de projetos eficiente em uma única plataforma, para que os envolvidos possam ter uma visão completa do andamento do cronograma de entregas e de suas demandas.

Software de Gestão Financeira

Bastante tradicional e essencial para as empresas, os softwares de gestão financeira auxiliam no controle dos recursos que entram e saem da companhia. Entre as funcionalidades do sistema estão a emissão das notas fiscais e boletos, controle do fluxo de caixa, o monitoramento dos prazos de pagamentos, a produção de relatórios gerenciais e a identificar as origens das receitas.

Softwares de Gestão de Vendas

Esses softwares são preparados para atender diversas necessidades das empresas que comercializam produtos e serviços. A abrangência da ferramenta cobre desde o controle do estoque, o acompanhamento das vendas mais expressivas, o armazenamento de informações relevantes sobre os clientes e toda uma estrutura preparada para visualizar a jornada dos consumidores, com o objetivo de oferecer uma experiência de pós-venda satisfatória. Esse tipo de software é conhecido como CRM, que reúne todas as informações em um só sistema.

Os benefícios de um software de gestão

Deixa eu adivinhar, ao procurar um software de gestão, você busca um sistema capaz de potencializar a execução de tarefas cotidianas, aprimorar a produtividade e gerar novas percepções sobre a sua empresa, verificando se os resultados estão no caminho certo para atingir as metas definidas ou se é preciso repensar a gestão estratégica para que a companhia siga o rumo do crescimento esperado. Acertei?

Então, confira as vantagens que você ganha em diversos aspectos com um software de gestão completo como o Runrun.it.

Centralização das informações

Para conquistar os objetivos é preciso que todas as pessoas envolvidas nos projetos estabeleçam uma comunicação transparente e sem ruídos. Com um software de gestão, as informações essenciais estão organizadas e distribuídas em um mesmo canal de comunicação.

Dessa maneira, todos os departamentos conseguem observar o progresso das atividades e compartilhar materiais em uma ferramenta centralizada, na qual também é possível divulgar resultados, ideias e alinhar expectativas.

>> Leitura recomendada: Como evitar o retrabalho na sua empresa

Portanto, o software de gestão também é um elemento da gestão à vista, na qual todas as equipes podem compreender o momento atual da organização.

Em programas mais completos, como o Runrun.it, além de a integração estimular a aproximação entre os setores, existe a funcionalidade do usuário convidado, na qual os integrantes da equipe podem compartilhar arquivos para aprovação, progresso e etapa atual das suas tarefas com os stakeholders que estão fora da plataforma, concentrando as demandas principais em um só lugar.

O Runrun.it permite que você compartilhe as informações da sua tarefa com outras pessoas fora da plataforma.

Produtividade

Você já parou para pensar em quanto tempo é utilizado para formatar documentos e planilhas? Ou para organizar todas as tarefas previstas na gestão de pauta? Com os softwares de gestão, esses processos são feitos automaticamente, sendo possível programar as repetições dos mesmos ciclos durante o período desejado.

Redução de custos

Para administrar e controlar os custos, é preciso recursos materiais e humanos, algo que pode ser reduzido com os softwares de gestão. Eles são ideais para as empresas que buscam ter uma gestão mais enxuta, pois os mecanismos presentes na plataforma atuam de forma ágil e sem a necessidade da aplicação de recursos físicos, pois as informações serão salvas na nuvem e estarão disponíveis a qualquer momento e em qualquer lugar.

>> Leitura recomendada: Guia de gestão de custos: dicas valiosas para gastar menos e crescer seu negócio

Segurança

A proteção das informações é outro benefício que não podemos esquecer quando falamos dos softwares de gestão. Altamente seguros, principalmente se compararmos com meios informais de comunicação como redes sociais e WhatsApp, esses sistemas permitem que os dados sejam acessados apenas profissionais autorizados.

Já os documentos e projetos importantes ficam armazenados em um local protegido para que sejam salvos e recuperados em qualquer momento, graças ao recurso do backup automático.

Decisões assertivas

Contar com dados analíticos e indicadores confiáveis faz toda a diferença na hora de tomar uma decisão importante. Os softwares de gestão coletam e analisam criteriosamente todas as informações inseridas na plataforma. Por meio de widgets únicos, é possível criar relatórios personalizados que irão incentivar escolhas racionais, pautadas em registros concretos.

Como escolher um software de gestão para a sua empresa

Agora que você já conhece as funcionalidades, modelos e vantagens proporcionadas pelos softwares de gestão, aparece outra dúvida: como escolher o sistema que se adequa às suas necessidades?

Para facilitar essa decisão, é importante que você defina os critérios essenciais para adotar uma plataforma de trabalho, evitando frustrações com o serviço adquirido. Sendo assim, separamos alguns aspectos para você não perder de vista:

  • Acessibilidade: layout e facilidade de uso no mobile e desktop são pontos que devem ser avaliados, afinal, o software será um programa de utilização diária; 
  • Integração: no dia a dia, usamos diferentes aplicativos e ferramentas para agilizar nosso fluxo de trabalho. Ter a possibilidade de agregá-los em um só espaço é um diferencial e tanto; 
  • Disponibilidade: na era do home office e nômade digital, é fundamental que o software de gestão possa ser acessado em qualquer local;  
  • Período de teste: conhecer a ferramenta por um tempo faz a diferença para explorar todos os recursos e se adaptar aos novos processos. Por isso, vale a pena realizar uma experiência gratuita; 
  • Praticidade: com a adoção de um software de gestão, diversos profissionais da sua equipe vão usá-lo para facilitar o fluxo de trabalho. Portanto, considere se o sistema é fácil de ser operado e se há um ganho de tempo ao utilizá-lo. 
 

O software que toda equipe precisa ter

Multifuncional e prático, o Runrun.it é o software de gestão ideal para o desafio de qualquer equipe. A plataforma possui soluções completas para organizar e gerir tarefas e projetos, possibilitando o acompanhamento total do tempo investido nas atividades e processos entregues dentro de sua empresa e para os clientes.

Com um dashboard personalizado que reúne os principais recursos de comunicação na mesma tela, o software permite a automatização das demandas e a padronização dos projetos para que todas as ações sejam executadas conforme o seu planejamento.

Isso sem falar que ele está disponível em todas as plataformas e pode ser acessado no escritório ou no trabalho remoto. Conheça as vantagens de ter um software de gestão completo e crie sua conta grátis: https://runrun.it/

software de gestão” width=

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios estão marcados com *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>