Software de gestão: 10 perguntas para fazer antes de escolher

Software de gestão: 10 perguntas para fazer antes de escolher

Um software de gestão funciona como uma plataforma de gerenciamento do trabalho online, que permite que gestores obtenham informações de forma automatizada, possibilitando uma gestão do tempo e dos recursos de forma mais precisa. Além disso, colaboradores registram seu trabalho com mais facilidade, recebendo novas demandas e feedbacks que garantem o bom andamento do fluxo do trabalho.  

Uma boa gestão do trabalho depende de muitos fatores, dentre eles, a escolha de um software adequado para a sua equipe, já que você está procurando uma solução para realizar um controle de tarefas adequado.  Por isso, antes de tomar uma decisão, existem uma série de fatores, como as particularidades da sua equipe e da organização, que você precisa considerar para fazer uma boa escolha. 

Para te ajudar escolher o melhor software de gestão, nós listamos neste post as 10 principais perguntas que você precisa fazer para si mesmo antes de definir o vencedor! São provocações que têm como objetivo te auxiliar no processo. Veja o que você vai encontrar:

 

1. Quais são os seus verdadeiros problemas de gestão?

Essa pergunta é a número 1 da lista não por acaso. Se você tirar um tempo do seu dia para pensar em todos os problemas de gestão que precisam ser resolvidos a lista pode até ser bem longa, porém ela é fundamental para que você possa entender porque precisa de um software de gestão. 

Por exemplo, se o objetivo final da empresa ou do seu time é melhorar os prazos das entregas dos projetos, de nada vai adiantar usar uma ferramenta que não te dê informações de alocação do tempo e distribuição de atividades. Portanto, o primeiro passo é reconhecer quais são os principais problemas que você quer resolver ou as situações que precisam ser melhoradas. 

Normalmente, os problemas que costumam ser encontrados nos diversos níveis de gestão são: 

  1. 1. Dificuldades de acompanhar o andamento de atividades e prazos; 
  2. 2. Necessidade de obter dados, como relatórios e métricas precisas; 
  3. 3. Distribuição de tarefas de acordo com a disponibilidade da equipe; 
  4. 4. Gestão do tempo eficiente; 
  5. 5. Analisar a rentabilidade de projetos e clientes;
  6. 6. Definir prioridades; 
  7. 7. Comunicação clara e transparente com a equipe; 
  8. 8. Obter e repassar a “visão do todo” para a equipe;
  9. 9. Retenção de talentos;  
  10. 10. Evitar a microgestão; 
 

Para mapear com mais precisão os problemas de gestão que você quer resolver, você pode se reunir com o board da empresa e também com a sua equipe. Isso vai aproximá-los do processo de escolha e de implementação e te dar insights de situações para as quais você costumava olhar com outra perspectiva. 

>> Leitura recomendada: Gerenciamento de tarefas à prova de fracasso: 7 técnicas matadoras

2. Quais são os seus objetivos ao utilizar um software de gestão?

Agora que você tem em mãos os principais itens que precisa resolver, chegou a hora de priorizá-los. Ou seja, é preciso escolher quais problemas podem ser resolvidos com o uso de um software de gestão. 

Por exemplo, se o seu objetivo é priorizar tarefas para determinar melhor o foco da equipe, o software escolhido precisa te ajudar a estruturar o fluxo de trabalho; se o seu problema for em relação a rentabilidade dos projetos, a ferramenta precisa te dar informações dos custos dos projetos para que você possa entender o cenário atual para que você tome decisões – seja ela de renegociar contratos ou alocar melhor os recursos juniors e seniors. 

É importante ter em mente também que softwares de gestão possuem muitas funcionalidades, então será possível resolver mais de um problema com apenas uma plataforma, o que é interessante tanto para você quanto para a equipe, porque é mais fácil engajar o uso de apenas 1 ferramenta, justamente pela facilidade diária que isso vai representar no trabalho de todos. 

3. Vou conseguir fazer uma gestão de custos precisa?

A gestão de custos é um dos temas mais sensíveis de uma empresa, justamente porque é através dela que entendemos a rentabilidade dos clientes, a margem de lucro da empresa, o crescimento, e claro quais recursos podem ser investidos em inovação, promoções ou infraestrutura. Afinal, a rentabilidade de uma empresa é um indicador importante para saber se as coisas estão indo bem ou não. 

Isso porque, a falta de organização ou mesmo de informação dos custos de um projeto ou de uma equipe acaba afetando a empresa como um todo. Por exemplo, vamos dizer que você fechou um projeto no valor de 5 mil reais para 15 horas de trabalho. Se a sua equipe demorou 20 horas para finalizar o projeto, já podemos ver que você terá um prejuízo. 

Por isso, ao procurar um software é necessário que você consiga além de visualizar os números entender o seu contexto, já que o seu problema pode estar na precificação, na alocação dos recursos, na mensuração do retrabalho, ou na gestão do tempo. 

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4. Quais atividades vou conseguir automatizar?

A automação de processos é se tornou um dos pontos de atenção das empresas, já que com o avanço tecnológico muitas das funções que conhecemos atualmente não existiram no futuro ou passarão por uma adaptação. A Consultoria Mckinsey estima que até 2030, 375 milhões de trabalhadores em todo o mundo e mais de 30% do total da força de trabalho nos EUA precisarão mudar de emprego ou atualizar suas habilidades de forma significativa.

Um estudo, também da McKinsey, calcula que 50% das atividades executadas atualmente pelos empregados possam ser automatizadas com tecnologias que já existem e são comprovadas. Entretanto, apenas 10% dessas tarefas estão realmente sendo automatizadas a uma taxa acima de 90%.

Por isso, ao escolher um software é necessário ter em mente quais processos precisam ser automatizados, trazendo maior vantagem para a empresa, agilidade no fluxo de trabalho, ou até mesmo reduzindo burocracias que acabam travando o trabalho em alguns momentos. 

5. O software de gestão é adequado para o home office? 

Por conta da pandemia causada pelo novo coronavírus em 2020 muitas empresas, para cumprir as medidas de isolamento, acabaram adotando o trabalho remoto quase que do dia para a noite. 

Nesse cenário, empresas que já possuíam as ferramentas adequadas conseguiram se adaptar com mais facilidade ao cenário a distância, já que os softwares poderiam ser acessados de forma segura de qualquer lugar, as informações estavam disponíveis para todos e apenas ajustes de comunicação e de rituais precisaram ser realizados. 

Softwares no modelo SaaS (software as a service), estão hospedados em nuvem, são seguros e facilitam o acesso da sua equipe as informações necessárias para o trabalho.

Portanto, pensando até mesmo no plano de continuidade de negócios, escolha ferramentas que funcionem no ambiente remoto ou a distância. Até mesmo porque, ao que tudo indica em um futuro próximo, grande parte das empresas optarão pelo home office ou por um modelo híbrido (que alterna na semana dias em home office e dias presenciais), e para que a sua operação continue funcionando você vai precisar de um software de gestão e colaboração. 

>> Leitura recomendada: Melhores políticas de segurança de dados para home office

6. A ferramenta proporciona uma gestão ágil?

A metodologia ágil surgiu em 2001 com a publicação do Manifesto Ágil, idealizado por um grupo de programadores. Desde lá, seus principais preceitos e frameworks têm sido difundidos para vários setores, que adaptam os ensinamentos à realidade e as características do time (em alguns meios esse forma é conhecida como agile agnóstico). 

Entretanto, um dos principais ideais é justamente reduzir as lacunas entre as necessidades de entrega dos clientes, já que ao envolvê-lo em seu processo você garante que a entrega final será satisfatória, sempre com  base no aprimoramento contínuo de um produto ou serviço. 

No vídeo abaixo, você consegue visualizar esse conceito: 

Ao escolher um software, analise se ele se adapta ao método que você adota ou gostaria de adotar com a sua equipe e que as informações podem ser registradas e visualizadas com facilidade. 

7. A plataforma oferece diferentes níveis de permissão? 

Muitas vezes, para que você consiga identificar com clareza todas as informações que precisa para fazer análises é preciso incluir todos da empresa ou pelo menos uma grande parte no mesmo software.Porém, existem informações que apenas o financeiro pode visualizar, ou apenas o gestor ou ainda uma determinada equipe. 

Portanto, esteja atento também aos níveis de permissão que a plataforma te oferece e qual a melhor forma de segmentar esses dados para garantir o sigilo do que for confidencial e também que as pessoas que precisam ter acesso a essas informações possam fazê-lo de forma simples, sem burocratizar demais o sistema. 

8. Vou conseguir melhorar o meu entendimento em relação a produtividade da equipe?

A produtividade dos colaboradores é algo que se analisa todos os dias levando em consideração critérios quantitativos e também qualitativos. Um software de gestão pode te fornecer os dados relativos a entregas, alocação de horas e interações (como comentários, por exemplo), que também vão te guiar para a sua análise qualitativa de cada membro da equipe. 

Por isso, ao obter esse dados com o seu software de gestão tarefas de feedback, gargalos na produção, ajustes no fluxo de trabalho e também melhores direcionamento de priorização e urgência das tarefas. 

>> Leitura recomendada: Como aumentar a produtividade com a metodologia DISC?

9. O software de gestão oferece um bom atendimento/suporte?

No momento da contratação pode não passar pela sua cabeça, mas eventualmente, com o aumento do uso da plataforma é normal que surjam algumas dúvidas ou que você precise de algumas dicas de melhores práticas para extrair o melhor da plataforma. 

Além disso, se você precisa de agilidade na resposta, pode aproveitar e testar o suporte do software em questão. Peça ajuda e veja quanto tempo levará para receber um retorno – e depois avalie se esse retorno foi satisfatório.

10. Você tem direito a um período de teste?

Por último, mas não menos importante, tem a questão do “free trial”: mesmo que o software que você optou atenda a todos os seus pré-requisitos, é fundamental que você teste por um período mínimo sem compromisso antes de contratá-lo. Afinal, você não compraria um carro sem testá-lo, correto?

Aproveite esse período de teste para simular a sua operação real, envolvendo as pessoas necessárias que vão te ajudar a fazer uma boa escolha. 

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