[GUIA] Software de gestão: porque sua empresa precisa ter um

[GUIA] Software de gestão: porque sua empresa precisa ter um

Oferecendo agilidade, eficiência e integração, o software de gestão é um sistema digital que centraliza os processos de uma empresa com recursos automáticos e programados. Por essas características, esse tipo de ferramenta de gestão se tornou peça fundamental de diversos segmentos.

Mas com tamanha popularidade, sobram incertezas quando o assunto é: qual o melhor software de gestão para o meu modelo de negócio?

Calma, estamos aqui para te ajudar a solucionar as suas dúvidas neste artigo especial. Aqui você vai saber as funções de um software de gestão, os tipos existentes no mercado, os benefícios que eles agregam e muito mais. Confira!

 

A origem dos softwares de gestão

Impulsionados pela internet e chegada em peso dos microcomputadores no final da década de 80 e início dos anos 90, os softwares de gestão podem ser descritos como programas que auxiliam a organizar as atividades e arquivos de uma empresa. 

Se no início esses sistemas abordavam apenas a gestão dos recursos financeiros, aos poucos a abrangência foi ampliada, com os softwares de gestão incorporando funcionalidades associadas às gestões de projetos, pessoas, tarefas e assim por diante, até chegar ao modelo da cultura de dados, que baseia suas decisões na análise de indicadores concretos.

Hoje, mais completos e funcionais, os softwares de gestão de projetos são utilizados em inúmeros campos de atuação, como setores de marketing, vendas, contabilidade, desenvolvimento, recursos humanos e entre outros. 

Os tipos de softwares de gestão

Os softwares de gestão são classificados conforme as suas utilidades. Por exemplo no Runrun.it, analistas podem gerenciar tarefas no dia dia, enquanto líderes conseguem ter uma visão clara do andamento dos projetos em quadros kanban ou gráfico de gantt. Selecionamos os tipos de software para gestão mais conhecidos e quais são as particularidades que esses sistemas trazem para as instituições:

Software de Gestão de Tarefas

O gerenciador de tarefas otimiza principalmente a organização de prioridades e acompanhamento das demandas. Um software de gestão de tarefas é um dos principais aliados das pessoas, pois permite a  automação das etapas de trabalho, a solicitação de demandas e a abertura para direcionamentos claros entre os membros da equipe, como é o caso do Runrun.it.

Software de Gestão de Projetos

Os gerenciadores de projeto contam com uma ampla variedade de recursos em seus sistemas operacionais, auxiliando na gestão do tempo, no acompanhamento do trabalho remoto, controle de custos, gerenciamento e comunicação das equipes, e assim por diante.

Em resumo, os gerenciadores de projetos reúnem as ferramentas necessárias para uma gestão de projetos eficiente em uma única plataforma, para que os envolvidos possam ter uma visão completa do andamento do cronograma de entregas e de suas demandas.

Software de Gestão Financeira

Bastante tradicional e essencial para as empresas, os softwares de gestão financeira auxiliam no controle dos recursos que entram e saem da companhia.

Entre as funcionalidades do sistema estão a emissão das notas fiscais e boletos, controle do fluxo de caixa, o monitoramento dos prazos de pagamentos, a produção de relatórios gerenciais e a identificar as origens das receitas.

Exemplo de ferramenta: VExpenses

Softwares de Gestão de Recursos Humanos 

Desenvolvidas para aumentar o engajamento e o desempenho dos profissionais ao mesmo tempo que oferecem visibilidade para a retenção de talentos, os softwares de gestão de Recursos Humanos se aprofundam mais na relação interpessoal entre empresas e quadro de funcionários. 

Em suma, esses sistemas possuem recursos que incentivam a melhoria dos feedbacks, da requalificação de carreira, do reconhecimento e desenvolvimento de novas habilidades e consolidação do clima organizacional. 

Exemplo de ferramenta: Feedz 

Softwares de Gestão de Vendas

Também conhecidos como CRM (Customer Relationship Management), os softwares de gestão de vendas são preparados para atender diversas necessidades das empresas que comercializam produtos e serviços. 

A abrangência da ferramenta cobre desde o controle do estoque, o acompanhamento das vendas mais expressivas, o armazenamento de informações relevantes sobre os clientes e toda uma estrutura preparada para visualizar a jornada dos consumidores, com o objetivo de oferecer uma experiência de pós-venda satisfatória.

Exemplo de ferramenta: Resultados Digitais 

O que faz um software de gestão?

Os softwares de gestão entram nas empresas como sistemas inteligentes que assumem a realização de tarefas cotidianas, portanto, repetidas com frequência no ambiente de trabalho. 

Graças à automatização, essas plataformas executam os processos de forma precisa e ágil, diminuindo a incidência de erros e liberando a agenda das pessoas.

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Para entregar os benefícios para o fluxo de trabalho e gestão dos projetos, um software de gestão precisa reunir características essenciais, como:

  • Usabilidade: acesso simples aos usuários;
  • Integração de funções: torna a ferramenta completa e indispensável;
  • Automação: modelos prontos para usar e widgets próprios que garantem a padronização dos processos;
  • Criação de relatórios personalizados;
  • Visão do todo, que agrega as principais informações em uma só tela, fazendo com que a comunicação e o acompanhamento estejam ao alcance de todos.
 

Como funcionam os softwares de gestão

A automação de processos é uma realidade do nosso tempo e sentimos uma imensa necessidade de acompanhar cada avanço. Mas por mais eficientes que sejam, as máquinas precisam de mentes brilhantes como as nossas para comandar os processos.

Essa união pode ser vista claramente com os softwares de automação, pois ao mesmo tempo em que eles trouxeram um novo patamar de produtividade para as organizações, também precisam de profissionais inventivos para direcionarem o uso do sistema da maneira mais estratégica possível para as empresas.

Logo, os softwares de gestão empresariais funcionam com base nas ações armazenadas que são enviadas pelas pessoas durante o trabalho. 

Por meio dessa automatização, eles te ajudam a configurar o seu fluxo da maneira mais simples, geram relatórios de desempenho transparentes para que você alcance o grau de eficiência desejado e muito mais.

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Por isso, o modelo de operação de um software de gestão pode ser comparado a outros recursos automatizados, que funcionam em harmonia e entregam informações altamente relevantes e de impacto à tomada de decisão.

Um ótimo exemplo é o Runrun.it, que conta com o indicador de capacidade da equipe. Essa funcionalidade utiliza as ações feitas dentro das tarefas para apontar a disponibilidade das pessoas para outros projetos, assim direciona o planejamento de trabalho na hora de fazer uma distribuição de atividades justa e que evita a sobrecarga de trabalho.

Veja como uma alteração no cronograma impacta diretamente no indicador de capacidade de execução do time.

As funcionalidades de um software de gestão para lideranças

Softwares de gestão como o Runrun.it oferecem recursos ideais para cada objetivo definido em uma empresa. Tendo isso em mente, listamos as principais funcionalidades entregues pela nossa plataforma para os profissionais em cargos de gestão: 

Acompanhamento do fluxo de trabalho 

Ter visibilidade do que a sua equipe está fazendo é um dos maiores desejos dos gestores. 

No Runrun.it, a visão do todo é possibilitada graças aos Quadros. O recurso, que pode ser visualizado no formato de kanban, favorece o acompanhamento das etapas do projeto, o entendimento do esforço envolvido e a previsão de entrega de cada atividade. 

Para os líderes de projeto, a ferramenta é intuitiva e auxilia na ação de delegar tarefas, definir sequência de atividades e verificar o tempo aplicado em cada fase das tarefas, permitindo assim a criação de uma força tarefa para diminuir os gargalos do fluxo de trabalho e promover a colaboração da equipe em prol do resultado coletivo. 

 

Isso sem falar que a busca pelas atividades é facilitada por meio dos filtros simples e avançados do Runrun.it, já que cada demanda pode ser tagueada de acordo com o projeto, cliente, tipo da tarefa e outras nomenclaturas desejadas. 

Distribuição de atividades 

Cada nova campanha, desenvolvimento de produto/serviço ou estratégia de negócio envolve a criação de equipes multidisciplinares. Em softwares de gestão como o Runrun.it, a formação desses squads é prática e funcional, deixando todos na mesma página. 

Além de alocar todo o time, a plataforma conta com funcionalidades que estruturam o workflow de maneira automatizada, por meio de sequência de atividades, dando maior entendimento de quando a tarefa será passada de um profissional para outro. 

Para que o ato de delegar tarefas seja feito de maneira equilibrada, o software de gestão de projetos oferece um indicador de capacidade junto ao gráfico de gantt. Esse painel, mostra de maneira nítida quem está com a agenda livre ou preenchida no período de execução. 

Assim, os gestores conseguem distribuir funções sem causar sobrecarga de trabalho, ajustando o cronograma e as demandas individuais. Dessa maneira, as equipes se tornam mais produtivas, engajadas e colaborativas para entregar os resultados esperados. 

Material recomendado: O lifelong learning para delegar tarefas! 

Relatórios personalizados 

Seja qual for o local ou modelo de trabalho adotado, acompanhar os indicadores de desempenho é essencial para que as lideranças ofereçam feedbacks embasados para a sua equipe. 

A gestão de informações e dados do trabalho é um dos diferenciais que nosso software de gestão disponibiliza aos gestores. O dashboard de relatórios da plataforma pode ser personalizado conforme a necessidade e compila as informações mais importantes para aprimorar a relação e a eficiência das equipes. 

Na imagem abaixo, você confere os tipos de relatórios que podem ser extraídos ao utilizar o Runrun.it 

Centralização da comunicação 

A tecnologia ampliou as formas de trocar informações entre as pessoas e isso se refletiu também no trabalho. Só que o uso dos múltiplos canais no meio corporativo se mostra como um fator complicador, pois aumentou os ruídos de comunicação entre a equipe. 

Uma forma eficiente de corrigir esse problema é pelo uso dos softwares de gestão gratuitos que alinham a interação entre os profissionais internos, externos e mesmo os clientes. 

No Runrun.it, isso é possível por meio dos formulários. Completa, a função permite que os gestores criem questionários personalizados para coletar informações, materiais e documentações importantes para continuar a realização das atividades. 

Todos os registros obtidos a partir das respostas são organizados automaticamente nas tarefas criadas automaticamente dentro da plataforma. O melhor é que todos os dados ficam visíveis aos participantes do projeto e também podem ser compartilhados. 

A ferramenta igualmente conta com outros recursos que deixam todos na mesma página, como o usuário convidado, ideal para pedir aprovações do projeto, além dos campos de descrição das tarefas, que são perfeitos para construir briefings completos com todas as referências. 

Confira a seguir outras funcionalidades encontradas no Runrun.it 

  • Automatização de tarefas frequentes; 
  • Controle do processo de vendas para acompanhar a lucratividade; 
  • Gestão de documentos e contratos assegurando a integridade do que te propuseram;
  • Gestão de tarefas e acompanhamento do fluxo de trabalho em um único lugar; 
  • Gerenciamento financeiro de equipes, projetos e clientes; 
  • Backup programado, evitando perda de informações sensíveis; 
  • Armazenamento em nuvem de maneira segura; 
  • Integração com outras ferramentas imprescindíveis para o seu trabalho.
 

Os benefícios de um software de gestão

Deixa eu adivinhar, ao procurar um software de gestão, você busca um sistema capaz de potencializar a execução de tarefas cotidianas, aprimorar a produtividade e gerar novas percepções sobre a sua empresa, verificando se os resultados estão no caminho certo para atingir as metas definidas ou se é preciso repensar a gestão estratégica para que a companhia siga o rumo do crescimento esperado. Acertei?

Então, confira as vantagens que você ganha em diversos aspectos com um software de gestão completo como o Runrun.it.

Produtividade

Você já parou para pensar em quanto tempo é utilizado para formatar documentos e planilhas? Ou para organizar todas as tarefas previstas na gestão de pauta? Com os softwares de gestão de documentos, esses processos são feitos automaticamente, sendo possível programar as repetições dos mesmos ciclos durante o período desejado.

Redução de custos

Para administrar e controlar os custos, é preciso recursos materiais e humanos, algo que pode ser reduzido com os softwares de gestão. 

Eles são ideais para as empresas que buscam ter uma gestão mais enxuta, pois os mecanismos presentes na plataforma atuam de forma ágil e sem a necessidade da aplicação de recursos físicos, pois as informações serão salvas na nuvem e estarão disponíveis a qualquer momento e em qualquer lugar.

>> Leitura recomendada: Guia de gestão de custos: dicas valiosas para gastar menos e crescer seu negócio

Segurança

A proteção das informações é outro benefício que não podemos esquecer quando falamos dos softwares de gestão. 

Altamente seguros, principalmente se compararmos com meios informais de comunicação como redes sociais e WhatsApp, esses sistemas permitem que os dados sejam acessados apenas por profissionais autorizados.

Já os documentos e projetos importantes ficam armazenados em um local protegido para que sejam salvos e recuperados em qualquer momento, graças ao recurso do backup automático.

Decisões assertivas

Contar com dados analíticos e indicadores confiáveis faz toda a diferença na hora de tomar uma decisão importante. Os softwares de gestão coletam e analisam criteriosamente todas as informações inseridas na plataforma. Por meio de widgets únicos, é possível criar relatórios personalizados que irão incentivar escolhas racionais, pautadas em registros concretos.

Como escolher um software de gestão para a sua empresa

Agora que você já conhece as funcionalidades, modelos e vantagens proporcionadas pelos softwares de gestão, aparece outra dúvida: como escolher o sistema que se adequa às suas necessidades?

Para facilitar essa decisão, é importante que você defina os critérios essenciais para adotar uma plataforma de trabalho, evitando frustrações com o serviço adquirido. Sendo assim, separamos alguns aspectos para você não perder de vista:

  • Acessibilidade: layout e facilidade de uso no mobile e desktop são pontos que devem ser avaliados, afinal, o software será um programa de utilização diária; 
  • Integração: no dia a dia, usamos diferentes aplicativos e ferramentas para agilizar nosso fluxo de trabalho. Ter a possibilidade de agregá-los em um só espaço é um diferencial e tanto; 
  • Disponibilidade: na era do home office e nômade digital, é fundamental que o software de gestão possa ser acessado em qualquer local;  
  • Período de teste: conhecer a ferramenta por um tempo faz a diferença para explorar todos os recursos e se adaptar aos novos processos. Por isso, vale a pena realizar uma experiência gratuita em um software de gestão
  • Praticidade: com a adoção de um software de gestão, diversos profissionais da sua equipe vão usá-lo para facilitar o fluxo de trabalho. Portanto, considere se o sistema é fácil de ser operado e se há um ganho de tempo ao utilizá-lo. 
 

O software que toda equipe precisa ter

Multifuncional e prático, o Runrun.it é o software de gestão ideal para o desafio de qualquer equipe. A plataforma possui soluções completas para organizar e gerir tarefas e projetos, possibilitando o acompanhamento total do tempo investido nas atividades e processos entregues dentro de sua empresa e para os clientes.

Com um dashboard personalizado que reúne os principais recursos de comunicação na mesma tela, o software permite a automatização das demandas e a padronização dos projetos para que todas as ações sejam executadas conforme o seu planejamento.

Isso sem falar que ele está disponível em todas as plataformas e pode ser acessado no escritório ou no trabalho remoto. Conheça as vantagens de ter um software de gestão completo e crie sua conta grátis: https://runrun.it/

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