A padronização de processos é fundamental para garantir qualidade e consistência em qualquer operação, evitando erros e até mesmo o esquecimento de alguma etapa.
Nesse contexto, é importante contar com as ferramentas certas para apoiar a padronização, seja de uma atividade rotineira ou uma grande auditoria ou checagem.
Uma dessas ferramentas é o checklist, que evoluiu junto à tecnologia, dando origem aos checklists digitais.
Neste artigo, você irá descobrir o que são e como funcionam os checklists digitais, bem como a importância da sua aplicação em qualquer área ou segmento. Acompanhe!
Esse conteúdo foi criado em parceria com o Checklist Fácil.
- O que é um checklist digital?
- Quais são as vantagens do uso de checklists digitais?
- Em quais processos sua empresa pode usar um checklist?
- Como criar e implementar um checklist na sua empresa?
O que é um checklist digital?
Também conhecido como lista de verificação, o checklist é uma ferramenta estratégica para o cumprimento de tarefas, que consiste em uma listagem de itens que são marcados quando a atividade é efetuada.
Os checklists podem ser usados para registrar, cadenciar e padronizar tarefas, realizar inspeções e verificações, ou coletar dados sobre qualquer processo ou operação. Dessa forma, sua equipe garante um maior controle sobre as atividades, reduzindo a chance de erros ou inconsistências.
Antes utilizados por meio de planilhas ou em papel impresso, os checklists evoluíram e ganharam uma versão mais moderna e completa: o checklist digital.
O formato eletrônico traz maior flexibilidade e agilidade, além de proporcionar mais segurança aos dados. Afinal, anotações manuais estão suscetíveis a erros, rasuras, extravios e retrabalhos.
Os checklists digitais também facilitam o acompanhamento em tempo real de informações, permitindo a análise estratégica de informações para agilizar a tomada de decisão e a implementação de planos de ação e medidas corretivas.
Quais são as vantagens do uso de checklists digitais?
Os checklists são uma solução simples, mas poderosa, para transformar qualquer tipo de atividade, tarefa ou checagem.
Seu uso é ainda mais benéfico quando falamos em checklists digitais, pois eles agregam todas as vantagens da digitalização.
De forma geral, a principal vantagem dos modelos digitais é a garantia de backup seguro de todas as informações salvas, independentemente da periodicidade.
Veja abaixo outros benefícios:
- Padronização dos mais variados tipos de processos;
- Garantia de qualidade e consistência nas atividades entregues;
- Otimização de tempo e recursos da empresa;
- Flexibilidade de uso e aplicação;
- Aumento da eficiência operacional;
- Facilidade de acesso e compartilhamento;
- Redução de erros e não conformidades;
- Acompanhamento estratégico de dados.
Em quais processos sua empresa pode usar um checklist?
Como você viu até aqui, os checklists são versáteis e flexíveis, por isso, podem ser aplicados em qualquer tipo de processo ou verificação.
É possível utilizar checklists periódicos (diários, semanais ou mensais, por exemplo) ou específicos, criados a partir da necessidade de uma verificação pontual.
Para facilitar seu entendimento sobre a versatilidade dessa ferramenta, confira alguns exemplos de processos operacionais que podem ser potencializados com um checklist digital:
Auditorias e certificações
Os checklists podem ser aplicados em auditorias externas e internas, bem como em checagens voltadas à conquista de certificações.
- Verificação de conformidade com leis e normas governamentais;
- Avaliação de políticas e procedimentos internos;
- Realização de auditorias de certificação;
- Verificação de licenças e autorizações regulamentares;
- Checagem de protocolos de privacidade e gestão de riscos.
Qualidade
O uso de checklists garante um controle efetivo sobre a excelência de produtos ou serviços, sendo muito benéfico para a área da qualidade.
- Controle de qualidade de matéria-prima;
- Inspeção de embalagens e rótulos;
- Avaliação de fornecedores;
- Pesquisa de satisfação com clientes;
- Realização de testes de qualidade;
- Registros de inconsistências e não conformidades;
- Verificação de processos de melhoria contínua.
Saúde e segurança do trabalho
Prevenir acidentes e garantir a conformidade com regras de segurança é muito mais fácil a partir de checklists personalizados.
- Inspeção de equipamentos de proteção individual (EPIs) e coletiva (EPCs);
- Análise de conformidade com Normas Regulamentadoras de SST;
- Verificação de sinalização de segurança;
- Avaliação de condições de ergonomia;
- Acompanhamento de treinamentos de segurança;
- Inspeção de ambientes e sistemas, como ventilação e iluminação;
- Verificação de extintores de incêndio e saídas de emergência;
- Controle de acidentes de trabalho, doenças ocupacionais e exames médicos.
Logística
Os checklists podem ser aplicados para gerenciar e inspecionar todas as frentes da operação logística, como frotas, cargas, equipes, ambientes e documentos.
- Roteirização e planejamento de entregas;
- Acompanhamento de carga e descarga;
- Inspeção de veículos;
- Gestão de frota;
- Controle de prazos de entrega;
- Verificação de estoque e inventário;
- Controle de condições de armazenamento de produtos;
- Análise de documentações de transporte e notas fiscais.
Manutenção
A aplicação de checklists é fundamental para inspecionar e prolongar a vida útil de diferentes ativos e equipamentos.
- Inspeção de máquinas e equipamentos;
- Planejamento de manutenções preventivas;
- Acompanhamento de manutenções corretivas;
- Controle de substituição de peças;
- Desenvolvimento de planos de manutenção;
- Controle de ordens de serviço.
Prevenção de perdas
A prevenção de perdas faz parte da rotina de diversos setores e pode ser potencializada com checklists, reduzindo custos e desperdícios.
- Abertura e fechamento de loja;
- Controle de movimentação de mercadorias;
- Acompanhamento de perdas e quebras;
- Controle de danos;
- Auditorias de estoque.
Produção
Aplique checklists para padronizar processos e monitorar a cadeia produtiva em tempo real, garantindo total qualidade e consistência independente do turno ou setor.
- Planejamento de produção;
- Definição de fluxos de trabalho;
- Acompanhamento da linha de produção;
- Controle de custos;
- Padronização de processos produtivos;
- Testes de qualidade do produto final;
- Treinamento de operadores e funcionários.
Áreas administrativas
O uso de checklists em setores administrativos é muito importante para evitar erros e retrabalhos, protegendo informações e facilitando o compartilhamento.
- Gestão de documentos e arquivos;
- Controle de orçamento;
- Recrutamento, seleção e onboarding de colaboradores;
- Planejamento e acompanhamento de projetos;
- Gestão de contratos e fornecedores;
- Controle de licenças e autorizações.
Esses são apenas alguns exemplos, mas você pode adaptar a metodologia dos checklists para qualquer situação, personalizando tipos de resposta ou automatizando fluxos, por exemplo.
Saiba mais sobre implementação de checklists no tópico a seguir!
Como criar e implementar um checklist na sua empresa?
Quanto mais completo e detalhado, melhor será o seu checklist. Porém, é importante que ele seja objetivo. Para criar o seu modelo, é fundamental ter um olhar crítico e aprofundado sobre os processos da sua empresa.
Dessa forma, você garante que nenhuma atividade importante fique de fora da sua lista de verificação.
Veja um passo a passo de como criar e implementar checklists digitais na sua empresa, otimizando a operação e melhorando a produtividade da equipe.
1. Realize um mapeamento de processos
Comece mapeando todos os processos que fazem parte da operação da empresa.
Aprofunde-se sobre o dia a dia de cada área, envolva os colaboradores para, então, criar um registro, elencando as atividades que fazem parte do processo, a ordem em que devem acontecer, sua importância e os recursos envolvidos.
Uma ferramenta interessante nessa etapa são os fluxogramas, que representam os processos e atividades de forma gráfica e visual.
2. Defina o processo a ser verificado
Criar checklists para vários processos de uma só vez não será eficaz. Portanto, tenha um único foco a partir desse momento, definindo-o por ordem de prioridade.
Lembre-se de que um checklist pode ser utilizado para verificar não apenas processos, mas também ambientes, pessoas ou equipamentos, por exemplo.
3. Separe etapas e tarefas relevantes
Agora, é hora de detalhar o processo, destrinchando-o em pequenas tarefas e definindo quais passos e itens devem ser checados. Assim, você poderá criar as perguntas e tópicos do checklist.
4. Escolha um formato de aplicação
Como você já sabe, checklists são ferramentas flexíveis, e você pode adaptá-lo para diferentes necessidades. Então, defina o formato dos itens de verificação e campos de resposta.
Algumas possibilidades são:
- Perguntas de sim ou não;
- Campo de texto aberto;
- Imagem ou vídeo;
- Lista de seleção pré-definida;
- Campo numérico (quantidade, valor decimal, valor monetário, temperatura, velocidade etc.);
- Data;
- Ou outro tipo de preenchimento.
5. Defina prazos, responsáveis e frequência
Após escolher o formato de aplicação e resposta, é preciso assegurar a implementação efetiva dos checklists na checagem do seu processo.
Para isso, defina algumas regras de utilização que podem, inclusive, ser configuradas diretamente no seu checklist digital.
Periodicidade, responsáveis por determinadas atividades, prazos e obrigatoriedade para resposta de cada item são alguns exemplos.
6. Selecione a melhor ferramenta
A garantia da efetividade e sucesso dos seus checklists passa pela escolha da melhor ferramenta.
Enquanto muitos ainda utilizam o papel ou planilhas no Excel, existem sistemas especializados que oferecem funcionalidades extras para potencializar suas inspeções.
Uma delas é o Checklist Fácil, líder de mercado na América Latina. Com mais de 150 recursos, o software ajuda você a digitalizar processos e impulsionar resultados por meio de tecnologia de ponta.
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