Implementar uma nova metodologia no trabalho pode ser uma tarefa árdua para o gestor que deseja transformar a produtividade da sua área em números e obter mais eficiência da equipe. A maior dúvida é como engajar a equipe em sua ideia. Afinal, tem gente que não adere à novidade por pensar que o controle pode trazer consequências negativas à sua carreira, porque é mal organizada por natureza e não se adapta a processos de trabalho mais estruturados, por não gostar de mudanças, e por aí vai… Por isso, produzimos este material com 6 dicas de como engajar a equipe no Runrun.it.
Depois de muito conversar com nossos clientes sobre como eles incorporam a ferramenta em seu dia a dia, sobre como as equipes são motivadas a usá-la e como é importante que todos adotem o processo, nós trazemos para você um compilado de maneiras fáceis de dar o primeiro e o segundo passos. O sucesso é certo se você seguir alguma das dicas. E, se tiver mais boas práticas para incluir na lista, basta deixar seu comentário no post ou nos escreva (press@runrun.it).
1. Dê o exemplo e faça um pacto
First things first. A expressão em inglês significa “uma coisa de cada vez”, ou seja, não adianta tentar reinventar a roda se a primeira coisa que você deve se preocupar é se você está incentivando a equipe a usar a ferramenta. Isso não quer dizer sentar-se ao lado de cada um pedindo para dar o “Play”. Quer dizer que você, como gestor, deve fazer um pacto com o time de que todas as demandas e discussões, a partir de hoje, devem acontecer via Runrun.it – e não mais por e-mail, WhatsApp, Hangouts e outras ferramentas de comunicação que geram ruído. E você deve dar o exemplo abrindo tarefas no Runrun.it em vez de disparar e-mails, bem como cobrar as tarefas no sistema em vez de aceitar que as atividades sejam feitas “por fora”.
2. Bônus e benefícios por % de horas registradas
Alguns clientes comentam que uma das principais estratégias que eles usam para incentivar a sua equipe a dar o “Play” é criar um programa de bônus/benefícios para aqueles que mais registram horas no sistema. Afinal, é a partir dessa simples ação, dar o “Play”, que será possível para o gestor obter todos os benefícios dos relatórios de horas investidas/prazos, custos e desempenho.
Mas não se assuste com a palavra “bônus”. Não se trata de um programa nível enterprise que você pode não ter capacidade de arcar em sua empresa. Imagine se as duas pessoas que mais registraram horas no Runrun.it durante o mês ganhassem uma das opções abaixo? Não seria um grande dispêndio para a empresa, mas um grande ganho para a sua gestão. Ideias de benefícios que podem ser oferecidos:
- 1 Dia de folga, como a emenda de um feriado
- Vale massagem
- Vale almoço especial
- Vale cinema/livro/peça de teatro
- Vale curso de capacitação
- Cervejas/vinhos/chocolates/queijos/cesta de café-da-manhã
- 1 Dia de home office
E como você sabe quem mais registrou horas na ferramenta? Acessando o relatório “Horas Registradas“. Se a equipe está marcando de 60% a 70%, pode melhorar. A partir de 80%, você já tem dados bem realísticos sobre como sua equipe trabalha.
3. Extensão do Runrun.it para o Chrome
Alguns clientes nos dizem que é difícil fazer com que seus colaboradores cliquem no “Play” das tarefas. Outros dizem que clicar no “Play” é fácil, o difícil é pausar as tarefas. De um modo ou de outro, a extensão do Chrome do Runrun.it vai ajudar! O que ela faz? Depois de instalar no seu Chrome (veja aqui o tutorial), sua equipe poderá:
- Acessar as tarefas (abertas e entregues) mesmo sem abrir o Runrun.it!
- Em cada tarefa, é possível ver o ID, o título, o tempo já registrado e a barra de esforço estimado;
- Dar o “Play”, pausar ou entregar a tarefa;
- Pausar automaticamente uma tarefa se o computador entrar no modo de descanso;
- Dar “Play” automaticamente quando o computador for religado;
- Ser avisada se está há X minutos sem trabalhar em uma tarefa, ou se está há X minutos trabalhando em apenas uma tarefa (o “X” é configurado por você).
É mais facilidade para melhorar o engajamento do time na ferramenta. Instale agora a extensão do Runrun.it para o Chrome e indique para sua equipe fazer o mesmo e verá como engajar a equipe é fácil.
4. Funcionário do Mês
Frequentemente, recebemos fotos de clientes que “premiam” seus funcionários com plaquinhas (mesmo que simbólicas, feitas em papel) de “Funcionário do Mês”, porque executaram o maior número de uma certa métrica durante um período. Para isso, usam as estatísticas fornecidas pelo RR-Rating®, o índice de produtividade exclusivo do Runrun.it. A(s) estatística(s) escolhida(s) têm que ser importantes para o acompanhamento da operação e reflitam positivamente nos indicadores da empresa. Seguem alguns exemplos.
- RR-Rating® mais alto
- Mais medalhas no nível 3 – Engajamento ou Top 5 RR-Ratings
- Mais tarefas entregues
- Menos tarefas reabertas
- Mais tarefas bem estimadas
- Mais tarefas entregues no prazo
Se você não sabe o que é o RR-Rating, confira neste artigo do nosso site de Suporte. E se ainda tiver dúvidas sobre como ele é calculado, converse com um de nossos especialistas pelo help@runrun.it.
5. App mobile
O celular se tornou o melhor amigo de pessoas de 30 e poucos anos para cima. Mas o aparelho praticamente cresceu junto dos mais jovens. É como se fossem amigos de infância. Então, por que não se beneficiar da presença do celular sempre ao lado, já que ele disputa a atenção da sua equipe com o computador? Nossos clientes relatam que suas equipes, principalmente as mais jovens, usam bastante o app mobile do Runrun.it, disponível para iOS e Android.
Sua equipe vai receber notificações quando você abrir tarefas e poderá dar o “Play” diretamente do celular. E é possível configurar as demais notificações que a pessoa deseja receber. Todas as funcionalidades relacionadas às tarefas estão disponíveis no app mobile. Ou seja, ele é muito útil se você não sabe como engajar sua equipe no Runrun.it.
*O gestor, no entanto, não consegue acessar os relatórios e o Quadros.
6. Vá além da tarefa
A maioria das pessoas quer fazer melhor, mas nem sempre são bem orientadas. Se você trouxer a equipe para as decisões dos projetos, o resultado será pessoas muito mais engajadas, não apenas no Runrun.it, mas em todas as camadas da sua empresa.
Então, a dica é que, além de trabalhar nas tarefas, elas acompanhem o andamento dos projetos e processos da empresa. Assim conseguirão ver o resultado de seu trabalho e como ele é importante no todo.
Na página de um projeto, é possível ver a velocidade das entregas e quanto falta para a sua completude – incluindo se o prazo será respeitado.
Use o Quadros para distribuir as tarefas A fazer (ou Caixa de Entrada, como padrão do sistema), discutindo com a equipe quem é melhor para se responsabilizar por tais e tais tarefas. Discuta com elas o que deve ser priorizado dentro entre essas tarefas não atribuídas. Você deve perguntar “O que é mais importante para esse momento neste projeto?” para estimulá-las. Essas reuniões podem ser diárias ou semanais, dependendo do volume trabalhado. Mas devem ter constância e servir de abertura para a equipe se sentir mais segura e parte dos resultados – desenvolvendo uma atitude de dono. Essa funcionalidade também permite que a pessoas entendam o seu papel dentro da organização ou do projeto como um todo.
Outra forma um pouco mais incrementada de trazer a sua equipe para o protagonismo dos projetos é implementar frameworks ágeis, como o Scrum. Veja como usar o Scrum no Runrun.it neste post.
Outras dicas de como engajar a equipe no Runrun.it:
- As piores práticas com o Runrun.it – não caia nessa roubada!
- Abrir uma tarefa é tão rápido quanto mandar um e-mail
- 7 truques do Runrun.it que você não conhecia
- Como integrar suas planilhas Google ao Runrun.it (Vídeo)
- Teste: Que tipo de usuário do Runrun.it é você?
- RR Hacks: Para não se esquecer de dar play na tarefa
- O problema da sua empresa não é (só) falta de comunicação
- Como engajar novos usuários da ferramenta
- Site de Suporte do Runrun.it
Não conhece o Runrun.it?
O Runrun.it é um software de gestão do trabalho que permite o monitoramento em tempo real de todas as atividades e projetos, tanto para líderes quanto para colaboradores. Todos estarão engajados nos mesmos objetivos, e o que é mais importante: sem desperdiçar o ativo mais valioso de qualquer negócio, que é o tempo. Se você deseja aumentar o engajamento de sua equipe, pode contar para facilitar a comunicação entre as pessoas, organizar as prioridades e saber quando as tarefas e projetos serão entregues. Teste grátis: https://runrun.it
