Como gerenciar uma equipe por e-mail? Veja as dicas e os riscos

Como gerenciar uma equipe por e-mail? Veja as dicas e os riscos

Você já imaginou trabalhar sem uma caixa de e-mail? Difícil, né? Faz parte do onboarding da maioria das empresas a criação de um e-mail corporativo para um novo funcionário. Esse endereço se torna parte da identidade do colaborador e será sempre um elemento prioritário no seu dia. Afinal, o e-mail concentra informações importantes, guarda arquivos, permite realizar contatos internos e externos e a organizar as demandas diárias. Se você é gestor, essa ferramenta pode ser sua aliada, ainda que com alguns riscos que devem ser levados em conta. Por isso, vamos falar aqui sobre como gerenciar uma equipe por e-mail.

Quantos e-mails você recebe por dia? 50, 100, 300? É provável que seja um número alto suficiente para passar o dia trabalhando só na resposta e limpeza dessas mensagens. Mas zerar sua caixa de entrada não é a maior prioridade do seu dia. Existem outras atividades de gestão ou operacionais que precisam da sua atenção. No entanto, o e-mail te ajuda a gerenciar uma equipe e a distribuir responsabilidades. Veja nossas dicas!

>> Leitura recomendada: Matriz RACI: para você distribuir melhor as responsabilidades

6 dicas de como gerenciar uma equipe por e-mail

1. Marque a hora

Antes de tudo, é importante lembrar que verificar seu e-mail a cada 5 minutos atrapalha a produtividade, porque você tira o foco das atividades que está realizando com uma olhadinha na janela do e-mail e também pode tornar sua gestão em uma microgestão, verificando e supervisionando insistentemente as atividades de todos. É importante agendar alguns momentos do dia para verificar, responder e gerenciar e-mails. Além disso, dê a si mesmo um limite de tempo para fazer essa atividade. A técnica Pomodoro, da qual já falamos aqui no blog, pode te ajudar nesse controle do tempo.

>> Leitura recomendada: Como calcular horas trabalhadas para valorizar o seu trabalho e o da sua equipe

2. Categorize e organize

Configure pastas para encontrar com facilidade o que você precisa manter como prioridade e para rapidamente arquivar o que não é relevante, ao invés de deixar tudo na sua caixa de entrada. Alguns serviços de e-mail oferecem funções que facilitam a visualização dessa organização, como marcadores e categorias (com diferentes cores). Além disso, use recursos como “marcar como não lida” para aquela mensagem que você olhou, mas ainda precisa dar uma resposta. Criar marcadores para cada equipe ou projeto também facilita a visualização das comunicações.

3. Distribua os e-mails/tarefas

Tornando esses primeiros passos uma rotina, é possível distribuir as atividades da sua equipe pelo e-mail. Diariamente, você pode enviar uma nova mensagem para os colaboradores com as demandas de cada um e informando quais são as dependências. Ao iniciar essa conversa, todos têm a oportunidade de esclarecer em que etapa a tarefa está e podem informar as pendências. 

>> Leitura recomendada: Para que serve um gerenciador de tarefas?

4. Comunique-se e cobre respostas

O principal objetivo do e-mail, desde sua invenção, é a comunicação rápida e eficaz. Ao encaminhar uma mensagem, seja claro do que você quer que o colaborador faça com a informação. É importante também ter um controle e fazer follow-ups para ter respostas às principais demandas abertas por e-mail. Quantas vezes você envia um e-mail e não recebe nenhum tipo de sinalização? Isso dá abertura para, depois, a pessoa dizer que não recebeu sua mensagem. Portanto, nesse caso, é importante contar com um plugin que te auxilie no acompanhamento de mensagens. O FollowUp.cc, por exemplo, permite criar lembretes para que você não se esqueça de realizar algum contato importante.

>> Leitura recomendada: 5 truques para uma comunicação eficiente (Infográfico)

5. Seja direto

É da essência do e-mail trazer conteúdos curtos e diretos. Para trabalhar o compartilhamento de conteúdos longos ou documentos importantes, prefira usar ferramentas como WeTransfer, Dropbox, Google Drive – nessa última, cada pessoa poderá verificar o arquivo e fazer seus comentários sem precisar escrever mensagens confusas e longas dentro do corpo do e-mail. Além disso, se a demanda exigir uma tomada de decisão avalie se a equipe realmente deve ser envolvida por e-mail.

6. Evite reuniões, mande um e-mail

Você já deve ter visto por aí uma camiseta que diz “sobrevivi a reunião que deveria ser um email”. A frase gera impacto – e risos – porque é uma situação comum no mundo corporativo. As reuniões são um dos vilões da produtividade e podem atrapalhar o andamento dos seus projetos (baixe e leia o nosso ebook sobre reuniões produtivas). Seus colaboradores podem se sentir desmotivados ao receberem o convite para mais uma reunião que poderia ser resolvida com a troca de algumas mensagens. Portanto, antes de agendar uma reunião, pense se você não poderia resolver o tema central com uma mensagem para os envolvidos. Talvez você se surpreenda com a rapidez na resolução da pauta.

As armadilhas de usar e-mail para a gestão de projetos

Depois dessas dicas, vem o nosso alerta: como sempre destacamos aqui no blog, gerenciar uma equipe por e-mail também pode ter seus riscos. Se você conta com muitas pessoas no time e tem diversos projetos acontecendo ao mesmo tempo, é importante entender que o e-mail pode ser muito mais seu inimigo que um aliado. Tome cuidado para o e-mail não ser o grande responsável por uma falta de organização da empresa e por quebrar todo o fluxo de trabalho da equipe.

No e-mail, você dificilmente terá os arquivos organizados de forma padronizada. Também não é fácil manter as conversas centralizadas em uma mesma thread (encadeamento de mensagens). Afinal, muitas conversas acabam se espalhando e gerando ruídos.

Segundo pesquisa divulgada na Harvard Business Review e realizada pela Affinity Live com 500 profissionais nos Estados Unidos, cada pessoa gerou perdas de US$ 50 mil por ano em receitas por não ter o controle suficiente da sua lista de e-mails, inclusive com clientes.

Ainda de acordo com o estudo, 40% dos entrevistados afirmam nunca acompanhar o tempo gasto lendo e respondendo e-mails e só 33% deles garantiram fazer esse registro sempre ou frequentemente. Como resultado de não creditar o tempo gasto com e-mails em planilhas de horas, a economia americana está perdendo 50 milhões de horas, o que representa US$ 7,4 bilhões por dia, em produtividade segundo pesquisa “Time is Money”, da Accelo. Confira nossa planilha de horas trabalhadas e saiba como gerenciar a agenda da sua equipe.

Outro ponto importante é que a gestão de uma equipe por e-mail pode gerar facilmente um conflito organizacional, pois não é a forma mais segura de formalizar as comunicações e de discutir refações. Se a sua equipe troca muitos e-mails por dia ou algum integrante se omite das conversas, é importante considerar se essa ferramenta ainda funciona em seu gerenciamento. Avalie se é hora de procurar um software para te ajudar na gestão da equipe a partir dessas perguntas:

  • Seus projetos estão sob controle? É possível saber o que cada um está fazendo através de uma busca rápida no seu e-mail?
  • A equipe está engajada nas discussões? Responde seus e-mails e participa das conversas?
  • Alguma vez um pedido de um cliente ficou perdido por estar apenas no seu e-mail? Você pode correr esse risco?
  • Você consegue medir o tempo que você e sua equipe ficam no e-mail, organizando demandas e respondendo mensagens?

 

>> Leitura recomendada: 8 razões para você substituir o e-mail por um software de gestão

A hora de migrar para um software de gestão do trabalho

Se você ficou preocupado(a) depois de responder as questões acima, é hora de pensar em migrar para um software de gestão do trabalho. Por quê? Porque esse tipo de ferramenta costuma reduzir ou até eliminar o uso do e-mail. Empresas como Virgin, multinacional britânica fundada por Richard Branson, já deixaram de usar o e-mail como principal ferramenta de comunicação interna. A Atos, gigante francesa de TI, baniu, em 2014, o e-mail dos mais de 76 mil colaboradores, em 52 países, o substituindo por uma ferramenta de colaboração online.

Neste artigo sobre o fim do e-mail, contamos como essas organizações estão buscando alternativas para que as pessoas sejam mais produtivas, e também voltem a dar preferência para comunicação presencial, cara a cara.

Outro dado importante que pode ser decisivo para usar um software em substituição do e-mail: de acordo com pesquisa da McKinsey, uma pessoa gasta, em média, cerca de 28% da semana de trabalho lendo e respondendo mensagens, o que significa mais de duas horas em uma jornada de oito horas. E após ler um novo e-mail, o colaborador demora 64 segundos para retomar o que estava fazendo.

>> Leitura recomendada: Gestor online vs. E-mail: Quem leva essa?

Runrun.it elimina ruídos e sofistifica sua gestão

Organização, formalização das demandas e comentários, controle de refações, centralização da comunicação e fluxo de trabalho fluindo… Certamente esses pontos são importantes para a sua empresa. No Runrun.it, toda a comunicação acontece dentro das tarefas, assim como o histórico de alterações para que todos acompanhem as decisões e quando elas foram tomadas. Assim, o fluxo de informações da sua empresa fica estruturado e centralizado. Está tudo lá, sem omissões, sem ruídos, sem perda de tempo. Teste é grátis: http//runrun.it

 

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