Neste momento, no seu bolso, você tem um computador com 300 mil vezes mais memória que aquele que levou o homem à Lua. Quase a totalidade da população brasileira tem cobertura 3G de celular, e mais de 70% destas pessoas conta com o 4G. Fazemos negócios com clientes, colaboradores e parceiros do mundo todo. Neste ambiente, faz todo sentido levar o seu trabalho para um escritório virtual.
O que é um escritório virtual?
Se você pesquisar na internet, talvez encontre o termo como sinônimo de espaços de trabalho terceirizados para locação. No entanto, quando nos referimos a um escritório virtual – ou virtual office, como também é comum encontrar -, falamos de outra coisa. Estamos falando de desempenhar suas tarefas ou de sua empresa em um ambiente total ou parcialmente virtual, por razões de custo ou praticidade.
Prós e contras
É claro que transferir seu trabalho para um escritório virtual não é uma escolha simples. Coletamos aqui algumas vantagens e desvantagens desta escolha para ajudar você a se decidir:
Vantagens
– Colaboradores mais satisfeitos. Ganhar, em média, duas horas a mais no dia por não ter que enfrentar o trânsito. Trabalhar de casa, ou de um café, ou até em um parque. Tudo isso se reflete em uma satisfação maior para seus funcionários.
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– Maior produtividade. Estudos indicam que profissionais trabalhando virtualmente são mais criativos e produtivos que confinados em um escritório. Além disso, sentem-se mais responsáveis e valorizados pela liberdade que recebem.
– Colaboradores e fornecedores no mundo todo. Quando se utiliza um escritório virtual, você pode fazer negócios ou produzir com pessoas de qualquer lugar do planeta onde haja internet.
– Chega de aluguel. Ao optar pelo virtual office, sua empresa elimina redundâncias como computadores, mobiliário e linhas telefônicas. Além disso, você pode ter grande economia evitando o aluguel.
– Menor agressão ao meio ambiente. Ao permitir que o trabalho seja realizado de qualquer lugar, a empresa também minimiza a quantidade de poluição gerada pelo transporte de seus colaboradores. Alguns funcionários podem até decidir vender o carro e adotar uma atitude mais ambientalmente consciente.
Aliás, falando de responsabilidade ambiental, não perca este texto sobre ecoeficiência. Nele, refletimos sobre ter uma vida profissional menos agressiva ao meio ambiente.
Desvantagens
– Os fusos horários e as equipes. Se sua empresa possui colaboradores em diversos locais do mundo, estabelecer um momento adequado para um trabalho em conjunto é complicado. Afinal de contas, se o que queremos é produtividade, acordar 3 horas mais cedo ou ficar acordado até a madrugada trabalhando não parece uma boa ideia.
– Comunicação reduzida. Estudos afirmam que a maioria da comunicação em um escritório virtual é não verbal e indireta. Esta ausência de convívio físico pode dar margem a mal entendidos que seriam evitados com uma comunicação direta.
– O problema da gestão remota. Permitir que a equipe trabalhe remotamente é um sinal de confiança do gestor. No entanto, sempre existe a possibilidade do colaborador abusar desta liberdade, e a supervisão remota é menos eficaz. Isto reduz o tempo de resposta a uma conduta problemática.
– Disciplina para evitar distrações. Trabalhar em um escritório virtual exige força de vontade e concentração. A televisão, o cachorro, o sofá ou a louça suja na pia podem ser focos de distração poderosos para profissionais mais dispersivos.
– Enfraquecimento de laços emocionais. Um ambiente saudável de trabalho também é composto por relações de amizade e afeto entre colaboradores. O escritório virtual elimina o convívio, o que minimiza estas relações e enfraquece o espírito de equipe.
Como implantar o virtual office em sua empresa
Se você leu as vantagens e desvantagens e decidiu que o escritório virtual é a opção certa para o seu negócio, preparamos um passo a passo para te ajudar a fazer esta mudança:
1. Liste as coisas que você vai substituir para não ser pego de surpresa
Tenha certeza que você tem alternativas para a estrutura física. Por exemplo, um endereço para correspondência, um local para receber clientes ou algum equipamento específico como uma impressora são coisas que escritórios virtuais não possuem. Faça sua lista. Nos próximos passos, veremos algumas soluções.
2. Decida onde você vai trabalhar
Se você não for trabalhar em casa, você tem algumas opções. Por exemplo, escritórios para locação (aqueles de que falamos lá em cima, no começo do texto) são eficientes, mas caros. Cafés e bibliotecas são tranquilos, mas têm estruturas mais enxutas. No meio termo, temos o coworking, nem tão caro, nem tão despojado.
Quer saber mais sobre conversar com seus clientes sem gastar tempo e combustível? Vamos falar sobre webmeeting.
3. Escritório virtual, equipamentos reais
Prepare seu kit de trabalho em ambiente virtual: Celular ou computador, carregador, água, fone de ouvido e tudo o que você precisa para ter mobilidade. Se você sentiu falta, considere levar sempre. Se não cabe na sua mochila, repense se você precisa.
4. Tire proveito da nuvem
Para a maioria dos trabalhos, sua produção intelectual é o resultado final. Sejam ideias, planos ou a gestão de projetos, tudo isso pode ser feito e compartilhado em um ambiente virtual. Ferramentas clássicas como o Google Drive são úteis, mas outras opções direcionadas à gestão e tarefas profissionais podem ser ainda mais adequadas.
5. Automatize seus processos
Seja a emissão de notas, envio de propostas ou organização de finanças, tenha tudo isso na ponta dos dedos em sistemas na nuvem. Uma das vantagens de um escritório virtual é dar agilidade ao seu negócio, então você não pode perder tempo com soluções caso a caso.
6. Contabilize seu trabalho
Como vimos neste texto sobre como calcular horas trabalhadas, entender quanto tempo cada profissional gasta em cada tarefa é essencial para administrarmos custos e prazos. Trabalhando em um escritório virtual, de maneira mais livre e informal, é muito comum perdermos o controle sobre esta contabilidade. Diversos softwares podem ajudar você nesta função.
7. Utilize ferramentas para coordenar sua equipe
O escritório virtual permite a você trabalhar com diversos colaboradores, em regiões diferentes e horários flexíveis. Controlar o trabalho desta equipe não é fácil. Para facilitar esta tarefa, existem diversas ferramentas online, como o Runrun.it, que organizam automaticamente os projetos, prazos e metas.
8. Comunique-se melhor
Conforme vimos no tópico de desvantagens do virtual office, a comunicação entre membros da empresa pode ser comprometida pela distância entre eles. Por isso, faça uso de mecanismos de comunicação que mantenham objetivos claros e simples, onde tudo fique registrado e acessível a todos os integrantes da equipe.
Onde encontrar tudo para seu virtual office
Dos oito passos que listamos para você implementar o escritório virtual na sua empresa, percebeu que cinco deles se referem a ferramentas de gestão online? O maior parceiro que você pode ter na virtualização do seu trabalho é um bom sistema em nuvem, completo e moderno.
Se você ainda não conta com uma ferramenta para isso, está na hora de experimentar Runrun.it, o software de gestão utilizado por mais de 100 mil empresas. Para coordenar suas equipes, controlar horas trabalhadas, facilitar a comunicação e manter seu trabalho acessível em qualquer lugar do mundo, conte com Runrun.it. Teste grátis: http://runrun.it
