Como implementar uma ferramenta de colaboração na sua agência

Como implementar uma ferramenta de colaboração na sua agência

Estamos, definitivamente, na era da colaboratividade. Atualmente, qualquer negócio que não incorpore práticas ou ferramentas de compartilhamento – ou que não se planeje para isso -, estará fadado a ficar para trás. Ocorre que muita gente olha para essas ferramentas com certo receio, certa resistência, imaginando que implantá-las dê muito trabalho. Mas o fato é que elas estão aí para ajudar e facilitar (muito) a vida de gestores. Sobretudo na publicidade, em que há muitos processos que podem ser beneficiados com essas soluções. Então, para que você não fique de fora dessa revolução, agora vamos falar sobre opções de ferramenta de colaboração para agência.

Por que é importante ter uma ferramenta de colaboração para agência?

Primeiramente, por conta da competitividade. Em um mundo altamente conectado, as agências que conseguirem superar limitações como as de tempo e espaço geográfico certamente serão mais competitivas do que as concorrentes.

Por isso, é indispensável que você encontre maneiras eficientes para compartilhar as informações e o valor gerado pela sua agência, da forma mais ágil e fácil que conseguir.

E as ferramentas de colaboração existem exatamente para isso: agilizar e facilitar a troca de informações entre a organização e seus fornecedores, e entre os próprios colaboradores – ou, ainda, para extrair informações relevantes diretamente do público-alvo.

Algumas ferramentas importantes para a sua agência

Vamos por parte, então, porque há ferramentas para um sem-número de atividades de gestão. De compartilhamento de documentos a comunicadores, passando por gestão de projetos, existem algumas básicas (e indispensáveis) para conhecer e adotar agora mesmo:

Google Drive

O Google Drive é a mais conhecida ferramenta de compartilhamento de documentos que existe. O serviço permite o armazenamento de arquivos na nuvem do Google e possui aplicativos para sincronização para Windows, Mac e Android.

Os arquivos armazenados no Google Drive, podem ser compartilhados com seus colaboradores e fornecedores por meio de uma conta do Google. Você pode decidir com quem irá compartilhar cada arquivo, além de escolher o nível de permissão de cada pessoa, definindo quem poderá apenas visualizar, editar ou comentar nos seus arquivos.

Slack

Esta é para a comunicação interna entre seus colaboradores. Trata-se do queridinho das startups, e não por acaso. Slack é um software de comunicação de equipes com suporte a canais, conversas privadas, integração com serviços externos e diversos detalhes que, para os usuários, são nada menos do que viciantes.

De acordo com quem já usa a ferramenta há algum tempo, ela não tem comparação em alguns requisitos:

_Centralização da comunicação: por mais difícil que isso pareça, a ferramenta realmente permite que toda a sua agência troque informações na mesma plataforma, graças à interface simples e divertida, e à operação “viciante”;

_Integrações e plugins: GIFs de reação são extremamente úteis para expressar o quão feliz você está por aquela campanha ter sido aprovada de primeira. Com o plugin do Giphy, você consegue inserir GIFs nas suas conversas somente com uma frase de busca;

_Atenção ao detalhe: o desenvolvimento do Slack parece ter acontecido realmente tendo o usuário como epicentro. O resultado é uma extensa lista de pequenos detalhes que, quando somados, fazem toda a diferença. Quando se lê uma mensagem no celular, isso é propagado para todas as outras plataformas do serviço. Você só recebe um email de notificação de menção se não vir a mensagem em algum aplicativo dentro de alguns minutos. Isso facilita muito a interação com outras pessoas.

>> Leitura recomendada: Saem os ruídos, entra a organização: veja como desenvolver uma comunicação eficaz

Runrun.it

Como líder, você provavelmente sabe o quão caótica pode ser a rotina de uma agência. Basta entrar uma grande campanha ou uma concorrência importante e a equipe entra num turbilhão de tarefas. E ferramentas de gestão de projetos como o Runrun.it existem justamente para colocar ordem nesse caos.

Com o Runrun.it, você consegue organizar e delegar todas as tarefas a serem feitas, estabelecer prioridades, organizar o fluxo de trabalho e acompanhar, bem de perto, o andamento dos processos. Da chegada do briefing à entrega do material aos veículos. Tudo por meio de uma interface super simples e prática de ser usada.

E o melhor: a ferramenta também permite um rigoroso controle financeiro de suas atividades. É possível exatamente quanto vai custar cada trabalho. Isso tornará a sua relação com os clientes muito mais transparente, uma vez que você poderá estimar, com mais precisão, os orçamentos passados a eles.

Como implementar o Runrun.it agora mesmo?

Para terminar, preparamos um passo a passo para você começar a usar, ainda hoje, a ferramenta de gestão de projetos:

1. Dê o exemplo: selecione, no Runrun.it, quais são os pontos importantes que todos devem conhecer e comunique de alguma forma (com um documento ou uma curta apresentação, por exemplo);

2. Assegure-se de que todos os seus colaboradores:

a) saibam criar tarefas dentro dos projetos;
b) cliquem em “trabalhar” para registrar as horas de cada tarefa;
c) usem a opção de aprovação – quando for necessário solicitar que alguém aprove ou não uma tarefa;
d) usem a sequência de responsáveis para transferir as tarefas entre as pessoas que atuarão em uma mesma tarefa.

3. Selecione um grupo para testar as funções e depois faça com que eles ensinem os colegas – isso vai engajá-los, incentivando a difusão do conceito de ownership (leia sobre atitude de dono aqui);

4. Sempre analise se será preciso fazer reajustes no uso da ferramenta e se todos estão engajados em usá-la.

Ah, e não se esqueça de que você também deve usar a ferramenta para:

a) Visualizar e analisar dados nos relatórios;
b) Saber em que tarefa cada pessoa está trabalhando;
c) Conferir o desempenho de cada um (RR-Ratings);
d) Fazer o controle de projetos e saber a rentabilidade de um cliente.

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