Sua empresa tem dificuldades de padronizar processos? Não há um caminho claro a ser seguido para realizar determinada atividade? Esses são alguns dos desafios que devem estar levando você a buscar compreender o fluxograma de processos.
Os fluxogramas são ferramentas que permitem registrar visualmente as etapas necessárias para concluir uma ação específica.
Acompanhe o artigo para entender com detalhes o que é um fluxograma de processo e como fazer um fluxograma. Descubra se essa é a melhor maneira para organizar o trabalho na sua empresa!
Sem tempo para ler? Escute esse texto na íntegra clicando no play abaixo:
- O que é um fluxograma de processo?
- Qual é a principal função do fluxograma de processo?
- Como se classificam os fluxogramas de processo?
- Como criar uma documentação de processos em fluxogramas
- Como fazer um fluxograma de processos?
- Quando não optar por um fluxograma
- Como organizar seus processos sem burocracias?
O que é um fluxograma de processo?
Fluxograma de processo é uma ferramenta visual que representa as etapas e atividades de um processo até a sua conclusão. O principal objetivo é que, ao observá-lo, qualquer pessoa consiga entender facilmente a sequência com que as tarefas ocorrem.
Esses fluxogramas são compostos por símbolos padronizados (como setas) que representam cada etapa. Esses símbolos permitem que as informações sejam organizadas de forma clara e sistemática.
Desenvolvida por Frank Gilbreth e Lillian Gilbreth, no início do século XX, a ferramenta visava melhorar a eficiência operacional na indústria. Conforme permitiu a melhor compreensão e análise dos processos, se tornou amplamente utilizado em diversos setores.
A documentação proposta pelo fluxograma de processo pode trazer inúmeros benefícios. Ele é capaz de identificar gargalos e ineficiências em um processo, o que permite que melhorias sejam realizadas para aumentar a produtividade e a qualidade dos resultados. Além disso, o fluxograma pode ajudar a padronizar procedimentos, tornando as atividades mais claras e uniformes para todos.
Qual é a principal função do fluxograma de processo?
A principal função do fluxograma é servir como roteiro para a sua empresa. Ele ajuda a identificar o andamento de um processo. A documentação produzida gera maior noção sobre o funcionamento interno da empresa e permite revisar processos ao longo do caminho.
Não existindo uma documentação dos processos, é provável que ele seja sempre redesenhado por alguém. As melhorias e as mudanças não estarão registradas em um lugar acessível. Além disso, quando um funcionário sai da empresa, o conhecimento do processo vai junto. Ao contratar novos funcionários, o onboarding será dificultado, o que ocorre pela ausência de um processo documentado para ajudá-los a compreender seus papéis e atribuições.
Por fim, o fluxograma de processo é uma ferramenta importante para a comunicação entre equipes e departamentos. Ele permite que as informações sejam compartilhadas de forma mais clara e concisa. Isso facilita o entendimento das etapas e evita erros de interpretação. Com isso, é possível aumentar a colaboração e a eficiência das equipes, contribuindo para o sucesso da empresa como um todo.
>> Leitura recomendada: Gestão de processos: dicas para melhorar os fluxos de trabalho na sua empresa
Como se classificam os fluxogramas de processo?
Os fluxogramas de processo podem ser classificados de diferentes maneiras. A classificação depende do objetivo e das características do processo a ser representado. Uma das classificações mais comuns é quanto ao nível de detalhamento. Este pode ser dividido em três tipos: macrofluxograma, fluxograma de processo e fluxograma de atividades.
- Macrofluxograma – utilizado para representar de maneira geral o processo, sem entrar em detalhes sobre as etapas envolvidas. Ele é útil para compreender o processo como um todo, identificar as áreas de responsabilidade e as interações entre as atividades.
- Fluxograma de processo – apresenta as etapas de maneira sequencial mais detalhada, utilizando símbolos padronizados para representar cada tipo de atividade. Ele permite uma análise mais aprofundada do processo, identificando possíveis gargalos, ineficiências e oportunidades de melhoria.
- Fluxograma de atividades – o mais detalhado de todos, representando cada atividade de maneira individualizada e com grande precisão. Ele é útil para entender em detalhes as atividades realizadas, os recursos necessários e o tempo gasto em cada etapa do processo.
Em geral, o tipo de fluxograma utilizado depende do objetivo do processo e do nível de detalhamento necessário para a análise e otimização do mesmo.
Para representar visualmente o fluxo de um processo sem margem para interpretações, é comum o uso de símbolos padronizados que representam diferentes elementos do processo. Veja na tabela abaixo.
Como criar uma documentação de processos em fluxogramas
A documentação de processos em fluxogramas é uma forma clara e acessível de organizar o fluxo de trabalho. Ela facilita a padronização de operações, melhora a comunicação interna e garante que todos os envolvidos sigam os mesmos procedimentos. Para criar uma documentação eficaz, siga estes passos:
1. Defina o objetivo da documentação
Antes de iniciar o fluxograma, estabeleça o propósito da documentação. Pergunte-se: esse processo precisa ser documentado para padronização, treinamento, auditoria ou otimização?
Ter um objetivo bem definido ajudará a criar uma documentação útil e alinhada às necessidades da empresa.
- Padronização: Garante que todos os colaboradores sigam os mesmos procedimentos, evitando variações e erros.
- Treinamento: Facilita a integração de novos funcionários, proporcionando um guia visual do processo.
- Auditoria: Permite o monitoramento e verificação de conformidade com políticas internas e regulatórias.
- Otimização: Ajuda a identificar gargalos e processos ineficientes, possibilitando melhorias contínuas.
2. Estruture a documentação com informações detalhadas
Além dos símbolos do fluxograma, a documentação precisa conter descrições precisas sobre cada etapa. Esse nível de detalhamento torna a documentação uma referência confiável para os colaboradores.
Para cada atividade, registre:
- Nome da etapa (ação que está sendo realizada).
- Responsável (quem executa ou supervisiona).
- Entrada e saída (quais informações ou materiais são necessários e quais são os resultados gerados).
- Regras e exceções (condições específicas que podem alterar o fluxo).
3. Utilize um padrão visual e textual consistente
Para garantir clareza, padronize a forma como os processos são descritos e representados. Use uma legenda para explicar os símbolos do fluxograma e mantenha uma estrutura fixa na descrição das etapas. Isso facilita a navegação e a consulta rápida da documentação, evitando interpretações erradas.
4. Escolha a melhor ferramenta para registrar a documentação
É importante que a documentação de processos seja digital e acessível para consulta e constantes atualizações. Ferramentas como Microsoft Visio, Lucidchart ou Draw.io permitem desenhar fluxogramas organizados, enquanto Google Docs ou Notion podem ser usados para registrar descrições detalhadas.
No entanto, se sua empresa busca uma solução mais integrada para documentação e gerenciamento de processos, o Runrun.it é uma excelente opção.
Com o Runrun.it, você centraliza todas as informações essenciais para o gerenciamento de processos em uma única plataforma. Através de um Kanban intuitivo, tudo fica visível para a equipe, facilitando o acompanhamento das tarefas, comunicação entre a equipe e o controle de todo o fluxo de trabalho em tempo real.
Com o Runrun.it, você pode:
- Criar fluxos de trabalho de forma colaborativa, integrando as descrições de etapas e responsabilidades diretamente no sistema.
- Acompanhar em tempo real a execução de cada etapa, garantindo que o processo seja seguido corretamente.
- Automatizar tarefas com base nas etapas documentadas, tornando o fluxo mais ágil e menos suscetível a erros.
- Centralizar todas as informações relacionadas ao processo, incluindo responsabilidades, prazos, recursos e documentos, em um único local, facilitando o acesso e a atualização.
Como fazer um fluxograma de processos?
Comece seu fluxograma de processos listando as atividades. Para isso, mapeie o seu processo para entender qual é o passo a passo dele: o input que faz o fluxo iniciar e quais são as fases para que ele seja concluído.
Leve em conta a natureza de cada ação, por exemplo, se exige tomada de decisão; se é uma tarefa simples que depende apenas do funcionário; se há outras tarefas interligadas.
Em seguida, use um gerador de diagrama para montar seu fluxograma. Basicamente, qualquer plataforma que permita desenhar formas geométricas e escrever pode servir para criar um fluxograma. Para montar seu fluxograma de processos, existem algumas boas práticas, confira:
- Defina os símbolos corretamente: os símbolos utilizados têm significados específicos e é importante utilizá-los corretamente para representar cada etapa, principalmente garantir que todos na equipe os entendam;
- Mantenha o fluxograma simples: evite adicionar informações desnecessárias ou complexas que possam confundir os leitores;
- Use cores e setas: use cores para distinguir as etapas do processo e setas para indicar a direção do fluxo de trabalho. Isso tornará o fluxograma mais visual e fácil de entender;
- Teste o fluxograma: antes de compartilhar o fluxograma com a equipe, teste-o para garantir que todos os passos do processo estejam corretamente representados. Faça ajustes conforme necessário;
- Atualize o fluxograma regularmente: à medida que o processo evolui, o fluxograma também deve ser atualizado para refletir essas mudanças. É importante manter o fluxograma atualizado para garantir que ele permaneça relevante e útil para a equipe.
Quando NÃO optar por um fluxograma?
Embora o fluxograma seja um exercício interessante para entender os próprios processos, em muitos casos ele é incapaz de resolver problemas do fluxo de trabalho, pois se torna uma ferramenta rígida, o que inclusive complexifica o que poderia ser simples na gestão de tarefas.
Existem processos na sua empresa que podem seguir do ponto A ao B de maneira padronizada, no entanto, há uma parcela significativa de processos que estarão sujeitos ao incontrolável: as intempéries do momento.
Por isso, o fluxograma de processo não é ideal se você trabalha em um cenário com muitos pontos de decisão, sejam pessoas ou questões macro que influenciam o desenvolvimento das atividades.
O recomendado é criar um fluxo de trabalho dentro de uma ferramenta de gestão como o Runrun.it, assim o seu negócio tem as etapas do processo padronizadas e consegue automatizar inputs, como solicitar aprovação X quando a tarefa chegar na etapa Y.
Essa visão ainda te proporciona mais controle sobre o andamento das atividades. No próprio fluxo de trabalho você identifica atrasos, refações, tudo que está deixando o processo mais lento e descobre como resolver.
A diferença de usar um fluxograma, que é a idealização do processo, para um gerenciador de trabalho é justamente melhorar e automatizar o processo da maneira verdadeira como o seu negócio alcança excelência nas entregas.
Como organizar seus processos sem burocracia?
Se um fluxograma pode ser ineficiente na gestão de processos, então qual ferramenta é a solução? É possível organizar seus processos sem burocracia usando o Runrun.it, uma opção para estruturar o passo a passo a ser executado já na plataforma que a equipe utiliza para trabalhar.
No Runrun.it, você padroniza fluxos de trabalho para cada tipo de demanda, área ou equipe, atribui automaticamente responsabilidades e define prioridades de cada etapa. Isso tornará a sua gestão mais ágil e fácil de controlar.
Além disso, com o Runrun.it consegue categorizar tarefas com o uso de tags, facilitando a localização das atividades por diferentes critérios, atrasadas, a fazer, sob responsabilidade de tal pessoa. Essa visualização evolui sua gestão para dados de produtividade e volume de tarefas. É uma visão muito mais estratégica e realista do que por um fluxograma.
Por fim, o grande diferencial do Runrun.it para um fluxograma de processos está na colaboração em tempo real. Isso significa que todos os envolvidos (inclusive clientes externos) podem acompanhar o progresso das tarefas sem precisar esperar por reuniões ou e-mails de atualização.
Agora que você já sabe que o Runrun.it economiza tempo, é fácil e mais estratégico do que um fluxograma de processo, teste gratuitamente e eleve a gestão da sua área: https://runrun.it/
