Sua empresa tem dificuldades de padronizar processos? Não há um caminho claro a ser seguido para realizar determinada atividade? Esses são alguns dos seus desafios que devem estar levando você a buscar compreender o fluxograma de processos, uma ferramenta permite que você registre visualmente as etapas necessárias para concluir uma ação específica.
Acompanhe o artigo para entender com detalhes o que é e como fazer um fluxograma de processos e descubra se essa é a melhor maneira para organizar o trabalho na sua empresa!
Sem tempo pra ler? Escute esse texto na íntegra clicando no play abaixo:
- O que é um fluxograma de processo?
- Qual é a principal função do fluxograma de processo?
- Como se classificam os fluxogramas de processo?
- Como fazer um fluxograma de processos?
- Quando não optar por um fluxograma
- Como organizar seus processos sem burocracias?
O que é um fluxograma de processo?
Fluxograma de processo é uma ferramenta visual que representa as etapas e atividades de um processo até a sua conclusão. O objetivo é que, ao observá-lo, qualquer pessoa consiga entender facilmente a sequência com que as tarefas ocorrem. Para isso, ele é composto por símbolos padronizados (como setas) que representam cada etapa, permitindo que as informações sejam organizadas de forma clara e sistemática.
Desenvolvida por Frank Gilbreth e Lillian Gilbreth no início do século XX, ambos engenheiros e pioneiros da gestão científica, a ferramenta visava melhorar a eficiência e a produtividade na indústria. Conforme permitiu a melhor compreensão e análise dos processos, se tornou amplamente utilizado em diversos setores.
A documentação proposta pelo fluxograma de processo pode trazer inúmeros benefícios. Ele é capaz de identificar gargalos e ineficiências em um processo, permitindo que melhorias sejam realizadas para aumentar a produtividade e a qualidade dos resultados. Além disso, o fluxograma pode ajudar a padronizar procedimentos, tornando as atividades mais claras e uniformes para todos.
Qual é a principal função do fluxograma de processo?
A principal função do fluxograma de processos é servir como roteiro para a sua empresa, ajudando a identificar o andamento de um processo. A documentação produzida gera maior noção sobre o funcionamento interno da empresa e permite revisar processos ao longo do caminho.
Não existindo uma documentação dos processos, é provável que ele seja sempre redesenhado por alguém sem que as melhorias e as mudanças estejam registradas em um lugar acessível. Além disso, quando um funcionário sai da empresa, o conhecimento do processo vai junto, assim como ao contratar novos funcionários, o onboarding será dificultado pela ausência de um processo documentado para ajudá-los a compreender seus papéis e atribuições.
Por fim, o fluxograma de processo é uma ferramenta importante para a comunicação entre equipes e departamentos. Ele permite que as informações sejam compartilhadas de forma mais clara e concisa, facilitando o entendimento das etapas e evitando erros de interpretação. Com isso, é possível aumentar a colaboração e a eficiência das equipes, contribuindo para o sucesso da empresa como um todo.
>> Leitura recomendada: Gestão de processos: dicas para melhorar os fluxos de trabalho na sua empresa
Como se classificam os fluxogramas de processo?
Os fluxogramas de processo podem ser classificados de diferentes maneiras, dependendo do objetivo e das características do processo a ser representado. Uma das classificações mais comuns é quanto ao nível de detalhamento, que pode ser dividido em três tipos: macrofluxograma, fluxograma de processo e fluxograma de atividades.
- Macrofluxograma – utilizado para representar de maneira geral o processo, sem entrar em detalhes sobre as etapas envolvidas. Ele é útil para compreender o processo como um todo, identificar as áreas de responsabilidade e as interações entre as atividades.
- Fluxograma de processo – apresenta as etapas de maneira sequencial mais detalhada, utilizando símbolos padronizados para representar cada tipo de atividade. Ele permite uma análise mais aprofundada do processo, identificando possíveis gargalos, ineficiências e oportunidades de melhoria.
- Fluxograma de atividades – o mais detalhado de todos, representando cada atividade de maneira individualizada e com grande precisão. Ele é útil para entender em detalhes as atividades realizadas, os recursos necessários e o tempo gasto em cada etapa do processo.
Em geral, o tipo de fluxograma utilizado depende do objetivo do processo e do nível de detalhamento necessário para a análise e otimização do mesmo.
Para representar visualmente o fluxo de um processo sem margem para interpretações, é comum o uso de símbolos padronizados que representam diferentes elementos do processo. Veja na tabela abaixo.
Como fazer um fluxograma de processos?
Comece seu fluxograma de processos listando as atividades. Para isso, mapeie o seu processo para entender qual é o passo a passo dele: o input que faz o fluxo iniciar e quais são as fases para que ele seja concluído. Leve em conta a natureza de cada ação, por exemplo, se exige tomada de decisão; se é uma tarefa simples que depende apenas do funcionário; se há outras tarefas interligadas.
Em seguida, use um gerador de diagrama para montar seu fluxograma . Basicamente qualquer plataforma que permita desenhar formas geométricas e escrever pode servir para criar um fluxograma. Para montar seu fluxograma de processos, existem algumas boas práticas, confira:
- Defina os símbolos corretamente: os símbolos utilizados têm significados específicos e é importante utilizá-los corretamente para representar cada etapa, principalmente garantir que todos na equipe os entendam;
- Mantenha o fluxograma simples: evite adicionar informações desnecessárias ou complexas que possam confundir os leitores;
- Use cores e setas: use cores para distinguir as etapas do processo e setas para indicar a direção do fluxo de trabalho. Isso tornará o fluxograma mais visual e fácil de entender;
- Teste o fluxograma: antes de compartilhar o fluxograma com a equipe, teste-o para garantir que todos os passos do processo estejam corretamente representados. Faça ajustes conforme necessário;
- Atualize o fluxograma regularmente: à medida que o processo evolui, o fluxograma também deve ser atualizado para refletir essas mudanças. É importante manter o fluxograma atualizado para garantir que ele permaneça relevante e útil para a equipe.
Quando NÃO optar por um fluxograma?
Embora o fluxograma seja um exercício interessante para entender os próprios processos, em muitos casos ele é incapaz de resolver problemas do fluxo de trabalho, pois se torna uma ferramenta rígida, o que inclusive complexifica o que poderia ser simples na gestão de tarefas.
Existem processos na sua empresa que podem seguir do ponto A ao B de maneira padronizada, no entanto há uma parcela significativa de processos que estarão sujeitos ao incontrolável: as intempéries do momento. Os acontecimentos internos e externos principalmente afetam o ritmo da entrega, e porque não a ordem do que foi planejado.
Por isso, o fluxograma de processo não é ideal se você trabalha em um cenário com muitos pontos de decisão, sejam pessoas ou questões macro que influenciam o desenvolvimento das atividades. O recomendado é criar um fluxo de trabalho dentro de uma ferramenta de gestão como o Runrun.it, assim o seu negócio tem as etapas do processo padronizadas e consegue automatizar inputs, como solicitar aprovação X quando a tarefa chegar na etapa Y.
Essa visão ainda te proporciona mais controle sobre o andamento das atividades. No próprio fluxo de trabalho você identifica atrasos, refações, tudo que está deixando o processo mais lento e descobre como resolver. A diferença de usar um fluxograma, que é a idealização do processo, para um gerenciador de trabalho é justamente melhorar e automatizar o processo da maneira verdadeira como o seu negócio alcança excelência nas entregas.
Como organizar seus processos sem burocracia?
Se um fluxograma pode ser ineficiente na gestão de processos, então qual ferramenta é a solução? É possível organizar seus processos sem burocracia usando o Runrun.it, uma opção para estruturar o passo a passo a ser executado já na plataforma que a equipe utiliza para trabalhar.
No Runrun.it, você padroniza fluxos de trabalho para cada tipo de demanda, área ou equipe, atribui automaticamente responsabilidades e define prioridades de cada etapa. Isso tornará a sua gestão mais ágil e fácil de controlar.
Além disso, com o Runrun.it consegue categorizar tarefas com o uso de tags, facilitando a localização das atividades por diferentes critérios, atrasadas, a fazer, sob responsabilidade de tal pessoa. Tal visualização evolui sua gestão para dados de produtividade e volume de tarefas, uma visão muito mais estratégica e realista do que por um fluxograma.
Por fim, o grande diferencial do Runrun.it para um fluxograma de processos está na colaboração em tempo real. Isso significa que todos os envolvidos (inclusive clientes externos) podem acompanhar o progresso das tarefas sem precisar esperar por reuniões ou e-mails de atualização.
Agora que você já sabe que o Runrun.it economiza tempo, é fácil e mais estratégico do que um fluxograma de processo, teste gratuitamente e eleve a gestão da sua área: https://runrun.it/
