Um gerenciador de tarefas organiza as atividades que devem ser executadas individualmente ou por um grupo de pessoas, possibilitando também a mensuração do tempo e a comunicação fluida entre as pessoas do time.
Neste artigo, você vai encontrar 9 razões que definem porque é tão importante escolher uma ferramenta de gestão de tarefas para a sua empresa e saber qual software foi eleito o mais fácil de ser usado em todo o mundo.
- O que é um gerenciador de tarefas?
- As funções de um gerenciador de tarefas
- O gerenciador de tarefas mais fácil de usar do mundo
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O que é um gerenciador de tarefas?
O gerenciador de tarefas é uma ferramenta com funções bastante estratégicas para o trabalho, estabelecendo prioridades, deixando as relações profissionais mais transparentes e auxiliando na obtenção da produtividade, sem estourar prazos ou perder a qualidade nas entregas.
As funções de um gerenciador de tarefas
Indispensável para qualquer equipe, o gerenciador de tarefas é o grande responsável por otimizar as rotinas profissionais. Vamos conhecer as múltiplas utilidades dessa ferramenta?
1. Um recurso para priorizar tarefas
Em empresas com muitos clientes ou projetos simultâneos, é comum iniciar o dia com uma lista imensa de tarefas a fazer. Algumas vezes, mais de uma tarefa tem um teor de urgência, e aí vem a dúvida clássica: “por onde eu começo?”.
A falta de priorização ou o excesso de trabalho pode, sobretudo, levar a problemas sérios, como a perda do foco ou ao impulso de querer resolver várias coisas simultaneamente, elevando o risco de cometer erros.
Por isso, compreender quais são as prioridades também ajuda a evitar a procrastinação e melhora a organização e a gestão de tarefas.
Para começar a entender quais são as suas prioridades e deixar a ansiedade de lado, você precisa saber quais são as informações triviais da sua tarefa:
- O que deve ser feito?
- Em qual projeto e para qual cliente?
- Qual a data de entrega?
- Quanto tempo, em média, ela leva para ser concluída?
- Quão importante ela é?
- Qual o nível de dificuldade dessa tarefa?
Em um gerenciador de tarefas, você consegue centralizar todas as informações necessárias para a gestão eficiente das operações e processos da sua equipe, proporcionando uma visão completa e estruturada do trabalho. Assim, você pode dividir uma grande demanda em pequenas partes, por exemplo, facilitando a sua conclusão.
Além disso, o uso de um gerenciador de tarefas facilita a organização das responsabilidades. Quando o colaborador chegar ao trabalho, vai saber exatamente o que deve ser feito, pois todas as atividades estão claramente definidas e atribuídas pelo gestor. E em situações em que surgem demandas urgentes, o gerenciador permite a reorganização imediata das prioridades.
O gerenciador de tarefas e processos do Runrun.it permite fazer isso de forma visual, acionando uma bandeirinha vermelha, mostrando para toda a equipe que aquela tarefa se tornou prioritária. Sempre que uma tarefa mais importante surgir, basta colocá-la no topo da lista ou sinalizá-la como urgente.
>> Leitura recomendada: Gestão à vista: informações ao alcance da sua equipe.
2. Organizar informações e definir prazos
O tempo é um recurso precioso e cada vez mais escasso na agenda de todos. Imagine então perder horas do seu dia, em que você poderia estar produzindo, por conta de informações desencontradas. Complicado, não é?
Confiança e transparência são fundamentais para a construção de uma relação saudável entre profissionais. No entanto, sem um gerenciador de tarefas que registre todas as atividades, pode ficar difícil.
Um gerenciador de tarefas, que também atua como ferramenta de organização e comunicação, como o Runrun.it, mantém todos os detalhes essenciais centralizados, como descrições claras, prazos bem definidos, responsáveis atribuídos e status de progresso.
A ferramenta também permite que toda a comunicação relacionada à tarefa aconteça no mesmo lugar. Diálogos e comentários da equipe são registrados diretamente na atividade, criando um histórico completo que evita informações desencontradas e simplifica o alinhamento.
Além da possibilidade de anexar arquivos, eliminando buscas em outras plataformas, e facilitar a colaboração com stakeholders externos por meio de usuários externos, promovendo alinhamento e transparência.
Assim, é possível consultar e centralizar todas as solicitações feitas, complementar, redefinir e recomeçar sempre que necessário.
Outra funcionalidade de um gerenciador de tarefas é servir como um cronograma de projetos. Além de poder inserir em cada demanda o dia e a hora desejados para a entrega, é possível agendar o início de uma atividade e receber um alerta na tela quando aquele horário estiver próximo.
Desta forma, fica mais fácil não esquecer uma reunião ou entregar um relatório importante na data combinada.
Assim, é possível consultar e centralizar todas as solicitações feitas, complementar, redefinir e recomeçar sempre que necessário.
Outra funcionalidade de um gerenciador de tarefas é servir como um cronograma de trabalho. Além de inserir em cada demanda o dia e a hora desejados para a entrega, é possível agendar o início de uma atividade e receber lembretes quando aquele horário se aproxima.
Desta forma, fica mais fácil não esquecer uma reunião ou entregar um relatório importante na data combinada.
3. Mensurar o tempo investido nos projetos
Convenhamos: planilha de horas trabalhadas não é uma forma muito eficiente de medir o tempo gasto em um projeto. Cedo ou tarde, os profissionais acabam se esquecendo de preenchê-la.
E mesmo que o documento esteja devidamente preenchida, encarar uma planilha com centenas de linhas, tentando cruzar dados para buscar as informações que precisa, só trará perda de tempo e resultados imprecisos.
Por isso, um gerenciador de tarefas precisa oferecer ferramentas que vão além do básico, permitindo não apenas organizar atividades, mas também garantir a eficiência dos processos. Recursos como a definição de SLAs, por exemplo, são indispensáveis para uma gestão precisa.
O Runrun.it permite a definição de SLAs (Acordos de Nível de Serviço) em cada etapa do processo. Com isso, você consegue estabelecer prazos claros e acompanhar se eles estão sendo cumpridos, etapa por etapa, e em tempo real. Caso algum SLA seja ultrapassado, o sistema envia alertas automáticos, permitindo ajustes rápidos e uma gestão mais eficiente.
A ferramenta não só acompanha a eficiência da equipe, como também produz relatórios que informam aos gestores os números de que precisam para ter insights e tomar decisões importantes, como eliminar gargalos e rever o orçamento.
Quais dados é possível obter através do gerenciador de tarefas?
Como o Runrun.it, é possível ter os seguintes dados:
- Custo por projeto;
- Horas trabalhadas por projeto;
- Horas trabalhadas por cliente;
- Produtividade da equipe ou de um colaborador específico;
- Horas trabalhadas em um determinado tipo de tarefa;
- Horas disponíveis por colaborador,
- Quanto tempo a tarefa ficou em cada etapa.
4. Tornar a sua equipe mais produtiva
Você já parou para pensar que a produtividade da equipe vai além da quantidade de tarefas que cada indivíduo consegue realizar num determinado tempo com qualidade? Ela está intrinsecamente ligada à motivação dos colaboradores.
E manter um colaborador motivado envolve questões de clima organizacional, alinhamento com os princípios da empresa, incentivos, comunicação e reconhecimento do trabalho de cada um, por parte da gestão, para que todos encontrem o seu propósito dentro da organização.
>> Leitura recomendada: Saiba como a motivação intrínseca pode transformar sua equipe
Você pode estar se perguntando como um gerenciador de tarefas pode ajudar nisso. Mais do que informar o índice de produtividade de cada profissional e equipe, um gerenciador de tarefas avançado, como o Runrun.it, oferece algumas vantagens:
- Incentivar a interação entre os colaboradores;
- Informar quantas tarefas foram entregues e quanto tempo cada uma levou para ser concluída;
- Ajudar a própria equipe a entender em quais etapas ela está sendo mais eficiente e antecipar atrasos;
- Ajudar a enxergar os gargalos;
- Premiar os profissionais com medalhas de desempenho, conforme eles realizam as ações no sistema.
Adotar um gerenciador de tarefas gera um impacto positivo nos negócios, pois ele auxilia no crescimento profissional dos que o utilizam, além de melhorar o relacionamento com os colaboradores e com os clientes.
>> Leitura recomendada: 5 passos para melhorar os resultados com o controle de produtividade
5. Controlar as atividades com o gerenciador de tarefas
Saber quem está realizando o quê e quando é fundamental para a sua gestão caminhar nos trilhos, não perder prazos e conseguir entregas efetivas. O gerenciador de tarefas pode se tornar essencial se você precisar:
- Acompanhar as tarefas;
- Estruturar uma sequência de atividades;
- Monitorar o andamento das etapas do trabalho;
- Avaliar como cada passo está sendo conduzido;
- Ter a visão do todo.
Com essas informações ao seu alcance, é mais fácil prever possíveis atrasos e intervir naquelas tarefas que consomem mais tempo do que o considerado ideal, assim como tomar medidas para automatizar o fluxo de trabalho, cumprir o cronograma e evitar retrabalho, como a troca de responsáveis por uma atividade ou a modificação da estratégia.
Ao longo do andamento do trabalho, o gerenciador de tarefas apresenta o cumprimento das demandas em formatos de gráficos, quais atividades tomaram mais tempo e muitas outras informações úteis para a sua gestão.
Por isso, um organizador de tarefas tem um papel estratégico na gestão do trabalho, ao colocar todas essas métricas à vista.
O Runrun.it, por exemplo, é um gerenciador que possui o Quadros, uma função que oferece a visão do todo, e um Dashboard personalizado, em que é possível criar as métricas necessárias para a sua empresa e acompanhar os indicadores de desempenho em uma única tela e em tempo real.
>> Leitura recomendada: As vantagens de utilizar o scrum no seu trabalho
6. Ter reuniões mais produtivas
Um gerenciador de tarefas também possibilita reduzir as reuniões. Uma pesquisa realizada pela Economist Intelligence Unit mostrou que, das 40 horas de trabalho semanal de um gerente, em média 21 horas são aplicadas em reuniões, 8 em leituras de e-mails e 11 no trabalho individual.
O estudo apontou ainda que os gestores gastam cerca de 16 horas em atividades que poderiam ser evitadas, que não precisavam existir, não necessitavam da sua atenção ou com reuniões desnecessárias, como as de apresentação do status de atividades.
Só com um gerenciador de tarefas é possível mensurar quanto tempo é investido em cada tipo de tarefa na semana. Isso irá ajudar o gestor a organizar a rotina e aumentar sua produtividade.
Definição clara de processos e redução da microgestão
Um dos pilares do sucesso das operações é a definição clara de processos, e um gerenciador de tarefas é ideal para estruturar cada etapa de forma eficiente. Com processos claros e bem definidos, a equipe sabe exatamente o que precisa ser feito e quando, reduzindo gargalos e promovendo maior eficiência nas operações.
Além disso, a ferramenta também evita que você acabe “atrapalhando” o trabalho da equipe desnecessariamente fazendo microgestão. Isso porque, em vez de realizar reuniões para atualizar o status das atividades, os gestores podem acessar em tempo real:
- O progresso de cada tarefa.
- Os responsáveis e prazos de cada etapa.
- Indicadores de desempenho e pontos de atenção.
Dessa forma, fica viável organizar todos os dados em um só lugar, formalizar cada passo, distribuir demandas e dar feedbacks.
Com a economia de tempo que um software de gestão de processos, como o Runrun.it, promove, a gestão pode investir em demandas mais importantes, como o planejamento estratégico dos projetos.
>> Leitura recomendada: O que são processos operacionais? Aprenda a implementar!
7. Fornecer estimativas realistas
Na era dos dados, não cabe mais presumir datas de entrega aleatoriamente. Um dos benefícios do gerenciador de tarefas é justamente mensurar e, através de algoritmos, estimar com precisão e transparência o prazo de cada atividade, inclusive, prevendo atrasos.
Um recurso que também pode ser utilizado para auxiliar nessa estimativa é pontos Scrum, que atribui complexidade e esforço a cada tarefa. Isso permite:
- Estimar o tempo necessário para a conclusão de cada atividade;
- Distribuir demandas de maneira equilibrada entre os colaboradores;
- Planejar sprints de forma mais assertiva, com base na capacidade da equipe.
Com o gerenciador de tarefas é possível:
- Ter a visão do todo;
- Obter dados e relatórios por período;
- Monitorar a execução das atividades com precisão;
- Cumprir prazos;
- Aumentar a probabilidade dos projetos serem mais rentáveis e bem sucedidos,
- Ter mais confiança e satisfação do cliente.
O dashboard do Runrun.it facilita o monitoramento em tempo real do andamento de todas as tarefas e operações, proporcionando uma visão clara e precisa das atividades em execução.
A ferramenta oferece relatórios detalhados e gráficos de desempenho que ajudam a identificar gargalos, como a possibilidade de atrasos, antes que eles se tornem um problema. Além de permitir ajustes rápidos nas estimativas de prazos, garantindo que os times possam se adaptar rapidamente às mudanças.
8. Gerenciar equipes
Como já vimos antes, um gerenciador de tarefas é essencial para organizar processos e otimizar o fluxo de trabalho. Com o Runrun.it, fica mais simples definir as responsabilidades de cada membro da equipe e garantir a entrega de resultados no prazo e com qualidade.
Além disso, os gestores podem acompanhar diretamente no software as horas trabalhadas por demanda dos clientes e calcular a lucratividade de cada um deles.
Uma metodologia que pode te ajudar a gerenciar melhor o trabalho delegado à sua equipe é o kanban. De origem japonesa, a ideia é estruturar o seu fluxo de trabalho em etapas com tarefas sendo movimentadas até sua conclusão.
No gerenciador de tarefas e processos Runrun.it, você tem um kanban inteligente que apresenta a visão do todo. Cada coluna representa uma etapa da tarefa e, assim que uma tarefa é concluída, basta arrastar o card para a etapa desejada.
Automaticamente, o software fornece o tempo médio das tarefas em cada etapa, facilitando a visualização de gargalos. E também quanto tempo demora para as tarefas percorrem todo o fluxo (lead time).
Concentrar as demandas e todas as informações necessárias em um gerenciador de tarefas contribui para um melhor aproveitamento do tempo e dos recursos, além de ser uma maneira de incentivar o trabalho em equipe, uma vez que todos podem contribuir e enxergar o andamento dos projetos.
9. Extrair dados e análises da gestão de tarefas
É indispensável que os gestores tenham todas as informações de que precisam à vista e de forma fácil e prática. Um software como o Runrun.it, além de ser um gerenciador de tarefas e fluxo de trabalho, possui recursos de relatórios e dashboards personalizáveis
Com a ferramenta, é possível reunir os dados a partir da mensuração do tempo, volumetria e pontos Scrum de forma organizada, processá-los e analisá-los. Os números são transformados em informações importantes que servem para embasar a tomada de decisões e os gestores conseguem obter informações que jamais seriam possíveis.
O gerenciador de tarefas mais fácil de usar do mundo
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