Gerenciamento de projetos simplificado como você precisa

Gerenciamento de projetos simplificado como você precisa

Fazer uma gestão efetiva de seus projetos é mais que uma importante vantagem competitiva. Significa tornar sua empresa mais ágil, mais dinâmica e pronta para entregar muito mais valor para seus clientes. E não são apenas as grandes empresas que podem desfrutar desses benefícios.

Muitas empresas das mais diversas áreas estão adotando processos do gerenciamento de projetos no seu dia-a-dia, como implementar um software de gestão de tarefas online, para organizar o fluxo de trabalho e ter uma visão geral da produção, ou ter maior controle sobre os gastos de uma área, ou ainda, fazer um melhor uso dos recursos da organização. Sabendo da importância dessa estratégia, e que muitas pessoas acham que se trata de uma ciência complexa e árdua, sugerimos alguns passos para torná-la mais simples.

 1. Certifique-se de que você tem todo o projeto detalhado

Realize um escopo do projeto completamente detalhado. Comece por definir o que deve ser feito e o que não deve. Para você não se perder numa lista interminável de tarefas, uma recomendação é pedir ao cliente que liste só que o que é “absolutamente essencial”. Esse escopo inclui etapas intermediárias, um cronograma detalhado e um orçamento. Dessa forma você tem uma visão geral do projeto e pode prever futuros desastres. Aqui neste post falamos um pouco mais sobre isso.

2. Defina expectativas realistas

Certifique-se de que todos na equipe, incluindo o cliente, compreende as limitações do projeto. Você pode terminar uma tarefa com sucesso em tempo e dentro do orçamento se as expectativas são razoáveis. Porém, você provavelmente não pode fazer milagres se as expectativas são irreais.

3. Use um software de gestão de tarefas

Um software de gestão de tarefas vai permitir que você consiga enxergar em que pé os projetos estão, acompanhando o andamento das etapas e mensurando os custos e o tempo gasto nelas. Usando essa ferramenta para fazer o gerenciamento de projetos, o líder poderá gerar relatórios em tempo real. E, com eles em mãos tão facilmente, ele terá mais tempo para interpretá-los e pensar novas estratégias. Além disso, todas as informações compartilhadas pela equipe ficam salvas no sistema, organizadas por projeto. Confira aqui como funciona o gerenciamento de projetos no Runrun.it.

 4. Conheça todos os envolvidos

Todos os envolvidos no projeto são “stakeholders”. Nesse grupo estão não apenas os membros da equipe, mas também os clientes e fornecedores.  É importante que o gerente do projeto conheça os interesses de todos. No processo de definição do escopo, as habilidades necessárias vão ficando mais claras.

5. Abrace seu papel como líder

É o seu trabalho tirar o melhor de seus colaboradores: você é exemplo, mentor e motivador. E também é a ligação com o cliente, por isso deve ser preciso em suas comunicações, tanto interna como externamente. Em momentos de turbulência, seja forte, porém, sereno. É muito mais difícil ser líder em momentos de estresse, mas é quando seu time mais precisa de você.

6. Gerencie os riscos do projeto

Defina os riscos mais prováveis ​​ durante o planejamento do projeto, assim você já vai estar precavido para determinadas ocorrências. Se você enxerga quando um risco é iminente, você consegue tomar medidas preventivas para evitá-lo, ou rapidamente intervir. Esteja pronto para pausar um projeto se o risco o tornar impraticável. Parte de seu papel é saber quando as coisas começaram a sair dos eixos.

7. Saiba avaliar cada projeto

Uma vez que um projeto tenha sido concluído, é importante fazer sua avaliação. Você pode identificar o que deu certo e o que deu errado, determinar o que poderia ou deveria ter sido feito diferente, e estabelecer as melhores práticas para o futuro.

Todo projeto envolve uma série de tarefas que devem ser cumpridas por um time, quase sempre com recursos limitados. Parece óbvio, mas a gente acaba se esquecendo de como é complexo lidar com cada parte desse processo. Desde respeitar prazos, prever riscos e criar um fluxo de informações até evitar conflitos por temperamentos e expectativas diferentes. É justamente por isso que o bom gerenciamento de projetos depende de mais do que dedicação e inteligência coletiva. Depende de uma metodologia moderna de trabalho aliada à tecnologia. Uma ferramenta de gerenciamento de projetos online como o Runrun.it representa isso e traz ainda outras vantagens.  Conheça o Runrun.it, usado por mais de 100 mil empresas em mais de 100 países. Teste grátis agora: http://runrun.it
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