Para a realização de qualquer projeto nas empresas, é necessário que as ideias e atividades programadas sejam estruturadas de forma compreensível para todos os envolvidos. Por isso, o plano de ação é uma peça fundamental na elaboração dos planejamentos, funcionando como um guia que orienta o caminho das atividades e possibilita a visão do todo.
Assim como outras ferramentas que auxiliam a gestão de projetos, o plano de ação possui um formato simples, podendo ser desenhado em documentos impressos, planilhas ou em ferramentas automatizadas de gestão. Sua função principal é tornar os objetivos mais concretos e para isso, ele aproveita da estrutura de outras técnicas e métodos de organização de projetos já conhecidos, como a 5W2H e o ciclo PDCA.
Logo, o plano de ação não pode ser visto como uma parte isolada do planejamento, mas sim como um instrumento de ligação entre as diferentes etapas existentes em um projeto. Nesse artigo, você irá conhecer a importância do plano de ação da sua empresa, os benefícios que ele possibilita durante a realização das atividades, além de um passo a passo para criar essa ferramenta tão importante para a continuidade das ações corporativas.
- O que é um plano de ação?
- A importância do plano de ação
- O que não pode faltar em um plano de ação
- Os passos essenciais para criar um plano de ação
- Ferramentas que podem auxiliar o plano de ação
- Um gerenciador para colocar o plano de ação em prática
O que é um plano de ação?
Assim como costumamos colocar as informações importantes em um papel ou bloco de notas para executar em um futuro próximo, o plano de ação estrutura as demandas e ideias estabelecidas em uma reunião de planejamento.
Cumprindo a função de um roteiro, esse instrumento aponta, com detalhes, as fases previstas para o projeto, atribui as responsabilidades e garante que nenhuma tarefa seja esquecida durante a realização das atividades.
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Com uma estrutura simples e que pode ser facilmente incorporada aos softwares de gestão, o plano de ação é um método que irá tornar os objetivos e metas mais tangíveis e irá agregar outras técnicas e ferramentas de planejamento bastante utilizadas na gestão de projetos, como os cronogramas e as checklists.
O plano de ação é responsável por organizar e alinhar soluções para os desafios organizacionais, proporcionando uma visibilidade completa de cada etapa prevista na estrutura analítica do projeto (EAP) e caminhando juntamente com o planejamento estratégico. Apesar disso, é importante salientar que eles não são sinônimos, pois possuem funções distintas dentro do projeto, como veremos a seguir.
A diferença entre plano de ação e planejamento estratégico
Sempre lembrado em reuniões empresariais, o planejamento estratégico é um elemento da gestão que irá ilustrar a elaboração das estratégias de maneira completa, analisando as informações baseadas em dados e indicadores de desempenho, avaliando a distribuição de recursos e pautando as ações futuras de uma empresa a longo prazo.
Por sua vez, o plano de ação integra o planejamento estratégico ao apresentar uma estrutura prática e direcionada de quais ações são necessárias para alcançar a meta final.
Fundamentado em argumentos sólidos, o plano de ação é uma ferramenta que garante a visibilidade das atividades programadas ao longo de um período de tempo, ao passo que especifica os recursos que serão utilizados e define o cronograma de execução.
A importância do plano de ação
Você já pensou em realizar uma viagem sem consultar os pontos turísticos, melhores restaurantes, serviços de transporte e acomodação? Até é possível realizar uma aventura dessas, mas ela é muito arriscada e fadada a imprevistos. A mesma correlação pode ser feita quando o objetivo é concretizar um projeto.
Sem a descrição dos processos, o gerenciamento das atividades se torna complexo, pois não há um parâmetro para ser utilizado como manual ou guia. Por isso, o plano de ação é um elemento que não pode ser descartado nas etapas de planejamento.
O plano de ação ajuda a definir as prioridades e os responsáveis por executar os procedimentos, fazendo que a realização das atividades seja mais produtiva, uma vez que o objetivo principal está no radar de todos.
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Também é graças à ferramenta que é possível realizar um acompanhamento realista das demandas. Devido à sua versatilidade, o plano de ação pode ser incorporado a um gerenciador de projetos como o Runrun.it, e assim ter cada fase de execução monitorada e mensurada, facilitando a atribuição de responsabilidades e a estimar os prazos finais de entrega.
Como abrange diferentes departamentos da organização, o plano de ação é efetivo na criação de uma cultura organizacional e de uma gestão colaborativa, já que todos irão atuar em favor de uma meta coletiva que irá gerar resultados positivos para a marca como um todo.
Não podemos deixar de lembrar que o plano de ação tem o potencial de efetivar as mudanças planejadas, pois descreve cada atividade a ser feita, os recursos necessários e analisa os dados pontuais e tendências do mercado, mantendo a corporação alinhada com os ideais do futuro do trabalho.
O que não pode faltar em um plano de ação
O plano de ação possui vários aspectos em comum com outras técnicas de priorização e delegação de tarefas ou mesmo de visualização para modelo de negócios, como o Business Model Canvas.
No entanto, o plano de ação é um documento mais completo, pois envolve peças da gestão de tarefas, projetos, tempo e custos, por exemplo. A seguir, listamos os principais elementos que você não pode perder de vista ao montar um plano de ação.
- Objetivo geral: descrição do objetivo principal pretendido com a execução do projeto ou planejamento estratégico.
- Lista de ações: checklist com as atividades previstas para serem executadas em cada etapa de execução.
- Milestones do projeto: definição das datas de início e término de cada atividade no cronograma.
- Orçamento: previsão dos recursos alocados para a realização dos procedimentos.
- Objetivos específicos: explicação das atividades estabelecidas no planejamento tático.
- Responsáveis: as equipes e profissionais devem estar atribuídos às suas respectivas tarefas.
- Riscos previstos na execução e o seus respectivos planos de contingência.
Os passos essenciais para criar seu plano de ação
Um plano de ação segue um roteiro próprio para ser concretizado e cada fase detalha um aspecto importante que irá fazer a diferença no momento de orientar a execução das atividades.
São cinco etapas principais: a iniciação, o planejamento, a execução, o monitoramento e o encerramento. Explicamos os principais atributos dessas fases a seguir.
Iniciação
Na primeira parte do plano de ação, o intuito é que os objetivos principais do projeto sejam nítidos para os integrantes do time responsável e que as demandas se pautem por essa meta.
Logo, se um dos propósitos descritos no planejamento estratégico 2021 é melhorar os canais de comunicação com os consumidores, os profissionais devem conduzir suas atividades em direção a essa finalidade.
Dessa forma, o plano de ação detalha o que os funcionários podem fazer periodicamente para atingir os objetivos. Para otimizar esse processo, é possível desmembrar o projeto em etapas com o Runrun.it, o que proporciona uma visão compreensível de todas as ações e uma gestão do tempo mais eficiente.
Para que o alinhamento seja preciso e os resultados possam ser avaliados, a fase de iniciação também contempla a mensuração das metas por meio de indicadores. Utilizar metodologias como o OKR é uma boa tática, pois os objetivos principais já são conhecidos por todos os setores da empresa, o que estimula o engajamento dos colaboradores.
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Planejamento
Na sequência, o plano de ação volta as suas atenções para a alocação dos recursos (materiais, financeiros e humanos) disponíveis para a efetivação das tarefas. Um dos procedimentos mais aconselhados é a criação de checklists para organizar as atividades prioritárias.
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Na fase do planejamento, os integrantes do projeto são alocados a suas atribuições, conforme suas habilidades e competências. Para evitar que haja uma sobrecarga de trabalho, os gestores podem utilizar ferramentas como o gráfico de Gantt, que permite a visualização da capacidade dos membros da equipe e uma distribuição de demandas mais equilibrada para que o projeto flua sem percalços.
Execução
Como o próprio nome diz, na execução é onde o plano de ação estabelece as datas e prazos para a realização das tarefas existentes dentro do projeto. Os prazos e marcos do projeto são alocados em um cronograma que servirá para a orientação e conferência das atividades que estão sendo efetuadas naquele período.
Durante essa etapa, é importante que os ciclos estejam adequados e mantenham um workflow contínuo, sem gargalos ou tempo ocioso. Com equilíbrio e responsabilidade, é possível programar uma sequência de ações que garante a produtividade, mas acima de tudo, a saúde e a satisfação de todos os envolvidos.
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Monitoramento
Ter mecanismos e ferramentas para acompanhar o progresso do projeto faz toda a diferença, principalmente se o objetivo é manter todos na mesma página. Por isso, o plano de ação também deve conter a descrição das práticas de acompanhamento previstas.
Além do cronograma, as estratégias de monitoramento envolvem a realização de relatórios personalizados e reuniões periódicas, que servem como instrumento de validação para as ações em andamento ou mesmo para reajustes pontuais que são necessários.
Não podemos esquecer também da gestão à vista, um método que deixa as informações e dados essenciais ao alcance de todos, seja em murais ou softwares de gestão como o Runrun.it, garantindo a transparência dos resultados.
Encerramento
O último passo do plano de ação cumpre o papel de revisar e avaliar se os procedimentos realizados seguiram o script previsto pelo documento. Mais que procurar desvios na rota, o encerramento procura entender as mudanças que foram realizadas por meio de uma retrospectiva.
Sendo assim, há uma compreensão mais clara das atividades que foram concretizadas e aquelas que precisam ser revistas e melhoradas em um futuro projeto.
Ferramentas que podem auxiliar o plano de ação
Algumas metodologias e técnicas podem tornar a execução do plano de ação mais ágil e eficiente. Confira:
Como fazer um plano de ação com a 5W2H
A tabela 5W2H é um método que simplifica a realização de diversos procedimentos na área da gestão, como o próprio plano de ação. Sua maior facilidade é justamente o formato, que é baseado em sete perguntas que, ao respondê-las, já temos a estratégia montada para começar a colocar o plano em desenvolvimento. São elas:
- What: o que fazer?
- Why: por que fazer?
- Where: onde será feito?
- Who: por quem será feito?
- When: quando será feito?
- How: como fazer?
- How much: quanto custará fazer?
Todas as soluções encontradas para esses questionamentos serão registradas em uma matriz funcional, na qual cada quadrante especifica com mais detalhes as táticas pensadas e quais serão os profissionais atribuídos.
Logo, a 5W2H funciona como uma estrutura prévia para encaixar os pontos do plano de ação e, devido à sua versatilidade, pode ser compartilhada em diferentes canais de comunicação para que todos fiquem a par das estratégias aprovadas.
O Plano de ação e o Ciclo PDCA
Acrônimo do termo PLAN – DO – CHECK – ACT / ADJUST (Planejar, Fazer, Verificar e Agir/Ajustar), o ciclo PDCA tem como objetivo melhorar os processos e os produtos de forma contínua.
Os passos, que correspondem a cada letra da sigla, são os seguintes:
- Plan (Planejar): encontre o problema, planeje as melhorias e estruture um plano de ação.
- Do (Fazer): envolva os funcionários e execute as ações previstas no planejamento.
- Check (Verificar): analise os resultados e acompanhe se tudo correu realmente como esperado.
- Act (Agir): faça uma avaliação se tudo ocorreu bem e caso necessário, reinicie o ciclo para dar continuidade ao processo.
É possível perceber que o ciclo PDCA conta com uma sequência bastante semelhante a do próprio plano de ação, valorizando os itens principais e estimulando o fluxo contínuo das atividades, sempre em busca de uma evolução.
Por sua estrutura básica, a técnica viabiliza uma memorização mais orgânica dos processos a serem executados e auxilia os gestores a não deixar nenhuma etapa de fora na hora de criar o plano de ação.
Um gerenciador para colocar o plano de ação em prática
O Runrun.it é um software de gestão no qual você pode automatizar os processos e organizar as etapas dos projetos da sua empresa. Na ferramenta, é possível realizar o plano de ação, pois ela oferece soluções que permitem acompanhar e mensurar as tarefas e os resultados de cada etapa.
O Runrun.it é indicado para líderes que desejam aumentar o engajamento de suas equipes, já que registra todas as informações das atividades e gera relatórios gerenciais que facilitam a tomada de decisão.
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