Imprevistos são inevitáveis. Mas, com um bom gerenciamento de riscos, os danos podem ser minimizados

Imprevistos são inevitáveis. Mas, com um bom gerenciamento de riscos, os danos podem ser minimizados

Se você parar para pensar, estamos sempre gerenciando riscos. De um pneu furado no caminho para o trabalho à perda de um cliente importante, todos estamos sujeitos a imprevistos. E o que vai determinar nosso sucesso ou fracasso é a forma como administramos esses contratempos, preparando-nos para eles e contornando-os da melhor forma possível. Em outras palavras, o que faz a diferença é ter um plano de gerenciamento de riscos já elaborado.

Aqui vamos nos referir, claro, ao gerenciamento de riscos a que a sua empresa está sujeita. Pois eles podem vir tanto do ambiente externo quanto do ambiente interno. É um movimento duplo que você, gestor, deve sempre realizar: envolve tanto olhar “para fora”, para monitorar os movimentos dos concorrentes, consumidores, oscilações do mercado financeiro etc), quanto olhar “para dentro” da sua empresa, para conhecer os riscos que têm origem no ambiente interno – e que muitas vezes são negligenciados e deixados em segundo plano. Vamos entender mais sobre esse processo.

O que é gerenciamento de riscos?

Existe uma definição técnica para o que é risco. Ela é fornecida pela Organização Internacional de Normalização, mais conhecida como ISO. E, de acordo com o ISO 9001:2015, o risco pode ser apresentado como o efeito da incerteza nos objetivos (Positivo ou Negativo).

O órgão também tem uma definição para a gestão de riscos: de acordo com a ISO 31000, trata-se da terminologia utilizada para definir um conjunto de ações estratégicas, como identificação, administração, condução e prevenção dos riscos ligados a uma determinada atividade financeira.

Em outras palavras, o gerenciamento de riscos de negócios permite que sua empresa atue de forma preventiva, erradicando possíveis perdas, sejam elas humanas ou materiais. Mas a prática não se resume à ação de detectar e controlar os possíveis riscos; o objetivo maior é sempre criar um ambiente de melhorias.
Uma vez que estamos falando em normas, existe uma australo-neozelandesa (AS/NZS 4360/2004) que é considerada a mais completa em termos de aplicação. De acordo com o dispositivo, a gestão de riscos deve ser aplicada nas seguintes situações:

  • Quando houver necessidade de implementar controles não previstos inicialmente nos projetos;
  • Quando um novo trabalho for planejado;
  • Quando forem realizadas mudanças significativas;
  • Após a concorrência de incidente com potencial de perda ou dano significativo;
  • Periodicamente, no local de trabalho, envolvendo atividades rotineiras, não rotineiras, emergenciais e futuras;
  • Quando existirem regulamentos técnicos e legais e suas modificações.

 

Como aplicar o gerenciamento de riscos?

Aproveitando que estamos na seara dos órgãos reguladores, vejamos o que ensina o Guia PMBOK, ou Project Management Body of Knowledge (publicação de gestão de projetos elaborada pelo Project Management Institute – PMI):

“a gestão de riscos de um projeto inclui os processos de planejamento, identificação, análise, planejamento de respostas, monitoramento e controle de riscos de um projeto. Seu objetivo é maximizar a exposição aos eventos positivos e minimizar a exposição aos eventos negativos”.

>> Leitura recomendada: O que é PMI? Conheça o legado desse instituto e uma nova forma de gerenciar projetos

Vejamos como funciona cada uma dessas etapas:

1. Planejar o gerenciamento de riscos

Aqui você vai definir como conduzir as atividades de gerenciamento de riscos de um projeto. O planejamento cuidadoso e explícito aumenta a probabilidade de sucesso para os outros quatro processos de gerenciamento dos riscos.

2. Identificar os riscos

Nesta etapa, você deve determinar quais riscos podem afetar um projeto e documentar suas características. Ou seja, deve identificar os imprevistos que podem ser gerados por meio de ameaças ou oportunidades do projeto, com o objetivo de gerar uma lista.

E para que a lista funcione, deve ser clara e compreensível para todos, de forma a sensibilizar a equipe a respeito dos riscos. Assim, procure registrar não somente o contratempo, mas as causas e os efeitos dele. Uma forma de tornar essa visualização mais fácil é separar os riscos em categorias.

3. Realizar a análise qualitativa/quantitativa dos riscos

Em seguida, os riscos identificados, descritos e categorizados na etapa anterior serão estimados segundo sua probabilidade e impacto. Estas estimativas podem ser feitas de maneira quantitativa (ex: 90%, 0,9) ou qualitativa (ex: alto, médio, baixo), e servem para que seja possível fazer a priorização dos riscos. Assim, você conseguirá tocar a gerência adequada deles. Por exemplo: um risco com baixa probabilidade e impacto não merece a mesma atenção que um risco de alta probabilidade e médio impacto.

4. Planejar as respostas aos riscos

A próxima etapa do gerenciamento de riscos é o desenvolvimento de possíveis respostas a eles. Aqui, você deve desenvolver as ações necessárias para solucionar os riscos identificados nos níveis anteriores.

Isto deve ser feito por meio de ações que abrandem os impactos dos riscos — caso ocorram de fato –, ou mesmo que os anulem.

5. Monitorar os riscos

Após a quarta etapa, o gerenciamento de riscos estará consolidado. Sendo assim, resta monitorá-los. Ou seja, hora de colocar em prática as ações definidas e acompanhá-las.

Aqui você também deve atualizar o plano elaborado ao longo do processo. Faça isso por meio de revisões periódicas – mensais, por exemplo – nos marcos do projeto. É uma etapa fundamental, uma vez que pode haver mudanças de percepção dos riscos no decorrer de suas operações.

>> Leitura recomendada: Guia para descomplicar a gestão de projetos

Prevenindo riscos futuros

Um dos ativos mais valiosos do gerenciamento de riscos de negócios é o aprendizado que vem com erros do passado. No entanto, não basta apenas se lembrar do que aconteceu; o ideal é que, após cada projeto, você registre os riscos envolvidos (mesmo que os equívocos não tenham ocorrido).

Faça-se as seguintes perguntas: o que aconteceu com os riscos envolvidos? Os resultados foram bem sucedidos? As resoluções propostas para os riscos foram boas? São questões cujo registro é fundamental – não apenas para ter um arquivo de aprendizados, mas para servir de base para quando os mesmos riscos surgirem no futuro.

Ter todas essas lições no papel são uma grande oportunidade, uma vez que economizam tempo e, mais importante, dinheiro. A prevenção de riscos futuros é um componente fundamental de qualquer gerenciamento de riscos efetivo.

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A ferramenta faz isso fornecendo indicadores de produtividade automáticos, relatórios sofisticados como o Gantt, além de gráficos com a projeção de entrega dos projetos, e relatórios automáticos de custos. Baseado na metodologia de pilha de tarefa, você verá como é simples definir o que é prioridade no Runrun.it. Experimente grátis: http://runrun.it
 

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