Kanban é uma metodologia ágil para acompanhamento de tarefas e identificação de gargalos no fluxo de trabalho. Por ser intuitivo, visual e adaptável a diferentes tipos de processos e projetos, o método Kanban pode ser adotado por qualquer equipe. Neste artigo, você irá entender como o Kanban funciona na prática e como ele aprimora o seu workflow.
Sem tempo para ler? Escute o artigo clicando no player:
- O que é o método Kanban?
- Qual é o objetivo do método Kanban?
- Quais os pilares do Kanban?
- Como funciona um quadro Kanban na prática?
- Os tipos de kanban
- Qual é a diferença entre Kanban e Scrum?
- 7 vantagens de usar um sistema Kanban
- Casos de uso do método kanban
- Como implementar os modelos de kanban do Runrun.it na sua empresa
O que é o método kanban?
O método Kanban é uma abordagem ágil para a gestão de trabalho que utiliza um sistema visual para organizar e monitorar tarefas ao longo de um fluxo. A metodologia foi criada pela empresa automobilística japonesa Toyota, na década de 1960, e faz parte do método JIT (Just in Time), um sistema de administração da produção que possibilita fazer somente o imprescindível para concluir a etapa de um processo de fluxo de trabalho contínuo.
Em outras palavras: JIT é fazer apenas o que é necessário, quando preciso e na quantidade ideal. Na época, a visibilidade do Kanban foi adotada para facilitar o trabalho de produção e montagem da Toyota. Isso porque o sistema melhora a comunicação entre os funcionários, padroniza as atividades, facilita a definição de prazos e reduz desperdícios.
Qual é o objetivo do método Kanban?
O principal objetivo do método Kanban é otimizar o fluxo de trabalho em processos contínuos, promovendo a eficiência e a transparência. Ele visa gerenciar e melhorar o trabalho conforme ele avança, destacando gargalos e permitindo ajustes rápidos.
A abordagem visual de organizar tarefas em um quadro kanban ajuda a equipe a enxergar claramente o progresso, identificar áreas que necessitam de atenção e ajustar a alocação de recursos de forma dinâmica. Deste modo, o Kanban permite um controle eficaz de produção, proporcionando melhorias incrementais em eficiência e qualidade.
Ele foca na entrega contínua de valor, assegurando que os projetos fluam suavemente com menos interrupções, garantindo uma entrega constante de resultados.
Quais os pilares do Kanban?
O método Kanban é sustentado por pilares essenciais que o tornam uma das abordagens mais eficazes na gestão de trabalho. Esses princípios auxiliam as equipes a gerenciar tarefas com maior transparência e controle. A seguir, explicamos os pilares fundamentais do Kanban:
1. Visualização do trabalho
O primeiro pilar é a representação visual das tarefas e do fluxo de trabalho em um quadro, dividido em colunas que representam as diferentes fases do processo (como “A fazer”, “Em andamento” e “Concluído”). Isso permite uma visão clara e compartilhada do progresso das atividades, possibilitando a detecção de problemas de maneira proativa.
2. Limitação do trabalho em progresso (WIP)
Para garantir que o sistema funcione com fluidez, o Kanban estabelece que deve haver limites para a quantidade de tarefas em andamento em cada estágio do processo. Essa limitação de WIP (Work In Progress) previne sobrecargas, aumenta a concentração da equipe e ajuda a equilibrar a demanda com a capacidade, promovendo um ritmo sustentável de trabalho.
>> Leitura recomendada: Aprenda a contornar a sobrecarga de trabalho na sua empresa
2. Feedback contínuo
O Kanban dá grande importância ao feedback constante, promovendo revisões regulares e reuniões rápidas para avaliar o andamento das tarefas. Esse ciclo de feedback não apenas aprimora a comunicação entre as equipes, mas também permite identificar e resolver problemas com mais agilidade.
3. Melhoria contínua
O Kanban incentiva uma mentalidade de evolução contínua, onde pequenas melhorias são feitas regularmente no fluxo de trabalho. Esse ciclo de avaliação e ajuste permite que as equipes se adaptem a mudanças, otimizem processos e aumentem a eficiência ao longo do tempo, sempre com foco na entrega de valor para o cliente.
Como funciona um quadro kanban na prática
O sistema kanban propõe o uso de cartões ou post-its distribuídos em um quadro (kanban board), indicando o andamento de atividades em cada etapa dos fluxos de produção nas empresas.
Em sua estrutura, um quadro kanban é composto por três elementos principais:
- Cartões ou card: contêm as descrições das tarefas e/ou ações previstas, como responsáveis, prazos, prioridades, sequências de atividades, entre outros pontos.
- Colunas: são as representações visuais das etapas do fluxo de trabalho de cada área ou projeto, desde as tarefas não iniciadas às entregues.
- Quadro: o kanban board é uma espécie de tabuleiro no qual os cards percorrem todos os status referentes à produção da atividade, deixando os envolvidos na mesma página sobre o progresso da tarefa.
>> Leitura recomendada: Como o kanban pode ser usado por uma equipe de marketing
Os tipos de kanban
A variedade de modelos de kanban faz com que o método seja um dos preferidos para visualizar o workflow, justamente pela sua flexibilidade a diferentes contextos. Até por isso, existem três tipos mais comuns da ferramenta. Vamos conhecê-los?
Kanban de produção
É o mais adotado pelas empresas, sua estrutura tradicional tem três partes: backlog (lista de tarefas não iniciadas), atividades em desenvolvimento e as entregues.
Seu formato torna simples qualquer movimentação realizada no quadro kanban, fazendo que todos saibam o que está evoluindo conforme o cronograma do projeto e quais demandas estão bloqueadas por conta de gargalos que interromperam o fluxo de trabalho.
Kanban de produção | Runrun.it
Kanban de movimentação
Este modelo é visto principalmente nas indústrias, onde tem o intuito de controlar entradas e saídas do estoque.
O kanban de movimentação tem suas semelhanças com o de produção, já que também usa cartões. No entanto, as informações preenchidas nos cards são referentes exclusivamente a detalhes dos produtos e pedidos realizados.
Outra característica diferente são as etapas. Simbolizadas por cores distintas, elas mostram a disponibilidade dos itens no estoque, para que o controle produtivo permaneça em dia, como no modelo abaixo, aplicado pela fábrica de Toyota.
E-Kanban ou Kanban Online
Por fim, temos a versão Kanban online, que é incorporada por gerenciadores de trabalho que se preocupam em deixar equipes na mesma página como o Runrun.it.
A principal vantagem do quadro kanban online é a praticidade e agilidade para executar os processos de qualquer lugar com a garantia que os demais envolvidos nas tarefas e projetos sejam atualizados em tempo real sobre as movimentações.
Por isso, o Runrun.it é tudo que você precisa para manter a comunicação e produtividade na sua equipe.
Qual é a diferença entre Kanban e Scrum?
Esses dois métodos são as metodologias mais usadas no mundo, como aponta o 17th Annual State of Agile Report, mais importante relatório sobre metodologia ágil no mundo, divulgado em 2024.
O Scrum continua a dominar como o framework Agile mais implementado, usado por aproximadamente 70% dos praticantes Agile. Enquanto o Kanban vem em seguida, com uma taxa de uso de cerca de 50%.
Embora ambos sejam métodos ágeis de gestão de trabalho, eles possuem diferenças fundamentais em sua estrutura e aplicação:
Abordagem e estrutura
O Scrum é um framework mais rígido, que organiza o trabalho em ciclos chamados de sprints, com uma duração fixa, geralmente entre duas a quatro semanas. Durante cada sprint, a equipe deve concluir um conjunto de tarefas previamente definido.
O Kanban, por outro lado, é mais flexível, não se baseando em iterações fixas, mas sim no fluxo contínuo de tarefas. Ele permite que as equipes ajustem o trabalho em tempo real, conforme novas demandas surgem.
>> Leitura recomendada: Como aplicar o Scrum no Runrun.it
Papéis e responsabilidades
No Scrum, existem papéis bem definidos, como o Product Owner, o Scrum Master e a equipe de desenvolvimento. Já no Kanban, não há papéis preestabelecidos, e as equipes podem se organizar de maneira mais livre, com foco na melhoria contínua do processo.
Gerenciamento de trabalho em progresso
O Scrum foca na entrega de um conjunto de tarefas dentro de um sprint, enquanto o Kanban coloca ênfase na limitação de trabalho em progresso (WIP), controlando o número de tarefas em andamento em cada fase. Isso permite que ele seja mais eficaz em ambientes com fluxos de trabalho contínuos e variáveis.
Ambos os métodos oferecem vantagens, e a escolha entre Kanban e Scrum depende do contexto, tipo de projeto e da necessidade de flexibilidade ou estrutura no processo.
Casos de uso do método kanban
O método kanban pode trazer muitos benefícios para a sua empresa como: controle do que está acontecendo, definição mais precisa de prazos, comunicação fluida e muito mais. A seguir apresentamos casos de uso do kanban do Runrun.it para otimizar a sua operação.
Organização e fluidez: Kanban para controle do trabalho
Imagine um cenário onde cada parte do trabalho está dispersa e a gestão não tem visibilidade do desempenho para tomar decisões estratégicas. Era assim que o Grupo JGE operava antes de adotar o Kanban do Runrun.it.
“Sem um controle eficiente das tarefas, tanto as lideranças quanto os colaboradores responsáveis pela execução se perdiam no cumprimento das demandas”, lembra Felipe Vagner Batista, assessor executivo do grupo.
Para “organizar a casa”, a empresa estabeleceu que toda nova tarefa deveria ser registrada no quadro Kanban do Runrun.it, com prazo de entrega e responsáveis definidos. Isso permitiu uma centralização mais eficaz do trabalho. Além disso, os alarmes de novidade nas tarefas possibilitam um acompanhamento simplificado, eliminando a necessidade de abrir cada item para verificar atualizações.
Com essa praticidade, o grupo ganhou mais produtividade. “Hoje, atendemos melhor às demandas e, como consequência, somos mais eficientes”, destaca Felipe.
Prazos saudáveis: Kanban para gestão de tempo
Ao identificar que a gestão de tempo e de clientes podia melhorar na área de marketing do Grupo Live, Nathalie Dragonetti e a equipe de criação adotaram o kanban do Runrun.it, implementando um novo fluxo de trabalho.
O primeiro passo foi organizar a equipe em squads distribuídos por cliente, o que facilitou a visualização e gestão. Em seguida, mapearam as etapas que cada fluxo para padronizar o andamento das entregas. O kanban do Runrun.it também ofereceu filtros de visualização que ajudaram a equipe a ter um panorama mais preciso do progresso de cada atividade.
O segundo passo foi estimar o tempo (em horas ou dias) para cada tipo de demanda, permitindo um planejamento mais consistente dos cronogramas e acordos com os clientes. “Sem visibilidade das demandas, eu tinha um cliente insatisfeito com o prazo ao mesmo tempo que o time estava sobrecarregado”, relembra Nathalie. Neste sentido, a configuração de alertas de tempo do Runrun.it por etapa, facilita a identificação de gargalos no processo.
Por fim, a equipe incorporou a
daily, um encontro rápido da metodologia ágil, para alinhar dúvidas e prioridades do dia. Além do kanban, também passaram a utilizar a visualização em formato de agenda, tornando o planejamento ainda mais eficiente. “Nas duas empresas que tive oportunidade de implementar o Runrun.it, os maiores impactos forma na produtividade e na saudabilidade das contas e dos times”, comemora Nathalie que já utiliza o Runrun.it há 3 anos.
7 vantagens de usar um sistema Kanban
Além de facilitar o controle do fluxo de trabalho, o painel Kanban oferece uma série de benefícios estratégicos que contribuem para a melhoria contínua e para a entrega de resultados de alta qualidade. A seguir, exploramos sete vantagens principais de adotar um sistema Kanban em sua operação.
1. Gestão visual de tarefas
Seja físico ou digital, o kanban é visual. Isso é especialmente útil para projetos que envolvam equipes multidisciplinares, pois a visualização das tarefas permite que todos os envolvidos planejem e coordenem suas atividades de maneira eficiente, mantendo o fluxo de trabalho alinhado e transparente.
Além disso, o Kanban evita que as equipes trabalhem de forma isolada, promovendo uma visão integrada de todos os processos. Isso permite que os líderes identifiquem rapidamente o andamento das tarefas, entendam quem está responsável por cada etapa e quantas fases faltam até a conclusão do projeto.
2. O kanban é fácil de usar
Uma das grandes vantagens do Kanban é sua simplicidade. Ferramentas como o Runrun.it proporcionam uma interface intuitiva e de fácil compreensão, adaptando-se às necessidades de diferentes áreas da empresa. Com uma curva de aprendizado baixa, todos os colaboradores conseguem se envolver rapidamente no processo, mantendo o alinhamento e a colaboração.
3. Centralização de informações
O Kanban oferece uma centralização de informações valiosa. No Runrun.it, todas as informações essenciais sobre projetos, responsáveis, prazos, prioridades e recursos estão disponíveis em um único lugar.
Com poucos cliques, é possível acessar dados relevantes de outros departamentos, garantindo que todos trabalhem com informações atualizadas e completas, melhorando a coordenação entre setores.
4. Otimização do fluxo de trabalho
O kanban, na prática, evita desperdício nas operações, tornando tudo mais prático e conciso. Partes desnecessárias são facilmente identificadas e removidas, enquanto outras, simplificadas.
Ou seja, o fluxo de trabalho é facilitado, sem comprometer a qualidade. Isso significa uma constante melhora na produtividade.
5. Comunicação integrada
Com uma visão completa do andamento dos projetos, o Kanban incentiva uma comunicação mais fluida e colaborativa. As equipes, tanto internas quanto externas, conseguem ajustar cronogramas e prazos com maior precisão, sabendo exatamente o que os outros estão fazendo. Isso fortalece a cooperação e reduz a necessidade de intervenções frequentes ou reuniões desnecessárias.
6. Tarefas claras e priorizadas
O cronograma Kanban aprimora o foco da equipe ao proporcionar uma visão abrangente dos processos. Com essa visão, gestores conseguem definir prioridades com mais clareza, direcionando os esforços para as tarefas que realmente importam e essenciais para o cumprimento de metas.
7. Melhora a distribuição de tarefas
Ao adotar o uso de um sistema kanban, os gestores conseguem monitorar o andamento das tarefas de maneira mais dinâmica e eficiente. E, em complemento com outras funcionalidades de gestão de tempo do Runrun.it, é possível acompanhar o progresso sem recorrer à microgestão, evitando cobranças excessivas. Assim a equipe trabalha com mais autonomia e confiança.
Deste modo, o gestor precisa apenas acessar o quadro para saber o que está acontecendo com a equipe, facilitando também o gerenciamento de tarefas.
>>Leitura recomendada: Guia para descomplicar a Gestão de Projetos
Como implementar os modelos de kanban do Runrun.it na sua empresa
No Runrun.it, você não apenas acessa o sistema kanban como escolhe os modelos de quadro testados e aprovados por nossos clientes para organizar áreas e projetos.
Mesmo selecionando um template pronto, você pode personalizá-lo da maneira como quiser para ter o fit ideal da maneira como a sua equipe trabalha.
Escolha os modelos de kanban do Runrun.it para:
- Campanha de marketing
- E-mail marketing
- Pipeline de vendas
- Design de produto
- Design Sprint
- Desenvolvimento de software
- Sprint retrospectiva
- Recrutamento
- Onboarding de novos funcionários
- Service desk
- Customer feedback
- Gestão de churn
- E muito mais!
Para aproveitar todos os recursos do Runrun.it, crie sua conta e teste grátis: http://runrun.it
