Open space office: 5 dicas para manter (e até aumentar) a produtividade nos escritórios abertos

Open space office: 5 dicas para manter (e até aumentar) a produtividade nos escritórios abertos

Muito se fala, hoje em dia, sobre escritórios abertos. Que são literalmente o que o nome indica: espaços amplos sem divisórias ou paredes, com fileiras e mais fileiras de mesas. Grande parte das empresas mais jovens adotam esse modelo, que, sem dúvida, traz economia de custos, já que permite otimizar os espaços limitados. E, para muitos dos adeptos, os benefícios vão além da economia. Em tese, o open space office, nome oficial em inglês, facilita a comunicação, ajuda a integrar diferentes níveis hierárquicos e aumenta a produtividade.

Mas será que isso procede? Um estudo recente publicado na prestigiada The Royal Society, um dos periódicos mais tradicionais da Inglaterra, desmonta essa ideia. Conduzida pelo professor de Harvard, Ethan Bernstein, a pesquisa avalia os impactos da arquitetura de escritório aberto nas interações pessoais e via dispositivos eletrônicos entre os colaboradores de uma empresa.

Menos conversa ao vivo, mais mensagens instantâneas

Na investigação, Bernstein e seu parceiro, o também professor de Harvard Stephen Durban, acompanharam, durante seis meses, a mudança de formato de duas empresas constantes na Fortune 500 (compilação realizada pela revista Fortune com as 500 maiores organizações do mundo). As companhias foram do modelo “antigo”, com salas e divisórias, para o formato de escritório aberto.

Alguns resultados foram surpreendentemente negativos a respeito da remoção de paredes ou divisórias nas empresas. Em uma delas, após a mudança, 52 colaboradores participantes do estudo passaram a interagir 72% a menos com seus colegas. Antes do redesenho do escritório, esse contingente acumulava 5.266 minutos de interação em quinze dias. Depois da alteração, esse número caiu para somente 1.492 minutos a cada quinzena.

Assim, os pesquisadores descobriram que o open space office faz com que as pessoas conversem menos ao vivo, por medo de parecerem desocupadas. Além disso, elas optam pela comunicação por meio de serviços de mensagens instantâneas, que proporcionam mais privacidade.

E mais: o open space office traz obstáculos para a concentração dos funcionários. Como todo mundo está no mesmo recinto e o fluxo de informações é intenso, as pessoas recorrem a dispositivos para focar, como os fones de ouvido. Só que isso também causa isolamento, o que pode levar a uma queda de produtividade da empresa.

>> Infográfico: Guia para nocautear sua falta de concentração

Garantindo a produtividade no open space office

Mas vamos com calma. Se você estava pensando em reformular a arquitetura da sua empresa, transformando-a em um escritório aberto, não precisa necessariamente desistir. O estudo de Harvard apresenta riscos reais do formato, mas há medidas que ajudam a mitigá-los.

>> Leitura recomendada: Guia com dicas, estudos e tudo sobre produtividade

1 – Escolha sua ferramenta de gestão

A primeira iniciativa deve ser a adoção de uma ferramenta online de gestão. A medida é fundamental, uma vez que permite que toda a equipe compartilhe a mesma solução para se comunicar e trocar informações sobre os projetos realizados. Com ou sem divisórias, não haverá barreiras para a comunicação.

O Runrun.it, por exemplo, é um software inteligente de gestão que permite o contínuo acompanhamento de tarefas, além de integrar a comunicação, facilitar a gestão de equipes e o controle de horas trabalhadas. Além dessas vantagens, você cria um ambiente unificado para armazenamento de arquivos e definição de cronogramas relacionados a cada projeto, com prazos e metas claras. Tudo isso tornará mais simples e fácil a documentação de informações cruciais para a empresa e para seus clientes.

E, com o Dashboard customizável do Runrun.it, você, como gestor(a), pode acompanhar o status das tarefas em tempo real e contar com métricas de desempenho das pessoas. Assim, é possível identificar com facilidade qual etapa do processo precisa de atenção especial.

>> Leitura recomendada: 5 problemas de comunicação que sua empresa enfrenta

2 – Use a automação para mensurar o tempo

Como provou a pesquisa de Ethan Bernstein e de Stephen Durban, um open space office coloca muito mais distrações no dia a dia dos colaboradores. E preencher manualmente planilhas de timesheet pode ser mais um perigoso ladrão de tempo da sua equipe.

Assim sendo, a melhor forma de mensurar o tempo investido nas tarefas é por meio de um timesheet automático. Eis aí outra funcionalidade que uma plataforma de gestão do trabalho, como o Runrun.it, te oferecer. Com a solução, basta um simples “play”, “pause” e “entregar” para registrar as horas e executar as atividades. Ou seja, uma planilha que antes podia consumir meia hora, agora é resolvida em segundos.

>>Leitura recomendada: Por que adotar um timesheet automático?

3 – Tenha uma visão 360 e gestão estratégica

Para encontrar possíveis problemas e gargalos na operação da sua empresa e monitorar os desafios, é preciso ter uma visão completa do que está acontecendo. Com uma gestão 360, por exemplo, você faz o acompanhamento e a análise integrada de todas as áreas do negócio. Inclusive, com um sistema automatizado como o Runrun.it, você tem esse controle na palma da sua mão.

E, a partir do sistema de time intelligence, presente na plataforma, os gestores podem conseguir informações preciosas sobre a sua equipe e a sua empresa. Até porque, por meio da mensuração do tempo, o time intelligence reúne e organiza os dados, transformando os números em informações relevantes para embasar a tomada de decisão estratégica dos gestores.

4 – Oficialize a comunicação e alinhe os interesses individuais

No escritório aberto, como vimos, o tiro pode sair pela culatra. Na tentativa de facilitar a comunicação, o modelo faz com que as pessoas conversem menos pessoalmente e mais por mensagens instantâneas. Isso pode ser muito nocivo para a produtividade, já que se abre espaço para ruídos, mal-entendidos, etc. Com uma ferramenta online de gestão, você conseguirá eliminar esses riscos. Porque toda a comunicação acontece lá, ficando documentada e simples de ser pesquisada.

Além disso, uma plataforma como o Runrun.it propicia que as pessoas realmente trabalhem juntas. Pois se torna um ponto de convergência entre seus interesses. Assim, fica fácil esclarecer como o trabalho de cada membro está envolvido com o desenvolvimento dos projetos e contribui para atingir os objetivos. E também como as metas individuais podem se relacionar com esse objetivo geral. Esse é um processo que envolve uma definição bem transparente de responsabilidades e ajuste de expectativas. Afinal, esses são dois fatores cruciais para o engajamento da equipe.

>> Leitura recomendada: A gestão de processos vai diferenciar sua empresa

5 – Reduza as distrações digitais

Como vimos, a procrastinação é, de fato, um dos grandes perigos do open space office. É uma newsletter no e-mail sobre um assunto de interesse pessoal, são as mensagens de WhatsApp – que, em escritórios abertos, são ainda mais utilizadas -, são as espiadas no Instagram.

No entanto, para ajudar a melhorar a produtividade da equipe, as distrações digitais devem ser reduzidas. Primeiro, fazendo com que as pessoas tenham consciência do impacto que essas interrupções no andamento das tarefas causam no resultado individual e coletivo. Depois, você pode adotar a política de reservar um período diário só para distração/redes sociais. Algo como 30 ou 45 minutos, o que ajuda o time a se organizar.

Mais uma medida que contribui para escapar dessas distrações é, novamente, o uso de uma plataforma única para a comunicação do time. As equipes gerenciadas com a ajuda de uma ferramenta de gestão, como o Runrun.it, se beneficiam dessa característica. No sistema, as mensagens e a indicação de tarefas são formalizadas e facilitam a conversa entre as pessoas. O colaborador não precisa entrar no e-mail para conferir se alguma entrega foi aprovada. Ou checar o grupo de WhatsApp de um determinado projeto para ver se há uma nova demanda.

Graças a todas essas funcionalidades, o Runrun.it surge como o grande aliado da sua produtividade, seja em open space office ou no formato tradicional. Braço direitos dos gestores, o sistema agiliza os processos, organiza o fluxo de trabalho, facilita a tomada de decisão e aumenta a produtividade das pessoas em até 25%. Faça um teste grátis hoje mesmo: http://runrun.it.

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