Pense em como as pessoas se comunicam na sua empresa hoje. Reuniões, telefonemas e caixas de e-mails lotadas com históricos quilométricos. Muitos usam Slack, Hangout, Skype ou outras ferramentas que combinam mensagens e vídeo. Sem falar na infinidade de grupos de WhatsApp e arquivos compartilhados com edição em tempo real como Google Docs. A cada nova ferramenta, uma nova maneira de trocar mensagens, um novo canal para delegar ou cobrar tarefas, e uma nova forma de gerar ruídos. Essa fragmentação desenfreada da interação entre os profissionais pode acarretar problemas de comunicação que minam a produtividade e a rentabilidade da empresa.
De forma geral, as pessoas sabem quais ferramentas são mais efetivas na hora de se comunicar, e até como devem ser utilizadas. Mesmo assim, há uma significativa diferença entre o que é um consenso e o que é realmente utilizado. Um exemplo clássico é quando você precisa passar um novo trabalho urgente para um funcionário.
Por mais que haja um sistema, ou um acordo de como novos pedidos devem entrar no fluxo de trabalho, é grande a tentação de enviar uma simples mensagem de áudio para resolver instantaneamente a questão. Você sabe que essa mensagem pode se perder entre outras, que será difícil localizar a mensagem se houver diversos outros áudios e que esta é uma exceção ao padrão. Mas quando as exceções ficam mais numerosas, todo o processo corre o risco de ruir.
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Um raio X dos problemas de comunicação
Uma pesquisa recente do The Economist Intelligence Unit joga luz sobre os problemas de comunicação nas empresas. Foram entrevistadas mais de 400 pessoas em cargos executivos, de gerência e funcionários, de companhias americanas com faturamento anual a partir de US$ 10 milhões. Surgiram do estudo algumas respostas de quais seriam grandes barreiras para uma comunicação, suas causas e impacto no dia a dia dos profissionais. E você que está à frente dos negócios, prepare-se. Porque muitas causas são de responsabilidade de quem faz a gestão.
O tamanho do engano
Mais da metade dos entrevistados relacionam diretamente os problemas de comunicação com um aumento de estresse do ambiente corporativo.
- 44% dos pesquisados afirmaram que esses problemas causaram um atraso ou até o fracasso na conclusão de projetos.
- Um quarto dos executivos também disseram que as falhas de comunicação levaram ao não atingimento das metas.
Quer mais um número alarmante? 18% dos executivos responsabilizam os mal-entendidos por uma redução de aproximadamente 30% das vendas. Esses dados já são suficientes para repensar como está a comunicação interna da sua empresa.
As grandes barreiras para uma boa comunicação
1. Estilos diferentes
Esta pode ser a barreira mais relacionada à condição humana. Somos diferentes e por isso não nos entendemos sempre. E este problema intrínseco é o mais citado no estudo da The Economist Intelligence Unit e tem origem em diferenças culturais e geracionais.
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2. Mensagens cruzadas
Falando sobre problemas entre gerações, 31% dos millennials utilizam mensagens diretas de redes sociais para se comunicar profissionalmente todos os dias. Entre os baby boomers esse número cai para 12%. Obviamente, as novas gerações adotam de forma mais rápida novas tecnologias e ferramentas. Se essas ferramentas não são usadas por todos, há um gap de comunicação.
Mas como mencionamos no começo deste artigo, a comunicação difusa entre as diferentes plataformas pode ser prejudicial e dar margem a novos problemas de comunicação. Aqui neste artigo, listamos algumas metodologias e ferramentas de comunicação, e como utilizá-las para organizar a informação.
3. Quem deveria fazer isso?
Quando responsabilidades não são muito bem definidas, há choque entre expectativa e realidade. No futebol, há uma expressão “deixa que eu deixo”. No mundo corporativo é o “pensei que você ia ver isso” ou “mas isso não é da minha alçada”. O resultado é o mesmo: falha de comunicação e trabalho não realizado corretamente. Este tipo de comportamento também pode ser conhecido como efeito manada e é importante identificar quando ocorre esse fenômeno para evitar a sabotagem da sua equipe.
4. A pressa é inimiga da comunicação
A pressão do tempo também é um dos pontos levantados na pesquisa. Sob pressão, os colaboradores não informam corretamente seus pares sobre o andamento dos trabalhos. Quem está em cargo de supervisão não tem tempo para dar um feedback construtivo aos analistas e todos estão mais suscetíveis a enganos. Além da pressão elevar o nível de estresse e transformar pequenos mal-entendidos em conflitos maiores.
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5. Falta de liderança forte
Como gestor ou gestora, você já deve imaginar a importância da liderança na boa comunicação da empresa. Uma boa liderança é ponto chave para deixar muito bem explícita a responsabilidade de cada membro da equipe. Também é fundamental para que os colaboradores sigam os processos e não se percam em ferramentas diferentes. A disciplina contribui ainda para minimizar diferenças entre colegas de trabalho, que possam comprometer o resultado coletivo, além de ser necessária para contingenciar conflitos.
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Como melhorar a comunicação na sua empresa
Veja, agora, dicas simples para aprimorar o trânsito de informações com seus colaboradores:
Evite jargões e generalizações
A comunicação com a equipe deve ser clara e objetiva. Quanto mais você dá margem para interpretações diferentes, maior a chance de estilos diferentes de comunicação causarem ruído nas conversas. O diálogo claro ajuda a alinhar expectativas, metas e prazos, o que permite garantir entregas melhores.
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Defina processos
Além do workflow muito bem desenhado, cada profissional deve saber exatamente seu papel no processo. Mais do que isso, devem saber qual o papel de seus colegas. Plataformas de gestão do trabalho contribuem e muito com essas definições cruciais em um ambiente de trabalho. No Runrun.it, por exemplo, cada tarefa que é criada no sistema está atrelada a um responsável. A equipe de um projeto sabe exatamente qual parte do trabalho está destinada a qual profissional e você, como gestor(a), acompanha o andamento do processo em tempo real.
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Centralize a comunicação
Fuja da armadilha da comunicação difusa com um sistema de gestão integrado e unificado. No Runrun.it, toda comunicação é formalizada e documentada em um único ambiente digital. A distribuição de demandas é feita pelo sistema, os líderes podem alterar prioridades e automaticamente informar os envolvidos. Além disso, todos sabem onde encontrar os documentos necessários para o desenvolvimento do trabalho. Chega de procurar aquele e-mail que continha uma planilha que alguém enviou. Com a plataforma, você tem um depositório de arquivos relacionados aos projetos.
Inicie uma nova fase na sua empresa
A melhoria da comunicação é uma das vantagens de se contar com uma plataforma de gestão automatizada como o Runrun.it. A ferramentas minimiza problemas de comunicação e contribui para o ganho de performance e rentabilidade da sua empresa. Além de promover o aumento da produtividade das pessoas em até 25%. Conheça mais sobre esta forma de organizar e gerir seu negócio e faça um teste grátis agora: http://runrun.it
