O monitorado não sai caro: dicas para melhorar a relação “orçado x realizado” da sua empresa

O monitorado não sai caro: dicas para melhorar a relação “orçado x realizado” da sua empresa

Como gestor(a), você deve saber bem que na relação orçado x realizado pode existir um abismo. Muita coisa pode acontecer entre aquilo que foi planejado e o que está sendo executado, de modo a transformar a gestão de um projeto em um verdadeiro caos, acarretando prejuízos e desperdícios de tempo. Isto, claro, quando você acompanha essa execução. Porque é frequente o caso de empresas que só depois percebem que a realidade pode ser muito diferente daquilo que foi projetado. E como fazer para que as realizações estejam de acordo com as previsões? Como tocar a gestão para que o combinado não saia caro? É do que falaremos neste artigo.

Trata-se de gestão orçamentária, sem dúvida, mas não só disso. Para garantir a melhor relação orçado x realizado, é preciso cuidar atentamente de todos os processos envolvidos: gestão de projetos, de custos, de equipes, acompanhamento de tarefas, e por aí vai. Porque não adianta ficar só de olho nos gastos se a equipe está investindo tempo demais nas tarefas erradas, certo? Isso pode trazer problemas e contratempos sérios para o caixa da empresa.

>> Leitura recomendada: Ebook Gestão Orçamentária e de Projetos

Retomando o conceito de gestão orçamentária…

Aqui, trataremos mais especificamente da gestão orçamentária. Você ainda pode fazê-la intuitivamente, mas é fundamental entender como outras empresas estruturam esse processo – que deve ser contínuo – para aplicar no seu negócio.

Na relação orçado x realizado, a parte do “orçado” refere-se a quando sua empresa planeja o futuro. De forma geral, é o momento em que ela projeta o quanto espera faturar e gastar no próximo ano, o fluxo de caixa, etc.

A partir daí, definem-se as ações para que esses resultados sejam atingidos – e vai se estabelecendo o “realizado” daquele binômio. Por meio da gestão orçamentária, os gestores acompanham periodicamente (por mês, no geral) os resultados. Assim, conseguem saber se as coisas estão conforme o planejado ou se será preciso alterar os planos.

De acordo com este artigo do blog da empresa de planejamento e controladoria Treasy, podemos dividir a gestão orçamentária nas seguintes etapas:

  • Planejamento orçamentário
  • Simulações de cenários
  • Acompanhamento orçamentário (o tema deste post)
  • Revisões orçamentárias

 

Este conjunto pode seguir o seguinte fluxo. De início, elabora-se o orçamento para um projeto específico. Então, parte-se para as simulações, ou análises de cenário; é aqui que o orçamento deverá ou não ser aprovado. Caso não seja, será preciso refazê-lo, voltando-se à primeira etapa. Se for aprovado, passa-se ao acompanhamento da execução do orçamento – do que é realizado.

>> Leitura recomendada: Como fazer um modelo de projeto

A importância de controlar o orçamento

Uma forma de garantir que não existam surpresas na relação orçado x realizado é adotar uma plataforma de gestão. Porque a ferramenta permite que você tenha uma visão completa do fluxo de trabalho, de modo que você consiga observar em tempo real o andamento das tarefas de cada colaborador e o tempo investido nos projetos. Um exemplo é o Runrun.it, que coloca o controle do fluxo de trabalho na ponta dos seus dedos e ao alcance dos olhos, para que você entenda se as ações estão de acordo com o planejado.

E quando esse acompanhamento orçamentário é bem realizado, sua empresa só tem a ganhar. Veja cinco benefícios que a sua gestão pode conseguir:

1. Estabelecimento de metas

Sem metas claras e desafiadoras para uma utilização mais inteligente dos recursos, fica mais difícil aumentar os ganhos da empresa. A gestão orçamentária contribui para a tomada de decisões sobre a redução de custos e despesas. E, com a otimização dos recursos, é possível orientar esforços (financeiros) para novos canais de venda ou mercados.

Uma ferramenta como o Runrun.it é muito útil neste momento, porque a plataforma mostra claramente as metas definidas, as previsões de entrega e se uma tarefa está atrasada, ou dentro do programado.

>> Leitura recomendada: Por que a gestão por resultados é importante?

2. Compartilhamento da responsabilidade

Uma vez que os gestores estão envolvidos na elaboração do planejamento orçamentário, passam a ser também responsáveis diretos pelas metas e objetivos que eles mesmos estabeleceram.

Esse é o famoso conceito de orçamento colaborativo, sobre o qual você lê neste artigo também do Treasy. Assim, a própria metodologia passa a gerar naturalmente uma maior integração dos gestores com a definição clara dos papéis e responsabilidades. Aqui também o Runrun.it tem papel importante, pois facilita a atribuição de tarefas e o acompanhamento da realização por cada componente da equipe.

3. Criação de uma base histórica de informações

A médio e longo prazo, a adoção da gestão orçamentária leva à criação de uma base de dados, que é naturalmente incrementada com o passar dos meses e anos. Esta base fornece informações importantes sobre os comportamentos das receitas e despesas da empresa. Isso proporciona ganho de agilidade na elaboração dos próximos orçamentos, além de todo o aprendizado acumulado.

Eis outro ponto para o qual o Runrun.it oferece uma contribuição valiosa. Porque a ferramenta funciona como repositório de informações de projetos específicos, centralizando os dados para que você consiga acompanhar a relação orçado x realizado com mais precisão.

>> Leitura recomendada: Metodologia ágil: um presente para a gestão

4. Indicadores de desempenho simples e acessíveis

Como gestor(a), você deve saber o quão importantes são os KPIs (Key Performance Indicators). Com uma gestão orçamentária sólida, você acessa dados cruciais para compilar esses indicadores de desempenho, que tanto ajudam a empresa a medir se ela está caminhando para atingir os objetivos traçados. Estes indicadores são fundamentais tanto para análise do Planejado x Realizado x Histórico (ano anterior) quanto para comparação de despesas e receitas similares de áreas diferentes

E você pode contar novamente com o Runrun.it. Afinal, organização e monitoramento são as bases da ferramenta, que foi desenvolvida para que gestores e colaboradores priorizem tarefas e tomem pulso do que está acontecendo na empresa. Tudo em tempo real. Além disso, a plataforma gera indicadores por meio de relatórios de tempo investido pelos colaboradores e de custos de cada projeto.

>> Leitura recomendada: Gráfico de Gantt para a gestão de projetos

5. Rápida identificação e correção de desvios

O orçamento empresarial é a tradução do plano estratégico em números. E, como todo plano, mudanças podem (e vão) acontecer. A ocorrência de desvios orçamentários não chega a ser um problema.

O problema real é não realizar a rápida identificação destes desvios, para prover o tratamento adequado, atuar efetivamente sobre a causa ou mesmo criando planos de ação para corrigir e recuperar as perdas. O Runrun.it também te ajuda a responder rapidamente nesse ponto. No novo dashboard da ferramenta, você encontra essa visão amplificada, com todas as informações em apenas uma única tela. Com isso, pode tomar decisões com mais precisão e agilidade.

>> Leitura recomendada: Conheça o ciclo PDCA para melhorar sua gestão

Uma análise orçado x realizado faz toda a diferença

Um relatório atualizado constantemente pode ser de grande utilidade para seu monitoramento orçamentário. Um documento que apresenta, com clareza, o orçado e o efetivamente gasto com um projeto. O Runrun.it oferece essa possibilidade em reports, atualizados automaticamente com todos os recursos investidos nas tarefas, as horas trabalhadas e o custo dos projetos.

Na tela de um projeto, você conta com a visualização Dashboard e pode incluir o orçamento previsto, com um controle preditivo de custo. Então, a partir das tarefas registradas no projeto, o sistema calcula o custo e analisa se o projeto ultrapassará ou não a estimativa de entrega e o orçamento estipulado.

Análise de custos

Já na parte de relatórios (na aba lateral à esquerda), você tem a opção do relatório por custos. Com ele, você consegue ver a relação de horas, custo e projeto. Entre os dados obtidos, você tem o valor do orçamento do cliente no período selecionado e o custo relativo às tarefas trabalhadas no mesmo intervalo. Também pode enxergar o orçamento total e o custo do projeto, com o status orçamentário mostrando se o valor está dentro ou ultrapassou o limite.

Custo de projetos

Ferramenta de automação para a sua gestão orçamentária

O Runrun.it é a ferramenta ideal para garantir a melhor relação orçado x realizado. O sistema é colaborativo e traz todos os componentes necessários para a gestão do trabalho. Pode se adaptar a vários tipos de rotinas, áreas e segmentos de empresas. Ao falar especificamente da gestão do tempo, a plataforma permite que você registre o horário de trabalho e o tempo estimado para desenvolver as atividades.

O sistema também avisa se um projeto tende a atrasar. Com tudo isso, você pode aumentar a produtividade da sua equipe em até 25% – é como se você tivesse uma folha de pagamento 25% mais barata. Ou seja, o monitorado não sai caro – e os resultados melhoram. Faça um teste grátis agora mesmo: http://runrun.it

Gif_Signup-1-1-3

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios estão marcados com *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>