Orçado x realizado: você acompanha sua rentabilidade e de seus clientes?

Orçado x realizado: você acompanha sua rentabilidade e de seus clientes?

Na relação orçado x realizado, a parte do “orçado” refere-se a quando sua empresa planeja o futuro. De forma geral, é o momento em que ela projeta o quanto espera faturar e gastar no próximo ano, o fluxo de caixa, etc. A partir daí, definem-se as ações para que esses resultados sejam atingidos – e vai se estabelecendo o “realizado”, que é fundamental para uma boa gestão financeira. 

Porém, o orçado x realizado também aparece quando falamos na análise de rentabilidade dos seus clientes, já que para garantir que os projetos desenvolvidos estão sendo lucrativos e que todos os custos operacionais estão sendo cobertos, é necessário realizar um acompanhamento constante das métricas e indicadores financeiros. 

Além disso, a atualização ou renegociação de contratos com clientes acaba também fazendo parte desse momento, já que pode haver uma nova negociação por aumento do escopo do trabalho, ou mesmo por eventuais crises, como a que estamos vivendo em 2020, por conta da pandemia do novo coronavírus. 

Pensando nisso, é fundamental que você saiba a rentabilidade de um determinado cliente, o quanto da sua margem de lucro você pode abrir mão, quantas horas a sua equipe investe nos projetos e o quanto isso representa de custo. Ou seja, as informações vitais para garantir que você não está pagando para trabalhar. E é sobre isso que vamos falar nesse post:

 

Gestão orçamentária 

Como gestor(a), você deve saber bem que na relação orçado x realizado pode existir um abismo. Muita coisa pode acontecer entre aquilo que foi planejado e o que está sendo executado, de modo a transformar a gestão de um projeto em um verdadeiro caos, acarretando prejuízos e desperdícios de tempo. Isto, claro, quando você acompanha essa execução. Porque é frequente o caso de empresas que só depois percebem que a realidade pode ser muito diferente daquilo que foi projetado.

É claro que existem clientes estratégicos e que precisam ser avaliados além dos resultados financeiros. O ponto que queremos abordar hoje é a necessidade de obter informações relevantes nessa área financeira para tomar a decisão de manter ou não um cliente de forma consciente, em vez de ficar indagando em todo fechamento de mês porque tanto trabalho e tempo investido não se reverte em lucro para a empresa. 

A discussão da rentabilidade começa no preço cobrado pelo serviços. Nesses casos, você pode comercializar projetos com escopo fechado, um fee mensal por um pacote de serviços ou as horas investidas em um projeto. Acreditamos que a melhor forma é justamente a última (por horas investidas), justamente porque elas podem ser facilmente mensuradas através de um timesheet e convertidas em custo de produção, quando atreladas ao valor hora/homem dos colaboradores envolvidos no projeto. 

Depois que o preço e o escopo do projeto foi definido e acordado com o cliente, você precisa sempre mantê-lo em mente para realizar comparativos entre o orçado x realizado para analisar a rentabilidade. 

De acordo com este artigo do blog da empresa de planejamento e controladoria Treasy, podemos dividir a gestão orçamentária nas seguintes etapas:

  • Planejamento orçamentário
  • Simulações de cenários
  • Acompanhamento orçamentário (o tema deste post)
  • Revisões orçamentárias
 

Este conjunto pode seguir o seguinte fluxo. De início, elabora-se o orçamento para um projeto específico. Então, parte-se para as simulações, ou análises de cenário; é aqui que o orçamento deverá ou não ser aprovado. Caso não seja, será preciso refazê-lo, voltando-se à primeira etapa. Se for aprovado, passa-se ao acompanhamento da execução do orçamento – do que é realizado.

>>Leitura recomendada: Aprenda a calcular índices de rentabilidade!

Porque é importante controlar o orçado x realizado 

Uma forma de garantir que não existam surpresas na relação orçado x realizado é adotar uma plataforma de gestão. Porque a ferramenta permite que você tenha uma visão completa do fluxo de trabalho, de modo que você consiga observar em tempo real o andamento das tarefas de cada colaborador e o tempo investido nos projetos. Quando esse acompanhamento orçamentário é bem realizado, sua empresa só tem a ganhar. Veja cinco benefícios que a sua gestão pode conseguir:

1. Estabelecimento de metas

Sem metas claras e desafiadoras para uma utilização mais inteligente dos recursos, fica mais difícil aumentar os ganhos da empresa. A gestão orçamentária contribui para a tomada de decisão sobre a redução de custos e despesas. E, com a otimização dos recursos, é possível orientar esforços (financeiros) para novos canais de venda ou mercados.

Além disso, o acompanhamento do orçado x realizado dos seus clientes auxilia no momento de possíveis renegociações, já que você terá mais claro quais são as metas que você deseja alcançar e o quanto de lucro ou de horas investidas você pode disponibilizar para o seu cliente. 

2. Compartilhamento da responsabilidade

Uma vez que os gestores estão envolvidos na elaboração do planejamento orçamentário, passam a ser também responsáveis diretos pelas metas e objetivos que eles mesmos estabeleceram.

Esse é o famoso conceito de orçamento colaborativo. Assim, a própria metodologia passa a gerar naturalmente uma maior integração dos gestores com a definição clara dos papéis e responsabilidades, o que facilita a entrega de projetos

3. Criação de uma base histórica de informações

A médio e longo prazo, a adoção da gestão orçamentária leva à criação de uma base de dados, que é naturalmente incrementada com o passar dos meses e anos. Esta base fornece informações importantes sobre os comportamentos das receitas e despesas da empresa. Isso proporciona ganho de agilidade na elaboração dos próximos orçamentos, além de todo o aprendizado acumulado.

4. Indicadores de desempenho simples e acessíveis

Como gestor(a), você deve saber o quão importantes são os KPIs (do inglês Key Performance Indicators, ou indicadores-chave de desempenho). Com uma gestão orçamentária sólida, você acessa dados cruciais para compilar esses indicadores de desempenho, que tanto ajudam a empresa a medir se ela está caminhando para atingir os objetivos traçados. 

Estes indicadores são fundamentais tanto para análise do Planejado x Realizado x Histórico (ano anterior) quanto para comparação de despesas e receitas similares de áreas diferentes

5. Rápida identificação e correção de desvios

O orçamento empresarial é a tradução do plano estratégico em números. E, como todo plano, mudanças podem (e vão) acontecer. A ocorrência de desvios orçamentários não chega a ser um problema.

O problema real é não realizar a rápida identificação destes desvios, para prover o tratamento adequado, atuar efetivamente sobre a causa ou mesmo criando planos de ação para corrigir e recuperar as perdas. 

Por isso, é muito importante acompanhar ao longo do desenvolvimento dos projetos se as horas ou o custo não está ultrapassando o orçado, evitando assim possíveis perdas. Além disso, essas informações acumuladas ao longo do tempo auxiliam na hora de elaborar com seus clientes uma nova proposta, para negociar melhor o que é gasto em refações, por exemplo. 

>>Leitura recomendada: Precificação de serviços: a chave para aumentar os lucros da sua empresa

Relatório automatizado de orçado x realizado

O Runrun.it é uma plataforma de gestão do trabalho, que te permite analisar o custo ou investimento em horas através de um relatório automatizado. 

Como o próprio nome já diz, o relatório de Orçado vs. Realizado, te permite enxergar em horas e custos o quanto era esperado de esforço ou horas ou custo de produção e o quanto foi de fato realizado. 

No gif abaixo você pode acompanhar uma simulação dos resultados em custo. Observe que na aba “Diferença em custo”, os números em vermelho indicam que houve prejuízo naquele determinado mês, para os clientes indicados, porque o custo efetivo foi maior do que o orçado.

Dessa forma, através dos dados obtidos pelo relatório, você consegue acompanhar de perto a saúde financeira dos seus clientes e tomar decisões conscientes para manter a sua empresa rodando! 

>> Leitura recomendada: Software de gestão: 10 perguntas para fazer antes de escolher

Ferramenta de gestão de projetos e custos 

O Runrun.it é uma plataforma completa de gestão, na qual você poderá acompanhar em tempo real os projetos dos seus clientes, avaliando a quantidade de horas que foram investidas pela sua equipe em cada uma das demandas e também o custo que aquele projeto teve. Além do relatório de Orçado vs Realizado que você já conheceu acima, o Runrun.it também dispõe de uma série de outros relatórios para que você faça a análise completa da empresa e também da sua equipe, de forma clara e transparente – independente de onde vocês estejam! Crie sua conta grátis agora: https://runrun.it

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