A gestão de demandas é o processo de organização e distribuição de tarefas no fluxo de trabalho da equipe. A cada entrega e pedidos de clientes, novas demandas são encaixadas no dia a dia das pessoas. Por isso existe cada vez mais uma exigência para que a gestão de trabalho da empresa seja feita de forma padronizada e ágil.
Continue lendo para saber como fazer uma melhor administração da demanda interna e externa da sua empresa, com recursos e ferramentas de gestão que agilizam os processos na sua rotina.
- O que é gestão de demandas?
- Consequências da má gestão de demandas
- Vantagens da gestão de demandas
- Gestão de demandas automatizada
O que é gestão de demandas?
Gestão de demandas é qualquer atividade que tenha como objetivo atender a alguma solicitação de clientes externos ou internos. Os inputs gerados pela troca de e-mails, em reuniões ou que chegam por gerenciadores de trabalho como o Runrun.it são somados às responsabilidades da equipe por grau de urgência e/ou prioridade. Por isso, a gestão de demanda ágil também tem o compromisso de:
- Manter o volume de tarefas coerente com a capacidade de execução da empresa;
- Oferecer soluções aos gestores quando há maior demanda de trabalho;
- Garantir a ordem das entregas para que quem coloca a mão na massa não fique constantemente sendo multitarefa; e
- Garantir que as informações não se percam e o escopo da entrega se mantenha alinhado.
Devido a essas necessidades, é cada vez mais comum o uso da automação de processos para agilizar a gestão de demandas, mas ainda assim métodos artesanais como e-mail e planilhas são utilizados para formalização e controle de tarefas.
Diferença entre gestão de demanda interna e externa
As demandas de solicitações podem acontecer tanto de forma interna como externa, sendo que:
- Demandas internas: estão ligadas às necessidades da organização em produzir uma entrega de valor interno, são exemplos: adoção de novas ferramentas de trabalho, treinamentos, acordos comerciais, etc.
- Demandas externas: se referem a solicitações de clientes externos ligados ao core business da sua empresa.
Em ambos os casos, você pode utilizar o e-mail para formalizar esses pedidos, mas para agilizar a gestão de demandas, os formulários de solicitação do Runrun.it coletam as informações necessárias para o gestor de projetos gerenciar as novas demandas que chegam.
Consequências da má gestão de demandas
Se o acompanhamento consistente das suas demandas te permite gerar mais oportunidades para o seu negócio, então os riscos pela falta de administração do que chega, o que está acontecendo e do que é entregue, por outro lado, podem ser graves como:
- Decisões ruins tomadas no calor do momento que desconsideram custos, tempo e capacidade de uma entrega. Muitas vezes isso é culpa da falta de visibilidade desses fatores;
- Perda de tempo gerenciando informações que deveriam sido centralizadas levando em consideração a necessidade de acessá-las durante a execução;
- Informações imprecisas pela falta de padronização, cada um faz do seu jeito e não o ideal para a equipe;
- Sobrecarga de refação e de trabalho. Neste caso, um pode ser consequência do outro, que por sua vez é o reflexo dos problemas anteriores;
- Perda de arquivos pela falta de centralização (e porque não perda de talentos e clientes pela bagunça generalizada);
- Falta de clareza sobre as reais fortalezas e fraquezas do negócio que só são mapeadas com o gerenciamento claro do que está acontecendo.
Os prejuízos da falta de gestão de demandas abrangem muitas áreas, enquanto um problema gera outro desafio, a raiz dessa bola de neve é que as empresas reduzem a importância da função querendo fazer algo importante de maneira pouco estratégica.
>> Como implementar a metodologia de gestão ágil em projetos na sua equipe
Vantagens da gestão de demandas
Qual é o caminho para fazer uma gestão de demandas que de fato melhore a credibilidade da empresa para clientes e funcionários? Neste tópico levantamos as vantagens e boas práticas para aperfeiçoar o seu fluxo de trabalho.
1. Identificar melhorias de processos
Quando as entregas estão acontecendo, o foco da equipe é concluir com a máxima qualidade as suas tarefas e com isso melhorias no processo podem passar despercebidos. Assim, quando existe uma gestão de demandas ágil, ou seja, momentos em que as entregas são avaliadas ponto a ponto, melhorias nos processos podem ser identificadas.
Além de ágil, a automação ajuda nessa identificação, pois todo o processo está disponível em uma plataforma digital como o Runrun.it, permitindo ver os recursos, tomadas de decisões e caminho da entrega.
2. Processos de trabalho mais assertivos
Com uma gestão de tarefas baseada em melhorias, a sua equipe constantemente desenvolve um processo de trabalho mais ágil. Ou seja: elimina burocracias desnecessárias; envolve só quem realmente precisa na demanda; não deixa tarefas sem donos e stakeholders definidos; estabelece prazos mais realistas e as etapas do workflow são desenhadas de forma coerente com o dia a dia.
3. Redução de falhas
Devido ao controle de qualidade promovido com a eficiência dos processos, existe uma previsibilidade maior de pontos complexos e vulneráveis das entregas que podem acarretar falhas e atrasos. Em vista disso, ações podem ser previamente elaboradas para reverter cenários de erros.
Em resumo, podemos considerar que outras vantagens da gestão de demandas são:
Gestão de demandas automatizada
Como vimos, a gestão de demandas traz benefícios importantes para a credibilidade do negócio e quando relacionada com avanços tecnológicos pode potencializar ainda mais a redução de custos e eficiência das entregas.
Isso porque somente planilhas e e-mails geram lentidão na gestão de demandas e ao diálogo entre a equipe, e ocasionam perda de informações, por isso nada melhor do que adotar ferramentas como o Runrun.it para tornar a sua comunicação mais eficiente.
Use o Runrun.it para melhorar a gestão de demandas
Para assumir o controle das demandas, das tarefas e do fluxo de trabalho, o Runrun.it se baseia no método de gestão à vista para manter uma estrutura transparente. Com ela, tanto o processo quanto os indicadores de desempenho das entregas ficam ao alcance dos funcionários.
No caso do processo, essa visibilidade no Runrun.it é resultado do Quadro, um kanban que ajuda a otimizar os processos com um painel que mostra o progresso de cada atividade e os seus responsáveis por meio de cartões. Com o sistema, de maneira visual, prática e utilizando poucos recursos, pode-se acompanhar a execução dos projetos.
Justamente essa visualização elimina um dos principais vilões da falta de gestão de demandas, que é a falta de integração, impossibilitando que os responsáveis pela entrega tenham a visão do todo a seu alcance. Assim, gerenciadores de projetos centralizam as informações e facilitam o compartilhamento das mesmas.
Além disso, vale destacar que, com a falta de colaboração e compartilhamento de arquivos, as pessoas perdem quase 20% do tempo procurando informações internas ou buscando colegas que possam ajudar em atividades específicas, segundo pesquisa da McKinsey. No entanto, todos esses prejuízos podem ser evitados e compensados com a utilização de uma ferramenta inteligente e colaborativa de gestão de demandas como o Runrun.it. Teste agora: https://runrun.it
