Planilha de horas trabalhadas automatizada – O jeito certo de controlar o tempo na sua empresa

Planilha de horas trabalhadas automatizada – O jeito certo de controlar o tempo na sua empresa

Vivemos em uma era de transparência na relação entre empregador e colaborador, e da valorização das informações para uma boa gestão. Então, adotar uma planilha de horas trabalhadas parece uma decisão perfeita. Mas quando você decide coletar esses dados tão importantes para a empresa, pode fazer do jeito antigo, ou com tecnologia. Baixar planilhas e preenchê-las manualmente fará muitos profissionais consumirem seu tempo de forma trabalhosa, não estratégica e pouco produtiva. Uma máquina de ponto recolherá apenas um dos diversos dados de que sua empresa precisa. E uma coisa é certa: o controle de horas trabalhadas não deve tomar tempo da sua equipe. A solução é contar com um sistema para automatizar essa e outras tarefas.

>> Leitura recomendada: 5 dicas para o controle de horas trabalhadas

Mas por que fazer uma planilha, mesmo?

Fazer uma planilha de horas trabalhadas não é uma opção. Primeiro, é uma questão obrigatória para cumprir com determinações da Consolidação das Leis Trabalhistas – a famigerada CLT. O registro do tempo de trabalho é uma proteção para empresários e para funcionários.

A CLT era categórica, colocando sob responsabilidade do empregador o registro de horas trabalhadas de cada colaborador, no caso de empresas com mais de 10 trabalhadores. O registro pode ser manual, mecânico ou eletrônico, segundo a lei. Na reforma trabalhista que entrou em vigor em novembro de 2017, essa determinação foi condicionada a acordos entre empresas e os sindicatos profissionais.

Mesmo com a obrigatoriedade podendo ser derrubada por uma definição específica do setor, diversas questões fiscais, financeiras e jurídicas estão relacionadas com o gerenciamento de horas. Então, se você não faz esse controle na sua empresa, apenas essa primeira razão já basta para adotar a prática.

Mas vamos apresentar aqui outras razões e, principalmente, formas ágeis de obter uma planilha de controle de horas. Porque esse trabalho vai muito além de bater o ponto e pode fornecer subsídio para análises fundamentais para o seu negócio.

1) Saiba quanto tempo é investido em cada projeto

Não é só uma questão de saber se a pessoa está trabalhando o número correto de horas. Com a informação de qual tarefa ele está realizando, você consegue extrair dados valiosos. A partir de quanto tempo é investido pela equipe em cada projeto, você pode equalizar a precificação de projetos futuros, planejar a entrada de novas demandas e avaliar como a equipe irá absorver o trabalho.

Com um software inteligente de gestão do trabalho, você pode automatizar essa atividade e conseguir todos os números de que a sua empresa precisa. O Runrun.it, por exemplo, conta com o Dashboard com métricas de desempenho e alocação do tempo em uma única tela e em tempo real.

2) Mapeie a rentabilidade de cada cliente

Com o número de horas dedicadas, é possível cruzar essa informação com o faturamento e os custos gerados por cliente. Você visualiza claramente se aquele cliente que suga a energia da sua equipe está pagando corretamente por isso, ou se compromete o seu modelo de negócio. Em quem você deve investir mais tempo e quem você deve cortar da sua carteira de clientes. Leia aqui sobre como tornar os clientes mais rentáveis.

Neste caso, novamente, uma ferramenta estratégica como o Runrun.it é fundamental para o seu negócio. Pois permite monitorar os custos dos projetos através das horas investidas dos colaboradores. Com isso, você tem uma visão completa se os seus clientes valem o investimento atual de tempo e o esforço, ou se é necessário uma mudança na gestão para aumentar a rentabilidade.

3) Descubra como aumentar a produtividade da equipe

Se alguém desempenha uma tarefa em um tempo menor do que os outros, por exemplo, esse colaborador está fazendo algo de diferente. Ao monitorar as horas trabalhadas, é possível reconhecer práticas que melhoram o desempenho e replicá-las em toda equipe. Ou seja, é possível priorizar, organizando uma agenda das tarefas mais importantes e eliminando gargalos na operação.

Com uma plataforma como o Runrun.it, os gestores conseguem priorizar as demandas na lista de atividades de cada colaborador, e de acordo com a sua importância. Com isso, é possível tornar a rotina mais produtiva, com entregas assertivas e otimizando a sua operação.

>> Leitura recomendada: Priorização para se dedicar ao que realmente importa

4) Evolua o fluxo de trabalho

As informações geradas por planilhas automatizadas de controle de horas viabilizam a melhoria contínua do workflow. Assim, as tarefas poderão ser organizadas para uma melhor divisão do trabalho entre os colaboradores, e, consequentemente, para uma melhor distribuição do tempo.

Para estruturar seus projetos, seu fluxo de trabalho e suas tarefas, conte com o Runrun.it. Com a ferramenta, você pode criar sequências de responsáveis, adicionar seguidores, pedir aprovação de tarefas e facilitar a comunicação com as pessoas. O que tornar a sua gestão muito mais ágil, sem burocratizar e evitando a microgestão.

>> Leitura recomendada: Como tornar seu fluxo de trabalho eficiente

Planilha na gestão à vista

Assumir o controle de como o tempo é utilizado individualmente faz parte de estratégias e modelos de gestão que já foram assunto aqui no blog. E um desses tópicos é a gestão à vista.

A pedra fundamental desse modelo é formar e manter uma estrutura transparente. Como? Deixando acessível a todos os funcionários e colaboradores informações importantes sobre o desempenho da empresa e de seus setores. Com as metas e resultados sendo compartilhados, equipes podem se cobrar e aumentar a produtividade geral.

Como você pode conferir neste texto do blog sobre gestão à vista, um dos pontos para implementar o modelo é a utilização de bons indicadores de desempenho. E os relatórios extraídos de uma planilha de horas trabalhadas é, sem dúvida, um indicador chave. Com uma plataforma de gestão, como o Runrun.it, os dados coletados com base no tempo investido pelas pessoas podem fomentar gráficos e análises. Assim, é possível ver a carga de trabalho das pessoas, quantas tarefas abertas existem para a equipe, quantas estão sendo trabalhadas, entre outras métricas, que são compartilhadas com todos.

Planilha no data driven business

Outro modelo que se beneficia da planilha de horas trabalhadas é o data driven business, ou o negócio guiado por dados. Como mencionamos neste artigo, essa forma de se orientar por números contribui e muito para a tomada de decisão.

A equipe deve estar ciente da importância dos dados e do peso que eles têm para alcançar o sucesso. Então, é preciso levantar os KPIs que definem sua performance, qualidade, capacidade e resultados estratégicos, como a planilha de horas trabalhadas. Tudo isso porque, no data driven business, não há espaço para achismos, feeling ou convicções. É necessário estar muito bem fundamentado por relatórios e análises contundentes.

Planilha na gestão ágil

E não poderíamos deixar de lembrar um dos quatro valores do manifesto ágil: “software funcional é mais importante do que documentação abrangente”. Em outras palavras, a recomendação é fugir da burocratização e contar com sistemas que simplificam e agilizam todo o processo. Isso vai de encontro com a adoção de plataformas de gestão. O Runrun.it, por exemplo, permite esse controle da planilha de horas trabalhadas de forma intuitiva e fácil de alimentar. Os colaboradores dão “play”, pausam e entregam as tarefas, e o sistema se encarrega de processar os dados e gerar relatórios com o que você precisa saber para tomar a decisão certa.

E, se você ainda não aplicou a gestão ágil nos seus negócios, vale uma leitura sobre a metodologia ágil aqui mesmo no blog.

Automatize já sua planilha de horas trabalhadas

Você sabe que a gestão do tempo das pessoas e das horas trabalhadas é essencial para a sua empresa. Também sabe que fazer, manualmente, irá consumir o tempo de profissionais. Enquanto eles poderiam desempenhar tarefas mais estratégicas e conseguir melhores resultados para o seu negócio. Então descubra como é mais fácil fazer esse controle e mensuração com o Runrun.it.

Conte com funcionalidades como o timesheet automático para registrar as horas dedicadas a cada projeto, e o Dashboard para monitorar de forma estratégica as métricas de desempenho e a alocação do tempo. Faça um teste grátis hoje mesmo: http://runrun.it

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