Planilha de horas trabalhadas: como gerenciar o tempo da sua equipe?

Planilha de horas trabalhadas: como gerenciar o tempo da sua equipe?

A planilha de horas trabalhadas serve para registrar o esforço que os profissionais investem em cada tarefa ou projeto. Com ela, os gestores conseguem saber como o tempo da equipe está sendo investido e, ainda, mapear custos por projeto ou por cliente.

Por exemplo, você sabe dizer quanto tempo a sua equipe leva para concluir uma tarefa? Ou quando ela estará disponível para começar um novo projeto? E mais, qual a rentabilidade de cada um dos seus clientes?

Se você está perdido com todas essas perguntas, talvez seja a hora de adotar uma planilha de horas trabalhadas na sua empresa.

Neste artigo você vai encontrar um modelo de planilha de horas trabalhadas para download e irá aprender como aplicá-la na sua gestão.

Vamos começar?

 

Como usar uma planilha de horas trabalhadas

Comece reunindo os dados importantes dos seus colaboradores: jornada e valor da hora/homem. Com isso, você saberá quanto tempo eles vão poder trabalhar em cada projeto por dia, ou por semana, e quanto esse esforço irá custar.

Conforme forem chegando os projetos, você distribui as demandas através da planilha, de acordo com a função de cada colaborador. Dessa forma, as demandas ficam organizadas e visíveis para todos.

A equipe deverá registrar na planilha de horas trabalhadas quanto tempo foi investido em cada tarefa, de cada projeto e cliente, em cada dia do mês.

Com isso em mãos, você terá dados concretos sobre quais são os envolvidos com determinado projeto, em qual data eles começaram a trabalhar nas tarefas, quanto tempo cada etapa levou, se houve retrabalho.

A cada mês, os relatórios servirão de ferramenta para você analisar a alocação de horas e a rentabilidade de cada projeto e cliente.

Com essa planilha, você consegue obter:

  • Relatório automático de horas por responsável;
  • Relatório automático de horas por projeto;
  • Relatório automático de custo por projeto.
 

Baixe o modelo de planilha de horas trabalhadas que disponibilizamos:

Modelo de planilha de horas trabalhadas, clique para baixar

Se você não se convenceu, vamos apresentar aqui outras razões e, principalmente, formas ágeis de obter uma planilha de controle de horas. Porque esse trabalho vai muito além de bater o ponto e pode fornecer subsídio para análises fundamentais para o seu negócio.

1. Saiba quanto tempo é investido em cada projeto

Não é sobre microgerenciamento e nem é só uma questão de saber se a pessoa está trabalhando o número correto de horas. Com a informação de qual tarefa ele está realizando, você consegue extrair dados valiosos. 

Entender quais são os drenos de produtividade entre as tarefas executadas pela equipe. Será que fazem reuniões demais? Será que estão gastando muito tempo em refações? Será que o deslocamento para a visita a clientes está custando mais do que o cliente paga pelo atendimento?

A partir de quanto tempo é investido pela equipe em cada projeto, você pode equalizar a precificação de projetos futuros, planejar a entrada de novas demandas e avaliar como a equipe irá absorver o trabalho.

2. Conheça o seu lead time

Utilizando uma planilha de horas trabalhadas você consegue acompanhar quanto uma demanda demora para ser entregue de ponta a ponta, desde que chegou na sua área ou empresa até a aprovação do cliente (interno ou externo).

3.  Planeje-se melhor 

Sabendo a média de tempo que cada tipo de tarefa demora para ser executada fica muito mais simples fazer um planejamento em que os prazos de entrega sejam sensatos e verossímeis.

4. Mapeie a rentabilidade de cada cliente

Com o número de horas dedicadas, é possível cruzar essa informação com o faturamento e os custos gerados por cliente. 

Você visualiza claramente se aquele cliente que suga a energia da sua equipe está pagando corretamente por isso ou se compromete o seu modelo de negócio. Também entende em qual você deve investir mais tempo e quem você deve cortar da sua carteira de clientes.

Vamos supor que o Cliente A demandou 28 horas de trabalho e teve um projeto no mês. Já o Cliente B tomou 15 horas e teve três projetos. Porém, o Cliente A custou R$ 1.500,00 no mês, mas o Cliente B custou o dobro, R$ 3.000,00. Por que isso aconteceu?

Ao combinar os dados do Relatório de Horas por Projeto com o Custo por Projeto da planilha, será possível observar que, apesar do Cliente A ter demandado mais horas de trabalho, apenas duas pessoas trabalharam em um único projeto dele e com valor hora/homem inferior ao das quatro pessoas que trabalharam nos três projetos do Cliente B.

O cruzamento desses dados te fará precificar melhor os clientes, as demandas com maior prioridade na empresa e para quem deve atribuí-las.

Além disso, você terá uma visão completa da sua carteira de clientes, descobrindo se eles valem o investimento atual de tempo e o esforço dedicado a eles ou se é necessário uma mudança na gestão para aumentar a rentabilidade.

O Runrun.it pode automatizar esse processo e gerar relatórios para você. Para isso, cadastre na ferramenta:

  • o valor da hora/homem para cada usuário;
  • as equipes com centro de custo e suas horas disponíveis;
  • os projetos e clientes com orçamento e custos extras;
  • as tarefas, com data de entrega desejada, etapas e o esforço estimado por tipo de tarefa.

Os relatórios que o Runrun.it oferece são: Custos, Planilhas (Status Report Geral, Timesheet por Cliente e Tempo por etapa), Horas por projeto, Gantt, Esforço por Tipo de Tarefa, Alocação de pessoas, Horas disponíveis e Horas registradas

Confira uma visão geral abaixo:

Relatórios do Runrun.it

5. Descubra como aumentar a produtividade da equipe

Se por acaso alguém desempenha uma tarefa em um tempo menor do que os outros, esse colaborador está fazendo algo de diferente.

Ao calcular as horas trabalhadas, é possível reconhecer práticas que melhoram o desempenho e replicá-las em toda equipe. Ou seja, é possível priorizar, organizando uma agenda das tarefas mais importantes e eliminando gargalos na operação.

Com os relatórios gerados automaticamente na planilha, você conseguirá enxergar melhor seus gargalos e tomar decisões conscientes.

Use o relatório Horas por Responsável da planilha de horas trabalhadas para entender o volume de trabalho e a disponibilidade das equipes.

Por exemplo, no fim do mês, ao extrair esse report, você percebeu que o Colaborador A  registrou 24 horas e a Colaboradora B 37, sendo que eles trabalharam na mesma função e na mesma equipe.

Com essa informação, você pode investigar por que houve essa diferença de 13 horas. Se A poderia estar trabalhando em mais demandas, ou se B está sobrecarregada e poderia dividir as demandas com A. Com o Runrun.it, você tem acesso a essas informações em tempo real, acompanhando a capacidade de trabalho em um gráfico de Gantt. Também pode priorizar o que é realmente necessário e redistribuir, na mesma hora, as demandas de cada colaborador ou ajustar os prazos das tarefas. Confira abaixo:

Distribua tarefas de acordo com a capacidade da equipe

>> Leitura recomendada:  Veja como obter indicadores de produtividade e eficiência. 

6. Realize a gestão do tempo em equipes remotas

Com o trabalho remoto, gerenciar equipes a distância se tornou um desafio para muitos gestores, assim como manter a produtividade. Ao ter um relatório automático de horas por responsável, você pode gerir melhor a sua equipe remota.

7. Tenha respaldo para realizar promoções na equipe

Como você promove as pessoas na sua empresa? Na base da confiança e em conceitos subjetivos? Gerenciando o tempo que elas demoram para entregar as tarefas, é possível usar dados para o reconhecimento dos profissionais – que pode ser da forma que mais faça sentido para a sua organização.

8. Saiba quando é a hora de recrutar novos membros

Para empresas de serviços, e para áreas que prestam serviço em grandes empresas, o mais difícil é provar que algo não pode ser entregue num determinado prazo, ou que o custo de um projeto ou uma operação é muito maior do que se espera.

Ao medir o tempo investido nas tarefas ou em todas as etapas de um projeto, o gestor tem como provar seu lado: se está com poucos recursos na equipe, quando um projeto será entregue de verdade, o custo real de uma nova frente de trabalho.

9. Descubra quando é a hora certa de treinar sua equipe

Em uma equipe em que as pessoas executam os mesmos tipos de tarefa, é possível entender quem está precisando de ajuda, treinamento e até reciclagem profissional.

Ao comparar o tempo médio de entrega de um tipo de tarefa com as médias pessoais, você consegue identificar facilmente quem está com dificuldade e quem está procrastinando.

Desvendando o Timesheet 

Quer aprender a extrair dados importantes para a sua empresa através de um Timesheet? Assista a este vídeo que produzimos sobre o assunto:

 

Como aplicar uma planilha de horas trabalhadas em diferentes modelos de gestão?

Modelos de gestão já foram assunto diversas vezes aqui no blog. Assumir o controle de como o tempo é utilizado individualmente, pode trazer benefícios na tomada de decisões e na criação de estratégias.

Você pode conferir nos próximos tópicos três modelos de gestão que combinam com o uso de uma planilha de horas trabalhadas.

1. Planilha na gestão à vista

A pedra fundamental desse modelo é formar e manter uma estrutura transparente. Como? Deixando acessível a todos os funcionários e colaboradores informações importantes sobre o desempenho da empresa e de seus setores.

Com as metas e resultados sendo compartilhados, as equipes podem se cobrar e aumentar a produtividade geral.

Como você pode conferir neste texto do blog sobre gestão à vista, um dos pontos para implementar o modelo é a utilização de bons indicadores de desempenho. E os relatórios extraídos de uma planilha de horas trabalhadas é, sem dúvida, um indicador-chave.

Os dados coletados com base no tempo investido pelas pessoas podem fomentar gráficos e análises. Assim, é possível ver a carga de trabalho das pessoas, quantas tarefas existem para a equipe, entre outras métricas, que são compartilhadas com todos.

Com o Runrun.it, você pode criar e acompanhar as métricas que julgar mais importantes para a sua empresa, através do Dashboard. Veja abaixo:

O Dashboard do Runrun.it centraliza as informações mais relevantes para a sua empresa em um único lugar, de maneira visual e direta. 

É só arrastar os blocos pelo sistema para personalizar o painel e mostrar os indicadores de acordo com a importância.   

2. Planilha no data-driven business

Outro modelo que se beneficia da planilha de horas trabalhadas é o data-driven business, ou negócio guiado por dados. Essa forma de se orientar por números contribui e muito para a tomada de decisão.

A equipe deve estar ciente da importância dos dados e do peso que eles têm para alcançar o sucesso. Então, é preciso levantar os KPIs que definem sua performance, qualidade, capacidade e resultados estratégicos, como a planilha de horas trabalhadas.

Tudo isso porque, no data driven business, não há espaço para achismos, feeling ou convicções. É necessário estar muito bem fundamentado por relatórios e análises contundentes.

>> Leitura recomendada: Data-driven marketing: um diferencial competitivo na hora de traçar estratégias

3. Planilha na gestão ágil

E não poderíamos deixar de lembrar um dos quatro valores do manifesto ágil: “software funcional é mais importante do que documentação abrangente”.

Em outras palavras, a recomendação é fugir da burocratização e contar com sistemas que simplificam e agilizam todo o processo. Isso vai ao encontro da adoção de plataformas de gestão. O Runrun.it, por exemplo, permite esse controle da planilha de horas trabalhadas de forma intuitiva e fácil de alimentar.

Os colaboradores dão “play”, pausam e entregam as tarefas, e o sistema se encarrega de processar os dados e gerar relatórios com o que você precisa saber para tomar a decisão certa. Para conhecer todos os benefícios que um timesheet automático oferece, clique aqui.

Evolua seu fluxo de trabalho e automatize a planilha de horas trabalhadas

As informações geradas por planilhas de controle de horas viabilizam a melhoria contínua do workflow. Assim, as tarefas poderão ser organizadas para uma melhor divisão do trabalho entre os colaboradores e, consequentemente, para uma melhor gestão do tempo.

Porém, preencher manualmente um timesheet é a forma mais arcaica e passível de erro, pois nem sempre as pessoas preenchem as informações de forma correta e, a médio prazo, os dados acabam se tornando não confiáveis.

Uma ótima solução é  automatizar essa tarefa burocrática com um software de gestão com time tracking integrado, como o Runrun.it. Ele pode deixar sua gestão ainda muito mais fácil!

Conheça mais sobre gestão do tempo, rentabilidade e produtividade com depoimentos reais de quem usa o Runrun.it e descubra  como a nossa ferramenta automatiza processos, gera relatórios e impulsiona a produtividade da sua empresa, clique aqui.

E para fazer um teste gratuito agora, acesse e cadastre-se: http://runrun.it.

 
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2 thoughts on “Planilha de horas trabalhadas: como gerenciar o tempo da sua equipe?

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