Planilha de horas trabalhadas: Como gerenciar a agenda e o tempo da sua equipe?

Planilha de horas trabalhadas: Como gerenciar a agenda e o tempo da sua equipe?

O que você vai ler neste artigo:

 

Você sabe dizer quanto tempo a sua equipe leva para concluir uma tarefa? Ou quando ela estará disponível para começar um novo projeto? E mais, qual a rentabilidade dos seus clientes? Ficou perdido com tantas perguntas? Então você precisa de uma planilha de horas trabalhadas para registrar todas as informações e responder as perguntas com precisão. Do contrário, os problemas de gestão sua empresa podem se tornar uma bola de neve.

Se você não conseguir mapear seus custos, a partir da informação de quantas horas foram investidas em cada projeto ou cliente, pode ser que você esteja perdendo dinheiro por não estar cobrando de forma correta. E é por isso que disponibilizamos abaixo um modelo de planilha de horas trabalhadas para você .

Para usá-la, comece reunindo os dados importantes dos seus colaboradores: jornada e valor da hora/homem. Com isso, você saberá quanto tempo eles vão poder trabalhar em cada projeto por dia, ou por semana, e quanto esse esforço irá custar. Conforme forem chegando os projetos, você distribui as demandas através da planilha (que está aqui), de acordo com a função de cada colaborador. Dessa forma, as demandas ficam organizadas e visíveis para todos.
A equipe deverá registrar na planilha de horas trabalhadas quanto tempo foi

investido em cada tarefa, de cada projeto e cliente, em cada dia do mês. Com isso em mãos, você terá dados concretos sobre quais são os envolvidos com determinado projeto, em qual data eles começaram a trabalhar nas tarefas , quanto tempo cada etapa levou, se houve retrabalho. A cada mês, os relatórios servirão de ferramenta para você analisar a alocação de horas e a rentabilidade de cada projeto e cliente.

Com esta planilha de horas trabalhadas, você vai obter:

  • Relatório automático de horas por responsável;
  • Relatório automático de horas por projeto,
  • Relatório automático de custo por projeto.

 

BAIXE A PLANILHA AQUI:

 

Se você não se convenceu, vamos apresentar aqui outras razões e, principalmente, formas ágeis de obter uma planilha de controle de horas. Porque esse trabalho vai muito além de bater o ponto e pode fornecer subsídio para análises fundamentais para o seu negócio.

1. Saiba quanto tempo é investido em cada projeto

Não é só uma questão de saber se a pessoa está trabalhando o número correto de horas. Com a informação de qual tarefa ele está realizando, você consegue extrair dados valiosos. A partir de quanto tempo é investido pela equipe em cada projeto, você pode equalizar a precificação de projetos futuros, planejar a entrada de novas demandas e avaliar como a equipe irá absorver o trabalho.

2. Mapeie a rentabilidade de cada cliente

Com o número de horas dedicadas, é possível cruzar essa informação com o faturamento e os custos gerados por cliente. Você visualiza claramente se aquele cliente que suga a energia da sua equipe está pagando corretamente por isso, ou se compromete o seu modelo de negócio. Em quem você deve investir mais tempo e quem você deve cortar da sua carteira de clientes. Leia aqui sobre como tornar os clientes mais rentáveis.

Ao combinar os dados do Relatório de Horas por Projeto com o Custo por Projeto, será possível observar que, por exemplo, apesar do Cliente 1 ter demandado 28 horas de trabalho mensais, o custo dele foi de R$1.500,00; enquanto o Cliente 2, que demandou 15 horas mensais teve um custo maior, de R$3.000,00. Isso porque no Cliente 1 trabalharam 2 pessoas, em apenas 1 projeto e com valor hora/homem inferior ao das 4 pessoas que trabalharam em 3 projetos do Cliente 2. Com isso, você pode estabelecer melhor a precificação dos clientes, as demandas com maior prioridade na empresa e para quem deve atribuí-las. E, por fim, tem uma visão completa se os seus clientes valem o investimento atual de tempo e o esforço, ou se é necessário uma mudança na gestão para aumentar a rentabilidade.

3. Descubra como aumentar a produtividade da equipe

Se alguém desempenha uma tarefa em um tempo menor do que os outros, por exemplo, esse colaborador está fazendo algo de diferente. Ao calcular as horas trabalhadas, é possível reconhecer práticas que melhoram o desempenho e replicá-las em toda equipe. Ou seja, é possível priorizar, organizando uma agenda das tarefas mais importantes e eliminando gargalos na operação.

Com os relatórios gerados automaticamente na planilha, você conseguirá enxergar melhor seus gargalos e tomar decisões conscientes. Por exemplo, no final do mês, ao extrair um relatório de Horas por Responsável, Pedro registrou 24 horas e Bruna 37, sendo que eles trabalharam na mesma função e na mesma equipe. Com essa informação, você pode investigar por que houve essa diferença de 13 horas. Se Pedro poderia estar trabalhando em mais

demandas, ou se Bruna está sobrecarregada e poderia dividir as demandas com Pedro. Use esse relatório para entender o volume de trabalho e a disponibilidade das equipes.

>> Leitura recomendada: Priorização para se dedicar ao que realmente importa

Desvendando o Timesheet 

Quer aprender a extrair dados importantes para a sua empresa através de um Timesheet? Assista ao vídeo abaixo:

Como aplicar uma planilha de horas trabalhadas em diferentes modelos de gestão?

Modelos de gestão já foram assunto diversas vezes aqui no blog. Assumir o controle de como o tempo é utilizado individualmente, pode trazer benefícios na tomada de decisões e na criação de estratégias. Você pode conferir nos próximos tópicos 3 modelos de gestão que combinam com o uso de uma planilha de horas trabalhadas.

1. Planilha na gestão à vista

A pedra fundamental desse modelo é formar e manter uma estrutura transparente. Como? Deixando acessível a todos os funcionários e colaboradores informações importantes sobre o desempenho da empresa e de seus setores. Com as metas e resultados sendo compartilhados, equipes podem se cobrar e aumentar a produtividade geral.

Como você pode conferir neste texto do blog sobre gestão à vista, um dos pontos para implementar o modelo é a utilização de bons indicadores de desempenho. E os relatórios extraídos de uma planilha de horas trabalhadas é, sem dúvida, um indicador chave. Os dados coletados com base no tempo investido pelas pessoas podem fomentar gráficos e análises. Assim, é possível ver a carga de trabalho das pessoas, quantas tarefas existem para a equipe, entre outras métricas, que são compartilhadas com todos.

2. Planilha no data driven business

Outro modelo que se beneficia da planilha de horas trabalhadas é o data driven business, ou o negócio guiado por dados. Como mencionamos neste artigo, essa forma de se orientar por números contribui e muito para a tomada de decisão.

A equipe deve estar ciente da importância dos dados e do peso que eles têm para alcançar o sucesso. Então, é preciso levantar os KPIs que definem sua performance, qualidade, capacidade e resultados estratégicos, como a planilha de horas trabalhadas. Tudo isso porque, no data driven business, não há espaço para achismos, feeling ou convicções. É necessário estar muito bem fundamentado por relatórios e análises contundentes.

3. Planilha na gestão ágil

E não poderíamos deixar de lembrar um dos quatro valores do manifesto ágil: “software funcional é mais importante do que documentação abrangente”. Em outras palavras, a recomendação é fugir da burocratização e contar com sistemas que simplificam e agilizam todo o processo. Isso vai ao encontro da adoção de plataformas de gestão. O Runrun.it, por exemplo, permite esse controle da planilha de horas trabalhadas de forma intuitiva e fácil de alimentar.

Os colaboradores dão “play”, pausam e entregam as tarefas, e o sistema se encarrega de processar os dados e gerar relatórios com o que você precisa saber para tomar a decisão certa.
E, se você ainda não aplicou a gestão ágil nos seus negócios, vale uma leitura sobre a metodologia ágil aqui mesmo no blog.

Evolua seu fluxo de trabalho e automatize a planilha de horas trabalhadas

As informações geradas por planilhas de controle de horas viabilizam a melhoria contínua do workflow. Assim, as tarefas poderão ser organizadas para uma melhor divisão do trabalho entre os colaboradores, e, consequentemente, para uma melhor distribuição do tempo. Mas nem sempre as pessoas preenchem as informações de forma correta e, a médio prazo, os dados acabam se tornando não confiáveis.

Se com essa planilha de horas trabalhadas completa que disponibilizamos você não conseguir identificar onde estão seus gargalos, automatize essa tarefa burocrática com um software de gestão com time tracking integrado, como o Runrun.it. Ele pode deixar sua gestão ainda muito mais fácil! Conheça mais sobre as inúmeras formas como o Runrun.it automatiza processos, gera relatórios automaticamente e impulsiona a produtividade da sua empresa. Teste já gratuitamente: http://runrun.it.

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