A rotina do Recursos Humanos envolve uma série de atividades burocráticas e de alta responsabilidade por ter relação direta com a legislação. Por isso, as planilhas de RH são ferramentas de gestão de trabalho muito utilizadas por profissionais da área para aumentar a eficiência e o controle das demandas.
Nesse artigo vamos compartilhar 4 planilhas gratuitas que vão ajudar você a organizar seus processos de RH.
- Vantagens e desvantagens das planilhas de RH
- 4 principais planilhas de RH
- Por que adotar um software para gerir os processo do RH
Vantagens e desvantagens das planilhas de RH
Ferramentas utilizadas na grande maioria dos departamentos de Recursos Humanos das empresas, as planilhas de RH ajudam a organizar e gerenciar informações e são consideradas indispensáveis por muitos profissionais da área.
As planilhas de RH são desenvolvidas utilizando programas de planilhas eletrônicas, como o Microsoft Excel ou o Google Sheets, podendo ser uma forma eficiente de armazenar, calcular e analisar dados pertinentes aos recursos humanos.
Vantagens no uso de planilhas de RH
O uso de planilhas de RH oferece algumas vantagens para o departamento de Recursos Humanos. Aqui estão algumas das principais:
100% acessível: Você consegue visualizar as informações do material a qualquer momento e dispositivo – tablet, mobile ou desktop.
Fórmulas prontas: Por mais que os solicitantes mudem, o processo de execução segue sempre o mesmo. Assim, com fórmulas prontas, você agiliza os cálculos e replica para todas as situações.
Personalizável: As planilhas de RH são bastante flexíveis tanto em termos de design quanto de visualização das informações.
Integração: Dependendo do dado ou solicitação que deseja preservar em uma planilha, você pode automatizar o preenchimento integrando outros softwares à planilha. O Runrun.it, por exemplo, tem integração com o Excel e Google Sheet;
Aplicação imediata: Assim que conclui a sua planilha, pode compartilhá-la e começar a usar.
Desvantagens no uso de planilhas de RH
Apesar dos benefícios, as planilhas de RH também possuem algumas desvantagens associadas ao seu uso. Aqui estão algumas delas:
Suscetibilidade a erros: Mesmo com fórmulas e recursos de cálculo, as planilhas podem ser propensas a erros humanos, como digitação incorreta de dados. O que pode ter impactos significativos nos cálculos e nas análises realizadas.
Limitações na colaboração em tempo real: Quando várias pessoas precisam trabalhar simultaneamente em uma planilha, pode ser difícil realizar edições e atualizações em tempo real, além de poder resultar em versões conflitantes da planilha.
Falta de recursos avançados de automação: Embora as planilhas sejam capazes de automatizar cálculos básicos, elas não são adequadas para automação de processos mais complexos de RH. Tarefas como aprovação de solicitações de férias, gerenciamento de fluxo de trabalho e integração com outros sistemas irão exigir soluções mais avançadas.
Insegurança de dados: No setor de recursos humanos é crucial garantir a conformidade com regulamentações de privacidade e proteção de dados, nesse sentido, as planilhas podem apresentar desafios em termos de controle de acesso, rastreabilidade de alterações e segurança dos dados armazenados.
Como você pode perceber, as planilhas de RH possuem limitações importantes que precisam ser consideradas no momento de sua adoção. Quando essas limitações começam a se tornar um obstáculo para os processos, é hora de procurar uma ferramenta de gestão mais adequada.
4 principais planilhas de RH
O setor de RH lida com atividades variadas e cada qual precisa de etapas e informações específicas. Nas planilhas de RH abaixo você otimiza o seu negócio com modelos prontos para controlar as demandas da sua área.
Planilha de recrutamento e seleção
Uma planilha de RH para recrutamento e seleção permite acompanhar o andamento das vagas de forma ágil e centralizada durante o processo de contratação.
Com essa ferramenta, é mais prático reportar aos gestores as etapas da seleção e inclusive apresentar em dados a eficiência do processo de contratação.
Ao utilizar uma planilha, elimina-se reuniões de atualização e a ansiedade por parte das áreas de ficarem no escuro sobre o processo. Com essa abordagem, as seleções economizam tempo e dinheiro, além de efetuarem melhorias contínuas.
Planilha de admissão e demissão
Gerenciar demissões é tão complexo quanto contratar novos talentos, não é mesmo? Afinal, é importante mapear os motivos que levaram ao desligamento de uma pessoa.
Para auxiliar sua empresa nessa tarefa, use a nossa planilha para agrupar as percepções do profissional e as informações técnicas do desligamento.
Com essa planilha, é possível ter um registro organizado e completo de cada demissão, o que facilita a identificação de padrões ou problemas recorrentes.
Além disso, a planilha de RH para demissão também auxilia as lideranças a tomarem melhores decisões, pois os dados coletados podem ser utilizados em ações corretivas para reter talentos, reduzindo o turnover da empresa.
Planilha controle de férias
Uma das tarefas mais complexas para o RH é o controle de férias. Além das questões de pagamento e burocracias, que são bastante sensíveis, pois podem gerar multas e processos judiciais caso ocorra algum problema, há a gestão de pessoas para que o desempenho do fluxo de trabalho não despenque, o que por vezes exige a contratação de freelancers.
Diante disso, o uso de planilhas de RH para a gestão de férias permite o controle das solicitações e traz mais segurança para a empresa.
Planilha de RH para controle de ponto
De acordo com o artigo 74 da CLT, empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a controlar a jornada de trabalho, o registro pode ser feito com sistema manual, mecânico ou eletrônico.
Nesta planilha de RH, você tem a opção mais barata, o controle do ponto e de horas extras. No entanto, o método é o mais impreciso, pois exige preenchimento manual.
Agora que você já conhece as principais planilhas de RH, você pode baixar o modelo ideal para a sua rotina preenchendo o formulário a seguir:
Por que adotar um software para gerir os processo do RH
O setor de RH lida com muitas demandas de alta responsabilidade e informações, além disso os profissionais precisam se concentrar nas pessoas, mantendo-as atualizadas do andamento das solicitações.
Por isso, para aumentar a satisfação dos funcionários e otimizar os processos, o seu RH tem a se beneficiar com o uso de um software completo e fácil para RH.
Fácil de gerenciar seleções
Simplifique e mantenha à vista cada etapa do processo de recrutamento para oferecer uma experiência excepcional à pessoa candidata. Crie formulários de envio de currículos, cada candidatura se transforma em uma tarefa no quadro específico.
Suas considerações, andamento, agendamentos e muito mais ficam preservadas na demanda criada e visíveis aos gestores das vagas acompanharem o andamento do processo.
Você ganha:
- Elimina tarefas manuais;
- Integra todos os dados e pessoas;
- Centraliza a comunicação
Simplifica processos de admissão e demissão
Acelere o processo de demissão e admissão de pessoas com o único software. Solicite os documentos necessários para realizar a atividade e os receba de uma única vez, automatize o passo a passo de como o responsável pelo andamento deve realizar e quando.
Você ganha:
- Diga adeus à bagunça das planilhas e e-mails;
- Delegue tarefas com facilidade ao seu time
Elimina a interdependência de ferramentas
Otimize o gerenciamento de solicitações de férias e ajuste de ponto com o formulário do Runrun.it que captura cada pedido, encaminha-o automaticamente para a pessoa certa, permite que os solicitantes acompanhem seu progresso e que a sua equipe converse com ele pelo próprio software.
Você ganha:
- Comunicação fica mais eficiente;
- Organiza as solicitações facilmente;
- Elimina informações fragmentadas em vários canais
Simplifique seus processos liberando as equipes de tarefas repetitivas, como mandar emails e atualizar planilhas. Teste grátis: https://runrun.it/
