Por lidar com atribuições tão importantes e manter os processos de RH em dia, o departamento de gestão de pessoas precisa do Runrun.it, um software que descomplica a rotina de trabalho com a automação de processos de solicitação, criação de tarefas e relatório 360º.
Parte fundamental para o controle de operações de qualquer empresa, a área de Recursos Humanos lida diariamente com uma quantidade grandiosa de informações, que precisam ser organizadas e geridas com eficiência.
Neste artigo, você irá descobrir as possibilidades de utilização da nossa ferramenta de processos na área de recursos humanos e saber um pouco sobre como Runrun.it ajudou a transformar a Meu RH Online em uma empresa com crescimento escalável. Confira!
- A melhor ferramenta de processos para RH
- Organização dos processos de RH
- Onboarding alinhado
- Modelos automatizados de tarefas
- Praticidade para solicitar informações
- Um histórico seguro
- Instrumentos que auxiliam a avaliação de desempenho
- Tenha o controle sobre todas as etapas de RH
A melhor ferramenta de processos para RH
Mesmo tendo responsabilidades distintas, as empresas de Recursos Humanos possuem pontos em comum com agências de marketing, sobretudo no que diz respeito à entrada e saída de demandas.
Quem faz essa comparação é Alex Santos, CEO da Meu RH Online, empresa de terceirização de RH.
Antes mesmo de colocar a Meu RH Online em operação, Alex já tinha em mente que era fundamental contar com uma ferramenta que facilitasse a gestão de processos de RH das empresas que atenderia, encontrando assim o Runrun.it, que “caiu como uma luva” para as operações. Confira o depoimento de Alex Santos no vídeo abaixo:
Organização dos processos de RH
A área de Recursos Humanos lida diariamente com a gestão de demandas, recebendo pedidos de outros setores. E para não misturar as coisas, é preciso que cada atividade seja encaixada em seu respectivo campo de atuação.
Por exemplo, as demandas que se referem ao processo seletivo precisam ser separadas das ações de engajamento interno. Dentro dessa abordagem, é necessário contar com uma ferramenta de gestão que segmente cada tarefa por projeto específico, mantendo todos os envolvidos alinhados às suas responsabilidades.
Nesse caso, o kanban do Runrun.it é de grande valia. Isso porque a funcionalidade permite que gestores e colaboradores visualizem todas as atividades de maneira organizada e compreensível.
Esse framework pode ser selecionado nas opções de visualização da função Quadros, que abrange os principais projetos e atividades por temas. Na funcionalidade, você pode selecionar um template específico para o onboarding e consegue ver em qual parte do ciclo operacional determinado processo seletivo se encontra e quais são os passos restantes que ainda serão percorridos.
Onboarding alinhado
Uma das fases do recrutamento, o onboarding é aquele momento de apresentação das atividades e inclusão do novo membro à cultura organizacional.
Esse processo é geralmente compartilhado entre a área de gestão de pessoas, a coordenação funcional do novo profissional e os colegas de trabalho.
Ao utilizar o Runrun.it nessa familiarização com os termos e etapas de trabalho, o colaborador recém-contratado consegue enxergar o todo enquanto exercita suas funções, nutre relações e compreende mais sobre o seu papel na organização.
Como já mencionamos no tópico anterior, o acompanhamento do workflow pode ser feito por meio do Kanban, ou mesmo pela aba “Eu” (espaço onde as tarefas são priorizadas por critérios escolhidos pelo usuário, como data de entrega, projeto, título e outras possibilidades).
Outro diferencial disponibilizado pela ferramenta é a riqueza de detalhes que podem ser incluídos nas tarefas como as destinadas ao processo de onboarding. Você pode inserir descrições completas, checklists, anexos e subtarefas, estas são desdobramentos de tarefas complexas em demandas menores.
Automação de tarefas
Pensando que, em cada atribuição do RH, algumas tarefas são padronizadas, o software de gestão de processos oferece a opção de programar repetições periódicas, que ajudam a poupar tempo e a evitar esquecimentos.
Nessa mesma linha, os gestores de RH podem criar tags (etiquetas) para classificar as tarefas e encontrá-las mais facilmente com os nossos filtros. Isso sem falar que você tem a praticidade de clonar as tarefas que quer “reutilizar” sem perder tempo incluindo as informações como título, responsáveis, descrições. .
Solicitação de demandas de forma prática
Praticamente toda função desempenhada no RH requer a solicitação de informações, registros e dados para que cada operação seja concluída.
Por exemplo, no ato de admissão, é necessário que o setor tenha em mãos todos os documentos do novo funcionário, exames médicos, endereço e demais detalhes.
O mesmo acontece na gestão de contratos, onde todos os campos precisam estar preenchidos para a aprovação de pedidos. Sabendo disso, imagina o tamanho da confusão se cada um desses elementos estiver em um canal de comunicação diferente.
A fragmentação das informações gera um enorme desgaste nos envolvidos que desperdiçam tempo apenas na localização e organização dos dados. Veja que isso representa um gasto e não uma entrega de valor.
Para que as atividades não fiquem incompletas, o Runrun.it lançou a funcionalidade Formulários, na qual os profissionais de RH definem exatamente o que precisam para, de fato, começar o trabalho, evitando que haja gargalos.
Com os formulários, o solicitante pode criar um questionário com um template personalizado para RH, escolher os campos que equivalem as informações necessárias e compartilhar o formulário com quem desejar. Assim, todos os dados serão recebidos em um só lugar, facilitando a continuidade da tarefa em questão.
Um histórico seguro
Na era digital, ter acesso online aos históricos de ações, contratos, tarefas e processo realizado é um benefício e tanto para o RH.
Na ferramenta do Runrun.it, todos os materiais anexados, dados e documentos são salvos na nuvem, em um protocolo seguro e criptografado, ficando disponíveis para acesso em links protegidos.
Para entender o grau de proteção que entregamos, somos o único gerenciador de tarefas e projetos que passou em todos os testes de segurança da XP Investimentos, uma corretora que armazena muitas informações sensíveis.
Como adicional, a plataforma permite que o administrador configure a conta de maneira a resguardar os dados mais importantes, por meio da ativação de políticas de proteção aos ataques virtuais, como a criação de senhas seguras.
Instrumentos que auxiliam a avaliação de desempenho
A construção de feedbacks saudáveis e valiosos também passa pela equipe de RH. Por isso, nada melhor que um sistema que mostra os indicadores de desempenho com base em ações próprias do fluxo de trabalho.
Na aba de relatórios do Runrun.it, as lideranças têm à sua disposição diferentes indicadores de produtividade e capacidade, que ajudam a entender melhor a utilização do tempo, o investimento por cliente e a real disponibilidade das equipes.
Com isso, todas as análises são pautadas em dados, o que promove uma tomada de decisão analítica, dando credibilidade ao modo de operação e favorecendo a transparência nas relações profissionais.
Tenha o controle sobre todas as etapas de RH
Reconhecido como o software mais fácil de usar do mundo pelo G2 Crowd, o Runrun.it é a plataforma que promove a visão de todos os processos de maneira colaborativa e inteligente.
Intuitivo e funcional, a ferramenta é adequada para empresas de RH que veem no espaço digital o futuro de suas operações.
Além do monitoramento de ponta a ponta, o Runrun.it transforma o ambiente de trabalho com automações que dão um passo a mais em direção à saúde mental dos colaboradores, pois todo o volume de informações é armazenado de forma segura e dentro da ferramenta é possível entender a aplicação de recursos e distribuição de tarefas de forma assertiva e justa.
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