Sabe aquele instinto de que você trabalha mais atualmente do que no passado? Aquela sensação de que você é incapaz de poupar tempo para as atividades pessoais?
Você está correto! Uma pesquisa da Nielsen em parceria com a Toluna apontou que 23% dos brasileiros trabalham de 10 a 15 horas a mais por semana, o que mostra uma dificuldade dos profissionais em equilibrar as atividades pessoais e profissionais no home office. Contudo, esse aumento também é um indício da ausência de autogerenciamento, algo que pode ser contornado com a utilização de ferramentas de gestão de tarefas, por exemplo.
Cada vez mais populares no ambiente de trabalho, os softwares para organização das tarefas suprem a necessidade que temos de gerenciar os múltiplos projetos de forma ágil e prática, por meio da automação, liberando espaços preciosos na agenda dos gestores, que podem se dedicar ao planejamento estratégico de campanhas e projetos, assim como focar na gestão de pessoas, oferecendo o suporte para sua equipe.
Nesse artigo, reunimos os melhores recursos para poupar tempo incorporados a um gerenciador de tarefas, da organização das prioridades à criação de relatórios personalizados. Confira:
- As funcionalidades que poupam tempo
- Usando o gerenciador de tarefas para poupar tempo
- O gerenciador completo para poupar tempo
As funcionalidades que poupam tempo
Como mencionamos na introdução deste texto, o gerenciador de tarefas é um dispositivo que conta com os recursos da automação para auxiliar na organização, distribuição e acompanhamento das demandas solicitadas pela empresa ou pelos seus departamentos. A grande vantagem desse software de gestão é que seus recursos são bem-vindos em outras áreas além da gestão de tarefas.
Um bom exemplo disso é a aplicação dele na gestão do tempo. Na rotina de trabalho, é preciso que adotemos boas práticas na administração das atividades e compromissos que temos durante o expediente, mas sabemos que pequenas atribuições são capazes de roubar nossa concentração e, por consequência, o precioso tempo.
Entre as melhores práticas desse tipo de ferramenta, está seu uso para definir as tarefas essenciais do dia e ordená-las em uma sequência lógica dentro do cronograma de projetos, o que facilita a execução das atividades e beneficia o workflow do projeto. Isso sem falar que plataformas como o Runrun.it centralizam os principais elementos em uma só tela, tornando o sistema acessível e prático a todos os usuários.
Para você entender melhor, a seguir vamos separar em categorias os benefícios do gerenciador de tarefas para poupar tempo na sua empresa.
Usando o gerenciador de tarefas para poupar o tempo
Para contar com o gerenciador de tarefas enquanto você dedica seu tempo às atividades mais importantes, acompanhe as nossas dicas:
Aliando ferramentas e técnicas para gerenciar o tempo
Por cada fase industrial que passou, o ser humano sempre encontrou ferramentas e práticas que o ajudassem a executar seu trabalho. Muitas vezes chamadas de hacks ou macetes, elas têm o objetivo de encurtar o tempo aplicado em determinada tarefa ou projeto.
O gerenciador poupa o tempo agregando boa parte desses elementos em seus sistemas, como as checklists e o timesheet automatizado, por exemplo. Inclusive, é possível aliar metodologias no gerenciador de tarefas, desde que haja um complemento entre os dois recursos.
Um bom modelo disso é a metodologia das tags do tempo. Voltada para quem prefere organizar as tarefas conforme as coisas acontecem, ela utiliza as tags de duração do tempo, geralmente divididas em 15 min, 30 min, 1h, 3h e 6h.
>> Leitura recomendada: Aprenda a gerenciar seu tempo e alcançar a produtividade com a Técnica Pomodoro
Por exemplo: são 12h30 e você tem uma reunião importante às 13h15 e você precisa de 15 minutos para se preparar, então, há 30 minutos disponíveis para trabalhar em alguma tarefa. Se as suas atividades estiverem filtradas por tags de tempo, você pode escolher duas que duram 15 minutos ou uma que dure 30 minutos para executar antes da reunião.
Para facilitar a decisão, ainda há tags de prioridade, como “agora”, “em breve” e “depois”, tags de localização, como “no escritório” e “em casa”, e tags com o nome do responsável pela tarefa. Usar essa metodologia para poupar o tempo com o gerenciador de tarefas tornará sua rotina muito mais fácil.
Poupe tempo ao organizar o fluxo de tarefas
Decidir por onde começar os trabalhos do dia é complicado se o profissional não conta com nenhum tipo de ferramenta de gestão do trabalho. Além de não poupar seu próprio tempo, há o risco de perder a concentração e sabemos que para retomar o foco, é preciso alguns minutos. Por isso, começar com o básico, listando as prioridades já é uma boa prática para ter em mente todos os afazeres do dia.
O gerenciador vem justamente com a missão de tornar essa função mais leve e ordenada, entregando funcionalidades que agilizam as atividades burocráticas por meio da automação de tarefas. No Runrun.it, o usuário consegue poupar seu tempo de diversas maneiras, pois é possível sinalizar as tarefas mais importantes no dashboard, ordenar sequencialmente e estabelecer quais são as demandas interdependentes entre si.
Usando esses atributos, os gestores e colaboradores têm muito mais autonomia para tomar decisões, além de poder acompanhar o desempenho das atividades de toda equipe em qualquer lugar, no escritório ou no home office.
Mais agilidade com a comunicação integrada
Entre as melhores práticas do gerenciador de tarefas para poupar tempo está, sem dúvidas, uma ferramenta que centralize as informações fundamentais em uma plataforma só. Ao manter tudo organizado e à vista de todos, um gerenciador de tarefas garante que se tenha um histórico salvo na nuvem de todas negociações feitas e arquivos compartilhados em um projeto.
Mais que a transparência na comunicação interna, o Runrun.it também favorece a conexão rápida e prática com os clientes por meio do usuário convidado, recurso que permite o compartilhamento de arquivos e aprovação de materiais com clientes e profissionais externos à ferramenta. Com essa integração, todos ficam na mesma tela e poupam o tempo que pode ser aplicado a outras atribuições.
Monitore o tempo com o gerenciador de tarefas
Uma das maiores necessidades apontadas por profissionais que procuram um gerenciador de tarefas para poupar tempo é o acompanhamento das atividades. Em um sistema automatizado, essa responsabilidade não é alocada apenas no gestor, mas na própria ferramenta, que entrega o monitoramento das ações do dia através de recursos e widgets personalizados.
No Runrun.it, antes de começar qualquer projeto, os usuários precisam dar o “play na tarefa”, clicando em um botão que irá contabilizar e mensurar qual o tempo utilizado para executar uma determinada demanda. A partir desses dados, são gerados relatórios que apontam a capacidade de cada profissional, o que ajuda a evitar a sobrecarga de trabalho.
Outro diferencial que a ferramenta disponibiliza é o Smart Time Tracking®, um método de controle do tempo é programado de acordo com a jornada de trabalho. Assim, o contador entra em stand-by automaticamente durante os intervalos estabelecidos. Com ele, o gestor poderá organizar seu fluxo de trabalho e prever possíveis atrasos, estruturando melhor as alocações em sua equipe.
Crie relatórios personalizados
Gerar relatórios automatizados, através de um gerenciador de tarefas, com apenas alguns cliques é uma ótima maneira de poupar o tempo. No Runrun.it, você tem acesso a relatórios de custos, tempo dedicado, orçado versus realizado, estoque de horas e o status de projeto de maneira intuitiva. Com isso, você ganha tempo para interpretar os dados e será capaz de conhecer e valorizar o trabalho de quem merece.
O gerenciador completo para poupar seu tempo
Como mostramos nesse artigo, o Runrun.it possui diversas funcionalidades para tornar a sua gestão de tarefas mais dinâmica para a sua empresa. No software, os gestores acompanham em tempo real o andamento dos projetos, quando serão concluídos e os custos e o tempo investidos. Além disso, cada colaborador consegue ver seu próprio índice de produtividade e ser recompensado com medalhas virtuais. Clique e teste grátis: http://runrun.it.
