O Project Charter ou Termo de Abertura de Projeto (TAP) é um documento que reúne as informações essenciais para o desenvolvimento de um projeto.
Tal como um guia, o Project Charter abre o processo de criação para um novo produto, serviço ou funcionalidade, descrevendo as características do projeto, a participação dos responsáveis e quais serão os objetivos-chave que serão alcançados com essa iniciativa.
Basilar para o começo de qualquer atividade, o Project Charter é fonte de consulta e orientação para o planejamento das atividades posteriores.
Mais do que isso: esse contrato favorece o amadurecimento das ideias e servirá de manual para a aprovação do projeto e eventuais mudanças que sejam necessárias.
Neste artigo, vamos mostrar a importância do Project Charter, os passos para a criação do documento e quais são seus elementos fundamentais. Confira!
- A definição de Project Charter
- Como desenvolver um Project Charter
- A relevância do Project Charter
- O Project Charter na era digital
- Agilize a gestão dos seus projetos
A definição de Project Charter
Dentro de uma organização, a criação de um projeto visa atender uma necessidade dos clientes e parceiros, bem como melhorar a realização das atividades internas e conduzir a companhia no rumo dos bons resultados.
Para que isso funcione de maneira organizada e efetiva na gestão de projetos, é importante que haja um documento que registre as informações, dados, ideias e pesquisas desenvolvidas para o projeto. É aqui que entra o Project Charter.
O documento também é conhecido pela nomenclatura de Termo de Abertura do Projeto (TDA), que fornece mais indicações de sua total funcionalidade.
Logo, o Project Charter é um manual que irá delinear as orientações, argumentos, objetivos e os responsáveis pelo projeto.
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Na estrutura de planejamento de projetos, o Project Charter é um elemento fundamental da fase inicial do projeto, na qual as informações descritas nele serão avaliadas pelas lideranças, que irão aprovar, revisar ou indicar mudanças pertinentes para a continuidade das operações.
Assim que devidamente aceito, o Project Charter será um documento de consulta para os integrantes do projeto e as determinações de missões, metas e objetivos devem ser colocados em prática conforme o estabelecido.
Como desenvolver um Project Charter
O intuito do Project Charter é responder às principais perguntas que serão feitas na reunião de kick-off, momento de apresentação do projeto para os stakeholders, lideranças e os profissionais atribuídos pelas funções.
Entre as dúvidas que o Termo de Abertura do Projeto deve solucionar estão as motivações para a criação do projeto, como o programa responde aos anseios internos e externos, e também quais são os resultados esperados após a conclusão do mesmo.
O Project Charter deve incluir um cronograma para a execução dos processos, mostrando as fases previstas e quais departamentos deverão fazer parte das atividades.
É importante que no termo esteja definido quem é o gerente do projeto, responsável por administrar as ações consequentes da proposta criada.
Por isso, entre as características do Project Charter estão a objetividade e transparência, com a devida organização dos elementos fundamentais que fazem parte do contrato.
Os elementos do Project Charter
Para mostrar a relevância do projeto a ser desenvolvido, uma boa dica ao formular o Project Charter é utilizar os princípios da Meta SMART, tornando o documento específico, mensurável, atingível, realista e adequado ao seu tempo.
No Termo de Abertura do Projeto são listados oito elementos essenciais. São eles:
- O nome do projeto;
- Objetivos e metas;
- Os recursos;
- As entregas;
- O escopo;
- Os riscos;
- Atribuídos no projeto;
- Cronograma e marcos.
A seguir, vamos explicar a importância de cada um desses elementos:
O nome do projeto
O primeiro dos itens do Project Charter diz respeito à justificativa do projeto de uma maneira breve.
Sendo assim, pense em nomeá-lo de uma maneira compreensível para todos, sem que a definição fique genérica ou parecida com outro projeto em andamento.
Não há problema de incluir nessa curta descrição algum dado ou número relevante que aponte o objetivo. Pelo contrário, isso até ajuda a colocar o projeto em posição de destaque.
Por exemplo, se o objetivo pensado é aumentar a fidelidade dos clientes da sua empresa, o nome do projeto pode ser: Aumento da retenção de clientes em 20%.
Objetivos e metas
Vinculado ao nome do projeto, estão os objetivos e as metas. Nesse campo do Project Charter há espaço para maiores detalhes, como os apontamentos das necessidades que motivaram o desenvolvimento do plano e quais serão os indicadores de desempenho para mensurar os resultados do projeto.
Os recursos
Assim como em outras ferramentas de gestão, os recursos financeiros, humanos e materiais devem ser alocados no Project Charter, facilitando a visão de todos sobre a gestão de custos do projeto.
Ressaltamos que essas informações transcritas no Project Charter devem ser breves e precisas. Portanto, inclua apenas o orçamento geral e os recursos principais, deixando a descrição detalhada para outro arquivo.
As entregas
Sejam as entregas de projeto físicas ou virtuais, é preciso pontuar com clareza quais serão os produtos, soluções ou funcionalidades que irão beneficiar o usuário final e são o motivo da realização do projeto.
O escopo
Além da EAP, para ser efetuado um projeto precisa de um escopo, ou seja, um documento que aborda com especificidade as etapas e característica de todo o trabalho que precisa ser feito pela equipe até a entrega.
Por isso, a inclusão do escopo no Project Charter é essencial para a conferência das orientações definidas para a execução das atividades.
Os riscos
Se os pontos positivos que irão surgir da proposta são listados, o mesmo deve ser feito quanto aos desafios e potenciais riscos do projeto.
Nesse campo do Project Charter, é importante que os responsáveis se mostrem cientes das possibilidades de erros e apontem medidas para minimizar as falhas.
Atribuídos no projeto
Quem são os responsáveis alocados ao projeto e suas funções dentro dele? Esses são dois questionamentos básicos, mas que de forma alguma podem ser esquecidos no Project Charter.
Se o projeto for abrangente e envolver profissionais de diferentes áreas de atuação, indique quem poderá responder por cada núcleo e quem é o gerente do projeto.
Cronograma
Cada projeto possui seus milestones, marcos que indicam o começo de um novo evento ou ciclo das atividades.
Para que as tarefas e demais ações sejam entregues no momento ideal, é preciso firmar prazos e eventos dentro do cronograma, mantendo todos os participantes cientes dessas datas.
A depender da configuração do projeto, outros elementos podem ser inseridos no Project Charter, pois assim o documento irá entregar um rico detalhamento para ilustrar seus propósitos.
A relevância do Project Charter
Tendo em vista que a gestão ágil evidenciou a importância da flexibilidade para mudanças durante a realização dos projetos e as entregas com mais rapidez, pode parecer que o Project Charter é um instrumento que burocratiza a gestão de projetos.
Contudo, essa premissa não é verdadeira. Isso porque o Project Charter antes de tudo opera como um contrato do projeto, servindo como guia de consulta e integrando todas as informações relevantes num documento centralizador.
O principal diferencial que o Project Charter agrega é justamente esse. Nele, estão descritos as ideias desenvolvidas no planejamento estratégico e no OKR da sua empresa.
Fundamentalmente, o Project Charter irá fazer com que o foco principal do projeto não seja desviado no meio do caminho e que as principais dúvidas possam ser sanadas com a conferência e compartilhamento do material em si.
Ao mesmo tempo, o Termo de Abertura de Projetos é adaptável a algumas mudanças, especialmente aquelas referentes ao cronograma de execução das atividades ou até mesmo alocação de novos recursos e pessoas no decorrer do projeto.
Em resumo, o Project Charter é uma ferramenta de alinhamento dos projetos, que mantém as equipes integradas em torno dos projetos que acontecem na empresa e facilita a tomada de decisão dos gestores.
O Project Charter na era digital
Com o avanço da tecnologia, o Project Charter também evoluiu seu formato para o virtual. Dessa maneira, o documento pode ser desenvolvido dentro de gerenciadores de projetos como o Runrun.it, trazendo agilidade para a sequência das operações.
Com a automação dos recursos digitais, a plataforma permite a criação de modelos de projetos personalizados, logo, é possível preparar o Project Charter com o software e até mesmo replicar as informações para outros projetos utilizando as funções disponíveis.
As facilidades de tornar o Project Charter digital também incluem a acessibilidade das informações aos envolvidos e a segurança de manter o arquivo salvo na nuvem por meio de plataformas protegidas e criptografadas.
Agilize a gestão dos seus projetos com o Runrun.it
Completo e funcional, o Runrun.it é um software que permite o acompanhamento dos múltiplos projetos de maneira remota e centraliza todas as informações em um só lugar.
Com widgets e funcionalidades personalizáveis, a ferramenta facilita a gestão de tarefas e pessoas, fornece dados para a criação de relatórios e ajuda a mensurar prazos, produtividade e capacidade de trabalho da sua equipe.
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