Ocupado ou produtivo: você sabe administrar seu tempo no trabalho?

Ocupado ou produtivo: você sabe administrar seu tempo no trabalho?

Você se considera ocupado ou produtivo no trabalho? Ficou difícil dizer a diferença entre essas duas palavras? Então a notícia que eu tenho para você hoje não é muito boa! Isso porque acumular mil itens na sua lista e terminar o dia com o sentimento de que você começou várias tarefas, sem conseguir terminar nenhuma, não significa ser produtivo, mas sim que você se ocupou de muitas coisas no dia, que talvez nem fossem tão prioridade assim. 

Nesse caso, o que você precisa é organizar melhor o seu tempo, levando em consideração as tarefas e os projetos que são mais urgentes, o que demanda mais concentração e o que pode ser feito ao longo da semana. Veja aqui o que você vai encontrar neste artigo sobre ser ocupado ou produtivo: 

 

1. Bingo: ocupado ou produtivo? 

Assim que começa uma nova uma tarefa no trabalho. Chega um e-mail que precisa ser respondido. O telefone toca. Você é chamado para uma reunião. As notícias do dia estão interessantíssimas. Você se lembra das contas que precisa pagar ainda hoje… E acaba demorando muito mais tempo para executar a tarefa – e, pior, se desgastando muito mais. Essa situação pareceu familiar demais pra você? Então provavelmente está sofrendo da síndrome do profissional ocupado que não é produtivo. 

Na maioria das vezes, estar ocupado não é sinônimo de produtividade, é apenas falta de planejamento e gestão do tempo. De fato, se você está começando dezenas de tarefas por dia, e terminando quase nenhuma de forma satisfatória, é quase certo que você não está se dedicado às tarefas certas. 

A verdade é que, para se tornar produtivo, é necessário priorizar as tarefas de acordo com a sua importância e entregar mais em menos tempo (e não trabalhar mais em mais tempo, como se costuma pensar). Até porque, trabalhar mais pode prejudicar severamente a sua saúde, podendo até mesmo levar a casos de burnout e esgotamento mental, o que nós sabemos que é extremamente prejudicial, tanto para sua carreira, como para a vida pessoal. 

Um artigo do New York Times cita alguns estudos que fizeram as contas de quanto tempo os americanos de fato trabalham. Segundo uma pesquisa da Microsoft, das 45h de trabalho semanais, 16h são improdutivas. Ou seja, mais de um terço. Já a America Online e a Salary.com, afirmam que os profissionais só trabalham três dos cinco dias da semana.

Mas atenção! Você não precisa ficar assustado com esses números achando que não está dando o melhor de si (oi, síndrome do impostor!) e muito menos que, caso você for o gestor de uma equipe, que o seu time está “fazendo corpo mole” ou deixando de trabalhar para se divertir. 

O ponto central dessas informações é justamente a falta de organização e gestão do tempo que pode afetar consideravelmente a produtividade e a motivação de uma equipe. 

>> Leitura recomendada: Administração do tempo no trabalho: 10 técnicas testadas e aprovadas

Agora que nós já constatamos a existência do problema, confira abaixo  alguns sinais de que você pode estar se achando beeeem ocupado, mas pouco produtivo:

2. Situações que ocupam seu dia e podem atrapalhar a sua produtividade

 

1. Muitas reuniões

As reuniões são, de certa forma, inevitáveis no trabalho. Porém, para evitar que você não consiga concluir suas tarefas e perca o foco, procure repensar o número de reuniões que você participa, se a sua presença é realmente relevante em todas elas, se a pauta de discussão proposta está sendo seguida ou se, ao final da reunião nenhuma decisão foi tomada. 

Além disso, nós podemos adotar uma prática da metodologia ágil, para tornar esse momento menos prejudicial para a sua produtividade. Ao invés de fazer longas reuniões de acompanhamento, procure fazer reuniões curtas (de no máximo 10 minutos), em que todos ficam em pé: as famosas dailys. 

Dessa forma, todos compartilham de forma simples e objetiva o que fizeram no dia anterior, o que farão hoje e se precisam de ajuda ou de alguma informação de outro colega.

>> Leitura recomendada: [Ebook] Reuniões: necessárias ou disfuncionais?

2. Acúmulo de tarefas

Você se orgulha de fazer muitas coisas ao mesmo tempo? Não se engane, ser multitarefa (ou saber fazer várias coisas) não é sinônimo de colocar todas as suas habilidades em prática ao mesmo tempo. 

Organize seu tempo para executar apenas uma tarefa de cada vez e você será muito mais produtivo. Estudos realizados pela universidade canadense McGill revelaram que quando tentamos realizar várias tarefas simultaneamente, na verdade, não realizamos mais de uma atividade ao mesmo tempo, mas alternando rapidamente entre elas. E essa troca é cansativa. Ele consome glicose oxigenada no cérebro,o mesmo combustível necessário para se concentrar nas tarefa.

Por isso, aqui vai uma dica para se concentrar de vez em uma tarefa: feche as abas do seu  navegador que não estiverem sendo usadas (sobretudo das redes sociais) guarde o celular e, se possível, escute música com um fone de ouvido. Assim, quando precisar praticar o deep work, vai ficar mais fácil! 

Inclusive, se precisar de mais dicas para se concentrar melhor em trabalhos complexos, assista ao webinar abaixo, preparado pelo nosso CEO Antonio Carlos Soares: 

 

>> Leitura recomendada: Foco no trabalho para manter o ritmo

3. Excesso de retrabalho

O retrabalho, assim como as reuniões, fazem parte do dia a dia. Entretanto, a gente sabe que é muito chato ter que voltar para um mesmo trabalho pela centésima vez, quando você poderia estar se dedicando a um novo projeto. 

Por isso, outras ações como desenhar com o cliente um briefing completo, manter uma boa comunicação durante o andamento do projeto, acordar prazos realistas, definir o escopo e distribuir bem as horas trabalhadas.

Essas ações não vão fazer com que os retrabalhos sumam de vez da sua mesa, mas podem ajudar a diminuir essa pilha cada vez mais.

4. Muito incêndio para pouca calmaria

Alguns profissionais vivem apagando incêndios – e eles são sinal de que o planejamento não foi eficiente. Garanta que você está separando as urgências das atividades importantes. Você pode ter que dizer não para uma tarefa urgente para manter o foco numa tarefa importante.

Além disso, quando o tempo está bem distribuído nas demandas do seu dia, vai ser cada vez menos necessário apagar incêndios.

>> Leitura recomendada: Urgente x Importante: como gerenciar tempo

5. Só realizar tarefas triviais sem gestão do tempo

As tarefas pequenas e que, geralmente, são mais mecânicas, costumam ser concluídas rapidamente, porque são fáceis de serem executadas. Se, por um lado, elas podem parecer boas para te ajudar a construir um ritmo de trabalho produtivo, por outro elas podem indicar que você está sabotando as atividades mais complexas. Certifique-se de que você não está gastando todo o seu dia em coisas apenas triviais.

>> Leitura recomendada: Do planejamento à entrega de projeto: dicas para uma gestão bem-sucedida

6. E-mail o dia todo

Se você não sai da sua caixa de entrada o dia todo, eu posso garantir que você não é produtivo – exceto se no seu job description a principal atividade for ler e responder e-mail.  Separe alguns minutos no começo, meio e fim do dia para resolver os pepinos por e-mail e tente se manter longe dele quando estiver no meio de outra tarefa.

>> Leitura recomendada: Como gerenciar uma equipe por e-mail? Veja as dicas e os riscos

3. Dicas para ser mais produtivo 

Além disso, usar um gestor online te ajuda a eliminar uma porção de e-mails porque toda a comunicação dos projetos se faz dentro da ferramenta, desde a organização do fluxo de trabalho, o planejamento das tarefas à distribuição de demandas para a sua equipe.

Bom, nós já demos algumas dicas para evitar que as situações acima te deixem ocupado e atrapalhem a sua produtividade. Mas, além disso, existem outras coisas que você pode fazer: 

  • Ao chegar no trabalho, faça uma lista com o que precisa ser feito no dia, na ordem do mais importante, para o menos importante 
  • Aprenda mais sobre o método Ivy Lee
  • Mantenha a comunicação alinhada 
  • Pratique o deep work 
  • Revise sempre as prioridades com seu gestor 
  • Certifique-se que o fluxo de trabalho não tem etapas que acabam atrapalhando o processo 
  • Use um timesheet para mensurar as horas que você gasta em cada tipo de atividade
  • Use uma ferramenta de gestão online 
 

4. A ferramenta certa para acabar de vez com a dúvida: ocupado ou produtivo?

Para entender melhor as suas demandas e as da sua equipe, além de, claro, fazer a gestão do tempo e ainda conseguir enxergar o todo (todas as tarefas e projetos), você pode contar como Runrun.it. Em nossa plataforma, você vai conseguir entender como está usando seu tempo no trabalho e poder trabalhar de forma colaborativa com seus colegas. Crie sua conta gratuitamente: runrun.it 

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