Gestão do tempo: Ser produtivo não tem nada a ver com ser ocupado

Gestão do tempo: Ser produtivo não tem nada a ver com ser ocupado

Esta situação já é praticamente uma rotina, admita: você começa uma nova uma tarefa no trabalho. Chega um e-mail que precisa ser respondido. O telefone toca. Você é chamado para uma reunião. As notícias do dia estão interessantíssimas. Você se lembra das contas que precisa pagar ainda hoje… E acaba demorando muito mais tempo para executar a tarefa – e, pior, se desgastando muito mais. Se você se identificou com esta situação acima, provavelmente está sofrendo da síndrome do profissional ocupado que não é produtivo. Na maioria das vezes, estar ocupado não é sinônimo de produtividade, é apenas falta de planejamento e gestão do tempo.

De fato, se você está começando dezenas de tarefas por dia, e terminando quase nenhuma de forma satisfatória, é quase certo que são as tarefas erradas. A verdade é que, para se tornar produtivo, é necessário priorizar as tarefas de acordo com a sua importância e entregar mais em menos tempo (e não trabalhar mais em mais tempo, como se costuma pensar).

Um artigo antigo do New York Times cita alguns estudos que fizeram as contas de quanto tempo os americanos de fato trabalham. Segundo uma pesquisa da Microsoft, das 45h de trabalho semanais, 16h são improdutivas. Ou seja, mais de um terço. Já a America Online e a Salary.com, afirmam que os profissionais só trabalham três dos cinco dias da semana. Se essa cena se repete nos dias de hoje, é possível que você seja sua coadjuvante. Confira alguns sinais de que você pode estar se achando beeeem ocupado, mas pouco produtivo:

1. Muitas reuniões

As reuniões não deixam os trabalhos complexos serem concluídos. Elas tampouco fazem o trabalho criativo. E não é segredo nenhum que elas evitam que você se foque. É de reunião em reunião sem foco que horas e horas de trabalho são perdidas.

>> Leitura recomendada: [Ebook] Reuniões: necessárias ou disfuncionais?

2. Acúmulo de tarefas

Você se orgulha de fazer muitas coisas ao mesmo tempo? Não se engane, ser multitask (ou saber fazer várias coisas) não é sinônimo de colocar todas as suas habilidades em prática ao mesmo tempo. Programe seu tempo para executar apenas uma tarefa de cada vez e você será muito mais produtivo. Dica: feche as abas do seu navegador que não estiverem sendo usadas (sobretudo das redes sociais) guarde o celular e, se possível, escute música com um fone de ouvido. Assim, o foco virá naturalmente.

>> Leitura recomendada: Foco no trabalho para manter o ritmo

3. Excesso de edição

Você recebe um e-mail para avaliar um projeto, ou adicionar mais detalhes em um documento. O que você faz? Muitas pessoas gastam uma quantidade excessiva de tempo editando e-mails, documentos, planilhas… Tente realizar a tarefa com a máxima atenção e confiança possível, só assim você não precisará passar boa parte do tempo corrigindo e editando.

4. Muito incêndio para pouca calmaria

Alguns profissionais vivem apagando incêndios – e eles são sinal de que o planejamento não foi eficiente. Garanta que você está separando as urgências das atividades importantes. Você pode ter que dizer não para uma tarefa urgente para manter o foco numa tarefa importante.

>> Leitura recomendada: Urgente x Importante: como gerenciar tempo

5. Só realizar tarefas triviais sem gestão do tempo

As tarefas pequenas e não importantes geralmente são concluídas rapidamente, porque são fáceis de serem executadas. Enquanto podem ser boas para construir seu ritmo diário de produtividade, elas podem indicar que você está sabotando as atividades mais complexas. Certifique-se de que você não está gastando todo o seu dia em coisas apenas triviais.

6. E-mail o dia todo

Se você não sai da sua caixa de entrada o dia todo, eu posso garantir que você não é produtivo – exceto se no seu job description a principal atividade for ler e responder e-mail.  Separe alguns minutos no começo, meio e fim do dia para resolver os pepinos por e-mail e tente se manter longe dele quando estiver no meio de outra tarefa.

Além disso, usar um gestor online te ajuda a eliminar uma porção de e-mails porque toda a comunicação dos projetos se faz dentro da ferramenta, desde a organização do fluxo de trabalho, o planejamento das tarefas à distribuição de demandas para a sua equipe.

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