Para não repetir os erros: saiba como usar seu passado para planejar melhor o futuro

Para não repetir os erros: saiba como usar seu passado para planejar melhor o futuro

Nosso passado é cheio de erros. Naturalmente, a vida é assim e no trabalho não seria diferente. Erros de planejamento, no entanto, podem prejudicar um grande período de atividades e impactar diretamente na lucratividade de uma empresa. É preciso revisar constantemente onde estamos equivocados para não repetir os mesmos erros. Aqui propomos que você olhe para o passado para melhorar o presente e ser mais eficiente no futuro.

Como já falamos neste artigo sobre gestão do tempo, focado em cronêmica (percepção do tempo e a reação a ele), um primeiro passo é entender nossa relação particular com o tempo. De que forma você planeja seu dia, seu mês, seu trimestre ou seu ano? Seu plano para um próximo período já está em um papel? De que maneiras podemos tornar todo o planejamento, que parece simples na nossa cabeça, em ações estratégicas que envolvam todos? Comece usando seus erros a seu favor, como veremos agora.

TEU PASSADO TE CONDENA

Primeiro, saiba ou relembre os erros comuns que você pode evitar:

Não usar métricas e não ter metas

Talvez esse seja o erro mais básico de toda a nossa lista. Sem uma meta, aonde você e sua equipe vão chegar? Provavelmente, a lugar nenhum. E para futuramente saber se o planejamento atendeu bem às suas necessidades, é preciso escolher indicadores de desempenho numéricos, ou KPIs (leia mais sobre KPI dashboard). Quando usamos números para descrever um objetivo, tudo fica mais claro para toda a equipe. Por exemplo: “Aumentar a receita da empresa em 10%” é muito mais fácil de entender do que “Aumentar a receita da empresa”.

O simples fato de estabelecer um número oferece um recurso para que sua equipe ou as pessoas envolvidas pensem em sub-metas para atingir o objetivo maior. Ao final, analise se os objetivos foram atingidos (sim ou não? Ou em que %).

Não estimar o tempo de cada atividade

É preciso que ao iniciar um planejamento você tenha uma ideia de quanto tempo cada atividade levará para ser realizada. Alguns softwares de gestão, como o Runrun.it, permitem que você insira o tempo que cada tarefa padrão necessita para ser executada. Assim, o sistema pode sinalizar a estimativa de esforço da equipe para alcançar uma meta – e também informar qual é a média real de execução daquele tipo de tarefa. Isso é importantíssimo para fazer uma projeção das entregas e respaldar prazos e cronogramas. Importante dizer que o “chute” aqui é um tiro no pé: use ferramentas que permitam saber o tempo investido de fato.

Não usar timesheet

Já falamos aqui do grande problema que pode ser não usar um timesheet. Isso é: não apontar quanto tempo de fato cada tarefa despendeu para ser executada. Teu passado te condena? Não deixe que isso se repita, porque o timesheet ajudará justamente a corrigir a estimativa de tempo de um novo planejamento.

>> Leitura recomendada: As tarefas estão acumuladas? Hora de adotar um timesheet automático

Não distribuir os papéis

É fundamental definir com clareza as responsabilidades e, por vezes, as metas de cada pessoa na empresa, não só de cada equipe. Essa tarefa cabe aos líderes das áreas. Isso inclui também criar uma hierarquia para que não surjam gargalos quando as demandas são cobradas de modo informal entre os times. No seu último projeto os papéis estavam bem distribuídos? Todos sabiam das suas responsabilidades?

>> Leitura recomendada: Cada um consciente do seu papel: uma matriz para definir responsáveis

Não saber priorizar

Um dos erros mais comuns ao planejar um projeto é não ter o entendimento de quais são as prioridades e como elas devem ser distribuídas. Procure ferramentas de priorização para o seu próximo projeto. Entenda como funcionam, encontre aquela que se encaixa melhor para a sua necessidade para depois fazer ajustes. O planejamento nem sempre conseguirá prever o que de fato é o mais prioritário, mas após erros e acertos você terá uma ideia mais clara do que deve ter preferência na lista de projetos ou atividades.

>> Leitura recomendada: Priorizar é preciso: dicas para você se dedicar ao que realmente importa

Não executar o que parece complexo

Vamos assumir: outro erro comum do nosso passado é procrastinar as tarefas mais complexas. Todos nós temos em nossa lista tarefas temidas – seja porque são difíceis, têm interdependências ou porque são chatas. No entanto, quando deixamos de fazê-las, comprometemos com maior facilidade o planejamento. Ao deixar claro o que é prioridade, você não deve mais escolher o que é mais fácil, e sim o que está no topo da sua lista. O hábito de abordar imediatamente essa tarefa mais importante irá ajudá-lo a conquistar uma vitória no início do dia e, para muitas pessoas, isso dá mais motivação para seguir o planejamento. Leia mais sobre o assunto neste nosso artigo.

AJA AGORA, NO PRESENTE

Agora que você já revisou erros do passado, veja algumas dicas para colocar em prática agora mesmo:

Planeje as tarefas recorrentes

Aquelas tarefas que são repetidas semanal (reunião com a equipe), mensal (entregar relatório de fechamento) ou anualmente (planejamento de 2018) podem ficar previamente organizadas na sua lista de tarefas. Certamente, quando você agendar essas atividades, você multiplicará a sua lista e terá a impressão de que seu fluxo de trabalho é insuperável. No entanto, é importante elencar todos essas tarefas para ter uma visão geral das suas atividades repetitivas ou ongoing.

Uma ferramenta de gestão permite que você seja alertado quando iniciar essas tarefas. Afinal, você não quer arriscar esquecer dessas atividades ainda que elas pareçam totalmente incorporadas à sua rotina.

Gerencie sua energia

Conforme este artigo do Arata Academy, o consultor de produtividade Tony Schwartz diz que precisamos otimizar a energia e não o tempo. Isso significa que, ao invés de olhar somente para o relógio, devemos também olhar para o quanto podemos desempenhar. Para isso, o especialista sugere alternar entre períodos de alto rendimento com períodos de descanso – só assim a energia se renova e você tem forças para trabalhar.

O livro O poder do engajamento total faz uma boa analogia para entender como essa lógica funciona. Segundo os autores, Jim Loehr e Tony Schwartz, atletas passam 90% do tempo treinando para desempenhar em 10% do tempo, enquanto nós trabalhadores fazemos o contrário: passamos 10% treinando e 90% desempenhando. A rotina envolve treino pesado e descanso e a nossa uma jornada de oito a 12 horas sem descanso (em seu tempo livre, você de fato descansa ou também verifica e-mails e mantém a tensão do trabalho?).

Sendo assim, não basta estar descansado fisicamente com a mente cheia de preocupações relacionadas ao trabalho. É preciso dar tempo para recarregar. Mas como? Com intervalos maiores. Entenda no tópico a seguir!

>> Leitura recomendada: O tempo é a moeda mais valiosa, como você está investindo o seu?

Divida em blocos

De acordo com esta matéria da BBC, em 2014, a empresa de redes sociais The Draugiem Group mediu e estudou os hábitos dos seus funcionários mais produtivos. A pesquisa interna descobriu que os colaboradores com maior produtividade não faziam hora extra – muitas vezes sequer trabalhavam oito horas por dia. Ao invés disso, aqueles que produziam mais trabalhavam focados durante 52 minutos e faziam uma pausa de até 17.

A pesquisa sugere uma reestruturação na rotina para atingir mais produtividade, sem desgastar a mente, o que faz com que desperdicemos tempo. Para isso, podemos dividir o dia em períodos de 45 minutos, por exemplo, para maximizar a produtividade, desde que o trabalho nessas sessões seja rigorosamente focado. Além disso, entre cada período, é preciso também valorizar os intervalos para diminuir os níveis de estresse e, portanto, obter melhores resultados.

Crie um backlog

Outra dica que pode ser muito fácil de fazer agora e que impacta diretamente o futuro do seu planejamento é ter uma lista de espera. Crie um backlog, ou seja, uma gaveta com ideias ou tarefas que ainda não se encaixaram nas atividades atuais, mas que um dia devem ganhar atenção. Leia aqui sobre o que é backlog.

Talvez, ao fazer o planejamento do próximo trimestre ou do próximo ano você tenha criado uma lista muito grande de ações que devem ser colocadas na esteira de atividades. No entanto, ainda que tudo tenha potencial, priorize algumas ideias e deixe outras na sua fila de espera. Depois, ao iniciar um novo planejamento, você terá facilidade para resgatar ideias e para reposicionar ações.

>> Leitura recomendada: O Backlog chegou ao Runrun.it! O que é e como usar

Comunicação alinhada

Uma boa comunicação é para ontem! Não adianta sua empresa ter processos bem estruturados se a comunicação não funciona. O planejamento sempre é compartilhado entre todos? Crie etapas que permitam uma rotina de comunicação formalizada, desde a apresentação geral, até reuniões rápidas diárias. Além disso, se o seu planejamento estiver estruturado em um documento, ele deve ser compartilhado para que todos da equipe possam revisitar, sempre que preciso, o plano.

UM PASSO À FRENTE RUMO AO FUTURO

Se você chegou até aqui, é possível que ainda sinta falta de fazer ajustes no seu planejamento. As dicas a seguir exigem tomadas de decisão mais estratégicas. Mas, caso sua empresa ainda não tenha refletido sobre elas, ainda está em tempo:

Revisão da cultura, propósito estratégico

Peter Drucker, considerado o pai da Teoria da Administração, já dizia que “a cultura devora a estratégia numa garfada, de café da manhã”. Significa que se a cultura é forte, mas não voltada aos resultados e a organização, sua estratégia vai ruir. A cultura é algo difícil de mudar – muito dizem que só se muda a cultura trocando o CEO -, mas se nenhum planejamento está dando certo é provável que o problema seja estrutural. E de nada adiantará mudar a equipe. Quando novos membros ingressarem, serão contaminados pela cultura atual.

Vale lembrar que a cultura não se resume à lista de valores da empresa, pois é muito mais relacionado com as atitudes dos líderes e colaboradores. A estratégia precisa refletir uma cultura positiva e, para isso, a cultura precisa de fato ser positiva e coerente com o discurso da empresa. Procure também ligar sua cultura ao propósito da empresa (sua empresa não tem um propósito? Pois deveria). Só assim a mensagem do grande objetivo da empresa poderá ser impregnado em comportamentos.

>> Leitura recomendada: [Ebook] Cultura de resultados: Só se gerencia o que se mede

Use uma ferramenta para prever erros de planejamento

Quando revisamos constantemente os processos internos, a chance de tornar o planejamento cada vez mais refinado é maior. Isso só é possível – de forma mais automatizada – com ferramentas que permitam aos colaboradores focar no estratégico e que consigam executar o plano.

Uma ferramenta de gestão é fundamental para acompanhar o progresso do planejamento. Com o Runrun.it, você pode ter a estimativa da entrega dos seus projetos, acompanhar o desempenho das equipes, acompanhar as metas e entender a rentabilidade de um cliente, seja interno ou externo. Para não permitir que erros do passado te persigam, faça um teste grátis: http://runrun.it

Artigos que podem te interessar

 
Gif_Signup-1-1-3

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios estão marcados com *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>