Se há alguém que nunca cometeu erros de planejamento, essa pessoa pode se considerar sortuda ou privilegiada.
“Errar é humano.” A máxima atribuída a Santo Agostinho é muito utilizada para justificar as falhas que cometemos. Porém, ela vem com um complemento: “permanecer no erro é ‘diabólico'”.
Deixando de lado o teor maniqueísta da sentença e trazendo esse conceito para a sua gestão, podemos dizer que cometer erros de planejamento é sim natural, mas não aprender com eles e repetí-los pode custar caro.
Erros de planejamento podem prejudicar um grande período de atividades e impactar diretamente na lucratividade de uma empresa.
Mas não se preocupe! Aqui você vai descobrir quais os principais erros de planejamento. Propomos que você olhe para o passado para tentar corrigir o presente e ser mais eficiente no futuro. Vamos lá?
- Erros de planejamento a serem evitados
- Dicas para não cometer mais erros de planejamento
- Saem os erros de planejamento, entram as estratégias
- Uma ferramenta para acertar no planejamento
Erros de planejamento a serem evitados
Como já falamos aqui no blog em relação à gestão do tempo focada em cronêmica (percepção do tempo e a reação a ele), um primeiro passo é entender nossa relação particular com o tempo.
De que forma você planeja seu dia, seu mês, seu trimestre ou seu ano? Seu plano para um próximo período já está em um papel? De que maneiras podemos tornar todo o planejamento, que parece simples na nossa cabeça, em ações estratégicas que envolvam todos?
Vamos começar usando os erros a seu favor. Primeiramente, saiba ou relembre os erros de planejamento mais comuns que você deve evitar.
Não estimar o tempo de cada atividade
É preciso que, ao iniciar um planejamento, você tenha uma ideia de quanto tempo cada atividade levará para ser realizada.
Alguns softwares de gestão, como o Runrun.it, permitem que você insira o tempo médio que cada tarefa necessita para ser executada.
Assim, o sistema pode sinalizar a estimativa de esforço da equipe para alcançar uma meta – e também informar qual é a média real de execução daquele tipo de tarefa.
Isso é importantíssimo para fazer uma projeção das entregas, respaldar prazos e cronogramas, evitando erros de planejamento.
Vale dizer que o “chute” aqui é um tiro no pé: use ferramentas que permitam saber o tempo investido de fato.
Não usar um timesheet
Já falamos aqui do grande erro de planejamento que pode ser não apontar quanto tempo de fato cada tarefa despendeu para ser executada.
Se você já trabalhou assim, não deixe que isso se repita, porque o timesheet ajudará justamente a corrigir a estimativa de tempo de um novo planejamento.
>> Leitura recomendada: As tarefas estão acumuladas? Hora de adotar um timesheet automático
Não distribuir os papéis
Para evitar erros de planejamento, é fundamental definir com clareza as responsabilidades e, por vezes, as metas de cada pessoa na empresa, não só de cada equipe. Essa tarefa cabe aos líderes das áreas.
Isso inclui também criar uma hierarquia para que não surjam gargalos quando as demandas são cobradas de modo informal entre os times.
No seu último projeto, os papéis estavam bem distribuídos? Todos sabiam das suas responsabilidades? Pense nisso.
>> Leitura recomendada: Cada um consciente do seu papel: uma matriz para definir responsáveis
Não saber priorizar
Um dos erros de planejamento mais comuns em um projeto é não ter o entendimento de quais são as prioridades e como elas devem ser distribuídas.
Procure ferramentas de priorização para o seu próximo projeto. Entenda como funcionam, encontre aquela que se encaixa melhor para a sua necessidade para depois fazer ajustes.
O planejamento nem sempre conseguirá prever o que de fato é o mais prioritário, mas após algumas tentativas você terá uma ideia mais clara do que deve ter preferência na lista de projetos ou atividades.
>> Leitura recomendada: Priorizar é preciso: dicas para você se dedicar ao que realmente importa
Não executar o que parece complexo
Vamos assumir: também faz parte dos erros de planejamento do nosso passado procrastinar as tarefas mais complexas.
Todos nós temos em nossa lista tarefas temidas – seja porque são complexas ou porque têm interdependências.
No entanto, quando deixamos de fazê-las, comprometemos com maior facilidade o planejamento.
Ao deixar claro o que é prioridade, você não deve mais escolher o que é mais fácil, e sim o que está no topo da sua lista.
O hábito de abordar imediatamente essa tarefa mais importante irá ajudá-lo a conquistar uma vitória no início do dia e, para muitas pessoas, isso dará mais motivação para seguir o planejamento.
>> Leitura recomendada: Saiba quais são os principais elementos de um bom planejamento de projetos
Não usar métricas e não ter metas também são erros de planejamento
Talvez esse seja o erro de planejamento mais básico de toda a nossa lista. Sem uma meta, onde você e sua equipe vão chegar? Provavelmente, a lugar nenhum.
E para futuramente saber se o planejamento atendeu bem às suas necessidades, é preciso escolher indicadores de desempenho numéricos, ou KPIs.
Quando usamos números para descrever um objetivo, tudo fica mais claro para toda a equipe. Por exemplo: “Aumentar a receita da empresa em 10%” é muito mais fácil de entender do que “Aumentar a receita da empresa”.
O simples fato de estabelecer um número oferece um recurso para que sua equipe ou as pessoas envolvidas pensem em submetas para atingir o objetivo maior. Ao final, analise se os objetivos foram atingidos (sim ou não ou em que %).
>> Leitura recomendada: Saiba como vencer o gap entre estratégia e execução aplicando o OKR na prática
Dicas para não cometer mais erros de planejamento
Agora que você já revisou os erros de planejamento que pode ter cometido do passado, veja algumas dicas para colocar em prática agora mesmo e começar uma nova etapa na sua gestão estratégica.
Planeje as tarefas recorrentes
Aquelas tarefas que são repetidas semanalmente, como reuniões com a equipe; mensalmente, como entregar relatório de fechamento; ou anualmente, como o planejamento do ano podem ficar previamente organizadas na sua lista de tarefas.
Certamente, quando você agendar essas atividades, multiplicará a sua lista e terá a impressão de que seu fluxo de trabalho é insuperável.
No entanto, é importante elencar todas essas tarefas para ter uma visão geral das suas atividades repetitivas, também chamadas de ongoing.
Uma ferramenta de gestão permite que você receba um alerta de quando deve iniciar essas tarefas. Afinal, você não quer arriscar esquecer dessas atividades ainda que elas pareçam totalmente incorporadas à sua rotina.
Gerencie sua energia
De acordo com o consultor de produtividade Tony Schwartz, em artigo para a Arata Academy, precisamos otimizar a energia e não o tempo.
Isso significa que olhar somente para o relógio é um dos erros de planejamento, devemos também olhar para o quanto podemos desempenhar.
Para isso, o especialista sugere alternar entre períodos de alto rendimento com períodos de descanso – só assim a energia se renova e você tem forças para trabalhar.
O livro “O poder do engajamento” faz uma boa analogia para entender como essa lógica funciona.
Segundo os autores, Jim Loehr e Tony Schwartz, atletas passam 90% do tempo treinando para desempenhar em 10% do tempo, enquanto nós, trabalhadores, fazemos o contrário: passamos 10% treinando e 90% desempenhando.
A rotina do atleta envolve treino pesado e descanso e a nossa, uma jornada de oito a 12 horas sem descanso (em seu tempo livre, você de fato descansa ou também verifica e-mails e mantém a tensão do trabalho?).
Sendo assim, não basta estar descansado fisicamente com a mente cheia de preocupações relacionadas ao trabalho. É preciso dar tempo para recarregar. Mas como? Com intervalos maiores. Entenda no tópico a seguir!
>> Leitura recomendada: O tempo é a moeda mais valiosa, como você está investindo o seu?
Divida em blocos de tempo
De acordo com uma matéria publicada na BBC, em 2014, a empresa de redes sociais The Draugiem Group mediu e estudou os hábitos dos seus funcionários mais produtivos.
A pesquisa interna descobriu que os colaboradores com maior produtividade não faziam hora extra – muitas vezes sequer trabalhavam oito horas por dia.
Ao invés disso, aqueles que produziam mais trabalhavam focados durante 52 minutos e faziam uma pausa de até 17 minutos.
A pesquisa sugere uma reestruturação na rotina para atingir mais produtividade, sem desgastar a mente, o que faz com que desperdicemos tempo.
Para isso, podemos dividir o dia em períodos de 45 minutos, por exemplo, para maximizar a produtividade, desde que o trabalho nessas sessões seja rigorosamente focado.
Além disso, entre cada período, é preciso também valorizar os intervalos para diminuir os níveis de estresse e, portanto, obter melhores resultados.
Crie um backlog
Outra dica que pode ser muito fácil de fazer agora e que previne erros de planejamento é ter uma lista de espera.
Crie um backlog, ou seja, uma gaveta com ideias ou tarefas que ainda não se encaixaram nas atividades atuais, mas que um dia devem ganhar atenção. Isso impacta diretamente o cumprimento do seu planejamento.
Talvez, ao planejar o próximo trimestre ou o próximo ano você tenha criado uma lista muito grande de ações que devem ser colocadas na esteira de atividades.
No entanto, ainda que tudo tenha potencial, priorize algumas ideias e deixe outras na sua fila de espera. Depois, ao iniciar um novo planejamento, você terá facilidade para resgatar ideias e para reposicionar ações.
>> Leitura recomendada: Como usar o Backlog no Runrun.it
Comunicação alinhada
Uma boa comunicação é para ontem! Não adianta sua empresa ter processos bem estruturados se a comunicação não funciona.
O planejamento sempre é compartilhado entre todos? Crie etapas que permitam uma rotina de comunicação formalizada, desde a apresentação geral, até reuniões rápidas diárias.
Além disso, se o seu planejamento estratégico estiver estruturado em um documento, ele deve ser compartilhado para que todos da equipe possam revisitar, sempre que preciso, o plano.
No Runrun.it, é possível reunir toda a comunicação da equipe em um só lugar, acompanhar o cronograma de execução das tarefas, organizar toda a documentação, utilizar o timesheet automático e gerar relatórios gerenciais com indicadores de desempenho.
Saem os erros de planejamento, entram as estratégias
Se você chegou até aqui, é possível que ainda sinta falta de fazer ajustes para deixar de cometer erros de planejamento.
As dicas a seguir exigem tomadas de decisão mais estratégicas. Mas, caso sua empresa ainda não tenha refletido sobre elas, ainda está em tempo.
Revisão da cultura e propósito estratégico
Peter Drucker, considerado o pai da Teoria da Administração, já dizia que “a cultura devora a estratégia numa garfada, de café da manhã”.
Significa que se a cultura é forte, mas não voltada aos resultados e à organização, sua estratégia vai ruir.
A cultura é algo difícil de mudar, mas se nenhum planejamento está dando certo, é provável que o problema seja estrutural. E de nada adiantará mudar a equipe. Quando novos membros ingressarem, serão contaminados pela cultura atual.
Vale lembrar que a cultura não se resume à lista de valores da empresa, pois é muito mais relacionada com as atitudes dos líderes e colaboradores.
A estratégia precisa refletir uma cultura positiva e, para isso, ela precisa, de fato, ser positiva e coerente com o discurso da empresa.
Procure também ligar sua cultura ao propósito da empresa. Só assim a mensagem do grande objetivo da empresa poderá ser impregnado em comportamentos.
>> Leitura recomendada: [Ebook] Cultura de resultados: Só se gerencia o que se mede
Uma ferramenta para acertar no planejamento
Quando adotamos uma gestão à vista e revisamos constantemente os processos internos, a chance de tornar o planejamento tático cada vez mais refinado é maior.
Uma boa opção para evitar erros de planejamento e de execução é automatizar os processos e utilizar ferramentas que permitam os colaboradores focarem no plano de ação.
O Runrun.it é uma ferramenta de gestão de projetos fundamental para acompanhar o progresso do planejamento.
Com o software, você pode ter a estimativa da entrega dos seus projetos, acompanhar o desempenho das equipes, as metas e entender a rentabilidade de um cliente, seja interno ou externo.
Para não permitir que os erros de planejamento do passado te persigam, faça um teste grátis: http://runrun.it
