Checklist é uma lista de verificação com excelente aderência a praticamente todas as funções. O formato é simples, rápido, estamos acostumados a utilizá-la e por si só é um ótimo exercício para enxergar o escopo do projeto ao promover o desmembramento minucioso de tudo o que precisa ser feito.
Ela pode servir tanto para planejar uma aventura quanto um projeto de sucesso no seu trabalho, mas com tantos avanços, por que ainda utilizar uma checklist?
Com os avanços tecnológicos é como se a checklist tivesse se adaptado às nossas necessidades entregando justamente o que precisamos da forma que queremos.
Pensando nos recursos práticos que essa ferramenta oferece, preparamos um guia sobre a checklist, mostrando as suas funções, diferentes modelos e como ela pode ser aplicada com eficiência no seu trabalho. Confira:
- O surgimento da checklist
- As principais características de uma checklist
- Como as checklists auxiliam no trabalho
- Quais são os tipos de checklist?
- Como fazer uma checklist?
- Uma ferramenta para organizar as tarefas
Ouça este artigo no player a seguir
O surgimento da checklist
Da boa e velha lista de supermercado à relação das etapas primordiais para o lançamento de um produto, a checklist faz parte da nossa vida, pois se trata de uma lista de itens necessários para algo que você esteja planejando ou executando.
Parece simples, mas a ferramenta foi desenvolvida como forma de garantir a segurança de grandes acontecimentos, o que nos leva ao fatídico motivo de sua criação. Em 1935, a Boeing fazia seus testes em uma nova aeronave, denominada B-17 e considerada a mais sofisticada de sua categoria.
No dia da primeira decolagem, segundos após sobrevoar a pista, a nave perdeu sua sustentação e se chocou contra o solo, vitimando duas pessoas. Em sua averiguação dos fatos a empresa concluiu que o acidente aconteceu pois os pilotos não desbloquearam os novos controles, o que ocasionou a queda do avião.
A partir desse momento, a empresa e o setor passaram a adotar medidas obrigatórias que deveriam ser feitas antes do voo de qualquer aeronave, para garantir a segurança de todos os envolvidos, entre tripulação e passageiros. Nascia a checklist, que foi abraçada por múltiplos segmentos como item essencial para a realização das tarefas.
O aval da medicina
Um dos maiores defensores do uso da checklist é o cirurgião americano Atul Gawande, autor do livro “The Checklist Manifesto: How to get things right” (O manifesto da checklist: Como fazer a coisa certa, tradução livre). Ele aponta que uma checagem simples é a chave de prevenção para que um pequeno engano não se transforme num desastre de enormes proporções.
O entusiasmo de Gawande com o método de verificação vai muito além da teoria. Ele adotou checklists em oito hospitais nos Estados Unidos, de um centro comunitário na Tanzânia a um moderno instituto médico em Seattle. Em todos, a redução de óbitos por complicações médicas caiu drasticamente.
Segundo o autor, a ferramenta proporciona:
- Segurança: uma lista funciona como uma rede de segurança cognitiva. Detecta falhas mentais que costumam brotar da complexidade do trabalho moderno;
- Eficiência: as equipes tornam-se mais rápidas e eficientes quando se acostumam à checklist;
- Foco: quando uma equipe adota a checklist, os profissionais ficam livres para se concentrar no que é realmente importante;
- Humanidade: Gawande afirma que há um benefício psicológico quando os profissionais, especialmente os mais orgulhosos, têm de engolir a checklist. O médico acredita que ele os torna mais humanos.
As principais características de uma checklist
Uma das características mais lembradas desse método de controle das atividades é a sua simplicidade e capacidade de adaptação para diferentes dispositivos, sejam eles analógicos ou digitais. Basta ver que a checklist está muitas vezes anexa a uma prancheta ou colocada em murais na gestão à vista, bem como é facilmente compartilhada por e-mails ou em softwares de gestão de tarefas.
A organização em tópicos é outro detalhe que se destaca nas checklists, pois permite uma definição visual e ao mesmo tempo sistemática para a sequência das tarefas e pode ser utilizada junto aos cronogramas de projetos, auxiliando em uma distribuição das responsabilidades, economizando um tempo precioso que torna os processos mais produtivos.
Por esses e outros atributos as checklists são amplamente utilizadas no cotidiano de trabalho, trazendo agilidade e organização para as empresas, além de serem usadas para diversas funções, como vamos abordar a seguir.
Como as checklists auxiliam no trabalho
Geralmente as checklists estão atreladas à fase de planejamento e servem como direcionadoras das tarefas do início ao fim dos processos. Para você entender melhor como usá-las no dia a dia, separamos as vantagens da checklists em três diferentes atribuições.
Organização dos processos
Pela sua estrutura simplificada e bem dividida, as checklists permitem a classificação e especificação de itens necessários para a realização dos projetos. Listando os elementos em tópicos, é possível detalhar as atividades que serão passadas para as equipes, bem como definir prazos e padrões de qualidade. Nesse caso, a checklist cumpre a função de uma bússola, indicando o caminho e as sequências das etapas que serão cumpridas.
Veja que até então estávamos falando de uma lista corrida sem necessariamente uma organização cronológica. Para ter uma checklist estratégica, você pode ter como um primeiro momento, um brainstorm onde o escopo do projeto vai ser destrinchado e as atividades vão dando corpo à checklist.
Já na etapa de planejamento, o gestor de projetos organiza as atividades de maneira encadeada, prevendo sequência e prazos.
Durante a execução, quando uma demanda é concluída, ela recebe o sinal de checagem e a tarefa subsequente pode ser iniciada.
Com esse controle em mãos, as pessoas têm consciência do caminho que o projeto está tomando e agem com mais produtividade e confiança, certo de que as demandas estão no caminho correto e serão entregues conforme o idealizado.
Automatização das etapas
Existe o ditado que a prática leva à perfeição. E por serem objetivas e de fácil compreensão, as checklists são rapidamente assimiladas por nós ao decorrer do expediente de trabalho. Logo, a repetição das atividades se torna natural e permite uma automatização das etapas.
Partindo do pressuposto que os novos recursos tecnológicos são logo incorporados ao fluxo de trabalho, a checklist funciona como um tutorial operacional automatizado, oferecendo modernidade, velocidade e eficiência para as empresas.
Redução de falhas
As checklists são principalmente um instrumento de controle, por isso fazem com que a conferência se torne hábito dentro das empresas.
Nesse aspecto, ela é uma aliada para os momentos em que a memória humana falha, pois todos os procedimentos estão à vista da equipe para serem checados.
Com a descrição do que é essencial em um documento, o time pode observar tudo o que foi executado e verificar a existência de erros durante o processo.
Uma vez que isso aconteça, a checklist permite que o reparo seja feito de forma imediata, eliminando que os riscos de produção e realização cheguem até a etapa final.
Os modelos de checklists
Devido ao alcance e a praticidade, o uso da checklist é em diferentes áreas e ganha especificidades únicas conforme sua aplicação conforme abaixo
Checklist de monitoramento
É o modelo mais convencional de checklist. Consiste em uma lista que reúne o conjunto de etapas obrigatórias para a realização de uma tarefa.
Com ela, é possível acompanhar o progresso de execução dos processos e ver quais são as atividades interdependentes que estão na sequência. Geralmente são usadas em ciclos com prazos de curta duração, em que há uma urgência para a entrega do trabalho.
Esse modelo de checklist de tarefas é normalmente utilizado em processos de onboarding, como a pessoa está se familiarizando com as novas atividades, a lista facilita na memorização e evita erros.
Checklists de prevenção
Mais utilizada pela área de segurança no trabalho, o papel dessas checklists é auxiliar na inspeção constantemente com o intuito de evitar acidentes.
Mais padronizadas, seguem as normas que regulamentam as ações, por isso outros setores e atividades podem se beneficiar do propósito desta checklist, por exemplo em lançamentos de campanha de marketing como a Black Friday, garantir que o site de vendas suporte o alto volume de clientes, os estoques estejam nutridos e o contrato de logística esteja acordado são exemplos de tarefas que precisam ser conferidas para garantir a eficiência das vendas.
Checklists de coordenação
São essenciais quando um projeto conta com vários times envolvidos. Por exemplo, para o lançamento de um novo produto vários profissionais estão trabalhando juntos, desde os desenvolvedores à equipe de marketing.
Nesse caso, a checklist serve como um instrumento centralizador de operações para que haja uma conferência das entregas realizadas por cada setor e se os prazos estão sendo cumpridos de acordo com o cronograma previsto.
Checklist de afazeres (To Do)
Ligada ao momento de planejamento, a checklist de afazeres, também conhecida como To Do List, é um documento que lista todas as atividades importantes que precisam ser feitas até a entrega.
Ao longo do caminho, ela pode ganhar novos formatos como uma lista de verificação, para confirmar se tudo foi finalizado conforme o estabelecido no plano inicial.
Em outras palavras, a lista que você foi alimentando durante todo o seu processo criativo e de execução, no fim se torna um local para verificar se de fato realizou tudo o que precisava.
Essa checklist pode ser padronizada para aquele tipo de projeto, economizando tempo sobre o que será feito e quando.
Como fazer uma uma checklist?
Desde o início comentamos sobre a praticidade da checklist, mas existem algumas boas dicas de como fazer uma checklist que te ajudam a ser assertivo e economizar tempo. Ou seja, invés de construir uma lista enorme na qual você mal tem controle, o ideal é ser objetivo.
Mas como fazer uma lista de tarefas sucinta que não falte nada? É o que você descobre abaixo:
- Menos é mais: adote algo simples como um bullet journal. Esse método emprega apenas três tipos de marcações: tarefas, eventos e notas. As tarefas são indicadas por pontos, eventos por círculos e notas por traços. A ideia aqui é que você escreva tudo na sua lista de forma rápida e curta.
- Comece com um plano, termine organizando: todas as manhãs, elabore e revise sua lista. E, no fim do dia, deixe sua mesa organizada de novo e liste suas tarefas para o dia seguinte. Simples assim. Não tem por que você não adotar esse costume a partir de hoje, né?
- Uma tarefa por vez: fazer várias coisas ao mesmo tempo é para quem consegue. Mas, de acordo com a Universidade de Utah, são poucos: só 2,5% das pessoas são capazes de realizar mais de uma tarefa ao mesmo tempo. Por isso, procure tocar uma atividade por vez, e com dedicação.
- Separe as tarefas: elencar as prioridades é uma forma de realizar as atividades de maneira mais eficiente. Para isso, é importante organizar as tarefas em ordem de importância e saber delegar as mais simples com equilíbrio e clareza.
Uma ferramenta para organizar as tarefas
O Runrun.it foi criado para colocar sua vida em ordem. Com o software, você não apenas pode elaborar checklists e organizar prioridades, como também administrar o andamento das tarefas, gerenciar equipes, fazer a gestão do tempo, formalizar a comunicação com todos e controlar os custos de cada projeto.
Ou seja, é o princípio da checklist elevado a uma nova potência. Afinal, você pode até estar sozinho em meio a um mar de projetos, mas não precisa ficar desorientado (nem desorientar sua equipe). Faça o teste grátis da ferramenta: http://runrun.it
Link dos conteúdos citados
https://www.researchgate.net/publication/287949825_The_Checklist_Manifesto_How_to_Get_Things_Right
https://archive.unews.utah.edu/news_releases/few-drive-well-while-yakking-on-phone/
http://blog.lideraviacao.com.br/a-importancia-do-checklist-para-a-seguranca-do-voo/
