Software de gestão: 10 perguntas para fazer antes de escolher

Software de gestão: 10 perguntas para fazer antes de escolher

Existem mil e uma maravilhas que um software de gestão pode fazer pela sua empresa. Desde organizar as tarefas do dia a dia até aumentar a produtividade da sua equipe, as soluções estão aí para facilitar a vida, colocando a tecnologia a favor da resolução de problemas.

Mas isso, claro, desde que você saiba escolher bem a ferramenta que vai utilizar. Porque se a decisão não for tomada com cuidado, levando-se em consideração as peculiaridades da sua organização, o software de gestão vai mais atrapalhar do que ajudar, e você desperdiçará tempo e dinheiro.

Por isso, antes de se decidir por um, não deixe de considerar alguns fatores, que listaremos abaixo. São perguntas, provocações que têm o objetivo de te auxiliar no processo de escolha, para que você não tenha problemas lá na frente.

São elas:

1. Quais são os seus verdadeiros problemas de gestão?

Essa é a pergunta-chave, a primeira de todas. Porque, como o intuito de adotar um software de gestão é justamente resolver um problema de gestão, você deve ter muito claro qual ou quais são esses percalços.

Assumindo que o objetivo final de sua organização (ou de sua equipe) seja o de melhorar as entregas, de nada adiantará que a ferramenta não contribua para que isso aconteça. Assim, o primeiro passo é reconhecer os problemas que você deseja eliminar ou atenuar.

Apontemos alguns exemplos. Em diversos níveis de gestão, os problemas mais frequentes costumam ser os seguintes:

  • baixa rentabilidade dos projetos;
  • falta de foco e prioridade do trabalho da equipe;
  • grande volume de tarefas deixadas para a última hora;
  • rejeição da equipe para aceitar novos processos;
  • dificuldade de reter talentos;
  • dificuldade em passar o “big picture” para a equipe.

 

2. Quais são os objetivos ao utilizar o produto?

Listou as principais dificuldades da sua operação? Então agora ficará mais fácil estabelecer quais são os objetivos que a sua empresa espera alcançar com o software de gestão.

Por exemplo: se a falta de foco e de prioridade é um problema, o objetivo do software deve ser o de controlar o fluxo de trabalho; se a rentabilidade dos projetos é baixa, a ferramenta precisa te ajudar a descobrir quanto custa cada colaborador em um projeto, de modo a formar a equipe mais eficiente possível. E por aí vai.

>> Leitura recomendada: Escolha um software de gestão entre estes 41 para driblar a crise

3. Você pode criar níveis de usuários?

Este é outro ponto fundamental. Se você planeja usar o seu sistema de gerenciamento de projetos com fornecedores externos, clientes ou pessoas de departamentos diferentes, o software de gestão deve contemplar essa funcionalidade.

Neste caso, você exigirá permissões em multinível, o que significa que você poderá atribuir a diferentes membros da equipe diferentes papéis, tais como: administrador, gestor, líder de equipe e usuário colaborador.

4. Permite identificar como os recursos são gastos?

Um dos principais fatores que levam uma empresa a buscar um software de gestão é o esclarecimento financeiro. A falta de organização e de clareza sobre como os recursos estão sendo gastos em um projeto costuma ser um mal de que muitas equipes padecem — e que gera efeitos em toda a organização, já que no final é necessário prestar contas ao cliente e à diretoria. Assim sendo, uma boa ferramenta deve oferecer funcionalidades que permitam entender e controlar esses gastos.

5. É possível replicar blocos de tarefas de um projeto?

Se a sua equipe trabalha com projetos muito semelhantes ou segue os mesmos passos com frequência, a possibilidade de criar um modelo de projeto e reutilizá-lo é imprescindível para economizar tempo e otimizar o trabalho. Leve isso em consideração na hora de eleger o seu software de gestão.

>> Leitura recomendada: 6 razões para você substituir o e-mail por um software de gestão

6. O software de gestão oferece um bom atendimento/suporte?

É fato que alguns sistemas oferecem um atendimento ao cliente mais rápido do que outros. Você precisa de um suporte ágil? Então aproveite e teste o suporte da ferramenta que você irá contratar. Peça ajuda e veja quanto tempo levará para receber um retorno – e depois avalie se esse retorno foi satisfatório.

7. A ferramenta proporciona uma gestão ágil?

A metodologia agile, ou ágil, é um verdadeiro presente da indústria de desenvolvimento de softwares para empresas de todos os segmentos. Ela foi concebida para reduzir as lacunas entre as necessidades do cliente e as entregas, sempre com base no aprimoramento contínuo de um produto.

Assim, você pode priorizar um software de gestão que tenha essa essência ágil — como o Runrun.it, que foi criado justamente para agilizar processos. Para saber mais, leia este nosso artigo sobre metodologia ágil.

8. Permite extrair relatórios de forma automatizada?

Um software que organiza o fluxo de trabalho é útil, mas um que forneça relatórios de performances dos colaboradores é muito mais. Assim, você será capaz de entender quem precisa ter seus esforços reconhecidos, e quem precisa aprimorar o desempenho. Ou seja, uma funcionalidade fundamental. Saiba mais sobre o assunto neste texto sobre avaliação de desempenho.

9. Permite entender a produtividade dos colaboradores?

Esta pergunta tem a ver com a de cima. Com um software de gestão que apresente relatórios bem detalhados, ficará muito mais fácil encontrar os gargalos de produtividade da equipe.

>> Leitura recomendada: 8 razões para você substituir o e-mail por um software de gestão

10. Você tem direito a um período de teste?

Por último, mas não menos importante, tem a questão do “free trial”: mesmo que o software que você optou atenda a todos os seus pré-requisitos, é fundamental que você teste por um período mínimo sem compromisso antes de contratá-lo. Afinal, você não compraria um carro sem testá-lo, correto?

Comece agora mesmo

Agora que você provavelmente já refinou sua busca por um software de gestão, vale a pena conhecer o Runrun.it. A ferramenta responde positivamente a todas essas perguntas, e por isso constitui-se em uma poderosa solução para a gestão de suas tarefas, de seus projetos e de sua equipe pessoas. Experimente grátis: https://runrun.it

Gif_Signup-1-1-3

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios estão marcados com *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>