O brilhante método Ivy Lee de organização do trabalho – Ou como um gênio ganhou 400 mil dólares

O brilhante método Ivy Lee de organização do trabalho – Ou como um gênio ganhou 400 mil dólares

Ivy Lee não está vivo para contar, mas James Clear está. Clear, um consagrado empreendedor e fotógrafo nas horas vagas, diz que, há cerca de um século, o respeitado consultor de produtividade e expert em organização do trabalho Ivy Lee recebeu nada menos que um cheque de US$ 400 mil (convertendo para 2016), em agradecimento a uma dica. Mas não era qualquer dica. E hoje você descobrirá qual, ao custo de… Bem, apenas alguns minutos do seu tempo. Útil desde a organização pessoal de tarefas até o gerenciamento de projetos, aqui vamos à história do Método Ivy Lee de produtividade. Esperamos que sua forma de trabalhar mude para melhor com ele!

Como tudo começou…

Estamos no ano de 1918. O magnata Charles M. Schwab é o presidente do Bethlehem Steel Corporation, a maior construtura de navios da América e a segunda maior produtora de aço. Thomas Edison, o inventor da lâmpada, se refere a ele como “master hustler“, algo que, à parte o termo chulo, traduzimos como “o mestre empreendedor”.

Schwab não se cansa de buscar formas de melhorar a eficiência de sua equipe, e por isso, acaba de marcar uma reunião com aquele que dizem ser um dos mais renomados experts em produtividade: o Sr. Ivy Lee.

Lee chega ao escritório de Schwab, que começou um diálogo mais ou menos assim:

  • Me mostre uma forma de tornar as pessoas mais produtivas.
  • Preciso de 15 minutos. Com cada um dos seus executivos.
  • Quanto vai me cobrar?
  • Nada. A menos que funcione. Se funcionar, daqui a três meses, me mande um cheque. Com o valor que você achar justo.

Passados três meses, aqui estamos: Lee acaba de receber um cheque de US$ 25 mil. Pulando quase um século e chegando a 2016, este cheque teria o valor equivalente a US$ 400 mil.

E o que de tão extraordinário Lee sugeriu?

O Método Ivy Lee

Durante seus 15 minutos com os executivos, Lee explica seu método de organização do trabalho para se atingir o pico de produtividade:

  • Ao final de cada dia de trabalho, anote as 6 coisas mais importantes que você precisa fazer amanhã. Não escreva mais de 6;
  • Priorize os 6 itens por ordem de importância;
  • Quando chegar amanhã, você só precisa começar pela primeira tarefa – a mais importante do dia. Trabalhe nela, até entregá-la. Só então, passe para a segunda tarefa;
  • Faça o mesmo com o restante da sua lista. Ao final do dia, mova todos os itens inacabados para uma nova lista de 6 tarefas para o dia seguinte;
  • Repita esse processo todos os dias.

Não estávamos lá, mas podemos muito bem imaginar a expressão incrédula de certos executivos com a simplicidade daquele método. E se alguns se opuseram, não sabemos. Por outro lado, para ter recebido a recompensa que recebeu, não deve ter decepcionado Schwab.

E por que funciona?

O método Ivy Lee de organização do trabalho funciona porque se sustenta sobre três dos mais fortes pilares da produtividade.

a) Restringir

James Clear explica: “Eu não acho que exista algo de mágico no número de tarefas como Lee recomenda, mas acho que existe sim uma magia nisso de impormos limites a nós mesmos. Quando você está com a cabeça cheia de ideias ou está sobrecarregado, a melhor saída é cortar o desnecessário. Restrições podem te tornar melhor.”

Outra pessoa que concordava com isso é Steve Jobs. Em 97, durante a WWDC (Worldwide Developers Conference) da Apple, ele disse: “As pessoas pensam que foco é dizer sim para aquilo em que você precisa se concentrar. Mas é bem diferente disso. Foco é dizer ‘não’ para uma centena de outras boas ideias. Inovar é dizer ‘não’ para milhares de coisas. Você precisa pinçar cuidadosamente. Eu, na realidade, tenho orgulho tanto das ideias que realizamos como daquelas que abandonamos”.

b) Planejar

Seguir o método Ivy Lee é ter de decidir sobre sua primeira tarefa do dia seguinte na noite anterior, o que diminui a ansiedade e a sensação de que você está perdendo tempo ao organizar sua rotina. James Clear dá seu exemplo pessoal. Como escritor, ele pode passar até horas na noite anterior pensando sobre o que escreverá, e  como. No dia seguinte, ao acordar com seu esquema pronto, ele simplesmente se senta e escreve. Em seu caso, meu nobre leitor, já imagina como o método se aplica à sua rotina?

c) Monotarefar

Outro benefício do método Ivy Lee é que ele prega o comportamento monotarefa, enquanto a sociedade moderna ama ser multitarefa, porque se ilude que estar ocupado é sinônimo de ser produtivo, ou competente. Na verdade, ter menos prioridades é o que resulta num melhor trabalho, você não acha?

Para além do Ivy Lee

“A principal crítica de métodos de organização do trabalho como este é que eles são muito básicos, que não levam em conta todas as complexidades e nuances da vida. O que acontece se uma emergência aparece?”, indaga Clear. Ele sugere para lembrarmos que não estamos mais em 1918 e usar a tecnologia a nosso favor. Exemplo: você pode agendar tarefas para não se esquecer de trabalhar no momento necessário.

Você ainda tem o poder do “não” educado. Neste artigo sobre produtividade no trabalho, aconselhamos como negar sem sentir culpa, em cinco situações do trabalho. E nunca perca sua missão de vista: voltar para sua lista de tarefas priorizadas – o mais rápido possível

Por fim, questionamos Sabrina Espíndola, advogada, coach e co-fundadora da Realize Desenvolvimento Humano, sobre alternativas ao Ivy Lee. Ela sugere que uma abordagem não excludente, mas, complementar ao método, é adotar um olhar mais amplo.

Ela sugere que se comece definindo as grandes metas. Depois, faça o desdobramento das atividades necessárias para alcançar cada meta. “Só então, você chega às tarefas do dia a dia, seja da sua equipe ou suas próprias tarefas. Basta, por fim, distribuí-las ao longo da semana”, indica.

E por falar em alternativas, sabe quem mais tem um método de organização do trabalho, e que da mesma forma pode ser usado para gerenciamento de projetos? Ninguém menos que o investidor e filantropo Warren Buffett – frequentemente entre os homens mais ricos do mundo e, portanto, alguém que sabe muito bem usar o tempo e fazer o dinheiro render.

A regra de Warren Buffett é a 25-5

  • Construa três colunas.
  • Na primeira, liste suas 25 tarefas-chave da semana ou suas metas profissionais.
  • Na segunda, selecione as 5 mais importantes. É nestas que você deve trabalhar
  • Na terceira, despeje as 20 restantes. Você não deverá trabalhar nestas, enquanto não conquistar as 5 prioridades

A premissa? Quando você não se compromete com nada, tudo te distrai.

A importância do entorno para uma melhor organização do trabalho

Além de todas essas técnicas apresentadas, é importante que seu espaço físico de trabalho seja organizado e pensado para você. Não subestime o quanto o entorno pode influenciar na sua produtividade. Este estudo da Herman Miller descobriu que o design do local de trabalho tem uma real influência na performance dos colaboradores, aumentando a produtividade em até 16% e a satisfação no trabalho em 9%. Confira um artigo completo com dicas para melhorar seu espaço de trabalho (em inglês).

Outro fator importante é dar atenção aos seus picos de produtividade. Conforme afirmação do psicólogo Ron Friedman neste artigo, as primeiras três horas do expediente são as mais preciosas e produtivas. Ao invés de começar o dia elimando e lendo e-mails, ele indica que o ideal é concentrar essas três primeiras horas em tarefas importantes, pois você terá uma entrega mais produtiva.

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Links externos

 

Organização do trabalho sem papel nem e-mail nem reunião. Ufa!

Qual vai ser o método? Ivy Lee ou Warren Buffett? O importante é que você tenha um, que te livre da sensação e da crença de que você não é e nem pode ser uma pessoa produtiva. Aliás, se precisar de ajuda para tornar toda sua equipe produtiva também, conte com o Runrun.it – a ferramenta de gestão do trabalho que dispensa papel, e-mails e reuniões porque automatiza todo o fluxo, centraliza a comunicação e produz relatórios. Quer fazer um teste grátis? Conheça: http://runrun.it

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