Indicadores de produtividade e eficiência. Veja como obter

Indicadores de produtividade e eficiência. Veja como obter

Pode fazer a pesquisa informal: pergunte a amigos e familiares como anda a vida. A maioria certamente dirá algo como “anda, não, como corre a vida: estou trabalhando muito!”, ou “trampando que nem louco(a)”, ou ainda “não paro por um segundo”, coisas assim. A julgar por essas afirmações, o brasileiro em geral trabalha sem parar. Mas aí vem outra pergunta, bem mais delicada: será que esse todo esse trabalho traz resultados à altura? Ou melhor, será que é produtivo? Só poderá responder com propriedade quem levar indicadores de produtividade muito a sério, aplicando-os ao próprio dia a dia, ou ao cotidiano da organização em que atua. O resto será na base do chutômetro.

Porque é fato: o que mais se vê por aí é trabalho que não leva a nada. Ou que não faz muita diferença para os objetivos reais de uma companhia. Tanto que, recentemente, o Brasil levou um tombo no ranking mundial de produtividade no trabalho. AC Soares, CEO e cofundador do Runrun.it, refletiu sobre a situação em uma postagem no LinkedIn: “Não chega a ser surpreendente, mas o Brasil caiu mais seis posições no ranking global de produtividade: de 75 para 81. Nossos vizinhos? Segure o choro: Albânia (80) e Montenegro (82)”.

Ou seja: com o perdão do trocadilho, tudo indica que os indicadores de produtividade são mais necessários do que nunca. E se você chegou a este post, deve estar em busca daqueles que podem realmente otimizar a sua “correria do trabalho”, dando sentido e propósito a ela.

Planejando metas e estabelecendo tarefas

Você já deve saber que, como líder, uma parte crucial do seu trabalho é estimular as pessoas a trabalharem naquilo que realmente faz a diferença. É compreender que tipos de tarefas são prioridade no turbilhão de demandas diárias.

Assim, a primeira atitude é traçar um bom planejamento, que mostre claramente, e a todos os colaboradores envolvidos, quais são as metas a serem alcançadas pela empresa no curto, no médio e no longo prazo. Para isso, você pode e deve contar com metodologias como gestão à vista, de que falamos aqui no blog.

Com as metas estabelecidas, você deve então estabelecer qual trabalho deverá ser realizado para que sejam alcançadas. Geralmente, isso levará a reuniões entre os membros de cada equipe, nas quais serão discutidas as estratégias para cumprir os objetivos.

>> Leitura recomendada: Descubra como transformar suas estratégias em resultados com o OKR

Como construir indicadores de produtividade?

As metas foram definidas e a estratégia de trabalho, estabelecida? Hora de encontrar os indicadores de produtividade que vão revelar se esse trabalho é efetivo.

Para tanto, você precisa fazer um cálculo muito simples. Suponhamos que você lidere uma equipe numa agência digital, e que sua meta seja, por exemplo, aumentar o número de posts produzidos e publicados semanalmente para seus clientes. E é importante lembrar que a definição da meta é específica para cada empresa, embora deva sempre ser centrada na otimização dos recursos como tempo e mão de obra.

A meta depende de uma avaliação sobre o que vem sendo feito que esteja abaixo dos padrões mínimos aceitáveis, de modo que possa se tornar um processo mais eficiente. Para saber mais sobre esse processo, leia este artigo sobre gestão por resultados.

Encontrando a porcentagem que importa

Já o cálculo a ser feito costuma usar percentuais, unidades de medida, números inteiros e valores monetários. Ele vai depender da meta proposta e do seu público-alvo, devendo resultar em uma medição simples e fácil de ser perseguida pelo seu time.

Levando em consideração o exemplo anterior: imaginemos que, atualmente, seu time seja formado por dez pessoas e que você produza 100 conteúdos por semana, o que dá dez por funcionário. Então, você então estabelece como meta produzir 120 posts com a mesma estrutura, colocando como padrão aceitável o índice de 12 por colaborador. A fórmula em questão é fácil: divisão do total de unidades produzidas pelo número de colaboradores.

Caso algum colaborador esteja abaixo desse padrão, você precisa encontrar formas para que ele o atinja. O importante é que a meta esteja à vista de todos, sempre.

É isso aí: você criou um indicador de produtividade e tem uma meta viável para o processo em questão. Agora, vem o principal desafio: trabalhar para atingi-la, sabendo que isso não acontecerá se toda a equipe não estiver engajada e convencida de que fazer mais é possível. Isso, claro, sem deixar de olhar para a qualidade, que é o que realmente diferencia sua entrega.

>> Leitura recomendada: Métricas de marketing: saiba para onde olhar para descobrir se sua gestão vai bem (ou não)

KPIs como instrumento de avaliação da produtividade

Outros indicadores de produtividade, ou de performance, que você precisa conhecer são os KPIs. KPI é a sigla em inglês para Key Performance Indicator, ou os consagrados Indicadores-Chave de Desempenho. Também são conhecidos como KSI, ou Key Success Indicator. São indicadores que você elege como fundamentais para avaliar qualquer processo de sua gestão.

Ou, ainda: são os indicadores que você, como gestor, vai definir para acompanhar a evolução das operações. Assim, você evita se perder em meio a uma quantidade absurda de relatórios e dados que não levam a lugar algum. É por meio desses indicadores que você manterá o foco para ir atrás das metas.

E o dashboard é a forma como os KPIs serão visualizados pelos gestores e pelos colaboradores. Pode ser um painel, um quadro, uma TV, planilha compartilhada ou qualquer outro formato que você eleger. O importante é construí-lo de forma que as pessoas-chave de um projeto específico possam acessá-lo facilmente. Para saber mais, não perca este artigo sobre KPI dashboard, aqui do blog.

Focando no que realmente importa

Para completar, uma reflexão sobre as reuniões de hoje em dia: é comum que durem muito mais do que deveriam, dispersando o time do foco e causando improdutividade.

Assim, uma boa alternativa para incrementar a eficiência é reduzir drasticamente o número de reuniões – ou otimizá-las. Este artigo traz dicas imperdíveis para você obter reuniões produtivas.

Além disso, o uso de uma ferramenta de gestão como o Runrun.it faz toda a diferença. Porque é por meio dele que você consegue formalizar a comunicação, elegendo pautas prioritárias e estabelecendo limites de duração de tarefas (neste caso, reuniões).

Runrun.it para manter os indicadores sob controle

Na verdade, a ferramenta faz diferença para que você também monitore os indicadores de produtividade da sua organização. Porque, com ele, você será capaz de saber em qual tarefa realmente seus colaboradores estão trabalhando, e deixar bem claro aquilo que é prioritário para o desenvolvimento da companhia, levando em consideração os índices mais adequados.

Afinal, o Runrun.it é uma ferramenta que foi criada por gestores e destinada a gestores, e que tem como objetivo tornar o trabalho muito mais fácil, fornecendo indicadores de produtividade automáticos.

Por meio de um sistema de organização e priorização de tarefas, é muito simples definir o que é mais importante. Além disso, nossos relatórios irão mostrar quem tem rendido melhor, quais são os clientes que têm consumido maior tempo do trabalho da organização, e até mesmo quais são as equipes que suportam ou não as demandas que recebem.

Faça um teste grátis agora mesmo e dê sentido verdadeiro para toda aquela correria diária: http://runrun.it

Gif_Signup-1-1-3

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios estão marcados com *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>