5 passos para colher melhores resultados no controle de produtividade

5 passos para colher melhores resultados no controle de produtividade

O controle de produtividade dos funcionários demanda uma série de etapas. É preciso mensurar as tarefas, colher dados de desempenho, manter uma comunicação de duas vias, analisar os resultados e criar substância para a tomada de decisão. Devemos ir além do feeling ou da afinidade e ter um acompanhamento minucioso do fluxo de trabalho. Você já deve ter pensado que assim terá mais serviços, mas se trata do movimento oposto. Com uma plataforma de gestão, é possível automatizar os processos e integrar de forma simples os colaboradores para obter resultados melhores.

No entanto, a automação deve vir acompanhada de uma postura de liderança. É preciso se conscientizar da importância do papel do gestor para conseguir aumentar o desempenho de sua equipe. A cultura organizacional da empresa, quando orientada para o controle de produtividade, sem dúvida é um caminho para colher bons frutos. Mas um estudo revela a influência do gerente, do diretor, ou em organizações mais horizontais e para colocarmos de forma mais abrangente, do líder.

A pesquisa em questão foi realizada pela consultoria McKinsey com o Centro para Performance Econômica da London School e as universidades de Stanford e Harvard. Concluiu-se que a relação do modo de trabalho dos gestores e a produtividade das empresas é muito direta.

De acordo com o estudo, mais de 80% da variação de performance é ocasionada por um setor específico e está ligada à cultura local de onde as empresas estão situadas – e que influencia o trabalho dos líderes. Exatamente por isso as empresas multinacionais superam as nativas em performance. Elas conseguem imprimir um modo de gestão mais eficiente, independentemente do local em que a empresa está estabelecida.

Identificando os obstáculos

A automação irá dar suporte para a gestão dos funcionários e o controle de produtividade na sua empresa. Então, para te ajudar a resolver os problemas, primeiro precisamos identificar os fatores que minam a sua eficiência e a da sua equipe. Os desafios e obstáculos, como falhas na comunicação, priorização nebulosa de tarefas e choque de expectativas entre prazo e entrega, são algumas dores constantes da sua empresa. Além do fato do gestor ter um papel de bedel de escola, ao gastar mais tempo cobrando trabalho do que desenvolvendo a equipe ou sendo estratégico. Tudo isso é resolvido com mudança de processos e uma boa dose de tecnologia.

1. Acompanhe a execução da agenda

Não adianta criar um planejamento e desenhar uma agenda que só funcione na teoria. Faça o controle de horas trabalhadas, assim você saberá como ajustar as previsões e a divisão do tempo. E claro melhorar a sua performance e da sua equipe. O uso de uma plataforma de gestão, que ajude a organizar os processos, estruturar o fluxo de tarefas e monitorar o andamento, é fundamental neste caso. Um exemplo é o Runrun.it, uma solução estratégica para a sua acompanhar a execução da sua agenda.

Com um simples sistema de “play, pause e entregar” das tarefas, é possível visualizar em tempo real o andamento do fluxo de trabalho, se a equipe está dentro do cronograma e tomar decisões com base em relatórios precisos e instantâneos. Com esse monitoramento das horas, será fácil identificar distrações, tarefas ordenadas de uma maneira prejudicial ao ritmo de produtividade. Ou também os gargalos da sua operação.

Neste artigo, falamos mais sobre a gestão do tempo com um timesheet automático e damos outras dicas para o trabalho na sua empresa render de verdade.

>> Leitura recomendada: Como a agenda de tarefas aumenta a sua produtividade

2. Comunicação descomplicada

Chega de depender de e-mails que ficam perdidos nas caixas lotadas dos funcionários. Ou ter que conferir em grupos de WhatsApp o que foi combinado. Neste caso, também é necessário um software de gestão, como o Runrun.it. Com ele, você pode reunir as informações, distribuir demandas e ainda controlar o tempo dedicado às atividades. Ou seja, centralizar a comunicação para que as tarefas, as alterações de prazos ou arquivos importantes estejam no mesmo lugar.

Com a plataforma, é simples compartilhar conteúdo com os envolvidos, abrir tarefas, ser seguidor de atividades e transferir os responsáveis. Isso privilegia até a integração com equipes remotas. Neste artigo, confira as funcionalidades para organizar a sua comunicação.

3. Metas e prazos mais claros

Um dos maiores desafios na vida de qualquer gestor(a) é o confronto entre metas e prazos. Estabelecer metas excessivamente ambiciosas ou até inviáveis (para um dado período) atrapalha os planos de qualquer empresa.

Por isso, o controle de produtividade se torna um aliado não apenas do gestor, mas de todos os colaboradores. Afinal, é muito mais confortável trabalhar sabendo exatamente a expectativa e o planejamento compartilhado de prazos. Uma solução inteligente como o Runrun.it também é extremamente útil aqui, porque a lista de tarefas indica qual é a mais prioritária e permite calcular, automaticamente, quando cada atividade será entregue. E, com algoritmos poderosos, o sistema indica se o prazo estipulado tende a estourar.

Vale se aprofundar neste artigo em que abordamos a transparência organizacional.

4. Gestão de tempo de líderes e criadores

Faça um raio X de suas atividades e veja em que grupo você se encaixa de forma predominante. Você é mais um gestor líder ou criador? Se você orienta a equipe, está envolvido com a visão geral do projeto e seu dia está repleto de tarefas que você cumpre com relativa rapidez, então possui o estilo de líder. Agora, se você é mais do perfil “fazedor”, que desempenha tarefas longas, conclui projetos e precisa frequentemente se debruçar por períodos maiores, você é um gestor-criador. Esse é um recorte feito por Paul Graham, co-fundador da Y Combinator, consultoria e aceleradora de empresas e negócios.

Obviamente, os líderes podem desempenhar tarefas de criadores, e vice-versa. Principalmente em equipes enxutas. Mas é preciso identificar o seu perfil e da sua equipe para saber administrar o tempo. Os líderes funcionam melhor dividindo o dia em horas, com períodos para a leitura de mensagens, reuniões, planejamento estratégico, tomada de decisão e por aí vai. Já o criador precisa planejar o dia, a semana e até o mês em blocos maiores de tempo. Pois uma tarefa cruzando sua agenda pode tirar o foco e minar o controle de produtividade da sua função principal.

Quando o perfil é claro, tudo fica mais fácil. Se você é um empreendedor com viés de criador, considere reunir as tarefas de líder em um ou dois dias da semana, agrupando reuniões, por exemplo. No restante da semana, se dedique às tarefas mais introspectivas.

Em todo esse processo, o Runrun.it pode ser o seu braço direito. Nele, você controla o fluxo diário de demandas da equipe, monitora o desempenho das pessoas e otimiza o tempo investido por todos. Tudo em tempo real. Com isso, nenhuma entrega deixará de ser feita, nenhum compromisso terá que ser cancelado e a estratégia da empresa será colocada em prática. Além disso, os dados sobre a produtividade de todos ajuda a realizar avaliações de desempenho mais justas e transparentes.

5. Prepare-se para eventos não planejados

Além de planejar a agenda e repassar os pontos de cada projeto da empresa, os gestores precisam prever tudo para não ficar só apagando incêndios. E para evitar que eles aconteçam, uma ferramenta como o Runrun.it é muito importante. Com ele, você pode provisionar uma quantia de tempo para as interrupções e reduzir o risco de ocorrerem emergências. Entre tarefas mais longas, coloque uma pausa de 10 a 20 minutos. A equipe saberá que, nesses períodos, você estará disponível, e que nos demais momentos você estará extremamente focado. E isso vale para resolver e-mails bomba, problemas ou qualquer outra tarefa que caia de paraquedas na sua mesa.

>> Leitura recomendada: Pare de apagar incêndios com gerenciador de tarefas

Listas para aumentar a produtividade

E vale compartilhar uma dica final para não só controlar, mas aumentar sua produtividade: as boas e velhas listas. Organizar suas prioridades em listas é uma das dicas mais comuns que você já deve ter cansado de ler/ouvir. Mas estabelecer uma sequência de tarefas, seja na nossa vida corporativa ou pessoal, sempre foi uma solução simples e eficiente.

Este post sobre checklist te ajuda a organizar listas efetivas. Já este guia sobre produtividade contém tudo o que você precisa saber para melhorar a sua produtividade e várias outras dicas imperdíveis.

Quer melhorar o controle de produtividade? Automação já

Como você pode ver, para melhorar sua gestão e o controle de produtividade é fundamental contar com uma ferramenta de automação como o Runrun.it. Com ele, você vai automatizar sua operação e seus processos. Isso gera ganho de tempo, diminui seus custos e torna sua equipe mais eficiente e produtiva.

Tudo através de funcionalidades claras e objetivas, como o novo Dashboard que coloca todos os dados importantes da sua empresa em uma única página. Evite a microgestão, tenha mais tempo para o planejamento estratégico, realize entregas mais assertivas e melhore seus resultados. Experimente grátis agora: http://runrun.it

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