5 passos para melhorar os resultados com o controle de produtividade

5 passos para melhorar os resultados com o controle de produtividade

Contar com uma equipe engajada e eficiente é o desejo de todo gestor. Até por isso, é comum que os líderes busquem novas maneiras de incentivar o aperfeiçoamento das atividades. Para compreender e considerar as possibilidades de cada colaborador, é utilizado o controle de produtividade, que analisa os dados e informações observadas no desempenhar das tarefas para mensurar a qualidade produtiva de cada um.. 

Hoje em dia, o controle de produtividade não possui um caráter de imposição dos resultados, pois se trata mais de um acompanhamento dos indicadores e métricas da equipe e adequação dos projetos conforme a capacidade de cada um dos integrantes, respeitando os diferentes níveis de habilidade e evitando a sobrecarga de trabalho. Nesse artigo, vamos apresentar para você como o controle de produtividade gera resultados positivos e ajuda na integração entre líderes e colaboradores. Confira: 

 

O que é produtividade? 

A produtividade é o resultado da relação entre o que se produz, o tempo utilizado e os recursos investidos em todo esse processo. Na teoria, essa conta parece ser bastante exata, mas nas rotinas de trabalho, percebemos que existem outros fatores que dizem se um colaborador é efetivo ou não. 

Por exemplo, existe a comparação entre o desempenho quantitativo e o qualitativo. Enquanto o primeiro entrega um número maior de soluções, o segundo preza pelo cuidado nos mínimos detalhes em cada atividade. No entanto, isso não significa que os dois critérios são opostos. Essas características devem ser agregadas em um mesmo ciclo produtivo para que o resultado dos projetos sempre seja positivo. 

Para controlar os processos e estabelecer avaliações de performance de maneira clara e justa, um líder pode utilizar os indicadores de produtividade como parâmetro de identificação de oportunidades ou falhas dentro da sua empresa. Para isso, é fundamental  mapear os dados do cenário atual da empresa, definir as metas a curto e longo prazo com clareza, envolver os colaboradores no planejamento estratégico e contar com recursos tecnológicos, que vão trazer facilidades na hora de aferir a produtividade.

No entanto, o uso da automação deve vir acompanhado de uma postura de liderança, pois o papel do gestor é importante para conseguir aumentar o desempenho de sua equipe, como veremos a seguir. 

O impacto do líder na produtividade 

Quando orientada para o controle de produtividade, a cultura organizacional da empresa, sem dúvida é um caminho para colher bons frutos. Mas um estudo revela a influência do gerente, do diretor, ou em organizações mais horizontais, do líder.

Em uma pesquisa realizada pela consultoria McKinsey com o Centro para Performance Econômica da London School e as universidades de Stanford e Harvard, concluiu-se que a relação do modo de trabalho dos gestores e a produtividade das empresas está intimamente ligada. 

De acordo com o estudo, mais de 80% da variação de performance de uma empresa é ocasionada por um setor específico. A pesquisa apontou que essas divergências de produtividade são relacionadas à cultura local de onde a empresa está situada. Quando comparadas as companhias regionais com as multinacionais instaladas na mesma região, percebeu-se uma superioridade nos números das empresas globais.  

Isso porque as multinacionais contam com um modelo de gestão focado no desenvolvimento de habilidades e não somente no controle de produtividade. E essa diferença de ideais também passa pelo papel das lideranças, que buscam alinhar conhecimento e estratégia e compartilhar novos métodos de gestão e trabalho com os seus liderados. 

Ao adotar uma postura  autoconsciente do poder de influência que exercem, os gestores se aproximam dos seus colaboradores e criam uma relação de confiança e parceria, em que todos desempenham suas atividades juntos em busca dos mesmos objetivos, eliminando as oscilações de produtividade dentro da empresa. 

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Identificando (e solucionando) os obstáculos

Desafios como falhas na comunicação, priorização confusa de tarefas e choque de expectativas entre prazo e entrega são algumas dores constantes das empresas. Além disso, o gestor acaba por assumir um papel disciplinador, ao gastar mais tempo cobrando trabalho do que desenvolvendo a equipe ou sendo estratégico. Tudo isso pode ser resolvido com mudança de processos e uma boa dose de tecnologia. 

A automação irá dar suporte para a gestão dos funcionários e o controle de produtividade em qualquer empresa. Mas primeiro é preciso identificar os fatores que minam a eficiência do gestor e da sua equipe. Pensando nisso, separamos 5 dicas que vão ajudar você a melhorar o controle de produtividade. Confira: 

1. Acompanhe a execução da agenda

Não adianta criar um planejamento e desenhar uma agenda que só funcione na teoria. Faça o controle de horas trabalhadas, assim você saberá como ajustar as previsões e a divisão do tempo. E claro melhorar a sua performance e da sua equipe. O uso de uma plataforma de gestão, que ajude a organizar os processos, estruturar o fluxo de tarefas e monitorar o andamento, é fundamental neste caso. Um exemplo é o Runrun.it, uma solução estratégica para o seu time acompanhar a execução da sua agenda.

Com um simples sistema de “play, pause e entrega” das tarefas, é possível visualizar em tempo real o andamento do fluxo de trabalho, se a equipe está dentro do cronograma e tomar decisões com base em relatórios precisos e instantâneos. Com esse monitoramento das horas, será fácil identificar distrações e as tarefas ordenadas de uma maneira prejudicial ao ritmo de produtividade. Ou também os gargalos da sua operação.

>> Leitura recomendada: Como a agenda de tarefas aumenta a sua produtividade

2. Comunicação descomplicada

Chega de depender de e-mails que ficam perdidos nas caixas lotadas dos funcionários. Ou ter que conferir em grupos de WhatsApp o que foi combinado. Neste caso, também é necessário um software de gestão, como o Runrun.it. Com ele, você pode reunir as informações, distribuir demandas e ainda controlar o tempo dedicado às atividades com um timesheet automático. Ou seja, centralizar a comunicação para que as tarefas, as alterações de prazos ou arquivos importantes estejam no mesmo lugar.

Com a plataforma, é simples compartilhar conteúdo com os envolvidos, abrir tarefas, ser seguidor de atividades e transferir os responsáveis. Isso privilegia até a integração com equipes remotas, pois você conta com funcionalidades para organizar a comunicação com a sua equipe onde você estiver . 

>> Leitura recomendada: Como manter a produtividade no home office

3. Metas e prazos mais claros

Um dos maiores desafios na vida de qualquer gestor é o confronto entre metas e prazos. Estabelecer metas excessivamente ambiciosas ou até inviáveis (para um dado período) atrapalha os planos de qualquer empresa.

Por isso, o controle de produtividade se torna um aliado não apenas do gestor, mas de todos os colaboradores. Afinal, é muito mais confortável trabalhar em uma organização transparente, onde todos têm acesso à expectativa exata e ao planejamento compartilhado de prazos. Uma solução inteligente como o Runrun.it também é extremamente útil aqui, porque a lista de tarefas indica quais são as prioridades e permite calcular, automaticamente, quando cada atividade será entregue. E, com algoritmos poderosos, o sistema indica se o prazo estipulado tende a estourar.

4. Gestão de tempo de líderes e criadores

Faça um raio X de suas atividades e veja em que grupo você se encaixa de forma predominante. Você é mais um líder, gestor ou criador? Se você orienta a equipe, está envolvido com a visão geral do projeto e seu dia está repleto de tarefas que cumpre com relativa rapidez, então possui o estilo de líder. Agora, se você é mais do perfil “fazedor”, que desempenha tarefas longas, conclui projetos e precisa frequentemente se debruçar por períodos maiores, você é um gestor-criador. Esse é um recorte feito por Paul Graham, co-fundador da Y Combinator, consultoria e aceleradora de empresas e negócios.

Obviamente, os líderes podem desempenhar tarefas de criadores, e vice-versa. Principalmente em equipes enxutas. Mas é preciso identificar o seu perfil e da sua equipe para saber administrar o tempo. Os líderes funcionam melhor dividindo o dia em horas, com períodos para a leitura de mensagens, reuniões, planejamento estratégico, tomada de decisão e por aí vai. Já o criador precisa planejar o dia, a semana e até o mês em blocos maiores de tempo. Pois uma tarefa cruzando sua agenda pode tirar o foco e minar o controle de produtividade da sua função principal.

Quando o perfil é claro, tudo fica mais fácil. Se você é um empreendedor com viés de criador, considere reunir as tarefas de líder em um ou dois dias da semana, agrupando reuniões, por exemplo. No restante da semana, se dedique às tarefas mais introspectivas.

Em todo esse processo, o Runrun.it será o seu braço direito. Nele, você controla o fluxo diário de demandas da equipe, monitora o desempenho das pessoas e otimiza o tempo investido por todos. Tudo em tempo real. Com isso, nenhuma entrega deixará de ser feita, nenhum compromisso terá que ser cancelado e a estratégia da empresa será colocada em prática. Além disso, os dados sobre a produtividade de todos ajudam a realizar avaliações de desempenho mais justas e transparentes.

5. Prepare-se para eventos não planejados

Além de planejar a agenda e repassar os pontos de cada projeto da empresa, os gestores precisam prever tudo para não ficar só apagando incêndios. E para evitar que eles aconteçam, uma ferramenta como o Runrun.it é muito importante. Com ele, você pode provisionar uma quantia de tempo para as interrupções e reduzir o risco de ocorrerem emergências. Entre tarefas mais longas, coloque uma pausa de 10 a 20 minutos. A equipe saberá que, nesses períodos, você estará disponível, e que nos demais momentos você estará extremamente focado. E isso vale para resolver e-mails, problemas ou qualquer outra tarefa que caia de paraquedas na sua mesa.

>> Leitura recomendada: Pare de apagar incêndios com gerenciador de tarefas

Os indicadores de produtividade 

Os indicadores de produtividade são ferramentas desenvolvidas para analisar os resultados e a eficiência da sua equipe. Antes de realizar o controle de produtividade é preciso ter em mente que os fatores que qualificam os objetivos alcançados são distintos entre os segmentos. Portanto, selecione as métricas mais alinhadas com o seu projeto para examinar as informações coletadas com precisão. 

Os indicadores de produtividade mais conhecidos são: 

  • Indicadores de qualidade: mensuram se o objetivo planejado foi alcançado. 
  • Indicadores de capacidade: avaliam se o tempo proposto foi suficiente para as metas fossem superadas
  • Indicadores estratégicos: diz respeito ao cruzamento de dados entre a estratégia e os resultados obtidos. 
 

Existem outros KPI’s (Key Performance Indicators) que são a chave para medir a sua produtividade. No vídeo abaixo, mostramos o passo a passo necessário para você formular os mais adequados para a sua empresa. Assista: 

Listas para aumentar a produtividade

E vale compartilhar uma dica final para não só controlar, mas ajudar a aumentar sua produtividade: as boas e velhas listas. Organizar suas prioridades em checklists é uma das dicas mais comuns que você já deve ter cansado de ler/ouvir. Mas estabelecer uma sequência de tarefas, seja na nossa vida corporativa ou pessoal, sempre foi uma solução simples e eficiente.

>> Leitura recomendada: Guia – Tudo sobre a produtividade

Quer melhorar o controle de produtividade? Automação já!

Como você pode ver, para melhorar sua gestão e o controle de produtividade é fundamental contar com um software de gestão como o Runrun.it. Com ele, você vai automatizar sua operação e seus processos. Isso gera ganho de tempo, diminui seus custos e torna sua equipe mais eficiente e produtiva.

Tudo através de funcionalidades claras e objetivas, como o Dashboard que coloca todos os dados importantes da sua empresa em uma única página. Evite a microgestão, tenha mais tempo para o planejamento estratégico, realize entregas mais assertivas e melhore seus resultados. Experimente grátis agora: http://runrun.it

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Pesquisas mencionadas

https://www.mckinsey.com/featured-insights/china/why-management-matters-for-productivity http://www.paulgraham.com/makersschedule.html

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