Backlog: a lista que ajuda você a refinar o desenvolvimento dos seus produtos

Backlog: a lista que ajuda você a refinar o desenvolvimento dos seus produtos

O que você vai encontrar neste artigo sobre o que é backlog:

 

Há algum tempo, falamos aqui no blog sobre as checklists – e como essas ferramentas podem contribuir para o aumento da sua produtividade. Agora, vamos tratar de algo parecido: uma espécie de lista, também, mas mais associada ao segmento de TI, por referir-se ao desenvolvimento de um produto ou um sistema. Vamos abordar o que é backlog, e como a prática pode tornar a sua gestão mais ágil.

O que é backlog e quem deve administrá-lo?

Como foi dito, backlog, também conhecido como backlog de produto ou “product backlog”, é uma lista que contém breves descrições de todas as funcionalidades desejadas para um produto específico. Essa lista traz os requisitos para um projeto, priorizados de acordo com o valor entregue para o cliente.

No mundo ideal, o backlog deve ser gerenciado pelo product owner, que é o gestor de produto que fica responsável por todos os aspectos de um software, desde os objetivos estratégicos até os detalhes de experiência do usuário. Já falamos sobre o product owner neste artigo sobre gerenciamento de conflitos em equipes de TI.

 

Mas não se trata de uma lista estanque; conforme o projeto avança e à medida que os requisitos são descobertos, o backlog pode e deve ser ampliado. O importante é que contenha informações suficientes para que o time consiga realizar estimativas de desenvolvimento.

Como funciona?

Geralmente, o time e o “dono do produto” responsáveis pelo projeto escrevem e priorizam os itens iniciais do  backlog de produto. A premissa, aqui, é que tais itens bastem para que a equipe inicie a primeira iteração (sprint) – que é o ato de repetir, de tornar a fazer. Neste momento, teremos o sprint backlog, composto pelas histórias que fazem parte da iteração em questão.

Perceba que temos, assim, dois tipos de backlog: o product e o sprint. Mas não confunda: de acordo com este artigo do site OAT Solutions, enquanto o backlog de produto é criado uma vez e atualizado ao longo do projeto, um sprint backlog é criado sempre no início de cada iteração. E enquanto o backlog de produto costuma ser atualizado semanalmente, o sprint é revisado e atualizado diariamente.

 

Reiteramos que, ao longo de todo o processo, a lista do backlog irá crescer e mudar à medida em que se aprende mais sobre o produto e sobre o cliente a quem é direcionado.

Como refinar o backlog?

Às vezes, obter um processo de backlog refinado pode ser um tremendo desafio. Dificuldades durante o planejamento das iterações (sprint backlogs), um backlog de produto enorme ou muito pequeno, a falta de atendimento durante um sprint… São vários os obstáculos que se impõem para o product owner, ou o gestor.

Este artigo do portal DZone traz dicas imperdíveis para você superar tais desafios. Vamos a eles:

1. Formalize

De acordo com o texto, não há um jeito certo de incorporar o refinamento de um backlog de produto em uma iteração. Mas uma coisa é certa: formalizar as atividades de refinamento que ocorram numa cadência regular dentro de cada iteração é essencial. Assim sendo, aproveite esses eventos para inspecionar e adaptar o backlog durante as retrospectivas, e descubra o que funciona melhor para seu time.

2. Envolva somente quem precisa ser envolvido

Em equipes de desenvolvimento, é bastante frequente o entendimento de que todo mundo deve se envolver em tudo. Mas, no refinamento de backlog de produto, isso não deve acontecer.

Quando envolvemos colaboradores que não deveriam ser envolvidos nessas atividades, tempo e recursos são desperdiçados. Então, procure sempre conversar com sua equipe para estabelecer quem deve comparecer a uma sessão de refinamento. Mas isso não significa que o resto do time não deve ser informado de mudanças; pelo contrário, todo mundo deve estar a par de quaisquer novidades que venham por aí. Nesses momentos, metodologias como a gestão à vista ou o KPI dashboard podem ser extremamente úteis.

3. Defina o que “Pronto” significa para seu time

Esse ponto é fundamental. Você deve estabelecer com todo cuidado possível o que “Pronto” significa; por “Pronto”, entenda um pequeno checklist de itens que seu time deve realizar antes que um item do backlog de produto seja trazido para uma iteração. A prática é de grande auxílio para estabelecer alguns limites ao redor daquilo que seu time de desenvolvimento precisará fazer para que um item seja feito.

4. Não se antecipe demais

Se você estiver refinando itens do backlog de produto que serão trabalhados pelo seu time de desenvolvimento com muitos meses de antecedência, pare. Será uma perda do seu tempo. Porque os requisitos são, com frequência, um dos aspectos mais instáveis do desenvolvimento de software (leia sobre análise de requisitos aqui). É muito difícil captar, com precisão, as exigências de um cliente sem considerar o formato que você estará usando ou a quantidade de esforço que você colocará nele.

Umbacklog de produto com itens “caducos” significa que você perdeu tempo utilizando requisitos que não são mais relevantes. Assim sendo, mantenha-se com um ou dois que possam ser definidos como “Prontos” para o sprint backlog.

 

Da mesma forma, não assuma que todo aspecto de um item do backlog de produto deva ser explicitamente definido. Abra espaço para conversas e para a criatividade de sua equipe durante uma iteração.

Backlog para quem não é de TI

Você deve estar gritando internamente “Mas eu não sou de TI, não tenho um produto, muito menos dono do produto… alguém me ajuda?”. Pois bem: o backlog nasceu na TI, mas é um conceito que pode ser aplicado em qualquer área.

Backlog criativo

Imagine que todas os departamentos de uma empresa executam suas tarefas de sustentação, que são aquelas do dia a dia e já enraizadas em seu cotidiano. Por outro lado, as lideranças gostariam de fazer testes, implementar novas ideias, realizar novos projetos… E onde ficam guardados todos esses desejos? No backlog!

Confira os passos abaixo para organizar o backlog criativo da sua equipe:

1. Brainstorm

Faça um brainstorm com a equipe para listar ideias que poderiam deixar os processos da área mais eficientes, ou tornar a equipe mais produtiva, ou ainda, aumentar os resultados de alguma forma. Seja criativo.

2. Conte a história e guarde

Selecione as ideias com maior potencial e que merecem ser levadas adiante. Para cada uma, faça um briefing, como se contasse uma história do porquê e como a ideia deve ser executada. Use um checklist, se for mais fácil. Avalie quanto tempo e pessoas devem trabalhar na ideia. Por fim, guarde todas as selecionadas no backlog.

A cada período, 1 semana ou 15 dias, de acordo com seus recursos, priorize junto à equipe uma nova ideia para ser executada. Atenção: ela não deve demorar muito para ser finalizada, deve estar dentro dessa janela escolhida. A escolha deve ser feita em conjunto e todos devem opinar. É uma decisão coletiva e todos devem participar da execução.

3. Execute

Depois de realizada, reunia-se com todos para analisar os pontos positivos e negativos do processo, e sugerir melhorias para a execução das próximas histórias.

4. Crie o hábito

Comece outra vez! Você pode tanto fazer novos brainstorms, como consumir o backlog atual. O importante é manter o ritual de escolher uma nova história a cada período. Além de motivar a equipe (eles farão coisas diferentes, vão sair da rotina), você pode ter resultados surpreendentes.

 

Backlog para distribuir tarefas

Outra forma de usar o backlog é com equipes cujos membros realizam os mesmos tipos de tarefa. Por exemplo, uma equipe de designers, ou uma equipe de helpdesk, ou ainda, uma equipe de redatores. Não importa a tarefa que entre na fila, qualquer um está habilitado a pegar para si e realizar. É como se fosse uma despensa com tarefas: assim que o profissional fica livre, ele vai até a despensa e pega a demanda que estiver no topo. Fácil, né?

Uma ferramenta online para auxiliar seu backlog

Utilizando um software de gestão do trabalho como o Runrun.it, você pode definir diversas etapas que compõem o seu fluxo de trabalho. Uma delas pode ser a etapa Backlog. Nela, você pode listar todas as tarefas que ainda não tem ninguém responsável. Dessa maneira, qualquer um na equipe pode acessar essa etapa e se alocar em tarefas conforme sua disponibilidade.

Na plataforma, você também consegue ter uma visão do todo e monitorar as atividades de sua equipe bem de perto, acompanhando a realização de cada item disposto na etapa de backlog. Sem bagunças, desperdício de esforços, de forma organizada e priorizando as tarefas automaticamente. Faça um teste grátis hoje mesmo: http://runrun.it

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