Conjunto de práticas que se fortaleceu na segunda metade do século XX, a melhoria contínua é uma abordagem que preza pela otimização dos processos e resultados, de modo que a empresa alcance a eficiência em todas as suas áreas.
Para isso, a melhoria contínua simplifica os projetos mais complexos, dividindo as operações em ciclos enxutos e práticos, que facilitam a análise do que está sendo feito e na implantação de otimizações e inovações para a organização.
Quer entender na prática como a melhoria contínua funciona? Neste artigo, vamos explicar esse conceito, como ele está interligado a metodologias ágeis e quais são as ferramentas que vão ajudar você a implementar essa visão no trabalho.
- O que é melhoria contínua?
- Como a melhoria contínua surgiu
- A importância da melhoria contínua
- Os pilares da melhoria contínua
- Quais são os tipos de melhoria contínua
- As metodologias e ferramentas que auxiliam a metodologia contínua
- Como adotar a melhoria contínua no trabalho
O que é melhoria contínua?
Adotada por empresas de diferentes portes, a melhoria contínua abrange uma série de práticas cujo objetivo é promover a eficiência, a inovação e a competitividade.
Para isso, o conjunto de ações engloba a análise detalhada dos processos internos, identificação de gargalos no fluxo de trabalho e a avaliação do uso dos recursos utilizados, para que eles não sejam desperdiçados.
Com a ideia da criação de etapas para a realização da gestão operacional, a melhoria contínua se apropria de outras técnicas e metodologias, como a Kaizen e a visão ágil dos negócios.
Por ser um processo iterativo, a melhoria contínua trabalha na identificação de pontos de aprimoramento, implementação de mudanças e na avaliação do impacto das inovações incorporadas ao ambiente de trabalho.
Como a melhoria contínua surgiu
Dentro do contexto empresarial, a melhoria contínua começou a se popularizar com as mudanças industriais e de produção que se instauraram no começo do século XX.
A exigência para a criação desse conjunto de práticas veio da necessidade da boa qualidade dos produtos entregues ao consumidor final, a padronização dos processos e a agilidade na linha produtiva.
Um dos pioneiros a introduzir o conceito da melhoria contínua foi o estatístico Walter A. Shewhart. Foi ele que desenvolveu o ciclo PDCA (Plan – Check – Do – Act), método que instrui a importância de planejar, executar, verificar e agir com base em dados para aprimorar os processos de maneira constante.
Na mesma linha de pensamento, o professor William Edwards Demming, introduziu princípios estatísticos de gestão que enfatizavam a importância da qualidade na linha de produção.
Sua abordagem trouxe a melhoria contínua para as fábricas japonesas no período de recuperação pós-Segunda Guerra Mundial, instaurando o controle de qualidade nos processos de fabricação e a realização de testes antes de entregar o produto ou serviço ao mercado.
Ao longo das décadas, a filosofia da melhoria contínua evoluiu, incorporando outros conceitos e abordagens, como a metodologia Lean, Six Sigma e outras ferramentas que focam na inovação e organização dos processos.
A importância da melhoria contínua
O próprio nome do conjunto de práticas já dá uma pista de como a melhoria contínua é essencial para as empresas.
Afinal de contas, seu principal propósito é desempenhar as tarefas, processos e projetos da melhor maneira possível, o que gera uma entrega final de qualidade, gerando valor para o cliente.
A seguir, separamos os principais pontos que a melhoria contínua beneficia na sua empresa.
Eficiência operacional
A melhoria contínua cumpre papel fundamental nos ajustes operacionais. Isso acontece pois a prática compreende o monitoramento dos processos, investigando a causa dos gargalos e os desperdícios de materiais no fluxo de trabalho.
Com a aplicação de soluções para solucionar esses e outros desafios, a melhoria contínua proporciona maior eficiência produtiva, reduzindo o tempo investido, a incidência de erros e aperfeiçoando a distribuição de responsabilidades.
Gestão da Qualidade
A frequente correção de problemas estabelecida pela melhoria contínua acarreta numa evolução da qualidade dos produtos e serviços oferecidos.
Como consequência, as taxas de satisfação e fidelidade do cliente crescem, gerando um reconhecimento no mercado, virando destaque diante da concorrência.
Promove a inovação
A cultura da experimentação é algo promovido pela melhoria contínua, principalmente pela busca de novas soluções. O incentivo aos testes, colaboração entre equipes e a criatividade resulta em lançamentos, aprimoramentos nos preços, expansão das atividades e desenvolvimento profissional.
Economia de custos
Aliada a metodologia Lean, que se baseia em usar apenas o necessário para a realização dos processos, a melhoria contínua otimiza as operações por meio da utilização dos recursos disponíveis, reaproveitamento e eliminação de burocracias.
Aumento do engajamento
Todas as propostas da melhoria contínua culminam em uma colaboração constante e produtiva entre os profissionais, promovendo um intercâmbio de ideias criativas.
Como resultado, a empresa colhe pontos positivos, como a retenção de talentos, maior engajamento em torno do trabalho e maior satisfação profissional.
Os pilares da melhoria contínua
Para funcionar perfeitamente, a melhoria contínua se estrutura em três pilares: a continuidade, a cultura e os benefícios para todos.
Juntos, eles conduzem a série de práticas para elevar a gestão de operações da empresa rumo ao sucesso organizacional. Confira a seguir em detalhes como cada uma dessas bases coopera para a boa realização da melhoria contínua.
Continuidade
Pensando na melhoria contínua como um ciclo sem fim, é preciso que haja constância nas atividades realizadas dentro da organização.
Sendo assim, a continuidade compreende etapas como a criação de metas gerais e específicas por áreas, a elaboração de planos de correção dos hábitos que não produzem resultados, a avaliação dos processos e a busca por rotas alternativas que tragam melhorias para seu negócio.
Cultura Organizacional
Para ser implantada, a melhoria contínua precisa ser levada como uma filosofia intrínseca aos valores da cultura organizacional da empresa.
Ela é uma filosofia que impacta o modo como os processos são organizados e as estratégias são elaboradas. Logo, quanto mais cedo os profissionais reconhecerem a ideia da melhoria contínua, melhor.
Seguindo essa visão, os resultados positivos vão aparecer naturalmente, como consequência das ações realizadas em prol do crescimento organizacional.
Benefícios para todos
Uma vez que a melhoria contínua é adotada em uma empresa, sua filosofia precisa trazer transformações e ganhos para todas as áreas.
Dessa forma, a companhia precisa pensar seu planejamento de forma integrada, em que todos os setores sejam envolvidos e cooperem para a implantação de inovações e análises de aperfeiçoamento das práticas realizadas.
Somente assim, todos vão se beneficiar das mudanças trazidas pela melhoria contínua e permanecer em um ciclo de desenvolvimento e crescimento.
Quais são os tipos de melhoria contínua
Para melhor atender as necessidades, a melhoria contínua possui variações, cada uma delas focada em um aspecto diferente. As três principais vertentes são a de processos, a de produtos e a de serviços.
Melhoria contínua de processos: Aborda as questões de mapeamento de processos, para analisar e corrigir os erros encontrados nas operações e trazer mudanças que vão torná-los mais eficientes.
Melhoria contínua de projetos: a intenção desse modelo é a otimização frequente da linha de produção, com a efetivação de alterações que tornem os produtos fabricados mais funcionais para os clientes.
Melhoria contínua de serviços: Segue a mesma linha da melhoria aplicada em produtos, com o olhar voltado para a inclusão de novas técnicas e ações que tornam a entrega de serviços e sistemas online mais eficientes aos consumidores.
As metodologias e ferramentas que auxiliam a metodologia contínua
Cada uma dessas abordagens de melhoria contínua tem seus próprios princípios e técnicas, e a escolha da melhor ferramenta depende das necessidades e circunstâncias específicas de uma organização.
O importante é que a melhoria contínua seja uma parte integrante da cultura organizacional, visando sempre aprimorar processos, produtos e satisfação do cliente.
Sabendo disso, conheça ferramentas e metodologias que ajudam a aplicação da melhoria contínua.
Kaizen
De origem japonesa, a Kaizen é uma metodologia que se concentra em melhorias graduais e constantes em processos, produtos e qualidade.
Por se tratar de uma forma de refletir sobre a resolução de problemas, o método é a opção ideal se você quer tornar os processos da sua empresa mais produtivos a médio e longo prazo.
Os processos nos quais é recomendado usar a Kaizen são aqueles diretamente ligados à rentabilidade da empresa, justamente os que as instituições nunca devem perder de vista, como:
- Melhorias em produtos, serviços e práticas internas;
- Redução de despesas e recursos;
- Redução do tempo de entrega;
- Melhoria do fluxo de trabalho;
- Melhoria das condições de trabalho e redução dos danos ao meio ambiente.
Six Sigma
Essa prática utiliza técnicas estatísticas para medir e melhorar o desempenho dos processos. Seu foco está concentrado na redução da variabilidade em processos, com a intenção de melhorar a qualidade e a eficiência.
E como a Six Sigma funciona? A metodologia divide a empresa em seis níveis, para que você identifique os níveis de qualidade em que a melhoria contínua precisa ser aplicada.
Isso acontece por meio de uma escala que vai de 1 a 6 sigma, com o número 1 representando o estágio mais problemático, com grande probabilidade de falhas, até o seu oposto: o nível 6 sigma, ou seja, mostrando que a sua empresa possui apenas pequenos ajustes a fazer para manter o sucesso.
Lean
O termo lean significa “enxuto”. Ou seja, trata-se de um método que faz uso somente dos recursos necessários para a realização de um determinado trabalho, etapa ou processo, evitando desperdício e fazendo melhorias contínuas.
Resumindo, o método se concentra na entrega de valor ao cliente, eliminando atividades que não agregam valor e otimizando a produção.
Total Quality Management (TQM)
O TQM é uma abordagem holística que abrange todos os aspectos da organização, desde a produção e operações até o atendimento ao cliente e a cultura empresarial.
Ela busca não apenas melhorar a qualidade dos produtos e serviços, mas também melhorar a eficiência operacional e a satisfação do cliente.
PDCA (Plan – Do – Check – Act)
Trata-se de uma metodologia que preza por “Planejar – Fazer – Verificar – Agir/Ajustar, uma técnica de gestão interativa que consiste justamente nestes quatro passos e cujo objetivo é melhorar os processos e os produtos de forma contínua.
Ao seguir as etapas previstas pelo ciclo PDCA, gestores e profissionais responsáveis conseguem solucionar gargalos no fluxo de trabalho, melhorar os processos organizacionais, monitorar dados e coletar informações essenciais que geram visões para a elaboração de novas estratégias e corrigir eventuais falhas no meio do percurso.
Como adotar a melhoria contínua no trabalho
A aplicação da melhoria contínua requer parcimônia e persistência, mas os benefícios colhidos a longo prazo compensam o esforço despendido.
Sabendo que esse processo consiste em etapas constantes para aprimorar a qualidade, separamos alguns passos essenciais para você aplicar a melhoria contínua em uma organização.
Comprometimento da liderança: O apoio de gestores e diretores é fundamental nesse ciclo. As lideranças devem esclarecer os objetivos pretendidos com a adoção da melhoria contínua, distribuir responsabilidades dentro dos departamentos e alocar os recursos necessários para a operação.
Identificação áreas de melhorias: Realize avaliações e análises para pontuar processos ou áreas que necessitam de melhoria. Isso pode envolver a coleta de dados, feedback dos clientes e avaliações de desempenho.
Plano de ação: Desenvolva planos de ação detalhados para abordar as áreas de melhoria identificadas. Defina responsabilidades, prazos e recursos necessários.
Implementação de mudanças: Execute os planos de ação e faça as mudanças necessárias nos processos ou produtos.
Coleta de dados: Use métricas e indicadores-chave de desempenho para avaliar os resultados das mudanças implementadas.
Compartilhar conhecimento: Promova a cultura de troca de experiências e melhores práticas dentro da organização. Isso ajuda a disseminar a mentalidade de melhoria contínua.
Mantenha o ciclo: A melhoria contínua é um processo contínuo. Repita esse ciclo de identificação, planejamento, execução, medição e ajuste regularmente.
Além dessas dicas, é importante adotar ferramentas e softwares que ajudam a organizar as etapas dos processos da sua empresa.
Para mudar efetivamente o comportamento de seus colaboradores e acompanhar a formação de lideranças, também é importante utilizar uma solução que permita acompanhar e medir as ações e resultados de cada fase.
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