Assim como nós, qualquer empresa precisa se exercitar. Da mesma maneira que o nosso bem-estar e a nossa condição física dependem de adotarmos práticas saudáveis, uma organização precisa evitar a zona de conforto (vulgo “sofá”) a todo custo. Precisa, de vez em quando, realizar uma “avaliação física” completa, pois só assim vai descobrir o que deve ser feito para alcançar os objetivos traçados. Nesse sentido, algumas metodologias podem fazer toda a diferença. O six sigma é uma delas, e agora você vai entender o porquê.
Tá falando grego?!
De certa forma, sim. O sigma, neste caso, é a décima-oitava letra do alfabeto grego, correspondente ao nosso “s”. No universo empresarial, o elemento tem uma função técnica bem específica: refere-se à frequência com que determinada operação ou transação utiliza mais do que os recursos mínimos necessários para satisfazer o cliente.
Ainda acha que estamos falando grego? Simplificando, é o seguinte: a sigma determina uma taxa de desperdício/desvio por operação. Assim, você pode usar o six sigma para calcular matematicamente o nível de desempenho dos processos da sua empresa e obter um diagnóstico. Sabe aquele check-up que é bom fazer todo ano? Então, é uma das práticas de que estamos falamos. Mas, atenção: a ferramenta requer alguns conhecimentos de matemática.
Mas o que é six sigma, exatamente?
É a metodologia de gestão de processos que permite que você identifique a situação da sua empresa por meio de seis níveis, que compõem uma escala de qualidade – de 1 a 6 sigma. Assim, 1 sigma seria o nível mais baixo, com alta quantidade de falhas e grande potencial de perda de suas vendas. É o sedentarismo puro; indicador que está na hora de se mexer, e rápido.
Por outro lado, uma empresa que está no nível 6 sigma – que é o mais alto dentro da metodologia – tem apenas 3 defeitos em 1.000.000. Já pensou na qualidade da performance?
De onde vem?
Essa ferramenta de controle de processos surgiu em meados de 1987. A criação é atribuída ao engenheiro norte-americano Bill Smith, que aplicou a metodologia na fábrica da Motorola. Posteriormente, em 1995, ganhou força com a utilização de seus métodos pelo grande Jack Welch, na GE.
Aliás, nesta entrevista, o próprio Welsh dá uma boa definição para o assunto. Segundo ele, “uma companhia six sigma é uma empresa cuja gestão entende que variações são perigosas, e que oferecer aos clientes o que eles querem, quando eles querem, é o elemento chave de sucesso. Mais do que um slogan, six sigma é o entendimento de que a finalidade da produtividade deve ser sempre o cliente; e esse entendimento deve estar incorporado a todos os processos da organização” (tradução livre de nossa autoria).
Hoje, já há até variações, como o lean six sigma, que é a combinação do six sigma com a metodologia lean manufacturing, que busca eliminar desperdícios na fabricação de qualquer produto. Aliás, o assunto tem a ver com o conceito de gestão ágil, que já abordamos neste post sobre agile marketing e neste sobre métodos ágeis para todo tipo de equipe.
Como funciona o six sigma?
Como muitas outras metodologias, o sistema opera por meio de metas e da aplicação de projetos específicos para alcançá-las. Não deixa de ser, também, uma forma de gestão de processos (leia mais no link). E o sucesso do programa vai depender da mobilização e da participação de toda a empresa.
No entanto, de acordo com este artigo da Escola EDTI, o six sigma se diferencia de outros sistemas por se utilizar de um roteiro conhecido como DMAIC. É a sigla para “Definir – Medir – Analisar – Incrementar – Controlar”. No fundo, guarda semelhanças com o ciclo PDCA, de que falamos neste artigo. E podemos compreender o roteiro DMAIC da seguinte forma:
Definir metas claras para as atividades e as melhorias almejadas
Essas metas serão os novos objetivos estratégicos da sua empresa. A propósito, este artigo sobre produtividade conta como você pode alcançar suas metas antes do planejado.
Medir o sistema que já existe, antes mesmo de buscar melhorias
Afinal, é importante entender detalhadamente como acontece cada etapa dos processos internos da sua empresa. A partir dessa medição, você poderá estabelecer métricas válidas e confiáveis, que ajudam a monitorar o progresso rumo às metas definidas no passo anterior. Uma ferramenta complementar que pode ajudar muito aqui é o KPI dashboard.
Analisar o sistema atual
Essa análise se diferencia da medição acima porque tem como objetivo eliminar a lacuna entre os números atuais e as metas definidas anteriormente. Mas, atenção: a análise deve ser feita fundamentada por dados sólidos e uma análise estatística.
Incrementar o seu sistema
Isso significa que você vai melhorá-lo, e não realizar mudanças estruturais. Nessa etapa, a sua capacidade criativa para encontrar novas soluções e melhorar os processos é um diferencial importante. E uma ferramenta que pode te ajudar a fazer mais com o mesmo, eliminando desperdícios e otimizando recursos, é o próprio Runrun.it
Controlar o novo sistema desenvolvido. O objetivo dessa etapa é garantir que a metas alcançadas serão mantidas a longo prazo. Mais uma vez, o Runrun.it cai como uma luva aqui, já que o propósito da solução é colocar o controle total das tarefas nas suas mãos.
Como essas etapas funcionam na execução?
_Antes de o projeto começar: como foi dito, você deve definir metas claras para as atividades e para as atingir melhorias. Essas metas serão os novos objetivos estratégicos da sua empresa.
Você precisará, também, analisar o sistema existente. É importante entender 100% como acontece atualmente cada etapa dos processos internos da sua empresa.
A principal orientação, aqui, é preparar o terreno. E lembre-se de que, para aplicar o processo, você precisará engajar todos os seus colaboradores. Veja neste artigo dicas de como motivar a equipe link artigo.
_Durante o projeto: neste momento, você identifica os pontos em que seus processos falham. A partir deles, você poderá delinear novas estratégias para prosseguir. Em relação aos defeitos, o objetivo é pensar as falhas do seu processo sob a ótica do cliente. Então, o melhor caminho é o mais direto: perguntar aos clientes como eles avaliam seu produto.
Aqui você também vai fazer as medições. A partir da definição das oportunidades e dos defeitos apontados por clientes, você deve calcular o rendimento de seus processos.
Esse dado se obtém subtraindo-se o número total de defeitos do número total de oportunidades; o resultado deve ser dividido pelo número total de oportunidades e, finalmente, multiplicando o resultado por 100. Com a informação sobre o rendimento dos seus processos, você usa uma tabela de conversão para obter o Sigma do processo. A fórmula pode ser expressa assim:
d=defeito
o=oportunidades
( xo – xd / xo ) * 100
Voltamos a falar grego? Não se preocupe. Como você já sabe, o six sigma é uma metodologia bastante técnica, que exige conhecimentos de matemática e estatística para realizar cálculos a partir dos dados da sua empresa. Você pode acessar aqui um exemplo deste cáculo.
_Após o projeto momento de implementar melhorias: a partir do valor do Sigma e das análises realizadas, você poderá identificar formas de melhorar os processos. Nessa etapa, a sua capacidade criativa para encontrar novas soluções e melhorar os processos é um diferencial importante.
É indispensável que você continue monitorando sempre. Até para saber se as melhorias implementadas estão, de fato, apresentando resultados. Não tem muito segredo, é preciso continuar monitorando e aplicando os cálculos. O objetivo dessa etapa é garantir que a metas alcançadas serão mantidas a longo prazo, sempre por meio de uma gestão de projetos eficaz.
Mais uma vez, o Runrun.it oferece todos os recursos para garantir esse monitoramento. Com a solução, você acompanha em tempo real o andamento de cada projeto e de todas as tarefas que o compõem. Você sabe exatamente quanto tempo e quantos recursos estão sendo investidos neles.
Ou seja, o Runrun.it surge como um poderoso aliado da sua gestão. Então, hora de botar o lean six sigma ou o six sigma em prática e as mãos à obra. Faça agora mesmo o teste grátis: http://runrun.it
