Metodologia clássica do mundo da gestão, o PDCA é utilizado de maneira contínua para aprimorar os processos, contribuindo para o alinhamento das etapas operacionais e estratégicas da sua empresa.
Neste artigo, vamos te mostrar com a importância do ciclo PDCA para as organizações, quais são as fases presentes dentro dessa técnica e como você e sua equipe podem alinhar planejamento e tomar decisões utilizando o PDCA.
- O que significa a sigla PDCA?
- Qual a finalidade do PDCA
- Como aplicar o ciclo PDCA na empresa?
- Como funciona cada uma das etapas do ciclo PDCA?
- As vantagens de realizar o ciclo PDCA
- Ciclo PDCA na prática
- Por que o ciclo PDCA é tão importante?
- Utilize uma ferramenta para acompanhar o seu ciclo PDCA
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O que significa a sigla PDCA?
O uso das siglas é muito comum no meio corporativo, porque elas são mais práticas e fáceis de serem memorizadas. Neste caso, PDCA refere-se às iniciais de quatro palavras em inglês:
PLAN – DO – CHECK – ACT / ADJUST.
Trata-se de uma metodologia que preza por “Planejar – Fazer – Verificar – Agir/Ajustar, uma técnica de gestão interativa que consiste justamente nestes quatro passos e que tem como objetivo melhorar os processos e os produtos de forma contínua.
O ciclo PDCA é recomendado para quem faz uma gestão estratégica e busca a melhoria contínua, a qual, segundo o PMO – Escritório de Projetos, é “uma filosofia gerencial que aborda o desafio de aperfeiçoar produtos e processos como um ato contínuo de alcançar pequenos avanços”. A melhoria contínua está baseada em três pilares:
- Padronização e melhoria incremental.
- Processo contínuo com dados concretos.
- Redução de desperdícios e atividades sem valor agregado.
Como surgiu o ciclo PDCA
O ciclo PDCA se difundiu em meados de 1950, graças ao estatístico e professor estadunidense William Edwards Deming (1900-1993), tido por muitos como o pai do controle de qualidade nos processos produtivos.
Há quem também atribua a criação ao engenheiro Walter Shewhart (1891-1967), conterrâneo de Deming. Por isso, o ciclo PDCA também pode ser conhecido como ciclo de Shewhart ou de Ciclo de Deming.
Independentemente da autoria, o fato é que ambos pretendiam acelerar e aperfeiçoar os processos de uma empresa por meio da identificação de problemas, de causas e de soluções. E o PDCA foi resultado dessa busca.
O ciclo PDCA passou por várias adaptações ao longo do tempo até se tornar o que conhecemos hoje. Inclusive, ele foi pensado para ser aplicado na gestão da qualidade, como uma ferramenta recomendada para o aprimoramento contínuo da qualidade dos produtos e serviços de qualquer empresa.
Mas o ciclo PDCA foi sendo bem sucedido e amplamente usado na compreensão do processo administrativo e para a solução de problemas não são facilmente visualizados, em 5 passos:
- Perceber a dificuldade;
- Localizar o problema;
- Definir o problema;
- Sugerir possíveis soluções e desenvolver através do raciocínio as influências sugeridas;
- Observar posteriormente as soluções aplicadas, que levam a sua aceitação ou rejeição.
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Qual é a finalidade do ciclo PDCA?
Conforme explicamos anteriormente, o PDCA é um método usado para aprimorar continuamente processos, produtos e serviços de uma organização, auxiliando assim a empresa aumentar a eficiência de suas atividades, melhorar a tomada de decisão e estabelecer um planejamento assertivo.
Ao seguir as etapas previstas pelo ciclo PDCA, gestores e profissionais responsáveis conseguem solucionar gargalos no fluxo de trabalho, melhorar os processos organizacionais, monitorar dados e coletar informações essenciais que geram insights para a elaboração de novas estratégias e corrigir eventuais falhas no meio do percurso.
Em resumo, a utilização do ciclo PDCA garante maior confiabilidade para efetuar a melhoria contínua dos processos, analisar o desempenho operacional e estratégico, realizar planejamentos com inteligência e assim garantir competitividade para a empresa perante o mercado.
Como aplicar o ciclo PDCA na empresa?
Primeiramente, é importante entender que se trata de um ciclo, como o próprio nome já sugere. Ou seja, todo o processo é constituído por atividades que devem ser planejadas e praticadas continuamente, com o intuito de melhorar o resultado.
E a sequência respeita a ordem da sigla. Assim, tudo começa com o P, o planejamento, que é o momento em que você deve focar a parte estratégica, levantando informações e analisando-as.
Depois, parte-se para a prática, o D, quando o que foi planejado deve ser executado. E o que foi executado deve, então, ser verificado ou checado (C); este é o momento em que as ações são avaliadas.
O resultado dessa avaliação levará a uma ação ou a um ajuste (A), de forma a corrigir os problemas e as divergências encontradas.
Para facilitar a sua gestão de projetos, baixe o nosso modelo de planilha:
Como fazer um PDCA passo a passo?
No tópico anterior, abordamos brevemente os passos que devem ser seguidos para colocar o PDCA em ação. A seguir, vamos detalhar o significado por trás de cada etapa do ciclo PDCA.
1. PLAN (PLANEJAR)
Neste primeiro passo para a aplicação do ciclo PDCA, como já foi dito, você deve elaborar um plano. A ideia aqui é desenvolver uma estratégia que se proponha a resolver os problemas levantados.
A partir disso, leve em consideração três fases fundamentais: a primeira é o estabelecimento dos objetivos do ciclo; a segunda é a escolha do caminho para que estes objetivos sejam atingidos; e a terceira é a definição do método que deverá ser utilizado para isso. Considere também a formação da equipe, com o recrutamento dos profissionais que liderarão os processos.
Todo cuidado é pouco. Essa etapa deve ser minuciosamente elaborada, de forma a evitar falhas e perdas de tempo nas próximas fases do ciclo PDCA.
Checklist da etapa P:
- Identificar a oportunidade.
- Analisar o processo.
- Gerar alternativas.
- Criar plano de ação.
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2. DO (FAZER)
Com o planejamento pronto e detalhado, chega a hora de colocá-lo em prática. Isso implica treinar os envolvidos para prepará-los para o método que será empregado. É a etapa mais importante do ciclo PDCA. Por isso, seu acompanhamento deve ser constante e próximo, para que não ocorram desvios do que foi planejado.
Checklist da etapa D:
- Executar plano de ação.
- Envolver pessoas.
- Implantar alteração de processo.
3. CHECK (VERIFICAR)
O terceiro passo do PDCA é a análise ou a verificação dos resultados alcançados e dos dados coletados. Deve ocorrer após a execução, quando são feitas as avaliações estatísticas dos dados e a checagem de todos os itens. O principal objetivo desta fase é detectar eventuais erros ou falhas.
Checklist da etapa C:
- Medir e avaliar o desempenho.
4. ACT ou ADJUST (AGIR ou CORRIGIR)
Chegamos à última etapa do ciclo PDCA. Nela, são tomadas as ações corretivas com base no que foi verificado. Ou seja, deve-se corrigir as falhas encontradas no passo anterior. Então, após realizada a investigação das causas destas falhas ou desvios no processo e após agir para solucioná-las, comece tudo de novo. Exatamente: como um ciclo, o PDCA deve ser retomado sempre para que as práticas e os processos se aprimorem continuamente.
Checklist da etapa A:
- Se bem-sucedida, normatizar e padronizar. Senão: reiniciar o ciclo.
As vantagens de usar o ciclo PDCA
O método PDCA é essencial para as empresas pois representa o uso de um sistema que funciona para melhorar os processos na organização.
Graças a cada uma de suas fases, o ciclo PDCA não deixa que nenhum item escape da sua rotina, do planejamento à tomada de decisão, passando pelas etapas de acompanhamento e correção.
Mais que apontar os pontos de melhoria contínua, o PDCA orienta a gestão a estabelecer objetivos e metas claros, com base em uma análise criteriosa de seus processos e resultados. Isso ajuda a empresa a se concentrar em seus pontos fortes e em áreas que precisam de atenção, melhorando sua eficácia e eficiência.
Por esses motivos, o ciclo PDCA promove a cultura de aprimoramento continuado dentro da empresa, incentivando que os profissionais sempre procurem novas maneiras de trazer inovação para os processos e entregas.
Consequentemente, isso colabora para a formação de uma equipe mais engajada e comprometida com os objetivos da organização, bem como deixa a corporação preparada para se adequar às mudanças do mercado.
Ciclo PDCA na prática
Um exemplo prático de como utilizar o ciclo PDCA sempre ajuda. Então, imagine que você precise promover um treinamento contra ameaças virtuais em sua empresa.
Pegue uma folha em branco a divida em quatro partes, cada uma relativa a uma atividade do ciclo e coloque, em cada parte, atividades correspondentes ao projeto. Por exemplo:
Plan – preparar cronograma de treinamento;
Do – realizar atividades treinamento de combate a phishing;
Check – verificar se os funcionários entenderam os procedimentos
Act – corrigir procedimentos
Vale lembrar que essa é apenas uma das maneiras de usar o ciclo PDCA no seu trabalho. Conforme você for implantando a metodologia no dia a dia, vai perceber que ela pode contribuir para melhorar – e muito – os processos da sua gestão.
Por que o ciclo PDCA é tão importante?
Porque a metodologia traduz aquela máxima segundo a qual a “prática leva à perfeição”. Somente após a retomada de processos você conseguirá identificar e corrigir falhas, aprimorando-os continuamente.
O ciclo PDCA também faz a diferença porque prioriza a medição – e você já deve ter percebido que medir é uma atividade fundamental para a sua gestão. Afinal, como você poderá saber se sua oferta hoje é melhor do que a de ontem?
Peter Drucker, considerado o pai da administração moderna, já dizia que “o que não se pode medir, não se pode gerenciar”. Como descobrir se os seus produtos ou serviços estão de fato agradando aos clientes sem ter dados concretos para isso, não é mesmo?
>> Leitura recomendada: O que são indicadores de desempenho e por que usá-los na sua empresa
Utilize uma ferramenta para acompanhar o seu ciclo PDCA
Com o Runrun.it você pode automatizar os processos e organizar as etapas dos projetos da sua empresa. Na ferramenta é possível realizar o ciclo PDCA, através dos modelos de Quadros, você pode dividir as etapas do ciclo PDCA em colunas, distribuir as tarefas dentro de cada uma delas e acompanhar facilmente os status.
Também é possível atribuir tags às atividades. Por exemplo: se uma demanda pertence à etapa P, você pode criar uma tag com essa terminologia para facilitar o entendimento de quem irá executá-la. O tempo investido em cada uma delas e toda comunicação feita a respeito das atividades ficarão registrados na timeline da tarefa.
Isso sem falar nos dashboards de acompanhamento e relatórios personalizados que é possível obter dentro da ferramenta, facilitando a checagem das informações e análise de desempenho, etapa crucial para a concretização do ciclo PDCA.
O Runrun.it é indicado para líderes que desejam aumentar o engajamento de suas equipes, já que registra todas as informações das atividades e gera relatórios gerenciais que facilitam a tomada de decisão. Facilite a comunicação entre as pessoas, organize as demandas e saiba quando as tarefas e projetos serão entregues e quanto vão custar de fato.
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