O que é ciclo PDCA e como utilizar para aperfeiçoar a gestão

O que é ciclo PDCA e como utilizar para aperfeiçoar a gestão

Se você visita o blog do Runrun.it com frequência, deve ter percebido que temos um compromisso inegociável com a melhoria da sua gestão. Partindo desse pensamento, falaremos neste artigo sobre uma metodologia que pode ser muito efetiva para aprimorar os processos da sua empresa e que auxilia gestores mundo afora há respeitáveis 70 anos: o ciclo PDCA.

Como o nosso objetivo é contribuir com a sua operação, apresentando novas ferramentas, refletindo sobre aspectos da gestão por competências e mostrando a importância de se aperfeiçoar a gerência continuamente, vamos te apresentar o que é o ciclo PDCA, quais as suas etapas e objetivos e te ensinar como responder a um ciclo PDCA. Acompanhe!  

 

O que significa a sigla PDCA?

O uso das siglas é muito comum no meio corporativo, porque elas são mais práticas e fáceis de serem memorizadas. Neste caso, PDCA refere-se às iniciais de quatro palavras em inglês: 

PLAN – DO – CHECK – ACT / ADJUST.

Trata-se  de uma metodologia que preza por “Planejar – Fazer – Verificar – Agir/Ajustar, uma técnica de gestão interativa que consiste justamente nestes quatro passos e que tem como objetivo melhorar os processos e os produtos de forma contínua.

O ciclo PDCA é para quem faz uma gestão estratégica e busca a melhoria contínua, a qual, segundo o PMO – Escritório de Projetos, é “uma filosofia gerencial que aborda o desafio de aperfeiçoar produtos e processos como um processo sem fim de alcançar pequenos avanços”. A melhoria contínua está baseada em três pilares:

  • Padronização e melhoria incremental.
  • Processo contínuo com dados concretos.
  • Redução de desperdícios e atividades sem valor agregado.
 

Anos 50: onde o ciclo PDCA começou 

O ciclo PDCA se difundiu em meados de 1950 graças ao estatístico e professor estadunidense William Edwards Deming (1900-1993), tido por muitos como o pai do controle de qualidade nos processos produtivos. Há quem também atribua a criação ao engenheiro Walter Shewhart (1891-1967), conterrâneo de Deming. Por isso, o ciclo PDCA também pode ser conhecido como ciclo de Shewhart ou de Ciclo de Deming.

Independentemente da autoria, o fato é que tanto um quanto o outro pretendiam acelerar e aperfeiçoar os processos de uma empresa por meio da identificação de problemas, de causas e de soluções. E o PDCA foi resultado dessa busca.

O ciclo PDCA passou por várias adaptações ao longo do tempo até se tornar o que conhecemos hoje. Inclusive, ele foi pensado para ser aplicado na gestão da qualidade, como uma ferramenta recomendada para o aprimoramento contínuo da qualidade dos produtos e serviços de qualquer empresa. Mas o método foi sendo bem sucedido e amplamente usado na compreensão do processo administrativo e para a solução de problemas não são facilmente visualizados, em 5 passos:

  1. 1. Perceber a dificuldade;
  2. 2. Localizar o problema;
  3. 3. Definir o problema;
  4. 4. Sugerir possíveis soluções e desenvolver através do raciocínio as influências sugeridas;
  5. 5. Observar posteriormente as soluções aplicadas, que levam a sua aceitação ou rejeição.
 

>> Leitura recomendada: Mapeamento de processos: entenda como funciona para entregar melhor

Como aplicar o ciclo PDCA na empresa?

Primeiramente, é importante entender que se trata de um ciclo, como o próprio nome já sugere. Ou seja, todo o processo é constituído por atividades que devem ser planejadas e praticadas continuamente, com o intuito de melhorar o resultado.

E a sequência respeita a ordem da sigla. Assim, tudo começa com o P, o planejamento, que é o momento em que você deve focar a parte estratégica, levantando informações e analisando-as.

Depois, parte-se para a prática, o D, quando o que foi planejado deve ser executado. E o que foi executado deve, então, ser verificado ou checado (C); este é o momento em que as ações são avaliadas.

O resultado dessa avaliação levará a uma ação ou a um ajuste (A), de forma a corrigir os problemas e as divergências encontradas.

>> Leitura recomendada: Guia para descomplicar a Gestão de Projetos

Como funciona cada uma das etapas do ciclo PDCA?

1. PLAN (PLANEJAR)

Neste primeiro passo para a aplicação do ciclo PDCA, como já foi dito, você deve elaborar um plano. A ideia aqui é desenvolver uma estratégia que se proponha a resolver os problemas levantados.

A partir disso, leve em consideração três fases fundamentais: a primeira é o estabelecimento dos objetivos do ciclo; a segunda é a escolha do caminho para que estes objetivos sejam atingidos; e a terceira é a definição do método que deverá ser utilizado para isso. Considere também a formação da equipe, com o recrutamento dos profissionais que liderarão os processos.

Todo cuidado é pouco. Essa etapa deve ser minuciosamente elaborada, de forma a evitar falhas e perdas de tempo nas próximas fases do ciclo PDCA.

Checklist da etapa P:

  • Identificar a oportunidade.
  • Analisar o processo.
  • Gerar alternativas.
  • Criar plano de ação.
 

>> Leitura recomendada: Metodologia 5W2H: como essa ferramenta auxilia no planejamento

2. DO (FAZER)

Com o planejamento pronto e detalhado, chega a hora de colocá-lo em prática. Isso implica treinar os envolvidos para prepará-los para o método que será empregado. É a etapa mais importante do ciclo PDCA. Por isso, seu acompanhamento deve ser constante e próximo, para que não ocorram desvios do que foi planejado.

Checklist da etapa D:

  • Executar plano de ação.
  • Envolver pessoas.
  • Implantar alteração de processo.
 

3. CHECK (VERIFICAR)

O terceiro passo do PDCA é a análise ou a verificação dos resultados alcançados e dos dados coletados. Deve ocorrer após a execução, quando são feitas as avaliações estatísticas dos dados e a checagem de todos os itens. O principal objetivo desta fase é detectar eventuais erros ou falhas.

Checklist da etapa C:

  • Medir e avaliar o desempenho.
 

4. ACT ou ADJUST (AGIR ou CORRIGIR)

Chegamos à última etapa do ciclo PDCA. Nela, são tomadas as ações corretivas com base no que foi verificado. Ou seja, deve-se corrigir as falhas encontradas no passo anterior. Então, após realizada a investigação das causas destas falhas ou desvios no processo e após agir para solucioná-las, comece tudo de novo. Exatamente: como um ciclo, o PDCA deve ser retomado sempre para que as práticas e os processos se aprimorem continuamente.

Checklist da etapa A:

  • Se bem-sucedida, normatizar e padronizar. Senão: reiniciar o ciclo.
 

Ciclo PDCA na prática

Um exemplo prático sempre ajuda. Então, imagine que você precise promover um treinamento contra ameaças virtuais em sua empresa.

Pegue uma folha em branco a divida em quatro partes, cada uma relativa a uma atividade do ciclo e coloque, em cada parte, atividades correspondentes ao projeto. Por exemplo: “preparar cronograma de treinamento”, no P; “realizar atividades treinamento de combate a phishing, no D; “verificar se os funcionários entenderam os procedimentos” e “medir avanços do projeto”, no C; e “corrigir procedimentos”, no A.

Este é apenas um exemplo, mas as aplicações do ciclo PDCA são inúmeras. Conforme você for implantando a metodologia no dia a dia, vai perceber que ela pode contribuir para melhorar – e muito – os processos da sua gestão.

No Runrun.it, através do Quadros, você pode dividir as etapas do ciclo PDCA em colunas, distribuir as tarefas dentro de cada uma delas e  acompanhar facilmente os status. Também é possível atribuir tags às atividades. Por exemplo: se uma demanda pertence à etapa P, você pode criar uma tag com essa terminologia para facilitar o entendimento de quem irá executá-la. O tempo investido em cada uma delas e toda comunicação feita a respeito das atividades ficarão registrados na timeline da tarefa.

Gif simulando a customização dos Quadros do Runrun.it para utilizar o ciclo PDCA na ferramenta
Customize os Quadros do Runrun.it de acordo com a sua necessidade e mova as tarefas entre as etapas com o simples ato de arrastar

Por que o ciclo PDCA é tão importante?

Porque a metodologia traduz aquela máxima segundo a qual a “prática leva à perfeição”. Somente após a retomada de processos você conseguirá identificar e corrigir falhas, aprimorando-os continuamente.

O ciclo PDCA também faz a diferença porque prioriza a medição – e você já deve ter percebido que medir é uma atividade fundamental para a sua gestão. Afinal, como você poderá saber se sua oferta hoje é melhor do que a de ontem? Peter Drucker, o papa da administração, já dizia que “o que não se pode medir, não se pode gerenciar”. Como descobrir se os seus produtos ou serviços estão de fato agradando aos clientes sem ter dados concretos para isso, não é mesmo? 

>> Leitura recomendada: O que são indicadores de desempenho e por que usá-los na sua empresa

Utilize uma ferramenta para acompanhar o seu ciclo PDCA

Com o Runrun.it você pode automatizar os processos e organizar as etapas dos projetos da sua empresa. Na ferramenta é possível realizar o ciclo PDCA, pois ela oferece soluções que permitem acompanhar e medir as ações e os resultados de cada fase.

O Runrun.it é indicado para líderes que desejam aumentar o engajamento de suas equipes, já que registra todas as informações das atividades e gera relatórios gerenciais que facilitam a tomada de decisão. Facilite a comunicação entre as pessoas, organize as demandas e saiba quando as tarefas e projetos serão entregues e quanto vão custar de fato. Crie sua conta grátis: http://runrun.it.

 
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10 thoughts on “O que é ciclo PDCA e como utilizar para aperfeiçoar a gestão

  1. Fantástico como conseguem criar uma explicação super eficiente de uma forma tão simples.
    Tenho revisado o ciclo PDCA aqui no escritório e conciliando com o método GTD.
    Relendo aqui, consegui ter insights ótimos!!

    Obrigado equipe!! =D

    1. Oi, Adalgisa. Acabo de inserir seu e-mail na nossa base. Agora, semanalmente, você vai receber nossa newsletter com conteúdos fresquinhos. 🙂

  2. estou fazendo um curso de tecnico em qualidade tenho q fazer um trabalho fazer um PDCA abrir uma empresa .nao estou sabendo como fazer tem como me ajudarem

  3. Me interessei pelo assunto PDCA para uma melhor gestão. Gostaria de receber publicações das quais poderei adequar à gestão escolar.
    Abraço.

    1. Oi, Keli. Obrigada pela visita. Aqui no nosso blog você encontra conteúdos para aplicar conceitos (como o Ciclo PDCA) à gestão de empresas. E acreditamos que seja possível adaptar essas ferramentas para os mais diversos setores. Volte sempre! Um abraço.

  4. Sou Capitão da Polícia Militar do Estado de São Paulo e aplicamos o ciclo PDCA na Companhia voltado para nossa rotina operacional e administrativa.
    Gostaria de inteirar-me das informações atualizando-me cada vez mais com essas ferramentas de gestão do trabalho.
    Parabéns pela explanação do conteúdo apresentado de tal sorte que só vem a engrandecer o nosso conhecimento para otimizar nossas ações.

    1. Boa tarde, sr. Erickson! Ficamos muito felizes de saber que o conteúdo está auxiliando a Companhia. Você pode assinar a newsletter do nosso blog para receber toda semana novos textos sobre gestão. Basta inserir seu e-mail na barra lateral aqui do blog. Obrigada!

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