A prática pode levar à perfeição da gestão? O ciclo PDCA mostra que sim

A prática pode levar à perfeição da gestão? O ciclo PDCA mostra que sim

Se você visita o blog do Runrun.it com frequência, deve ter percebido que temos um compromisso inegociável com a melhoria da sua gestão. Apresentar novas ferramentas, refletir sobre aspectos da gestão por competências, mostrar a importância de se melhorar a gerência de TI, e por aí vai: para nós, um artigo só terá sentido se puder contribuir com a sua operação em quesitos como esses. Partindo desse pensamento, agora falaremos sobre uma metodologia de gestão que pode ser muito efetiva para melhorar processos da sua empresa. E isso não é mero “achismo”, já que se trata de uma ferramenta que auxilia gestores mundo afora há respeitáveis 70 anos: é o ciclo PDCA.

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Mais uma sigla corporativa?

É que as siglas são mais práticas e fáceis de serem memorizadas. Neste caso, ciclo PDCA quer dizer, em inglês, PLANDOCHECKACT, ou também PLAN – DO – CHECK – ADJUST, que significam “Planejar – Fazer – Verificar – Agir”, ou “Planejar – Fazer – Verificar – Ajustar”. Convenhamos, é bem mais fácil dizer “vamos implantar o PDCA” do que “vamos implantar o Plan Do Check Act/Plan Do”, não?

Trata-se, como já dissemos, de uma metodologia. Uma técnica de gestão interativa que consiste justamente nestes quatro passos, e que tem como objetivo melhorar os processos e os produtos de forma contínua.

Tudo começa nos anos 50

O ciclo PDCA se difundiu em meados de 1950 graças ao estatístico e professor estadunidense William Edwards Deming (1900-1993), tido por muitos como o pai do controle de qualidade nos processos produtivos. Há quem também atribua a criação ao engenheiro Walter Shewart (1891-1967), conterrâneo de Deming.

Independentemente da autoria, o fato é que tanto um quanto o outro pretendiam acelerar e aperfeiçoar os processos de uma empresa por meio da identificação de problemas, de causas e de soluções. E o PDCA foi resultado dessa busca.

Como aplico a metodologia em minha empresa?

Primeiramente, é importante entender que se trata de um ciclo. Ou seja, todo o processo é constituído por atividades que devem ser planejadas e praticadas continuamente com o intuito de melhorar o resultado.

E a sequência respeita a ordem da sigla. Assim, tudo começa com o P, o Planejamento, que é o momento em que você deve focar a parte estratégica, levantando informações e analisando-as.

Depois, parte-se para a prática, o D, quando o que foi planejado deve ser executado. E o que foi executado deve, então, ser verificado, ou checado (C); este é o momento em que as ações são avaliadas. O resultado dessa avaliação levará a uma ação ou a um ajuste (A), de forma a corrigir os problemas e as divergências encontradas.

>> Leitura recomendada: Guia para descomplicar a Gestão de Projetos

Como funciona cada uma das etapas?

1. PLAN (PLANEJAR)

Neste primeiro passo para a aplicação do PDCA, como já foi dito, você deve elaborar um plano. A ideia aqui é desenvolver uma estratégia que se proponha a resolver os problemas levantados.

A partir disso, leve em consideração três fases fundamentais: a primeira é o estabelecimento dos objetivos do ciclo; a segunda é a escolha do caminho para que estes objetivos sejam atingidos; e a terceira é a definição do método que deverá ser utilizado para isso. Considere também a formação da equipe, com o recrutamento dos profissionais que liderarão os processos.

Todo cuidado é pouco. Essa etapa deve ser minuciosamente elaborada, de forma a evitar falhas e perdas de tempo nas próximas fases do ciclo PDCA.

2. DO (FAZER)

Com o planejamento pronto e detalhado, chega a hora de colocá-lo em prática. Isso implica treinar os envolvidos para prepará-los para o método que será empregado. É a etapa mais importante do ciclo PDCA. Por isso, seu acompanhamento deve ser constante e próximo, para que não ocorram desvios do que foi planejado.

3. CHECK (VERIFICAR)

O terceiro passo do PDCA é a análise ou a verificação dos resultados alcançados e dos dados coletados. Deve ocorrer após a execução, quando são feitas as avaliações estatísticas dos dados e a checagem de todos os itens. O principal objetivo desta fase é detectar eventuais erros ou falhas.

4. ACT ou ADJUST (AGIR, CORRIGIR)

Chegamos à última etapa do ciclo PDCA. Nela, são tomadas as ações corretivas com base no que foi verificado. Ou seja, deve-se corrigir as falhas encontradas no passo anterior. Então, após realizada a investigação das causas destas falhas ou desvios no processo e após agir para solucioná-las, comece tudo de novo. Exatamente: como um ciclo, o PDCA deve ser retomado sempre para que as práticas e os processos se aprimorem continuamente.

Por que o PDCA é tão importante assim?

Porque a metodologia traduz aquela máxima segundo a qual a “prática leva à perfeição”. Somente após a retomada de processos você conseguirá identificar e corrigir falhas, aprimorando-os continuamente.

O ciclo PDCA também faz a diferença porque prioriza a medição – e você já deve ter percebido que medir é uma atividade fundamental para a sua gestão. Afinal, como você poderá saber se sua oferta hoje é melhor do que a de ontem? Como descobrir se os seus produtos ou serviços estão de fato agradando aos clientes, sem ter dados concretos para isso? Peter Drucker, o papa da administração, já dizia que “o que não se pode medir, não se pode gerenciar”.

Como aplicar o ciclo PDCA?

Um exemplo prático sempre ajuda. Então, imagine que você precise promover um treinamento contra ameaças virtuais em sua empresa.

Pegue uma folha em branco a divida em quatro partes, cada uma relativa a uma atividade do ciclo. E coloque, em cada parte, atividades correspondentes ao projeto. Por exemplo: “preparar cronograma de treinamento”, no P; “realizar atividades treinamento de combate a phishing, no D; “verificar se os funcionários entenderam os procedimentos” e “medir avanços do projeto”, no C; e “corrigir procedimentos”, no A.

Este é apenas um exemplo, mas as aplicações do ciclo PDCA são inúmeras. Conforme você for implantando a metodologia no dia a dia, vai perceber que ela pode contribuir para melhorar – e muito – os processos da sua gestão.

Utilize uma ferramenta para acompanhar o seu ciclo PDCA

Algumas ferramentas e softwares ajudam a organizar as etapas dos projetos da sua empresa. Para realizar o ciclo PDCA, também é importante utilizar uma solução que permita acompanhar e medir as ações e resultados de cada fase.

O Runrun.it é uma ferramenta indicada para líderes que desejam aumentar o engajamento de suas equipes, já que registra todas as informações das atividades. Facilite a comunicação entre as pessoas, organize as demandas e saiba quando as tarefas e projetos serão entregues e quanto vão custar de fato. Faça o teste grátis desta ferramenta de gestão do trabalho: http://runrun.it

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6 thoughts on “A prática pode levar à perfeição da gestão? O ciclo PDCA mostra que sim

  1. estou fazendo um curso de tecnico em qualidade tenho q fazer um trabalho fazer um PDCA abrir uma empresa .nao estou sabendo como fazer tem como me ajudarem

  2. Me interessei pelo assunto PDCA para uma melhor gestão. Gostaria de receber publicações das quais poderei adequar à gestão escolar.
    Abraço.

    1. Oi, Keli. Obrigada pela visita. Aqui no nosso blog você encontra conteúdos para aplicar conceitos (como o Ciclo PDCA) à gestão de empresas. E acreditamos que seja possível adaptar essas ferramentas para os mais diversos setores. Volte sempre! Um abraço.

  3. Sou Capitão da Polícia Militar do Estado de São Paulo e aplicamos o ciclo PDCA na Companhia voltado para nossa rotina operacional e administrativa.
    Gostaria de inteirar-me das informações atualizando-me cada vez mais com essas ferramentas de gestão do trabalho.
    Parabéns pela explanação do conteúdo apresentado de tal sorte que só vem a engrandecer o nosso conhecimento para otimizar nossas ações.

    1. Boa tarde, sr. Erickson! Ficamos muito felizes de saber que o conteúdo está auxiliando a Companhia. Você pode assinar a newsletter do nosso blog para receber toda semana novos textos sobre gestão. Basta inserir seu e-mail na barra lateral aqui do blog. Obrigada!

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