Com 19 anos de mercado, a Agência Matriz é um dos nome mais fortes do segmento no Rio Grande do Sul. Atende de contas públicas a marcas como Grupo Zaffari. Em 2018, a empresa sentiu a necessidade de acompanhar um movimento que está acontecendo em todo o mercado publicitário: a transformação digital. Com isso, foi em busca de um gerenciador de tarefas que ajudasse na organização dos processos internos e a entregar mais valor para os clientes. O Runrun.it foi a solução escolhida para acompanhar a Matriz nessa jornada.
O Desafio
A transformação no mercado publicitário passa pela nascimento do online. Se antes as marcas precisavam se relacionar única e diretamente com seu cliente no offline, hoje, uma gama de possibilidades democratizou o mercado e, consequentemente, pulverizou o número de agências. A tecnologia e as redes sociais mudaram o foco dessas empresas e o pensamento das marcas, que agora têm mais possibilidades de concorrer com grandes e tradicionais nomes. O efeito disso: muitas das agências que se propõem a atender essa demanda ainda não sabem como profissionalizar o seu trabalho e tornar os resultados mais rentáveis.
Nesse cenário, as agências (sejam novas, experientes, grandes ou pequenas), precisam se reposicionar. Para Aline Thober, gestora de negócios da Matriz, essa mudança tem acontecido em todos os níveis das agências, que devem se questionar: Qual é o nosso papel? Qual é o nosso diferencial? “Agora, as agências precisam rever a sua gestão e ter transparência com os clientes. Junto com isso, precisamos nos adaptar à nova força de trabalho, que traz um colaborador jovem e versátil, com novas exigências. Tudo está linkado nessa mudança”, aponta, lembrando que uma ferramenta ajuda a alcançar essa consciência.
Com formação em Direito e especialização em Gestão Empresarial, Aline pode parecer um “peixe fora d’água” no ambiente publicitário. Mas a educação e sua vivência agregaram uma visão de negócios que muda todas as relações dentro e fora da agência. “A implementação de um sistema é uma terapia para o gestor. Porque você vai se analisando, se definindo”, conta.
“A implementação de um sistema é uma terapia para o gestor.” – Aline Thober, gestora de negócios da Matriz
Um começo de pouca resistência
Em setembro de 2018, a empresa iniciou a implementação da ferramenta para mais de 60 pessoas. Segundo Aline, o Runrun.it trouxe uma nova metodologia de trabalho. “Durante o processo, ouvimos todas as equipes e, por isso, tivemos pouquíssima resistência. Para facilitar, criamos uma ‘reunião de patrocínio’, em que ficava muito claro os objetivos para que todos comprassem a ideia”, conta.
Inicialmente, a Matriz optou por cadastrar no sistema (no Cliente Matriz) apenas suas rotinas do dia a dia, como reuniões, leitura de e-mail, elaboração de documentos. Essa estratégia possibilitou que todos se acostumassem a dar o “Play” nas tarefas. Feito isso, e com todas as equipes habituadas ao Runrun.it, todos os clientes e suas campanhas foram inseridos na plataforma.
Ao tomar a iniciativa de trazer um software para organizar os processos internos, a Matriz já tomava o primeiro passo para a mudança. Para Aline, foi essencial unir as pessoas, principalmente colaboradores, no entendimento dessa necessidade. “É preciso deixar muito claro para eles: Por que precisamos mudar? Para simplificar o nosso dia a dia, valorizar o tempo, que é o nosso recurso mais precioso, nossa moeda”, destaca.
“É preciso deixar muito claro para os colaboradores: por que precisamos mudar?” – Aline Thober, gestora de negócios da Matriz
Na agência, o Runrun.it permite saber em qual cliente o tempo está sendo investido e quais atividades são prioritárias. Isso impacta diretamente na relação com o cliente. “Temos uma conversa clara onde os limites não ficam só na base dos argumentos, mas nos dados. Aprendemos a gastar energia na coisa certa. E todos sabem que a nossa recompensa é ter mais organização e clientes mais satisfeitos”, aponta.
Aline também destaca o trabalho em conjunto com a equipe de Customer Experience na implementação do Runrun.it. “As trocas com o time de implementação e de produto ajudam a ver que sempre estamos no mesmo ritmo, e as mudanças acontecem muito rápido. Mostra que estamos evoluindo juntos. É importante para nós saber que a outra ponta (o software) pode mudar conforme nossas sugestões”, avalia.
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Onde o Runrun.it ajuda?
1. Enxergar o valor do tempo
“Por que os contratos não tinham muito valor até há pouco tempo nesse segmento? Porque não tinha como provar o que estava no contrato. Era um jogo mais de relacionamento do que de trabalho”, analisa Aline. Para a gestora, agora, é possível criar alguns limites em contratos de prestação de serviço por pacote de horas em que o próprio cliente vê seus erros de forma mais clara e sabe quando as horas estão sendo gastas em retrabalho.
O Runrun.it faz o controle de horas por meio do timesheet automático, em que cada minuto alocado para uma tarefa será contabilizado e informado nos relatórios. Assim, fica visível quando o tempo é gasto excessivamente em correções solicitadas pelo cliente, por exemplo.
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2. Enxergar o valor da execução
“Uma ideia não vale muito. Seu valor é provado na sua execução”. Essa frase foi muito usada por Aline na implementação do Runrun.it. Afinal, na indústria criativa, a ideia é matéria-prima essencial que precisa ser tangibilizada. “É difícil de apresentar uma ideia inovadora, o cliente sempre vai dizer que já viu. O que você vai contra-argumentar? O que temos falado que é que o valor está na execução. Porque uma ideia boa, criativa e bem executada gera valor”, ressalta.
E o que é necessário para uma boa execução? “É essencial um bom relacionamento entre os times da agência com o cliente. Cada vez mais fica entendido que não somos opositores. Os processos criativos são colaborativos. Quanto mais o cliente participa da criação da ideia, com mais fluidez ocorrerá a execução, porque no fundo ele criou aquilo também. E por isso precisamos de ferramentas que ajudem na execução”, aponta.
“É difícil de apresentar uma ideia inovadora, o cliente sempre vai dizer que já viu” – Aline Thober, gestora de negócios da Matriz
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3. Enxergar o valor dos processos
Para as agências que ainda precisam se profissionalizar, sejam pequenas ou grandes, Aline encoraja a procurar um software, ainda que não tenham nenhum processo definido. “Não é necessário se organizar internamente para depois dar um passo em evoluir tecnologicamente. O sistema vem com uma metodologia customizável, o que já ajuda muito. Não espere estar com a casa organizada para trazer uma ferramenta que te ajude a documentar. Porque esse será um dos papéis do software. No nosso caso, também não tínhamos processos perfeitos”, lembra.
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Assista o bate-papo de Aline Thober com Rafael Gontijo, coordenador de Inside Sales do Runrun.it:
Não é uma questão de nomenclatura
Nesse processo de mudanças, a agência conta com uma equipe de Gestoras de Projetos para atuar na linha de frente com os clientes. “Não chamamos de Atendimento, e sim de Gestoras de Projetos, porque queremos um perfil diferente. Queremos que essas profissionais se enxerguem de forma diferente: como peças principais do projeto. Aline acredita que para acompanhar as mudanças nos processos os profissionais que fazem esse meio de campo precisam ter características de team builder, motivacionais e agregadores, para que os diferentes perfis do projeto consigam atuar em torno de uma meta.
“Queremos que as Gestoras de Projetos se enxerguem de forma diferente: como peças principais do projeto.” – Aline Thober, gestora de negócios da Matriz
Em conjunto com isso, vem também o reconhecimento. “Um sistema onde tudo fica registrado, nada se perde, nos ajuda a identificar quem trouxe a ideia, quem foi participativo. Por isso, acredito que seja importante unir dois universos: trabalho em equipe e visão comercial. Ser só comercial te leva ao individualismo. Quando une as duas coisas temos um crescimento consistente”, destaca.
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CONHEÇA O RUNRUN.IT
O Runrun.it é um software de gestão do trabalho que torna a sua gestão mais ágil com o controle das tarefas, dos projetos e do tempo investido pelas pessoas nas atividades. Tudo isso gera credibilidade para que seus clientes vejam de forma transparente como sua equipe está trabalhando.
Com os relatórios gerados pelo sistema, você tem um panorama completo do que acontece na sua equipe, os custos dos projetos, os clientes mais rentáveis, os processos mais produtivos e onde estão os gargalos. Descubra como o Runrun.it pode ajudar também a sua empresa. Faça um teste gratuito agora mesmo: https://runrun.it
