Quer aumentar sua produtividade? Então faça uma checklist. E o primeiro item deve ser a leitura deste artigo

Quer aumentar sua produtividade? Então faça uma checklist. E o primeiro item deve ser a leitura deste artigo

A vida corporativa não é fácil. São tantas as atividades que demandam atenção, que muitas vezes fica difícil se orientar entre elas. Sem falar nos gestores que estão começando um negócio: via de regra, são os primeiros a chegar e os últimos a sair. Do desenvolvimento de um produto à formação do time, é normal que queira (e tenha) que acompanhar tudo. Ainda bem que existem várias ferramentas que funcionam como bússolas no mar de demandas que é uma empresa. E, por mais ultrapassado que pareça, a checklist continua sendo uma das mais eficazes.

“Como? Aquela listinha de nada?!”, você pode se espantar. Mas é fato que, em meio a tantos recursos modernos e diante da evolução dos smartphones, o hábito de realizar uma checklist só se atualizou, ganhando novos formatos tecnológicos.

Até as ferramentas de gestão online são uma prova disso. O Runrun.it possibilita inserir uma checklist dentro da tarefa para te ajudar a se organizar ainda mais no dia a dia. É um recurso que permite a divisão da tarefa em passos, etapas, componentes, etc. Dá uma olhadinha neste artigo sobre a checklist que vem nas tarefas.

O que importa é que, com ou sem inovação, o princípio continua o mesmo: estabelecer uma sequência de tarefas a serem cumpridas para organizar nossa vida. Seja ela corporativa ou pessoal.

Porque se trata de uma lista com todos os itens que podem fazer falta em alguma tarefa ou em algo que você esteja planejando ou executando. Assim, é possível evitar futuros esquecimentos, falhas, faltas e por aí vai. De uma lista de supermercado a uma planilha de um grande projeto, a boa e velha checklist é como aquela palha de aço que todo mundo conhece: tem mil e uma utilidades.

A medicina diz amém

A eficácia das checklists é defendida por médicos, inclusive. Este artigo do blog Empresa Enxuta apresenta o ponto de vista do cirurgião geral e jornalista americano Atul Gawande. Ele aponta que uma checagem simples é a chave de prevenção para que um pequeno engano não se transforme num desastre de enormes proporções.

Gawande é autor do livro The Checklist Manifesto: How to get things right (“O manifesto da checklist: Como fazer a coisa certa”, numa tradução literal). A obra tem feito enorme sucesso de público, o que não é de se estranhar. Em tempos de enorme dispersão causada pela enxurrada de informações, métodos simples de organização surgem como um porto seguro, como terra firme.

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Resultados na prática

Segundo o artigo, a defesa de Gawande vai muito além da teoria. Ele adotou checklists em oito hospitais, de um centro comunitário na Tanzânia a um moderno instituto médico em Seatle. Em todos, a redução de óbitos por complicações médicas foi de 35%, na média.

Seja qual for o seu ramo, uma checklist pode aumentar para valer a sua produtividade. Isto porque, ainda segundo Gawande, a ferramenta proporciona:

  • Segurança: uma lista funciona como uma rede de segurança cognitiva. Detecta falhas mentais que costumam brotar da complexidade do trabalho moderno.
  • Eficiência: as equipes tornam-se mais rápidas e eficientes quando se acostumam à checklist.
  • Foco: pode ser um dos maiores desafios. Quando uma equipe adota a checklist, os profissionais ficam livres para se concentrar no que é realmente importante.
  • Humanidade: Gawande afirma que há um benefício psicológico quando os profissionais, especialmente os mais orgulhosos, têm de engolir a checklist. O médico acredita que ele os torna mais humanos.

 

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Dicas (bem) úteis para fazer uma checklist

Cada um de nós tem um funcionamento diferente. No entanto, algumas dicas têm se mostrado muito eficazes na hora de montar uma checklist, como:

  • Comece com um plano, termine organizando: todas as manhãs, elabore e revise sua lista. E, no fim do dia, deixe sua mesa organizada de novo e liste suas tarefas para o dia seguinte. Simples assim. Não tem por que você não adotar esse costume a partir de hoje, né?
  • Uma tarefa por vez: fazer várias coisas ao mesmo tempo é para quem consegue. Mas, de acordo com a Universidade de Utah, são poucos: só 2,5% das pessoas são capazes de realizar mais de uma tarefa ao mesmo tempo. Por isso, procure tocar uma atividade por vez, e com dedicação. É como dizem: melhor fazer uma só coisa nota dez do que várias nota seis.
  • Separe as tarefas: procure resolvê-las da seguinte maneira: 1) o que for mais urgente e importante – comece por elas; 2) importante, mas pendente – dê atenção a elas até o fim da semana; 3) urgente, mas não tão importante – delegue; 4) distrações, como checar redes sociais e bater papo. Em vez de eliminá-las, o mais inteligente a se fazer é adotá-las como recompensa por um dia produtivo – especialmente se você seguir todos os princípios desta lista.

 

Neste artigo, você encontra muito mais dicas para elaborar um organizador de tarefas.

E por falar em organização…

Braço direito dos gestores, o Runrun.it foi criado para colocar sua vida em ordem. Com a ferramenta, você não apenas pode elaborar checklists e organizar prioridades, como também administrar o andamento das tarefas, gerenciar equipes, formalizar a comunicação com todos e controlar os custos de cada projeto.

Ou seja, é o princípio da checklist elevado a uma nova potência. Afinal, você pode até estar sozinho em meio a um mar de tarefas, mas não precisa ficar desorientado. Faça o teste grátis da ferramenta: http://runrun.it

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