Guia da checklist: como usar essa ferramenta no seu trabalho 

Guia da checklist: como usar essa ferramenta no seu trabalho 

A vida corporativa não é fácil. São tantas as atividades que demandam atenção, que muitas vezes fica difícil se orientar entre elas. Para os líderes e gestores, a rotina é ainda mais intensa: via de regra, são os primeiros a chegar e os últimos a sair. Do desenvolvimento de um produto à formação do time, é normal que queiram (e tenham) que acompanhar tudo. Ainda bem que existem várias ferramentas que funcionam como bússolas no mar de demandas que é uma empresa. E, dentre elas, a checklist continua sendo uma das mais eficazes.

Traduzida literalmente como lista de verificação, a checklist é uma ferramenta indispensável para o gerenciamento de tarefas, atividades e responsabilidades que se repetem em nosso cotidiano. Mesmo sendo vista por muitos com um meio ultrapassado, a checklist mostra a sua importância e se torna uma aliada ao mostrar de forma visual as etapas mais importantes para a execução de um projeto pessoal ou profissional. 

É claro que com o passar dos anos ela deixou de ser uma mera folha de papel para ser incorporada em diferentes aparelhos tecnológicos e em softwares de gestão. Pensando nos recursos práticos que essa ferramenta oferece, preparamos um guia sobre a checklist, mostrando as suas funções, diferentes modelos e como ela pode ser aplicada com eficiência no seu trabalho. Confira: 

 

O surgimento da checklist

Da boa e velha lista de supermercado à relação das etapas primordiais para o lançamento de um produto, a checklist faz parte da nossa vida, pois se trata de uma lista com todos os itens que são necessários em alguma tarefa ou em algo que você esteja planejando ou executando. A importância dela é tão grande, que existem procedimentos de segurança que não são realizados até que todos os itens da checklist sejam cumpridos, como a decolagem de um avião. 

Usamos a aviação como exemplo pois foi justamente nessa área que a checklist foi criada, infelizmente por um motivo trágico. Em 1935, a Boeing fazia seus testes em uma nova aeronave, denominada B-17 e considerada a mais sofisticada de sua categoria. 

No dia da primeira decolagem, segundos após sobrevoar a pista, a nave perdeu sua sustentação e se chocou contra o solo, vitimando duas pessoas. Em sua averiguação dos fatos a empresa concluiu que o acidente aconteceu pois os pilotos não desbloquearam os novos controles, o que ocasionou a queda do avião. 

A partir desse momento, a empresa e o setor passaram a adotar medidas obrigatórias que deveriam ser feitas antes do voo de qualquer aeronave, para garantir a segurança de todos os envolvidos, entre tripulação e passageiros. Nascia a checklist, que foi abraçada por múltiplos segmentos como item essencial para a realização das tarefas. 

As principais características de uma checklist

Como mostramos no parágrafo anterior, a checklist é um instrumento bem importante para promover a segurança na aviação, e isso se aplica em áreas como a construção civil e hospital, para citar alguns exemplos. Além disso, é um item de conferência de que todos os padrões e etapas foram realizadas para que um produto ou serviço seja testado e aprovado antes de chegar ao mercado. 

Uma das características mais lembradas desse método de controle das atividades é a sua simplicidade e capacidade de adaptação para diferentes dispositivos, sejam eles analógicos ou digitais. Basta ver que a checklist está muitas vezes anexa a uma prancheta ou colocada em murais na gestão à vista, bem como é facilmente compartilhada por e-mails ou em softwares de gestão de tarefas

A organização em tópicos é outro detalhe que se destaca nas checklists, pois permite uma definição visual e ao mesmo tempo sistemática para a sequência das tarefas e pode ser utilizada junto aos cronogramas de projetos, auxiliando em uma distribuição das responsabilidades com eficiência e economizando um tempo precioso que torna os processos mais produtivos. 

Por esses e outros atributos as checklists são amplamente utilizadas no cotidiano de trabalho, trazendo agilidade e organização para as empresas, além de serem usadas para diversas funções, como vamos abordar a seguir. 

Como as checklists auxiliam no trabalho 

Não é exagero afirmar que as listas de verificação são universais, pois são aplicadas em inúmeras atividades e setores, da esfera pública à privada. Geralmente elas estão atreladas à fase de planejamento e servem como direcionadoras das tarefas do início ao fim dos processos. Para você entender melhor como usá-las no dia-a-dia, separamos as vantagens da checklists em três diferentes atribuições. 

Organização dos processos

Pela sua estrutura simplificada e bem dividida, as checklists permitem a classificação e especificação de itens necessários para a realização dos projetos. Listando os elementos em tópicos, é possível detalhar as instruções que serão passadas para as equipes e definir prazos e padrões de qualidade. 

Nesse caso, a checklist cumpre a função de uma bússola, indicando o caminho e as sequências das etapas que serão cumpridas. Quando uma demanda é concluída, ela recebe o sinal de checagem e a tarefa subsequente pode ser iniciada. Com esse controle em mãos, o time opera com mais produtividade e confiança, certo de que as demandas estão no caminho correto e serão entregues conforme o idealizado. 

Automatização das etapas

Existe o ditado que a prática leva à perfeição. E por serem objetivas e de fácil compreensão, as checklists são rapidamente assimiladas por nós ao decorrer do expediente de trabalho. Logo, a repetição das atividades se torna natural e permite uma automatização das etapas.

Partindo do pressuposto que os novos recursos tecnológicos são logo incorporados ao fluxo de trabalho, a checklist funciona como um tutorial operacional automatizado, oferecendo modernidade, velocidade e eficiência para as empresas. 

Redução de falhas 

As checklists são principalmente um instrumento de controle, por isso fazem com que a conferência se torne hábito dentro das empresas. Nesse aspecto, ela é uma aliada para os momentos em que a memória humana falha, pois todos os procedimentos estão à vista da equipe para serem checados. 

Com a descrição do que é essencial em um documento, o time pode observar tudo o que foi executado e verificar a existência de erros durante o processo. Uma vez que isso aconteça, a checklist permite que o reparo seja feito de forma imediata, eliminando que os riscos de produção e realização cheguem até a etapa final. 

O aval da medicina 

Uma dos maiores defensores do uso da checklist é o cirurgião americano Atul Gawande, autor do livro The Checklist Manifesto: How to get things right (“O manifesto da checklist: Como fazer a coisa certa”, numa tradução literal). Ele aponta que uma checagem simples é a chave de prevenção para que um pequeno engano não se transforme num desastre de enormes proporções.

O entusiasmo de Gawande com o método de verificação vai muito além da teoria. Ele adotou checklists em oito hospitais, de um centro comunitário na Tanzânia a um moderno instituto médico em Seattle. Em todos, a redução de óbitos por complicações médicas foi de 35%, na média.

Segundo o autor, a ferramenta proporciona: 

  • Segurança: uma lista funciona como uma rede de segurança cognitiva. Detecta falhas mentais que costumam brotar da complexidade do trabalho moderno.
  • Eficiência: as equipes tornam-se mais rápidas e eficientes quando se acostumam à checklist.
  • Foco: pode ser um dos maiores desafios. Quando uma equipe adota a checklist, os profissionais ficam livres para se concentrar no que é realmente importante.
  • Humanidade: Gawande afirma que há um benefício psicológico quando os profissionais, especialmente os mais orgulhosos, têm de engolir a checklist. O médico acredita que ele os torna mais humanos.
 

Os modelos de checklists

Devido ao alcance e a praticidade, o uso da checklist é disseminado por diferentes contextos pessoais e categorias profissionais, ganhando especificidades únicas conforme sua aplicação. Claro que dentre as variações, existem versões mais padronizadas, que são desempenhadas desde os setores produtivos aos departamentos de comunicação. Então, vamos conhecer os tipos mais tradicionais de checklist? 

Checklist de monitoramento

É o modelo mais convencional de checklist. Consiste em uma lista que reúne o conjunto de etapas obrigatórias para a realização de uma tarefa. Com ela, é possível acompanhar o progresso de execução dos processos e ver quais são as atividades interdependentes que estão na sequência. Geralmente são usadas em ciclos com prazos de curta duração, em que há uma urgência para a entrega do trabalho. 

Checklists de prevenção 

Mais voltadas para as áreas de segurança no trabalho. O papel dessas checklists é auxiliar na inspeção de equipamentos e máquinas constantemente utilizadas pelos colaboradores, com o intuito de evitar acidentes laborais. 

Mais padronizadas, seguem as normas regulamentadoras que regulamentam ações de prevenção no trabalho. No momento atual, também podem ser utilizadas para orientar os protocolos de proteção e higienização contra o coronavírus. 

Checklists de coordenação 

São essenciais quando um projeto conta com vários times envolvidos. Por exemplo, para o lançamento de um novo produto vários profissionais estão no mesmo projeto, desde os desenvolvedores à equipe de marketing. 

Nesse caso, a checklist serve como um instrumento centralizador de operações para que haja uma conferência das entregas realizadas por cada setor e se os prazos estão sendo cumpridos de acordo com o cronograma previsto.

Checklist de afazeres (To Do) 

Ligada ao momento de planejamento, a checklist de afazeres, também conhecida como To Do é um documento que lista todas as atividades importantes que precisam ser feitas até a entrega. Ao longo do caminho, ela pode ganhar novos formatos como uma lista de verificação, para confirmar se tudo foi finalizado conforme o estabelecido no plano inicial. 

Dicas para criar uma checklist

Cada empresa possui um modelo de gestão diferente. No entanto, algumas dicas têm se mostrado muito eficazes na hora de montar uma checklist. Confira: 

  • Menos é mais: adote algo simples como um bullet journal. Esse método emprega apenas três tipos de marcações: tarefas, eventos e notas. As tarefas são indicadas por pontos, eventos por círculos e notas por traços. A ideia aqui é que você escreva tudo na sua lista de forma rápida e curta.
  • Comece com um plano, termine organizando: todas as manhãs, elabore e revise sua lista. E, no fim do dia, deixe sua mesa organizada de novo e liste suas tarefas para o dia seguinte. Simples assim. Não tem por que você não adotar esse costume a partir de hoje, né?
  • Uma tarefa por vez: fazer várias coisas ao mesmo tempo é para quem consegue. Mas, de acordo com a Universidade de Utah, são poucos: só 2,5% das pessoas são capazes de realizar mais de uma tarefa ao mesmo tempo. Por isso, procure tocar uma atividade por vez, e com dedicação. 
  • Separe as tarefas: Elencar as prioridades é uma forma de realizar as tarefas de maneira mais eficiente. Para isso é importante organizar as tarefas em ordem de importância e saber delegar as mais simples com equilíbrio e clareza. 
 

Uma ferramenta para organizar as tarefas

Braço direito dos gestores, o Runrun.it foi criado para colocar sua vida em ordem. Com o software , você não apenas pode elaborar checklists e organizar prioridades, como também administrar o andamento das tarefas, gerenciar equipes, fazer a gestão do tempo, formalizar a comunicação com todos e controlar os custos de cada projeto.

Ou seja, é o princípio da checklist elevado a uma nova potência. Afinal, você pode até estar sozinho em meio a um mar de projetos, mas não precisa ficar desorientado (nem desorientar sua equipe). Faça o teste grátis da ferramenta: http://runrun.it

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Link dos conteúdos citados

https://www.researchgate.net/publication/287949825_The_Checklist_Manifesto_How_to_Get_Things_Right

https://archive.unews.utah.edu/news_releases/few-drive-well-while-yakking-on-phone/

http://blog.lideraviacao.com.br/a-importancia-do-checklist-para-a-seguranca-do-voo/ 

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