Checklist: saiba como organizar os processos com a ferramenta

Mateus Pereira. 5 de janeiro de 2023

Simples de utilizar, a checklist é uma lista de verificações com excelente aderência a praticamente todas as funções.

Fazer uma checklist pode por si só ser um ótimo exercício de planejamento. Já que, ao promover o desmembramento minucioso de tudo o que precisa ser feito, a ferramenta pode servir tanto para organizar uma viagem a lazer quanto um projeto de sucesso no seu trabalho.

Mesmo com tantos avanços tecnológicos, a checklist continua sendo bastante usada por se adaptar a diversos processos e entregar o que é essencial para qualquer sistema de gestão.

Pensando nos recursos práticos que essa ferramenta oferece, preparamos um guia sobre a checklist, mostrando as suas funções, diferentes modelos e como ela pode ser aplicada com eficiência no seu trabalho. Confira:

O que é e para que serve a ferramenta checklist
Qual a finalidade das checklists
O que não pode faltar numa checklist
Quais são os tipos de checklist?
Os benefícios das checklists
Como fazer sua checklist?
Uma ferramenta para organizar as tarefas

Sem tempo para a leitura? Ouça este artigo no player a seguir:

O que é e para que serve a ferramenta checklist

Da boa e velha lista de supermercado à relação das etapas primordiais para o lançamento de um produto, a checklist faz parte da nossa vida, pois se trata de uma lista de itens necessários para algo que você esteja planejando ou executando.

O principal objetivo da ferramenta é listar ações, processos ou tarefas que precisam ser iniciadas/concluídas seguindo uma sequência de etapas e no prazo combinado.

Hoje em dia, a checklist é mais facilmente encontrada em seu formato digital nos aplicativos de gestão, mas o documento ainda pode ser feito no modelo tradicional, isto é, com caneta e papel.

Aplicado em diversos setores, o documento pode tem diversos usos, como:

Padronização de processos;
Ata de reuniões;
Inspeção de segurança;
Verificação de linha de produção;
Abertura de solicitações;
Conferência de materiais;
Controle de estoque;
E muito mais!

Como surgiram as checklists

Se na atualidade as checklists são multifuncionais e presentes em diferentes áreas, seu surgimento é ligado à indústria aeronáutica.

Isso porque a checklist foi desenvolvida como um mecanismo de controle de segurança após um acidente aéreo, que vitimou duas pessoas.

Na investigação do ocorrido, a empresa concluiu que os pilotos não checaram o desbloqueio de novos controles, fato que ocasionou a fatalidade.

A partir desse momento, o setor passou a adotar medidas obrigatórias que deveriam ser feitas antes do voo de qualquer aeronave, para garantir a segurança de todos os envolvidos, entre tripulação e passageiros.

O documento de conferência foi batizado de checklist e a partir daí seu uso foi expandido para outros segmentos, até se tornar um elemento essencial para o controle e padronização de processos.

Qual a finalidade das checklists?

Geralmente as checklists estão atreladas à fase de planejamento e servem como direcionadoras das tarefas do início ao fim dos processos.

Para você entender melhor como usá-las no dia a dia, separamos as vantagens da ferramenta checklist em três diferentes atribuições.

Organização dos processos

Pela sua estrutura simplificada e bem dividida, as checklists permitem a classificação e especificação de itens necessários para a realização dos projetos.

Listando os elementos em tópicos, é possível detalhar as atividades que serão passadas para as equipes, bem como definir prazos e padrões de qualidade.

Nesse caso, a checklist cumpre a função de uma bússola, indicando o caminho e as sequências das etapas que serão cumpridas.

Se até então tínhamos como exemplo uma lista de verificações sem uma ordem cronológica, agora conseguimos desenhar uma checklist estratégica, que detalha pontos desde o momento de brainstorm a entrega, destrinchando as atividades em tópicos e dando corpo ao documento.

Já na etapa de planejamento, o gestor de projetos organiza as atividades de maneira encadeada, prevendo sequência e prazos.

Durante a execução, quando uma demanda é concluída, ela recebe o sinal de checagem e a tarefa subsequente pode ser iniciada.

Com esse mapeamento de processos em mãos, as pessoas têm consciência do caminho que o projeto está tomando e agem com mais produtividade e confiança, certo de que as demandas estão no caminho correto e serão entregues conforme o idealizado.

Automatização das etapas

Existe o ditado que a prática leva à perfeição. E por serem objetivas e de fácil compreensão, as checklists são rapidamente assimiladas por nós ao decorrer do expediente de trabalho.

Logo, a repetição das atividades se torna natural e permite uma automatização das etapas.

Partindo do pressuposto que os novos recursos tecnológicos são logo incorporados ao fluxo de trabalho, a checklist funciona como um tutorial operacional automatizado, oferecendo modernidade, velocidade e eficiência para as empresas.

Redução de falhas

As checklists são principalmente um instrumento de acompanhamento, por isso fazem com que a conferência se torne hábito dentro das empresas.

Nesse aspecto, a ferramenta é uma aliada para os momentos em que a memória humana falha, pois todos os procedimentos estão à vista da equipe para serem checados.

Com a descrição do que é essencial em um documento, o time pode observar tudo o que foi executado e verificar a existência de erros durante o processo.

Uma vez que isso aconteça, a checklist permite que o reparo seja feito de forma imediata, eliminando que os riscos de produção e realização cheguem até a etapa final.

O que não pode faltar em uma checklist

Uma das características mais lembradas desse método de controle das atividades é a sua simplicidade e capacidade de adaptação para diferentes dispositivos, sejam eles analógicos ou digitais.

Basta ver que a checklist está muitas vezes anexa a uma prancheta ou colocada em murais na gestão à vista, bem como é facilmente compartilhada por e-mails ou em softwares de gestão de tarefas.

A organização em tópicos é outro detalhe que se destaca na ferramenta, pois permite uma definição visual e ao mesmo tempo sistemática para a sequência das tarefas.

Dessa maneira, a checklist pode ser utilizada junto aos cronogramas de projetos, auxiliando em uma distribuição das responsabilidades, economizando um tempo precioso que torna os processos mais produtivos.

Por esses e outros atributos as checklists são amplamente utilizadas no cotidiano de trabalho, trazendo agilidade e organização para as empresas.

Os tipos de checklists

Devido ao alcance e a praticidade, a checklist é utilizada em diferentes áreas e ganha especificidades únicas conforme sua aplicação conforme abaixo

Checklist de monitoramento

É o modelo mais convencional de checklist. Consiste em uma lista que reúne o conjunto de etapas obrigatórias para a realização de uma tarefa.

Com ela, é possível acompanhar o progresso de execução dos processos e ver quais são as atividades interdependentes que estão na sequência.

Geralmente são usadas em ciclos com prazos de curta duração, em que há uma urgência para a entrega do trabalho.

Esse modelo de checklist de tarefas é normalmente utilizado em processos de onboarding, como a pessoa está se familiarizando com as novas atividades, a lista facilita na memorização e evita erros.

Checklists de prevenção

Mais utilizada pela área de segurança no trabalho, o papel dessas checklists é auxiliar na inspeção constantemente com o intuito de evitar acidentes.

Mais padronizadas, seguem as normas que regulamentam as ações, por isso outros setores e atividades podem se beneficiar do propósito desta checklist.

Um bom exemplo são os lançamentos de campanhas de marketing como a Black Friday, garantindo que o site de vendas suporte o alto volume de clientes, os estoques estejam nutridos e o contrato de logística esteja acordado são exemplos de tarefas que precisam ser conferidas para garantir a eficiência das vendas.

Checklists de coordenação

São essenciais quando um projeto conta com vários times envolvidos. Por exemplo, para o lançamento de um novo produto vários profissionais estão trabalhando juntos, desde os desenvolvedores à equipe de marketing.

Nesse caso, a checklist serve como um instrumento agregador de operações para que haja uma conferência das entregas realizadas por cada setor e se os prazos estão sendo cumpridos de acordo com o cronograma previsto.

Checklist de afazeres (To Do)

Ligada ao momento de planejamento, a checklist de afazeres, também conhecida como To Do List, é um documento que lista todas as atividades importantes que precisam ser feitas até a entrega.

Ao longo do caminho, ela pode ganhar novos formatos como uma lista de verificações, para confirmar se tudo foi finalizado conforme o estabelecido no plano inicial.

Em outras palavras, a lista de tarefas que você foi alimentou durante todo o seu processo criativo e de execução, no fim se torna um local para verificar se de fato realizou tudo o que precisava.

Essa checklist pode ser padronizada para aquele tipo de projeto, economizando tempo sobre o que será feito e quando.

Os benefícios das checklists

Que as checklists encontram entusiastas em diversos setores corporativos, mas chega a ser uma grande surpresa saber que um dos grandes defensores da ferramenta é um cirurgião estadunidense.

Atul Gawande é médico e autor do livro “The Checklist Manifesto: How to get things right” (O manifesto da checklist: Como fazer a coisa certa, tradução livre).

Ele aponta que uma checagem simples é a chave de prevenção para que um pequeno engano não se transforme num desastre de enormes proporções.

O entusiasmo de Gawande com o método de verificação vai muito além da teoria. Ele adotou checklists em oito hospitais nos Estados Unidos, de um centro comunitário na Tanzânia a um moderno instituto médico em Seattle.

Em todos, a redução de óbitos por complicações médicas caiu drasticamente. Segundo o autor, a ferramenta proporciona:

Segurança: uma lista de verificações funciona como uma rede de segurança cognitiva. Detecta falhas mentais que costumam brotar da complexidade do trabalho moderno;
Eficiência: as equipes tornam-se mais rápidas e eficientes quando se acostumam à checklist;
Foco: quando uma equipe adota a checklist, os profissionais ficam livres para se concentrar no que é realmente importante;
Humanidade: Gawande afirma que há um benefício psicológico quando os profissionais, especialmente os mais orgulhosos, têm de engolir a checklist. O médico acredita que ele os torna mais humanos.

Como fazer sua checklist?

Desde o início comentamos sobre a praticidade da checklist, mas existem algumas boas dicas de como fazer uma checklist que te ajudam a ser assertivo e economizar tempo.

Ou seja, invés de construir uma lista enorme na qual você mal tem controle, o ideal é ser objetivo.

Mas como fazer uma lista de tarefas sucinta que não falte nada? É o que você descobre no passo a passo abaixo:

Menos é mais: adote algo simples como um bullet journal. Esse método emprega apenas três tipos de marcações: tarefas, eventos e notas. As tarefas são indicadas por pontos, eventos por círculos e notas por traços. A ideia aqui é que você escreva tudo na sua lista de forma rápida e curta.
Comece com um plano, termine organizando: todas as manhãs, elabore e revise sua lista. E, no fim do dia, deixe sua mesa organizada de novo e liste suas tarefas para o dia seguinte. Simples assim. Não tem por que você não adotar esse costume a partir de hoje, né?
Uma tarefa por vez: fazer várias coisas ao mesmo tempo é para quem consegue. Mas, de acordo com a Universidade de Utah, são poucos: só 2,5% das pessoas são capazes de realizar mais de uma tarefa ao mesmo tempo. Por isso, procure tocar uma atividade por vez, e com dedicação.
Separe as tarefas: elencar as prioridades é uma forma de realizar as atividades de maneira mais eficiente. Para isso, é importante organizar as tarefas em ordem de importância e saber delegar as mais simples com equilíbrio e clareza.

Uma ferramenta para organizar as tarefas

O Runrun.it foi criado para colocar sua vida em ordem. Com o software, você não apenas pode elaborar checklists e organizar prioridades, como também administrar o andamento das tarefas, gerenciar equipes, fazer a gestão de processos, formalizar a comunicação com todos e controlar os custos de cada projeto.

Ou seja, é o princípio da checklist elevado a uma nova potência. Afinal, você pode até estar sozinho em meio a um mar de projetos, mas não precisa ficar desorientado (nem desorientar sua equipe).

Faça o teste grátis da ferramenta: https://runrun.it