Automatizar os processos e otimizar a gestão das empresas já deixou de ser considerada uma ação estratégica. Agora, adotar a tecnologia e softwares passou a ser vista como uma necessidade básica para conseguir acompanhar o ritmo do mercado, se manter relevante e competitivo. No entanto, um dilema comum dos gestores neste cenário é na hora de escolher entre as plataformas disponíveis e, principalmente, entre possibilidades gratuitas ou pagas.
Fatores importantes a se considerar nessa decisão são os custos ocultos relacionados a ferramentas gratuitas. Isso porque, muitas vezes, pensamos na economia e em gastar menos ao optar por tais serviços. Mas, na verdade, as limitações e a falta de recursos desse tipo de solução provocam perda de tempo e de dinheiro. Consequentemente, as empresas desistem de usá-la. Para você também não sofrer com este problema e cair em uma armadilha, vamos trazer informações essenciais para auxiliá-lo.
O cenário atual dos softwares
Primeiro, é fundamental entender o avanço das plataformas de tecnologia nos dias de hoje. Até porque o Brasil tem crescido nos últimos anos e já é o 9º maior mercado de softwares e serviços de TI do mundo, segundo pesquisa da Associação Brasileira de Empresas de Software de 2017.
Os investimentos em sistemas tecnológicos aumentaram 4,5% entre 2016 e 2017 no país e chegaram a US$ 38 bilhões. Esse valor considerável reforça a mudança de mentalidade dos líderes e gestores, cada vez mais preocupados com soluções para aumentar a eficiência dos processos, tornar os projetos mais rentáveis, desburocratizar a gestão e melhorar a produtividade de toda a empresa.
Inclusive, este relatório do Project Management Institute de 2018 mostra o dinheiro desperdiçado pelas empresas por causa de problemas no desempenho dos projetos. Em média, são US$ 99 milhões perdidos para cada US$ 1 bilhão investido, de acordo com o estudo.
Em setores mais específicos, como agências de marketing, publicidade e digitais, esse panorama também se confirma. Segundo a pesquisa TechTrends 2017, realizada pela Resultados Digitais em parceria com a Rock Content, 77,1% das agências brasileiras utilizam alguma ferramenta de gestão de projetos, com o objetivo de tornar os processos mais dinâmicos e funcionais.
Então, para fazer a gestão de projetos no seu negócio, seja agências, consultorias financeiras, empresas de serviços, de TI, ou startups, você precisa de plataformas que facilitem o dia a dia, organizando o fluxo de trabalho, formalizando a comunicação da equipe, gerando dados em tempo real, integrando informações e permitindo uma gestão eficiente.
O que considerar sobre as ferramentas gratuitas
A princípio, parece uma boa opção adotar um sistema gratuito para reduzir os gastos na sua empresa. No entanto, nem tudo deve ser apenas sobre economia e os gestores, impactados pela sensação de ter algo gratuito, acabam gastando mais com tais plataformas do que na contratação de um software pago. Por isso, é necessário cuidado para avaliar o que você está colocando em prática na sua organização.
Então, é importante entender o que uma ferramenta gratuita oferece e o impacto nos gastos da sua empresa. Para auxiliar neste processo, listamos três riscos que o seu negócio corre com o uso desse tipo de solução.
1. Organização e fluxo de trabalho
Plataformas gratuitas de gestão pecam na organização das informações e na estrutura do fluxo de trabalho. Com elas, os gestores não têm capacidade de configurar o workflow de maneira adequada nem automatizar a distribuição de demandas.
Em contrapartida, com a contratação da licença de um software, os gestores conseguem melhorar esse controle, uma vez que é possível distribuir tarefas apenas para quem deve executá-las, sem o envio de e-mails sobre as demandas para quem não está envolvido.
2. Custos ‘ocultos’
Apesar de serem chamadas de gratuitas, todas essas ferramentas sempre vão impactar em algum custo para os negócios, porque, no mínimo, algum funcionário será deslocado para atualizar e monitorar o sistema, além dos outros que vão utilizá-lo na rotina do trabalho. Então, há despesas relacionadas às horas trabalhadas pelas pessoas no sistema e os gestores devem colocar na ponta do lápis o quanto gastam com a folha de pagamento dos colaboradores envolvidos no uso.
Por isso, com o valor da hora/homem, você tem uma noção real dos custos relativos à ferramenta. E, se houver tarefas que demandam recursos que a plataforma não consegue entregar, eis que você descobre os gastos ocultos desse tipo de serviço, pois as horas utilizadas com essas atividades serão maiores e, consequentemente, as despesas também.
3. Limitações de ferramentas gratuitas
Já que acabamos de abordar a falta de recursos e funcionalidades das ferramentas gratuitas que podem gerar despesas extras para a sua gestão, vale a pena destacar as insuficiências desses sistemas. São uma série de limitações que prejudicam a sua operação e se tornam verdadeiros problemas, como os limites de usuários ou de projetos.
Tenha em mente o quanto o desenvolvimento de projetos ou serviços pode ser atrapalhado por esses limites. Imagine só que a sua agência de marketing, por exemplo, ganhou uma grande conta e precisa elaborar 10 projetos diferentes para o cliente. Então, você descobre que a plataforma gratuita só autoriza o cadastro de três projetos. O que fazer? Como fica a organização dos projetos dos clientes? Aqui ficam claros os prejuízos causados.
Além disso, outro exemplo de limitação está relacionado à ausência de monitoramento de métricas e de relatórios. Assim sendo, sem os dados e as planilhas, sua organização fica no escuro e sem saber informações cruciais, como os prazos de entrega dos projetos, quando cada pessoa vai entregar a sua parte, como está a produção, os custos e as horas trabalhadas.
No fim, a economia não vale a pena e obriga os gestores a desistir desse tipo de sistema, migrando para softwares mais completos que atendem às suas necessidades reais.
O que considerar sobre as ferramentas pagas
Mas, depois de identificar os pontos negativos das ferramentas gratuitas que podem prejudicar a sua operação, vamos falar sobre os sistemas pagos. Quando os gestores analisam esse tipo de plataforma, três itens básicos devem estar em pauta:
– Economia (ROI): os gastos (e o controle deles) não devem ser esquecidos aqui. Não adianta comprar o software mais caro e achar que ele resolverá todos os seus problemas.
– Eficiência: é importante olhar para a sua operação, entender as suas necessidades e buscar uma ferramenta que possa atendê-lo, otimizar os seus processos e tornar sua gestão eficiente. Além do mais, fique de olho se a solução oferece funcionalidades para o seu planejamento, organização, priorização e gerenciamento de tempo, melhorando a produtividade de todos.
– Usabilidade e suporte: os gestores precisam ficar atentos à facilidade de uso da ferramenta e a capacidade da equipe de Suporte resolver as dúvidas dos usuários.
No entanto, além desses pontos simples que qualquer sistema de gestão deve apresentar, selecionamos os diferenciais que a contratação de um software inteligente e estratégico pode trazer.
1. Configuração do fluxo de trabalho
Segundo estudo da McKinsey, as pessoas gastam de 25% a 30% da jornada de trabalho lidando com e-mails. E esse tempo perdido, muitas vezes, tem a ver com a falta de organização das demandas e tarefas. De acordo com este artigo também da McKinsey, o fator mais relevante para os profissionais quando buscam inserir a tecnologia na gestão é organizar o fluxo de trabalho e facilitar a comunicação da equipe.
Então, só uma ferramenta estruturada de gestão do trabalho e de projetos poderá salvar a sua empresa da bagunça. Com um software completo, como o Runrun.it, você oficializa as demandas e evita a chamada tarefa pirata, que é aquela atividade fora do escopo original. Além disso, você consegue solicitar as tarefas apenas para quem deve executá-las e receber menos e-mails sobre as demandas em que você não está envolvido.
2. Mensuração do tempo
Uma dor comum de gestores é saber quanto tempo os seus colaboradores estão investindo em cada tarefa. Até para conseguir analisar a produtividade das pessoas, a rentabilidade do cliente e de projetos, controlar os custos e o orçamento, e melhorar a precificação dos seus serviços.
Mais uma vez, aqui, encontramos uma diferença das plataformas gratuitas e pagas. Só com ferramentas que contam com a mensuração das horas trabalhadas nas tarefas, você terá esse gerenciamento do tempo das pessoas nas atividades. É exatamente isso que uma solução como o Runrun.it oferece. Com o sistema, você tem o monitoramento em tempo real das horas alocadas em cada tarefa, com todas as métricas de desempenho de que a sua empresa precisa.
3. Timesheet automático integrado às tarefas
Para os gestores terem todas as informações relacionadas ao seu negócio, a mensuração do tempo é fundamental, como vimos antes. Porém, como fazer esse registro? Normalmente, as empresas usam planilhas manuais de preenchimento de timesheet. Então, para facilitar esse processo, você encontra a necessidade de usar uma ferramenta.
No entanto, não é qualquer sistema que fornecerá o que você precisa. Só um software inteligente com timesheet automático, como o Runrun.it, poderá trazer essa realidade para o seu negócio. Com ele, basta o usuário dar ‘play’, ‘pause’ e entregar as tarefas e o sistema registra o tempo investido de forma automática. Logo, você fica sabendo as horas alocadas nos projetos e em cada cliente e sabe quanto ele está custando para a empresa.
4. Relatórios gerenciais
Agora, para uma organização se tornar bem-sucedida, é preciso entender profundamente a sua realidade para encontrar gargalos na operação, saber o que está funcionando e o que pode ser melhorado. Assim, os relatórios gerenciais são fundamentais para os líderes de empresas, que poderão embasar a tomada de decisão por informações relevantes e não mais por apenas intuição. O que permite determinar novas metas e alinhar os OKRs (do inglês Objectives and Key Results – Objetivos e Resultados-chave) futuros.
Então, uma ferramenta que forneça esse relatórios será realmente importante para a sua empresa. E aqui está mais uma diferença para uma plataforma gratuita, que não consegue propiciar esse controle. Já um software estratégico de gestão como o Runrun.it entrega todas essas informações. Com o serviço, os gestores sabem quanto foi gasto em cada projeto e as horas investidas, tem a estimativa real de quando cada etapa será entregue pelos colaboradores, quando as equipes estarão disponíveis para receber novas demandas e ainda uma visão geral da produção.
5. Retorno do investimento
Se ainda há dúvidas em relação à necessidade de adotar ferramentas pagas para otimizar a operação, tornar a gestão mais eficiente e melhorar os resultados, nada melhor do que avaliar o retorno sobre o investimento na contratação de um software especializado, como o Runrun.it.
Com esta calculadora, ao inserir os dados sobre as pessoas que usarão o sistema, você consegue saber exatamente o custo da ferramenta em relação ao custo das equipes, a economia proporcionada pela plataforma e o retorno sobre o investimento.
[Dica bônus] Teste!
Por último, mas não menos importante, você, como gestor(a), deve experimentar a ferramenta a fundo e analisar se ela se encaixa com a sua realidade antes de contratá-la. Por exemplo, um software de gestão que preza pela transparência como o Runrun.it oferece um período de teste para você conhecer as funcionalidades, os benefícios e como ele pode ajudar a evoluir a sua gestão e melhorar os seus resultados. Comece agora mesmo a testar, cadastrando usuários e explorando a ferramenta.
Investimento no desenvolvimento do seu negócio
Nem sempre a decisão de usar uma ferramenta gratuita será a mais barata para a sua empresa. Mais do que custos, as despesas com tecnologias e softwares de gestão precisam ser vistos como investimentos. Isso porque colocar dinheiro em sistemas pode parecer pouco importante à primeira vista. Mas, com planejamento, organização e fazendo realmente a operação funcionar pela plataforma, os gestores vão ver os benefícios e quanto o custo vale a pena.
Se um sistema melhor de telefonia e internet pode ampliar a capacidade de atendimento e de vendas de uma organização, uma plataforma inteligente, estratégica e completa de gestão pode proporcionar o crescimento do seu negócio, deixar a empresa mais lucrativa e enxuta, e fazer o investimento ser recuperado.
Sobre o Runrun.it
Para obter todos os dados que a sua empresa precisa e não consegue com as ferramentas gratuitas, conte com uma solução poderosa de gestão do trabalho, como o Runrun.it. O sistema vai te ajudar a melhorar a produtividade de toda a equipe e tornar a sua gestão mais eficiente.
Com monitoramento e análise integrada de todas as áreas do negócio, o software oferece uma visão de custos, do andamento de projetos, do tempo investido em uma tarefa, como andam as entregas e quem está fazendo o quê. O que permite fazer uma gestão 360, agilizar processos e automatizar o que for necessário.
O Runrun.it conta ainda com um Dashboard personalizado, que possibilita a criação de métricas de desempenho e indicadores de performance que a sua empresa precisa acompanhar. Tudo em tempo real e em uma única tela.
Além disso, a plataforma fornece um sistema de time intelligence. Com ele, a partir da mensuração das horas trabalhadas, é possível reunir e coletar os dados da sua empresa e conseguir informações valiosas para os gestores, auxiliando na tomada de decisão. Conheça todas as funcionalidades do Runrun.it e teste grátis agora: https://runrun.it
