A hora certa de adotar uma ferramenta de gestão de projetos de TI

A hora certa de adotar uma ferramenta de gestão de projetos de TI

O mundo de TI é mesmo muito complexo. Inovações e ferramentas surgem a todo momento, fazendo com que gestores tenham que rever seus processos com muito mais frequência do que ocorre em outras áreas. Por isso, procuramos sempre postar conteúdos para auxiliá-los por aqui. Como este artigo sobre gestão de serviços de TI e este, sobre comunicação interna para TI, para ficarmos só nos mais recentes. Agora, considerando as várias ferramentas criadas para apoiar a gestão de projetos de TI, propomos uma pergunta: você sabe exatamente quando usá-las?

Pois é, a resposta não é tão simples assim. Saber a hora certa de adotar uma solução de gestão é mais um dos desafios que gestores e líderes de TI têm que superar todos os dias. Porque isso depende de vários fatores: tamanho da equipe, orçamento da empresa, complexidade dos projetos, cultura organizacional… Vejamos, então, algumas pistas e dicas para escapar desse labirinto com tranquilidade e obter ganhos de produtividade.

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Refinando a gestão de projetos de TI

Antes das dicas sobre as ferramentas, vale refletir sobre alguns aspectos gerais da gestão de projetos. A metodologia do desenvolvimento, por exemplo: isso deve ser estabelecido com antecedência – e mantido ao longo de todo o projeto.

Esta matéria da OP Services traz um insight interessante a respeito do assunto. Os autores partem do pressuposto que a discussão sobre qual a melhor metodologia para gerenciar um projeto de TI pode ser interminável. Assim, lembram que o primeiro passo deve ser o de compreender se a equipe do projeto e seus clientes estão mais inclinados a metodologias tradicionais de desenvolvimento de projetos (em cascata), ou se já conseguem trabalhar com métodos ágeis que tornam as tarefas mais dinâmicas durante a execução.

>> Leitura recomendada: Metodologia ágil: um presente da indústria de software para todo o universo da gestão

O importante é que, após a definição da metodologia, ela seja mantida até o fim do projeto para garantir a padronização de ponta a ponta.

Cronograma atualizado e disponível para todos os envolvidos

Outro componente indispensável de um projeto bem sucedido é a atualização e o compartilhamento periódico do cronograma de atividades. Ao fazer isto, você assegura que sua equipe tenha tempo o suficiente para se preparar, evitando que os serviços sejam realizados com pressa e, consequentemente, menor qualidade.

Com um cronograma atualizado e compartilhado, você conseguirá conduzir melhor a gestão do tempo de seus projetos. Principalmente se utilizar uma ferramenta como o Runrun.it, que permite gerenciar equipes, organizar tarefas e estabelecer prioridades de trabalho.

Critérios de urgência e prioridades bem definidas

De acordo com esta matéria da i9, aqui o objetivo é estabelecer o que deve ser feito e determinar uma “margem de erro” para o cumprimento das tarefas. Ou seja, determinar prazos que, caso não sejam cumpridos, permitam uma margem confortável de tempo para serem executados, sem atrapalhar o caminho crítico do projeto.

Quanto às prioridades, você pode utilizar a metodologia de pilha, por exemplo, para organizá-las. O principal objetivo da prática é o de encaixar diversas atividades ou projetos no dia a dia das equipes. É facilitar a gestão do trabalho de forma estruturada, organizada. Aliás, o próprio Runrun.it nasceu desse pensamento.

Para conhecer mais sobre a metodologia de pilha (que prioriza as tarefas de forma automática, conforme os vários projetos em paralelo), leia este artigo do blog.

Como e quando adotar uma ferramenta gestão de projetos em TI?

Você já refletiu sobre as orientações acima? Certo! Então agora vamos entender quando e como adotar uma ferramenta de gestão.

Não há consenso sobre o tamanho certo de uma equipe para o uso de ferramentas de gestão. Até porque há soluções para times e projetos de todas as dimensões.

O Runrun.it, por exemplo, tem planos para equipes com a partir de dez usuários. Assim sendo, podemos considerar que, quando a equipe tiver esse tamanho, você já pode adotar um software de gestão. Mas nada impede que times menores também utilizem uma solução.

Além disso, existem algumas características de um projeto que normalmente exigem o uso de uma ferramenta, como:

Projetos complexos e contínuos (como desenvolvimento de software), que dependem de processos: um software ajuda a metrificar o trabalho e é uma solução melhor do que o uso de planilhas e e-mails;
Projetos que envolvam colaboradores remotos também podem exigir um software para que todos estejam integrados.

Agora, a forma como essa ferramenta é implementada depende da cultura da sua empresa. O processo pode ser topdown, ou pode ir se desenvolvendo em pequenos grupos até que todos se acostumem: cabe a você e outros líderes definir.

Testes automatizados fazem a diferença

Essa dica é exclusiva para o pessoal de sistemas. A importância do teste automatizado vai além da qualidade do código.

Com os testes, você consegue reduzir os erros no sistema, derrubar os chamados de suporte e possibilitar testes de regressão e de impacto em poucos minutos. Assim, você otimiza os processos antes mesmo de eles existirem.

>> Leitura recomendada: Seu projeto de TI está pronto para o sucesso? A resposta depende de uma boa análise de requisitos

Seja qual for a ferramenta escolhida, pense na gestão como um todo

Quanto mais controlados e otimizados forem seus processos internos, melhor será a sua gestão de projetos de TI. Por isso – e se o tamanho da sua equipe ou a complexidades dos projetos comportar -, uma ferramenta de gestão como o Runrun.it será de enorme auxílio.

Na verdade, o Runrun.it pode te ajudar em praticamente todas as etapas de uma operação, já que permite que você formalize a comunicação, controle o desempenho de seus colaboradores e mensure o tempo e os recursos investidos nos projetos. Em suma, o braço direito do gerente de projetos de TI. Experimente de graça e comprove: http://runrun.it

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