Gestão de projetos de TI: escolha a metodologia e a ferramenta certa

Gestão de projetos de TI: escolha a metodologia e a ferramenta certa

O que você vai encontrar neste artigo sobre gestão de projetos de TI:

 

O que é gestão de projetos de TI? 

A gestão de projetos de TI é responsável por garantir que o desenvolvimento das demandas seja feito de acordo com as estratégias da empresa, cumprindo corretamente todas as etapas do fluxo de trabalho, de acordo com o que foi planejado, dentro dos prazos do cronograma e datas de entrega. 

Além disso, através de uma boa gestão de projetos de TI, você, como gestor (a), consegue criar métricas e indicadores de produtividade e eficiência, acompanhar possíveis riscos e tomar atitudes preventivas, antecipando crises e atrasos. 

O que é muito importante, já que o mundo de TI é mesmo muito complexo. Inovações e ferramentas surgem a todo momento, fazendo com que você tenha que rever seus processos com muito mais frequência do que ocorre em outras áreas. 

Portanto, nesse artigo nós vamos te dar dicas para que você escolha a ferramenta certa para a sua gestão, para que os seus projetos sejam feitos com qualidade e entregues no prazo. 

Vamos começar escolhendo a metodologia certa para os seus projetos de TI! 

Metodologias de gestão de projetos de TI

Primeiro, vale refletir sobre alguns aspectos gerais da gestão de projetos. A metodologia do desenvolvimento, por exemplo, deve ser estabelecida com antecedência – e mantida ao longo de todo o projeto.

Esta matéria da OP Services traz um insight interessante a respeito do assunto. Os autores partem do pressuposto que a discussão sobre qual a melhor metodologia para gerenciar um projeto de TI pode ser interminável. Assim, lembram que o primeiro passo deve ser o de compreender se a equipe do projeto e seus clientes estão mais inclinados a metodologias tradicionais de desenvolvimento de projetos (em cascata), ou se já conseguem trabalhar com métodos ágeis que tornam as tarefas mais dinâmicas durante a execução.

O importante é que, após a definição da metodologia, ela seja mantida até o fim do projeto para garantir a padronização de ponta a ponta.

Abaixo, nós listamos algumas opções de metodologia que podem ser utilizadas no desenvolvimento dos seus projetos: 

1. Ágil

A metodologia ágil foi criada em 2001 por um grupo de programadores que se organizaram e criaram o Manifesto Ágil, pregando entregas contínuas, envolvimento do cliente durante o desenvolvimento do projeto, se adaptar às mudanças e entregar algo que seja útil para a sociedade. Ela segue 4 valores principais: 

  • “Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas”
  • “Software funcional mais que documentação abrangente”
  • “Colaboração do cliente mais que negociação de contratos”
  • “Responder a mudanças mais que seguir um plano”
 

Dentro da metodologia ágil existem alguns frameworks como o Scrum

2. Cascata ou Waterfall

Considerada a forma mais tradicional de se gerenciar projetos, a lógica é que o desenvolvimento ocorra seguindo a forma de uma cascata, ou seja, uma etapa é feita apenas após a conclusão da anterior, e a entrega do projeto ocorre apenas quando todas as etapas são concluídas. 

Atualmente, entende-se que esse modelo é de alto risco, ainda mais se estamos falando de um projeto de grande complexidade e com muitas etapas, já que as chances de a entrega final não ser satisfatória é muito alta e, como consequência, você terá desperdiçado muito tempo e dinheiro e ainda terá uma grande quantidade de retrabalho.

3. Kanban

O Kanban foi criado na década de 1960, pela japonesa Toyota, que se baseava na ideia de fazer apenas o que é necessário, quando necessário e na quantidade necessária.

O design clássico de um kanban é um quadro composto por colunas de etapas e cards com as tarefas. Assim que uma tarefa conclui uma etapa, ela passa para a próxima e assim segue até que o processo seja concluído. Ou seja, você consegue acompanhar todo o seu fluxo de trabalho de maneira visual e prática. 

Cronograma atualizado e disponível para todos os envolvidos

Outro componente indispensável de um projeto bem sucedido é a atualização e o compartilhamento periódico do cronograma de atividades. Ao fazer isto, você assegura que sua equipe tenha tempo o suficiente para se preparar, evitando que os serviços sejam realizados com pressa e, consequentemente, menor qualidade.

Com um cronograma atualizado e compartilhado, você conseguirá conduzir melhor a gestão do tempo de seus projetos.

>> Leitura recomendada: Guia para descomplicar a Gestão de Projetos

Critérios de urgência e prioridades bem definidas

De acordo com esta matéria da i9, aqui o objetivo é estabelecer o que deve ser feito e determinar uma “margem de erro” para o cumprimento das tarefas. Ou seja, determinar prazos que, caso não sejam cumpridos, permitam uma margem confortável de tempo para serem executados, sem atrapalhar o caminho crítico do projeto.

Como e quando adotar uma ferramenta gestão de projetos de TI?

Considerando as várias opções que existem para  apoiar a gestão de projetos de TI, propomos uma pergunta: você sabe exatamente quando usá-las?

Pois é, a resposta não é tão simples assim. Saber a hora certa de adotar uma solução de gestão é mais um dos desafios que gestores e líderes de TI têm que superar todos os dias. Porque isso depende de vários fatores: tamanho da equipe, orçamento da empresa, complexidade dos projetos, cultura organizacional… Vejamos, então, algumas pistas e dicas para escapar desse labirinto com tranquilidade e obter ganhos de produtividade.

A princípio, é importante considerar algumas características de um projeto que normalmente exigem o uso de uma ferramenta, como:

  • Projetos complexos e contínuos (como desenvolvimento de software), que dependem de processos: um software ajuda a metrificar o trabalho e é uma solução melhor do que o uso de planilhas e e-mails;
  • Projetos que envolvam colaboradores remotos também podem exigir um software para que todos estejam integrados.
 

Agora, a forma como essa ferramenta é implementada depende da cultura da sua empresa. O processo pode ser topdown, ou pode ir se desenvolvendo em pequenos grupos até que todos se acostumem: cabe a você e outros líderes definir.

Testes automatizados fazem a diferença

Essa dica é exclusiva para o pessoal de sistemas. A importância do teste automatizado vai além da qualidade do código.

Com os testes, você consegue reduzir os erros no sistema, derrubar os chamados de suporte e possibilitar testes de regressão e de impacto em poucos minutos. Assim, você otimiza os processos antes mesmo de eles existirem.

>> Leitura recomendada: Seu projeto de TI está pronto para o sucesso? A resposta depende de uma boa análise de requisitos

Seja qual for a ferramenta escolhida, pense na gestão como um todo

Escolher a ferramenta ideal não é tarefa fácil, por isso estamos aqui para te indicar o Runrun.it! Nossa plataforma te auxilia em todas as etapas do processo,desde a distribuição de demandas, acompanhamento do fluxo, tempo investido em projetos, gargalos e prazos. Ou seja, a visão do todo dos seus projetos com rapidez e eficiência.  Experimente e comprove: http://runrun.it

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