Mesmo quem não é responsável por fazer a gestão de projetos de TI sabe que a Tecnologia da Informação exerce um papel fundamental para empresas de todos os segmentos. Ela abarca todas as atividades realizadas através de recursos computacionais, como equipamentos – os hardwares, e aplicações e programas – os softwares, como o Runrun.it.
Uma vez que a TI permite obter, armazenar, processar, gerenciar e proteger informações, a gestão de projetos de TI passa a ser uma atividade complexa e muito dinâmica, pois os profissionais da área ficam responsáveis por aspectos importantes, como o desempenho de uma aplicação, a disponibilidade de um sistema e a segurança dos dados, por exemplo, precisando tomar decisões eficientes e de forma ágil para evitar desperdício de recursos, além de acompanhar a evolução das tecnologias e inovar para entregar valor sempre.
Nesse artigo, vamos te dar dicas para que você escolha a ferramenta certa para a sua gestão de projetos de TI, para que eles sejam feitos com qualidade e entregues no prazo. Aqui, você vai aprender sobre:
- O que é gestão de projetos de TI?
- Metodologias de gestão de projetos
- Cronograma atualizado e disponível para todos os envolvidos
- Critérios de urgência e prioridades bem definidas
- Como e quando escolher a melhor ferramenta de gestão de projetos de TI
- Seja qual for a ferramenta escolhida, pense na gestão como um todo
O que é gestão de projetos de TI?
O guia de referência no assunto, o PMBOK®, define projeto como um conjunto de atividades temporárias, realizadas em grupo, e destinadas a produzir um produto, serviço ou resultado. Este documento foi elaborado por uma das mais renomadas instituições da área, o Project Management Institute (PMI).
A pessoa responsável pela gestão de projetos precisa ter habilidades bastantes refinadas de controle de tempo, trabalho em equipe e organização do fluxo de trabalho visando ao sucesso.
A gestão de projetos de TI é responsável por garantir que o desenvolvimento das demandas seja feito de acordo com as estratégias da empresa, cumprindo corretamente todas as etapas do fluxo de trabalho, de acordo com o que foi planejado, dentro dos prazos do cronograma de projetos.
Além disso, através de uma boa gestão de projetos de TI, você, como gestor ou gestora, consegue criar métricas e indicadores de produtividade e eficiência, acompanhar possíveis riscos e tomar atitudes preventivas, antecipando crises e atrasos, o que é muito importante, já que o mundo de TI é mesmo muito complexo. Inovações e ferramentas surgem a todo momento, fazendo com que você tenha que rever seus processos com muito mais frequência do que ocorre em outras áreas.
Vale salientar que, em alguns momentos, é necessário realizar a gestão de múltiplos projetos. Especialmente para as pequenas e médias empresas, que normalmente não têm experiência e habilidade necessárias à resolução de problemas que surgem da má organização, o prejuízo pode ser bastante alto.
Em todos esses aspectos, utilizar um gerenciador de projetos completo, como o Runrun.it pode ser de grande ajuda. Mas antes, vamos começar escolhendo a metodologia certa para você fazer a gestão de projetos de TI!
Metodologias de gestão de projetos de TI
Primeiro, vale refletir sobre alguns aspectos gerais da gestão de projetos de TI. A metodologia do desenvolvimento, por exemplo, deve ser estabelecida com antecedência – e mantida ao longo de todo o projeto.
A empresa de business intelligence OP Services publicou um artigo que traz um insight interessante a respeito do assunto. Os autores partem do pressuposto que a discussão sobre qual a melhor metodologia para a gestão de projetos de TI pode ser interminável. Assim, lembram que o primeiro passo deve ser o de compreender se a equipe do projeto e seus clientes estão mais inclinados a metodologias tradicionais de desenvolvimento de projetos (em cascata) ou se já conseguem trabalhar com métodos ágeis, que tornam as tarefas mais dinâmicas durante a execução.
O importante é que, após a definição da metodologia, ela seja mantida até o fim do projeto para garantir a padronização de ponta a ponta.
Abaixo, nós listamos algumas opções de metodologia que podem ser utilizadas no desenvolvimento dos seus projetos:
1. Ágil
A metodologia ágil ganhou força em 2001, quando um grupo de programadores organizou e criou o Manifesto Ágil, pregando entregas contínuas, envolvimento do cliente durante o desenvolvimento do projeto, adaptação às mudanças e resultados finais úteis para a sociedade. Ela segue quatro valores principais:
- “Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas.”
- “Software funcional mais que documentação abrangente.”
- “Colaboração do cliente mais que negociação de contratos.”
- “Responder a mudanças mais que seguir um plano.”
Com o objetivo de aprimorar o processo de desenvolvimento de um produto ou serviço, a gestão ágil é uma filosofia de trabalho que oferece mais do que simplesmente agilidade para as empresas. Dentro da metodologia ágil existem alguns frameworks, como o Scrum, uma prática que ajuda a dividir os projetos mais complexos em ciclos mais curtos (sprints), otimizando o tempo das entregas, além de oferecer maior abertura para mudanças durante a execução das tarefas. Quando bem aceito pelo time, o conceito ágil pode ser uma ótima metodologia para a gestão de projetos de TI.
2. Cascata ou Waterfall
Considerada a forma mais tradicional de se gerenciar projetos, a lógica é que o desenvolvimento ocorra seguindo a forma de uma cascata, ou seja, uma etapa é feita apenas após a conclusão da anterior, e a entrega do projeto ocorre apenas quando todas as etapas são concluídas.
Atualmente, entende-se que esse modelo é de alto risco, ainda mais se estamos falando de um projeto de grande complexidade e com muitas etapas, já que as chances de a entrega final não ser satisfatória é muito alta e, como consequência, você terá desperdiçado muito tempo e dinheiro e ainda terá uma grande quantidade de retrabalho. Avalie bem os riscos antes de decidir por essa metodologia na sua gestão de projetos de TI.
3. Kanban
O Kanban foi criado na década de 1960, pela japonesa Toyota, que se baseava na ideia de fazer apenas o que é necessário, quando necessário e na quantidade necessária.
O design clássico de um kanban é um quadro composto por colunas de etapas e cards com as tarefas. Assim que uma tarefa conclui uma etapa, ela passa para a próxima e assim segue até que o processo seja concluído. Ou seja, você consegue acompanhar todo o seu fluxo de trabalho de maneira visual e prática, deixando a gestão de projetos de TI muito mais palpável.
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Cronograma atualizado e disponível para todos os envolvidos
Outro componente indispensável de um projeto bem sucedido é a atualização e o compartilhamento periódico do cronograma de atividades. Ao fazer isto, você assegura que sua equipe tenha tempo o suficiente para se preparar, evitando que os serviços sejam realizados com pressa e, consequentemente, menor qualidade.
Com um cronograma atualizado e compartilhado, você conseguirá conduzir melhor a sua gestão de projetos de TI.
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Critérios de urgência e prioridades bem definidas
O gerenciamento de projetos envolve cinco grupos de processos, de acordo com o PMBOK®: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e o encerramento.
Para uma boa gestão de projetos de TI, é importante começar construindo um escopo com todos os detalhes das etapas, funções e características de todo o trabalho que precisa ser feito pela equipe até a entrega do produto ou serviço ou para alcançar um determinado resultado.
Após isso, recomenda-se desenhar a estrutura analítica do projeto (EAP), que é um organograma que traz como elemento “pai” o próprio projeto ou o que se espera como entrega final, e os elementos filiados a ele são exatamente o trabalho decomposto em partes menores e mais fáceis de ser geridas.
A visão geral que a EAP proporciona irá ajudar o gestor diretamente no processo de planejamento, mas ela também pode servir para melhorar a estimativa de prazos e custos, controlar a execução e avaliar a conclusão do projeto. É a EAP que dá a base para a montagem do cronograma.
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Já o planejamento é um conjunto de práticas que guiam todo o processo para organizar as tarefas de maneira assertiva, evitando retrabalho e atrasos nas entregas. Ao visualizar o que precisa ser feito para colocar um projeto em pé, você consegue definir a priorização das tarefas, permitindo que as coisas ocorram no momento que precisam acontecer.
De acordo com a consultoria i9, aqui o objetivo é estabelecer o que deve ser feito e determinar uma “margem de erro” para o cumprimento das demandas. Ou seja, determinar prazos que, caso não sejam cumpridos, permitam uma margem confortável de tempo para serem executados, sem atrapalhar o caminho crítico do projeto.
A apresentação do projeto a todos os envolvidos é feita na reunião de kick-off, um momento crucial para deixar todos na mesma página, colher sugestões e eliminar dúvidas.
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Como e quando adotar uma ferramenta de gestão de projetos de TI?
Considerando as várias opções que existem para apoiar a gestão de projetos de TI, propomos uma pergunta: você sabe exatamente quando usá-las?
Pois é, a resposta não é tão simples assim. Saber a hora certa de adotar uma solução de gestão é mais um dos desafios que gestores e líderes de TI têm que superar todos os dias. Porque isso depende de vários fatores: tamanho da equipe, orçamento da empresa, complexidade dos projetos, cultura organizacional… Vejamos, então, algumas pistas e dicas para escapar desse labirinto com tranquilidade e obter ganhos de produtividade.
A princípio, é importante considerar algumas características de um projeto que normalmente exigem o uso de uma ferramenta, como:
- Projetos complexos e contínuos (como desenvolvimento de software), que dependem de processos: um software ajuda a metrificar o trabalho e é uma solução melhor do que o uso de planilhas e e-mails;
- Projetos que envolvam colaboradores remotos também podem exigir um software para que todos estejam integrados.
Ter o gráfico de Gantt integrado à uma ferramenta, por exemplo, pode ajudar na gestão de projetos de TI. O Runrun.it oferece esse recurso, que oferece uma visualização simples das tarefas da sua equipe, possibilitando planejar e executar projetos. Além disso, o gráfico de Gantt pode ser bastante útil para gerenciar equipes remotas, pois coloca todos na mesma página sem a necessidade de inúmeras reuniões e trocas de e-mail.
Agora, a forma como essa ferramenta é implementada depende da cultura da sua empresa. O processo pode ser topdown, ou pode ir se desenvolvendo em pequenos grupos até que todos se acostumem: cabe a você e outros líderes definirem
>> Leitura recomendada: Conheça o roadmap: a ferramenta que auxilia no desenvolvimento de projetos
Testes automatizados fazem a diferença na gestão de projetos de TI
Essa dica é exclusiva para o pessoal de sistemas. A importância do teste automatizado vai além da qualidade do código.
Com os testes, você consegue reduzir os erros no sistema, derrubar os chamados de suporte e possibilitar testes de regressão e de impacto em poucos minutos. Assim, você otimiza os processos antes mesmo de eles existirem.
>> Leitura recomendada: Seu projeto de TI está pronto para o sucesso? A resposta depende de uma boa análise de requisitos
Seja qual for a ferramenta escolhida, pense na gestão como um todo
Escolher a ferramenta ideal para a gestão de projetos de TI não é tarefa fácil, por isso estamos aqui para te indicar o Runrun.it! Nossa plataforma te auxilia em todas as etapas do processo, desde a distribuição de demandas, acompanhamento do fluxo, tempo investido em projetos, gargalos e prazos. Ou seja, a visão do todo dos seus projetos com rapidez e eficiência. Faça um teste gratuito e comprove: http://runrun.it.
