O hiring freeze (em português, congelamento de contratações) é uma das principais estratégias de contenção de custos empregada pelas organizações desde o surgimento da pandemia de Covid-19 afeta a economia de diversos países em todo o mundo
Segundo pesquisa realizada pela Willis Towers Watson (empresa de consultoria e gerenciamento de risco global), 42% das empresas entrevistadas na América do Norte, durante a semana de 23 de março, já haviam congelado ou reduzido as contratações. Outros 28% afirmaram que pretendiam fazer o mesmo.
A quarentena que visa evitar que a Covid-19 se espalhe interrompe grande parte do comércio, paralisa a economia e precipita o que aparente será uma grande recessão. Por isso, esse é o momento ideal para você voltar os olhos para os processos internos da sua empresa e entender como pode aproveitar e otimizar os recursos que já tem dentro de casa. Nesse artigo, damos algumas dicas de como fazer isso:
- Entender o papel de cada um
- Identificar excessos e gargalos
- Processos claros e bem organizados
- Mapeamento de competências
- Uma ferramenta para organizar seus processos no trabalho remoto
Entender o papel de cada um
Durante um período de hiring freeze, a primeira coisa a se fazer é tentar trazer a luz todo o volume de demanda e todas as tarefas que são realizadas pela sua equipe, inclusive os pequenos processos burocráticos, interações com outras áreas, ou tarefas que seriam de outras equipes mas que, por algum motivo, o seu time acaba absorvendo.
Feito isso, você vai perceber que existe uma camada de demandas que provavelmente você está controlando, mas existem outras camadas dentro da empresa que costumam ficar abaixo do radar – e elas também consomem tempo, recursos e comprometem a sua capacidade de entrega.
Portanto, é essencial ter clareza sobre todo o volume de trabalho que é realizado dentro da sua área.
Nesse sentido, uma das primeiras perguntas que você pode se fazer é: qual o escopo de trabalho de cada pessoa da minha equipe? Isso porque, sabendo quais são as atividades que cada um desempenha, você consegue avaliar melhor a natureza das demandas e tentar fazer ajustes para aproveitar melhor a capacidade do seu time.
Provavelmente você tem recursos na sua equipe que são especializados, mais caros e de difícil contratação e que não necessariamente estão sendo bem alocados. Talvez eles estejam realizando tarefas que poderiam ser feitas por outras pessoas. Pode ser, por exemplo, que profissionais de nível pleno estejam realizando tarefas que seriam mais adequadas a um júnior ou ainda que uma área esteja realizando determinadas demandas que competem a outras áreas.
Mas pra corrigir isso você precisa ter uma visão mais completa do escopo das atividades de modo que você possa realocar tarefas entre as pessoas da equipe ou até mesmo entre áreas da empresa. Assim, sua equipe pode ganhar muito mais tempo e produtividade.
Identificar excessos e gargalos
Então, uma vez que você entendeu qual o papel de cada um, é a hora de saber se há tarefas que estão exigindo mais do que deveriam e tomando mais tempo da equipe. Afinal, com o hiring freeze, não é o momento de contratar mais pessoas para suprir demandas que estão atolando a sua equipe. É hora de entender se o seu time está perdendo tempo com retrabalho ou reuniões longas demais, por exemplo. Nesse caso, é importante revisar o fluxo de trabalho e ver o que pode ser otimizado.
Que o retrabalho existe, todo mundo sabe – mas ele precisa ser controlado. É necessário entender o volume com que ele ocorre dentro da empresa e dentro da sua área e, principalmente, as razões que fazem com que ele ocorra.
Outro tópico que precisa ser investigado são as aprovações. Às vezes você até consegue mandar uma coisa para aprovação e efetivamente iniciar outra. Mas é comum que esses períodos de aprovação acabem gerando um limbo na rotina. Assim, o colaborador não consegue nem finalizar a entrega, nem iniciar uma outra tarefa – pelo menos não com o foco e com a dedicação que ela teria se aquela tarefa anterior estivesse encerrada.
Então, assim como você tem a necessidade do controle de refações e de aprovações, você precisa ter uma visão clara do tempo decorrido e do tempo investido nessas etapas do processo. O tempo decorrido é o período que essas tarefas passam nessa espécie de limbo quando algo precisa ser refeito ou está aguardando aprovação. Já o tempo investido é o período que efetivamente o colaborador está dedicando na execução da tarefa, seja ela um retrabalho, uma revisão ou uma aprovação.
Esse entendimento de quanto tempo é investido em cada tarefa ou etapa do processo te dá uma ideia mais clara do custo que isso tem e confere um senso de urgência para os casos em que algum problema precisa ser resolvido.
No Runrun.it, por exemplo, a gente tem uma funcionalidade chamada Quadros. Nela, você consegue ver quanto tempo em média uma tarefa permanece em determinada etapa do fluxo. Se esse tempo médio está alto demais, provavelmente alguma demanda está tomando mais tempo do que deveria.
No Quadros, as tarefas aparecem no formato de cards e são distribuídas em colunas, que correspondem às etapas que uma demanda passa desde quando é requisitada até a sua finalização. Assim, você consegue identificar se há gargalos no fluxo e procurar soluções.
Enxugando tarefas que estão tomando muito tempo no processo, você consegue tornar o dia a dia da equipe mais produtivo e consegue até mesmo trazer novos projetos e clientes para dentro de casa, mesmo que no momento você não consiga fazer novas contratações.
Processos claros e bem organizados
A falta de comunicação e troca de informação entre as pessoas na hora de briefar uma tarefa também pode estar atrasando os processos e criando gargalos no seu fluxo.
Então, é importante que você mantenha o fluxo de trabalho bem transparente de modo que as pessoas consigam ver com clareza qual é o papel delas dentro daquele contexto.
Isso porque, muitas vezes, você pode pensar que está faltando alguém na equipe para mediar demandas ou fazer o papel de gestor de projetos. Mas, ao tornar a sua comunicação eficaz e alinhar as necessidades dos colaboradores, tudo volta a fluir.
Mapeamento de competências
Independente do hiring freeze, você, como gestor de equipe, precisa sempre saber como aproveitar melhor os talentos que já tem em casa.
Para isso, você pode fazer um mapeamento de competências, que nada mais é do que entender quais são as hard skills e as soft skills que seu time já tem e que estão bem desenvolvidas, e quais você precisa trabalhar mais para que haja uma mudança de hábito e na forma como vocês estão conduzindo os projetos. Com isso, você consegue entender melhor se o seu time já tem as habilidades necessárias para a execução das atividades ou se você pode desenvolvê-las internamente (seja através de programas de aprendizado contínuo, treinamentos, incentivos etc).
Além disso, você pode dar oportunidade de outras pessoas se desenvolverem dentro da área alocando funcionários especializados nas tarefas mais adequadas a elas, de forma que elas se sintam mais motivadas. Enquanto que, ao mesmo tempo, você está dando oportunidade para que colaboradores júniors cresçam, realizem outro trabalhos igualmente relevantes e tenham chance de mostrar seu valor dentro da empresa.
Nesse vídeo, o CEO e co-founder do Runrun.it, Antonio Carlos Soares, dá dicas de como aproveitar os recursos que você já tem em casa quando não é o melhor momento para fazer novas contratações:
Uma ferramenta para organizar seus processos no trabalho remoto
Em um momento como o que estamos vivendo, a necessidade de rever e reestruturar os processos internos se tornou extremamente necessária para garantir a sobrevivência das empresas. O hiring freeze é um mal necessário, mas é também uma oportunidade para você rever e reorganizar seus processos. Usar uma ferramenta como o Runrun.it torna muito mais fácil compreender o fluxo de trabalho e realizar ajustes rápidos.
A plataforma fornece o tempo médio que as demandas permanecem em cada uma das etapas, assim como o tempo total de execução, na última coluna do Quadro kanban. Desse jeito, fica bem mais fácil acompanhar o andamento das atividades, identificar se há tarefas permanecendo em “limbos” de aprovação, revisão e refação, assim como identificar possíveis gargalos nos processos e buscar as soluções adequadas. Crie sua conta grátis hoje mesmo: http://runrun.it
