Remotizei, e agora? As 3 fases da implementação  trabalho a distância

Remotizei, e agora? As 3 fases da implementação trabalho a distância

O trabalho a distância – prática que permite que os colaboradores de uma empresa trabalhem de forma remota – é uma modalidade que já vinha ganhando espaço dentro das organizações há um tempo. Mas, com os últimos acontecimentos envolvendo a pandemia de Covid-19, trabalhar remotamente se tornou uma opção praticamente inevitável para grande parte das organizações.

Entretanto, nem todos estão habituados ao o novo cenário e, mesmo desempenhando as mesmas funções, trabalhar de casa pode ser muito diferente de trabalhar no escritório. Então, se tudo isso é novidade para você, é bem provável que nessas primeiras semanas tanto gestores quanto colaboradores tenham passado por momentos difíceis.. Nós dividimos esse período de adaptação em três fases e nesse artigo vamos falar sobre os principais desafios e as dicas para superá-los.  Vamos juntos?

 

Fase 1: Comunicando (até demais)

A primeira mudança que você deve ter notado é que, quando todos começam a trabalhar a distância, a comunicação que antes se dava de forma natural – um indo na mesa do outro ou conversando com o colega ao lado – passa a acontecer somente através de ferramentas de chat. Todos, em certa medida, já estão habituados a conversar por aplicativos como  Whatsapp, Telegram ou Google Hangouts, mas não o tempo todo, certo? E, convenhamos, há certas coisas que é bem mais fácil resolver pessoalmente. 

Mas como isso agora não é mais possível, você deve estar recebendo e mandando emails, mensagens escritas e áudios em um volume muito maior que antes. A sensação é de que há muitas conversas acontecendo em paralelo – e isso às vezes pode ser exaustivo. Como responder tantas janelas de chat, checar os e-mails que se acumulam, ouvir aqueles 5 minutos de áudio que seu gestor mandou e, ao mesmo tempo, fazer o seu trabalho? 

Com a sua atenção sendo requisitada a todo momento, e em diversos canais, fica bem mais difícil se concentrar nas tarefas profundas que exigem mais foco 

Isso sem falar nas conferências em vídeo: as famosas “calls”. No trabalho a distância, é comum que os gestores tenha a impressão de que as coisas estão soltas e que a todo momento é preciso reunir a equipe em uma call para realinhamento – reuniões online que podem se estender mais do que deveriam e tomar boa parte do seu dia. 

Entretanto, algumas conferências são sim essenciais e permitem que as informações e demandas fiquem alinhadas entre todos os membros do time. Mas, antes de propor uma call, dê uma olhada nesse checklist do que fazer antes, durante e depois da reunião para que o encontro seja produtivo e não consuma o valioso tempo da sua equipe:

  • Antes: defina o objetivo da reunião, quem serão os participantes e junte todas as informações necessárias para não perder tempo procurando e-mails, relatórios e dados durante a call. Chegue já com tudo em mãos.
  • Durante: todos com câmeras ligadas (ver as carinhas uns dos outros é bom para fortalecer os laços entre as pessoas da equipe, além de facilitar a comunicação), usando fones de ouvindo e falando um de cada vez para não atropelar o outro. Quando não estiver falando, lembre-se de deixar o microfone no mudo para não causar ruído ou interferência.
  • Depois: em uma ata, liste as ações que cada um deve tomar, designando prazos e responsáveis e, sempre que possível, disponibilize a gravação da call para todos.
 

Fase 2: O que está acontecendo?

Com a comunicação acontecendo, mas de forma muito fragmentada, você começa a ter a sensação (às vezes até com uma pontinha de paranóia!) de que as coisas estão fugindo do controle. O gestor pode ficar com a impressão de que não sabe o que a equipe está fazendo – mesmo depois de várias calls de alinhamento – e que as informações estão se perdendo dentro dos diversos canais. 

Daí talvez surja a necessidade de organizar as tarefas e acompanhar melhor os processos. A princípio, você provavelmente vai utilizar as ferramentas e os métodos que já conhece, que vão desde documentos de word e planilhas até um quadro kanban que ajuda a entender quais tarefas estão em execução/revisão e o que já foi entregue. 

Ainda assim, pode haver muitas dúvidas sobre qual o melhor método a se adotar e até encontrar algo que realmente funcione e torne tudo mais transparente para toda a equipe pode levar tempo. Isso vai depender do grau de maturidade de gestão e organização da informação que o time ou a área já tinham antes de partir para o trabalho remoto

Equipes que já possuíam um método próprio de gestão de tarefas e projetos, além de documentos, modelos, checklists e planilhas já estruturados, tendem a migrar para o trabalho remoto com um pouco mais de suavidade que aqueles que estavam habituados a gerenciar tudo por e-mail mesmo. 

Nessa hora, o gestor também precisa tomar cuidado para não cair no erro de microgerenciar sua equipe. Como todo mundo a distância, é um pouco mais difícil saber o que cada um está fazendo. E, se você não tem ferramentas para saber quais atividades cada pessoa está desempenhando, as cobranças do líder podem se tornar arbitrárias – cobrando de quem ele “acha” que não está entregando, por exemplo. Uma ferramenta de gestão do trabalho pode te dar todas as informações necessárias para cobrar apenas nas horas em que for necessário. Lembre-se: microgerenciar já é ruim no escritório. No trabalho remoto, essa prática pode tornar tudo ainda mais difícil e até comprometer a produtividade da equipe. 

Fase 3: Tudo em um só lugar

Se, mesmo usando documentos e planilhas, você ainda tem a sensação de que tudo está solto, talvez você esteja sentindo a necessidade de ter um lugar único com todas as informações o (a comunicação, os dados , as tarefas, os projetos etc). 

Um ferramenta de gestão de tarefas e projetos pode te ajudar a distribuir as demandas e enxergar melhor o desenvolvimento das atividades de cada pessoa do seu time. Se essa ferramenta for um pouco mais robusta, como o Runrun.it, também te dará uma visão clara da velocidade das entregas dentro dos projetos.

O Runrun.it vai funcionar para você como uma fonte única da verdade. Na plataforma, você consegue ter a visão do todo, obtendo as informações necessárias para tomar decisões e executar ações. Você pode realocar pessoas de um time para outro em função da natureza dos projetos ou até mesmo oferecer treinamento remoto para alguns profissionais. Várias são as possibilidades quando você tem uma ferramenta que te dá uma visão completa do trabalho da equipe.

Nesse webinar, falamos um pouco mais sobre como o Runrun.it pode ajudar na gestão do trabalho remoto:

[Bônus] Dicas (realistas) para o trabalho a distância

Você deve ter visto por aí inúmeras cobranças e incentivos para que você seja produtivo, organizado e concentrado no trabalho a distância. Sim, é importante tentar manter o foco e a organização para conseguir desempenhar suas atividades no trabalho remoto. Mas é preciso lembrar que o contexto é adverso e, por isso, devemos ser mais respeitosos e cuidadosos com os outros e com nós mesmo. Todos foram pegos de surpresa e cada leva um tempo para se adaptar a uma nova realidade. 

Para times que nunca haviam trabalhado de forma remota, pode ser ainda mais desafiador adquirir os hábitos necessários para praticar essa nova forma de trabalho. Por isso, separamos algumas dicas realistas e acessíveis para ajudar você e seu time a ter uma rotina de trabalho produtiva e saudável.

trabalho a distância

Pesquisa confirma tendência de trabalho remoto

Segundo pesquisa realizada por nós, do Runrun.it, com mais de 300 líderes e gestores de empresas de serviço (dos setores de tecnologia, consultoria, marketing e publicidade) 80% dos líderes não pretendem voltar ao presencial, mesmo após o fim do isolamento social.  

Por mais que trabalhar a distância já fosse considerado uma tendência e que muitas empresas tivessem aderido a essa modalidade, para a grande maioria dos entrevistados essa é a primeira experiência trabalhando remotamente. 

Anterior ao período de isolamento social, os adeptos ao home office (20%), em sua maioria, trabalhavam fora do escritório apenas 1 vez por semana (24,2%). 

Atualmente, 88% das empresas está trabalhando de forma 100% remota e a tendência é que, mesmo após o relaxamento das medidas de isolamento social, esse número continue crescendo, já que 80% dos gestores de agência afirmaram que gostariam de continuar trabalhando em home office em uma frequência de 3 (19,6%) a 5 (17,3%) dias por semana. 

“O home office foi uma grande mudança que aconteceu de forma repentina, mas que veio para ficar. Desde o nascimento do Runrun.it, acreditávamos que trabalhar remotamente seria uma ótima proposta para proporcionar mais bem-estar para os colaboradores e agora, após a realização da nossa pesquisa, descobrimos que realmente trata-se de algo positivo e que pode até mesmo aumentar a produtividade. O segredo é encontrar equilíbrio para empregadores e colaboradores”, pontua Antonio Carlos Soares, CEO e co-fundador do Runrun.it.

Use o Runrun.it para fazer a gestão do trabalho a distância

Como você pode ver nesse artigo, adotar um gerenciador de tarefas pode te ajudar e muito a implementar o trabalho a distância na sua empresa. Com o Runrun.it, você pode fazer o acompanhamento em tempo real do andamento dos projetos, assim como ver as tarefas que estão sendo desenvolvidas pela sua equipe e o tempo investido em cada uma delas.

Dessa forma, mesmo com todos trabalhando de casa, você não perde seu fluxo de trabalho de vista. Além disso, a ferramenta facilita a comunicação entre os colaboradores e o acesso às informações, pois tudo fica centralizado em um só lugar. Crie uma conta grátis agora: http://runrun.it

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