Otimize a gestão de tarefas e projetos de Órgãos Públicos com o Runrun.it

Otimize a gestão de tarefas e projetos de Órgãos Públicos com o Runrun.it

Você detectou a necessidade de adotar uma ferramenta de comunicação organizacional para melhorar a gestão interna do seu setor público? Modernizar o fluxo de trabalho não é uma realidade só de empresas privadas, o software de gestão Runrun.it, por exemplo, está presente na Organização Brasileira para o Desenvolvimento Científico e Tecnológico do Controle do Espaço Aéreo (CTCEA), no Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial (Senai), na Federação das Indústrias do Estado do Paraná (Fiep), na Fundação Oswaldo Cruz (Fiocruz) e em prefeituras como de Pernambuco e da Bahia.

O nosso portfólio de clientes do sistema público só cresce, porque nos comprometemos a colaborar com a entrega dos documentos necessários e protocolos de segurança de dados que atendem as exigências de cada setor. Você também quer conhecer os benefícios de adotar o Runrun.it em órgãos públicos? Então, acompanhe o nosso artigo e confira desde as funcionalidades do Runrun.it até os modelos de contratação.

 

Transformação digital em órgãos públicos

O fluxo de trabalho dos órgãos públicos conta com um alto volume de informações e interdependências entre os setores, para tornar essa realidade mais ágil a gestão pública vem adotando gerenciadores de tarefas, como o Runrun.it, para desburocratizar a gestão dos processos administrativos, tornando-os mais eficientes e produtivos. Isso porque os sistemas de gestão do trabalho centralizam as informações para os colaboradores darem sequência a processos, atender demandas e acompanhar os resultados em alguns cliques. 

Muitas dessas tecnologias são terceirizadas na gestão pública. Os motivos para essa escolha se dão pela agilidade na aquisição de ferramentas de qualidade já existentes e que estão em consonância às exigências sociais por conectividade em tempo real. Além da rapidez, o custo de contratar um software outsourcing se torna mais acessível, já que o setor público se responsabiliza somente pelas licenças de uso, não precisa se preocupar com a manutenção da ferramenta e nem pela implementação da mesma.

Esse investimento em tecnologias de informação e comunicação demonstra a emergência da criação de processos que se sustentem no ambiente digital, dissolvendo práticas manuais e analógicas que são facilmente automatizadas. De qualquer forma, a adesão massiva ao home office, tanto no setor público quanto privado, acelerou a contratação de ferramentas de colaboração, permitindo que mesmo à distância os servidores se comuniquem e trabalhem em equipe. A expectativa é que o modelo de trabalho remoto perdure em inúmeros setores do país mesmo após a pandemia. Confira como o Runrun.it ajuda os órgãos públicos a se adaptarem ao mindset digital. 

Benefícios do Runrun.it em órgãos públicos

O Runrun.it é um software de gestão flexível ideal para você acompanhar o desenvolvimento de projetos e tarefas e suas principais métricas de produtividade, como tempo investido, quantidade de entregas e a capacidade de execução dos agentes públicos. 

Com isso, a ferramenta une um design moderno com a qualidade de ferramentas de gestão internacionais. O Runrun.it foi considerado o software mais fácil de usar do mundo, segundo o G2 Tecnologia. Confira os principais benefícios dessa união na prática para a gestão do trabalho do seu setor.

Melhora a organização das informações

Com o Runrun.it, você mantém o fluxo de informação das tarefas centralizado e ao alcance de todos. O software armazena todos os tipos de documentos, possibilita a comunicação entre a equipe e agentes públicos de outras áreas mesmo que eles não usem o Runrun.it. Isso é possível por meio da funcionalidade de usuário convidado, que cria um ambiente extranet para compartilhar informações com pessoas de fora da sua conta. 

Runrun.it em órgãos públicos
Com o usuário convidado você deixa todos na mesma página sobre o desenvolvimento de tarefas e projetos

Além disso do compartilhamento fácil, a plataforma preserva os registros do sistema sobre alocados na tarefa, tempo investido, prazos, pessoas com acesso às informações e demais dados inseridos. Isso garante transparência e organização na hora de acompanhar seus projetos, já que não precisa buscar dados em várias plataformas ou na caixa de email. Para deixar ainda mais simples, você consegue atribuir tags às suas tarefas, o que agiliza o mapeamento das atividades que fazem parte do escopo de um projeto.

Otimiza tempo e aumenta produtividade

Com o Runrun.it você otimiza o tempo da sua equipe ao fornecer as informações essenciais em uma única plataforma e diminui a troca de e-mails e reuniões para acordar direcionamentos que já estão claros na construção da tarefa ou projeto, como: estimativa de entrega, envolvidos na entrega, briefing e demais dados relevantes para a compreensão da demanda. 

A própria ferramenta te ajuda a fazer essas definições com assertividade a partir do histórico de produtividade sobre o trabalho dos colaboradores. Desta maneira, você consegue acompanhar quanto tempo é necessário investir em determinada tarefa, quais são as pessoas envolvidas em atividades específicas, etc. Com a coleta e organização dessas informações, a tomada de decisão passa a ficar mais ágil, pois você conta com dados de produtividade transparente disponíveis no dashboard personalizável.

Gestão personalizada

Cada segmento da administração pública tem suas especificidades, por isso determinadas ferramentas se encaixam melhor nas necessidades de um órgão do que outras. No entanto, há a possibilidade de personalizar seu software de gestão para que ele contemple a realidade de distintos processos. 

Com o Runrun.it isso é possível porque a arquitetura da ferramenta é flexível, privilegiando a adaptação do gerenciador a sua rotina do que ao contrário. Outra forma é a integração. O Runrun.it conta com uma Open API (Application Programming Interface), isso possibilita que o seu setor utilize o código da plataforma com outros sistemas utilizados. A outra maneira é usar o Zapier para integrar as suas ferramentas.  

Inovação no fluxo de processo

Já pensou em acompanhar um projeto da forma mais produtiva para você? Com o Runrun.it você não tem um único modo de visualizar as suas tarefas, pelo contrário, você consegue inovar a sua gestão com a possibilidade de usar o modo lista, no qual as tarefas estão organizadas por ordem de prioridade. Você também consegue acessar as tarefas as quais está seguindo, ou seja, outras pessoas estão executando o trabalho e a sua função é acompanhar o desenvolvimento das atividades.

Runrun.it em órgãos públicos
Em uma tela você tem a visão completa das suas tarefas por ordem de prioridade

Outra forma de fazer o acompanhamento é pelo kanban, uma metodologia ágil na qual um quadro é dividido nas etapas de produção e as tarefas são representadas por cartões que passam de fase em fase até serem entregues. Esse formato é bastante visual, por isso em uma tela você tem um panorama completo sobre a que passo o seu projeto está e o que ainda preciso ser feito.

Runrun.it em órgãos públicos
Kanban é uma metodologia ágil toyotista que visa aumento do desempenho pelo menor custo

Já se o seu setor conta com projetos complexos, talvez a melhor opção seja o gráfico de Gantt. Essa ferramenta de gestão organiza seu planejamento de maneira linear, como um cronograma, no qual consegue ter uma visão mais ampla e precisa da interdependência de tarefas, gargalos de tempo e choques na pauta dos colaboradores. Neste formato de visualização de projeto há a opção de indicador de capacidade da sua equipe, na qual mede o tempo estimado para a conclusão de uma tarefa pela disponibilidade de cada colaborador. Com esse recurso você delega somente aquilo que cabe na pauta dos servidores.

Runrun.it em órgãos públicos
Acompanhar projetos complexos pelo Gantt se torna uma tarefa bem mais simples

Mais segurança de dados

Trabalhar com dados públicos requer bastante responsabilidade, por isso, o Runrun.it propicia segurança interna e externa. Nas configurações de segurança da plataforma você consegue estabelecer os acessos de cada usuário e os recursos que você deseja habilitar na sua conta. 

Ademais, a ferramenta é em formato Software as a Service (SaaS) o que evita que os colaboradores precisem baixar qualquer programa, pelo contrário é possível acessar tudo  pelo navegador (Firefox, Microsoft Edge e Google Chrome). As informações ficam armazenadas na nuvem pública com o uso dos servidores Google Cloud Platform e o Amazon AWS. Eles são constantemente auditados e possuem os selos de segurança e disponibilidade mais renomados do setor.

Como contratar um software de gestão?

Agora que você já conhece as vantagens de adotar um software de gestão, fica a dúvida sobre as formas de contratação. Existem várias formas de você inovar o seu fluxo de trabalho com ferramentas privadas. Uma delas é bem recente, o Marco Legal das Startups e do Empreendedorismo Inovador, sancionado pelo Governo Federal em junho de 2021, autoriza órgãos públicos a abrirem licitações para a contratação de soluções tecnológicas. Caso a solução seja satisfatória, o setor poderá firmar contrato para o fornecimento do produto, sem necessidade de nova licitação.

Outras formas de contratação é por meio da Prova de Conceito (PoC), na qual servidores testam a ferramenta para validar a capacidade da solução em absorver as necessidades do setor. De outra forma, há a inexigibilidade de licitação, ou seja, em casos em que não há concorrentes para disputarem a licitação, há exclusividade ou é comprovada a desnecessidade do procedimento licitatório. Assim, você pode contratar diretamente o fornecimento de um produto ou serviço. Outra maneira que desobriga a necessidade de licitação o valor limite da plataforma alcança o teto limite de R$ 8 mil. Confira aqui os valores dos nossos planos.  

Caso seja necessário um processo licitatório, os órgãos públicos são responsáveis por descrever suas necessidades e expectativas com a contratação de uma ferramenta. Em seguida, a proposta com melhor custo-benefício é adquirida pelo setor. Escolha o modelo de contratação ideal para você e entre em contato com a nossa equipe pelo e-mail comercial@runrun.it ou teste grátis em http://runrun.it.

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