Você se lembra daqueles tradicionais jogos de tabuleiro? Imagine se eles tivessem como contexto a sua agência: abra o mapa, tenha uma visão geral e saiba o que fazer para deixar o fluxo de trabalho funcionando perfeitamente. A diferença é que, na brincadeira, os dados fazem as decisões serem aleatórias. Na vida real, os dados são substituídos por ferramentas. Não dá para pular nenhuma etapa, é preciso passar por todas as casas desse tabuleiro. O lado positivo é que, como as demandas de trabalho são interligadas, ao avançar uma casa, você dá vários passos para resolver outros desafios desse jogo chamado gestão de agência digital.
De acordo com o Panorama das Agências Digitais 2018, pesquisa feita pela Resultados Digitais em parceria com a Rock Content, 55% das agências têm menos de cinco anos. Quase 45% têm entre dois e cinco funcionários e 32% se enquadram entre os seis e os 25 colaboradores.
Resumindo: são empresas novas, enxutas, com alto potencial para inovação e criatividade, mas que esbarram em barreiras gerenciais complexas. Por isso, é imprescindível definir algumas regras do jogo.
O que faz uma agência ser digital?
Há tempos que nenhuma agência pode se dar ao luxo de ignorar o mundo online e a tecnologia. Absolutamente todas utilizam ferramentas online e fazem peças digitais, nem que seja um email marketing ou um post de redes sociais. Ora, sendo assim, todas são agências digitais? Nada disso.
Ben Bassi, fundador e CEO da Common Places Interactive, define o que faz uma agência ser digital de verdade: “Agências tradicionais, ou agências criativas, colocam foco no design e em tornar a comunicação mais atraente possível. Já uma agência digital é mais técnica e tem foco na experiência do usuário”.
Isso não significa que ela não se dedique a encontrar a melhor solução estética. Quer dizer que, além disso, está genuinamente trabalhando para que a interação dos consumidores com as marcas seja uma experiência que gere resultados objetivos.
As agências tradicionais também costumam ser generalistas, atuando em diversos segmentos da indústria. As agências digitais, por outro lado, tendem a se especializar em nichos do mercado, para uma melhor experiência do usuário e otimização de resultados.
Com foco em um segmento, a equipe ganha conhecimento sobre os desafios específicos e pode se tornar referência no mercado. Se sua agência digital não trabalha em marketing de nicho, considere isso como uma oportunidade.
Se a agência é digital, a gestão também deve ser
Agora dê alguns passos atrás e visualize o seu próprio universo. Desenvolvimento de sites, aplicativos, SEO, gestão de mídias sociais, inbound marketing, mídia de performance. O seu dia a dia é repleto de conteúdos, métricas e análises. E pode reparar: as agências prestam cada vez mais serviços para empresas com a gestão guiada por dados, ou seja, o data driven business.
É inimaginável alcançar um ótimo desempenho dependendo da gestão de agência digital por instinto. Todas as métricas, KPIs e automações que compõem suas soluções também precisam fazer parte do seu fluxo interno de trabalho. Chega dessa história de “casa de ferreiro, espeto de pau”. Claro que as dicas que reunimos aqui fazem muito bem para qualquer tipo de agência, mas são imprescindíveis para a gestão de agência digital.
Os dados devem estar nas suas mãos
Reunimos oito pontos que não podem passar batidos na sua gestão de agência digital. Imagine cada dica como um pedaço do seu tabuleiro. No jogo, você pode passear à vontade pelas recomendações; mas se alguma coisa não vai bem, é preciso voltar algumas casas para reorganizar o fluxo.
1. Defina os papéis
O começo não poderia ser outro: desenhe um organograma com os cargos e as posições das pessoas. Bem como o job description de cada uma delas, e o fluxograma para mostrar o andamento das demandas e dos projetos na sua agência. E, obviamente, compartilhe com todos. Não adianta ter todo esse planejamento maravilhoso se não está bem claro para cada um o que se espera do seu trabalho. Isso ajuda a envolver e motivar os colaboradores, que sabem exatamente quais são as suas responsabilidades e a sua importância na agência.
Cuidado aqui com a figura do sócio-faz-tudo. Em estruturas enxutas, o dono coloca a mão na massa. Mas um sócio sobrecarregado fica cansado e se torna gargalo do fluxo de trabalho da sua própria empresa. Além do que, um chefe cansado e estressado não é nada motivador.
2. Crie um workflow criativo
Já que você respira user experience, que tal pensar no client experience e até no job experience? Como é a entrada das demandas e como elas são tratadas ao longo do processo? Pensar em um workflow criativo é conhecer técnicas e formatar um fluxo que se encaixe em sua agência.
Para desenvolver esse processo, você pode partir de técnicas consagradas como Scrum e Kanban, que fazem parte da metodologia Lean. Já falamos muito aqui no blog sobre metodologia ágil e como ela pode aumentar a performance da sua equipe.
3. Automatize os processos
Você definiu os papéis e o fluxo do trabalho. Ótimo! Mas por que fazer tudo na mão? Existem ferramentas que vão te ajudar a organizar sua agência e sem tornar tudo burocrático. Um dos maiores benefícios de automatizar esses processos são as métricas e os relatórios, que passam a ser viáveis de extrair e analisar a qualquer momento. Além disso, não podemos esquecer a economia de tempo e o aumento de produtividade.
É nesta etapa que a gestão de agência digital dá um salto de produtividade. E o uso de uma plataforma de gestão contribui muito para esse processo. Um exemplo é o próprio Runrun.it, software de gestão que organiza o fluxo de trabalho e faz a equipe se alinhar aos prazos e prioridades. Assim, fica mais fácil cumprir o combinado e manter a qualidade das entregas. Além de rentabilizar a sua agência!
4. Crie propósito para manter (e atrair novos) talentos
Tara Sinclair, economista do site de emprego Indeed.com, afirma que os millennials encaram o trabalho de uma forma mais ampla.
Não é só uma questão de ganhar bem. É fazer parte de algo em que você acredita, com valores próximos aos seus, e com uma estrutura em que seja possível o desenvolvimento. Crie um ambiente criativo, que envolva as pessoas em um propósito, motivando-as. Só assim, você conseguirá o engajamento interno e vai se afastar do turnover que bagunça toda a gestão de agência digital.
>> Leitura recomendada: O que quer e como atrair a geração Y para a sua empresa
5. Leve a sério a comunicação com seu time
Se as pessoas não estão sabendo por que são tão importantes para a agência, volte para a primeira casa e compartilhe o organograma da empresa. Se elas estão perdidas em e-mails e grupos de Whatsapp, volte para a terceira casa e automatize os processos, unificando demandas, execução e comunicação em uma só ferramenta. Se elas não sabem por que estão trabalhando com você, volte para a quarta casa e comunique seu propósito.
Ou seja, inclua nos seus processos a comunicação com seu time para envolver e motivar todos os colaboradores. Boas sugestões são criar uma reunião periódica, um repositório de documentos sobre os clientes, uma metodologia de atendimento a eles, com processos bem definidos. E pense também que essa é uma via de duas mãos. Assim, você pode dar sistematicamente feedbacks para a melhoria dos trabalhos e também ouvir os colaboradores para melhorar sempre a sua gestão.
Cansou de ver a equipe perdida entre e-mails, documentos perdidos em pastas, mensagens de WhatsApp e Hangouts? Unifique a sua comunicação em uma ferramenta onde o trabalho será feito e poderá ser medido.
>> Leitura recomendada: Veja como resolver problemas de comunicação interna
6. Tenha uma comunicação clara com seus clientes
A gestão não depende só da agência. Existe o lado do cliente, que muitas vezes não consegue se planejar ou fazer a solicitação correta. As refações existirão e não há como negar. Mas podemos minimizar esse retrabalho com um canal franco e contínuo com os clientes.
Combine um fluxo de aprovação (lembre-se da primeira casa), levando em conta os departamentos do cliente e as pessoas com maior poder de decisão na empresa. Coloque campos obrigatórios nos briefings e faça o debriefing para evitar algum mal entendido. Negocie prazos a cada mudança de rota. Todos esses pontos farão o trabalho se desenvolver melhor.
>> Leitura recomendada: Como lidar com clientes que não param de pedir refação
7. Faça a gestão do tempo antes que seja tarde
A gestão do tempo está intimamente ligada à definição de prioridades, ao monitoramento de performance e a dados críveis sobre as horas investidas em cada tarefa. Você já deve ter percebido que os pontos anteriores ajudam a dar cada passo adiante, não é? Então vamos retomar: com o fluxo definido e automatizado, a comunicação clara entre a equipe e também com o cliente, e pessoas motivadas porque sabem a sua importância, fica mais fácil engajá-los numa metodologia de mensuração de tempo.
Com uma ferramenta como o Runrun.it, a equipe dá um simples “Play” na tarefa e o tempo registrado é usado pelo sistema para estimar atrasos, calcular a velocidade de entrega das tarefas de um projeto, projetar a disponibilidade dos profissionais para receber novas demandas, gerar relatórios automáticos e ainda fornecer um timesheet automático – que, você sabe, é a maior dor na gestão de agência digital.
8. Precifique corretamente
A gestão de agência digital não está completa se você cobra errado o trabalho da sua equipe. De partida, podemos dividir a precificação em dois momentos: “kick-off” e manutenção. Na fase de “kick-off”, o trabalho será desenvolver um pacote com tudo o que o cliente precisa para começar o projeto. Já, na etapa de manutenção, serão precificados os serviços realizados de forma contínua (“ongoing” ou “always on”) e pontual.
Com isso em mente, é hora dos cálculos. Em cada proposta, some o custo das pessoas. Para isso, use o modelo: custo da hora dos profissionais envolvidos x horas de trabalho estimadas. E como você vai saber tempo gasto? Na casa sete, você já fez a mensuração do tempo da equipe para cada tipo de projeto e poderá usar esses dados como padrão para os novos contratos. Acrescente o custo de ferramentas ou fornecedores externos, coloque o seu custo fixo, os impostos e, claro, a sua margem.
Sobre os custos fixos, levante tudo o que você precisa para pagar a sua estrutura (aluguel, manutenção de máquinas, energia, internet, etc), divida pela receita bruta e multiplique por 100. Você vai chegar em um percentual de custos fixos que cada cliente deve suportar. Soma-se a esse montante o lucro da empresa.
Ninguém disse que seria fácil, mas a precificação correta vai permitir uma boa política de remuneração para seus talentos, fortalecer a sua estrutura e fazer você crescer.
>> Leitura recomendada: Gestão de custos digital para agências
Agora é a vez da sua gestão de agência digital
São diversas regras e muito trabalho para ir e voltar nesse tabuleiro. Mas elas ajudam a aprimorar o fluxo de trabalho, e a gestão de agência digital. E se você chegou até aqui, vai gostar de se aprofundar em dois materiais que preparamos.
Um é o e-book com desafios da gestão de agências. O outro e-book é sobre como fazer um workflow criativo e eficiente.
Como uma agência digital, você deve oferecer soluções multidisciplinares, pensando em toda a experiência do usuário. Por isso, seja estratégico, técnico, inovador e criativo para entregar os resultados para os clientes.
Lembre-se de que a entrega de qualidade está intimamente relacionada ao aumento da eficiência da sua agência, com um atendimento equilibrado a diversas contas. Sinta o impacto de uma plataforma de gestão para mensurar, analisar relatórios e organizar tudo sem burocratizar.
O Runrun.it é exatamente essa ferramenta. Braço direito dos gestores, ele permite manter toda a equipe alinhada e cria processos que descomplicam a operação através de um kanban que traz a visão do todo.
Além disso, você consegue monitorar o andamento de todos os projetos, as tarefas em que os colaboradores estão trabalhando e ainda gera relatórios de custos. Experimente grátis agora mesmo e dê um passo importante rumo à melhor gestão de sua agência digital: http://runrun.it.
