O investimento em ferramentas para planejamento é essencial para melhorar a rotina da sua equipe, tornando-a mais ágil e organizada para trabalhar em cima de prazos realistas. As vantagens de contar com ferramentas de planejamento também impactam a rotina dos gestores, afinal o fluxo de informação precisa estar acessível de maneira simples para que as decisões não sejam tomadas no chute. Para saber qual ferramenta se adapta melhor às suas necessidades, acompanhe o nosso artigo:
- Kanban
- Dashboard
- Cronograma
- Indicador de capacidade
- Ferramentas para planejamento em um lugar com o Runrun.it
Kanban
Se a sua necessidade é acompanhar as tarefas da equipe para entender prazos, produtividade e identificar gargalos, você pode adotar uma metodologia ágil, que permite o acompanhamento do fluxo de produção por meio de um sistema prático e visual, o que também ajuda a otimizar a gestão do trabalho da sua empresa como um todo.
Uma dessas metodologias é o kanban, que utiliza cartões em um quadro no qual você consegue acompanhar a que pé está o andamento de uma tarefa. De um lado do quadro, ficam as tarefas que precisam ser executadas, o que pode ser chamado de “Backlog”. E, do outro, as etapas de execução: em andamento e entregue.
Você pode alterar o nome dessas etapas de acordo com seus processos internos, bem como incluir quantas etapas forem necessárias. Conforme as tarefas forem sendo desempenhadas, os responsáveis pelas demandas vão movendo o cartão para atualizar todos sobre os avanços da atividade. Conforme, você pode conferir na imagem abaixo:
Existem ferramentas online que incorporam os preceitos ágeis do kanban para auxiliar sua gestão. O próprio Runrun.it é uma delas: a plataforma permite que você tenha uma visão do todo em tempo real do andamento de todas as demandas e projetos realizados.
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Dashboard
Agora, se o seu desafio é acompanhar o fluxo de informação da sua equipe para tomar melhores decisões, uma ferramenta de planejamento como o dashboard pode te ajudar nisso. O dashboard é uma tela que centraliza os indicadores de desempenho e métricas mais relevantes para a sua equipe ou projeto. Esse agrupamento de dados, disponível de maneira dinâmica e prática, facilita a tomada de decisão, pois o fluxo de informação é agrupado de forma simples para você sempre tê-lo à mão.
O dashboard é um recurso personalizável à realidade da sua equipe para apresentar o que realmente é relevante para você. Afinal, o objetivo é que você não precise lidar com uma enxurrada de informações desconectadas com o trabalho da sua equipe.
Além disso, o dashboard entrega os dados em formato de gráficos, tabelas e imagens que agilizam o entendimento do cenário. Outra praticidade é que as informações são exibidas em tempo real, não sendo necessário longas horas para interpretar todos os indicadores. Como você pode conferir na ilustração abaixo o dashboard tem uma visão fácil e intuitiva:
Com o Runrun.it você consegue acompanhar as principais métricas da sua equipe. A plataforma também centraliza as informações em um único lugar, o que permite gerar os dados necessários para os relatórios gerenciais.
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Cronograma
Uma das dificuldades mais comuns dos gestores é conseguir gerenciar o volume de demandas respeitando os recursos disponíveis, como o tempo de cada colaborador, sem prejudicar os prazos de entrega estimados. Se esse é um desafio para você, contar com um cronograma automatizado pode te ajudar a melhorar o fluxo de trabalho do seu time. Com um cronograma de projetos você tem:
- Estrutura simples: em formato linear, é possível enxergar a sequência de tarefas/etapas necessárias para a conclusão do projeto.
- Fácil visualização: por conter todas as tarefas em um único lugar, fica fácil de identificar as prioridades, pendências, gargalos e prazos.
- Acompanhamento do projeto: facilita a visualização do que está sendo desenvolvido de forma simples e fácil.
A estrutura de um cronograma de projeto necessita que cada tarefa tenha um deadline, desta forma você consegue identificar de forma fácil o que precisa ser feito hoje para não atrasar. O Runrun.it possui a função de cronograma online e interativo, o que possibilita modificações no planejamento de modo simples, criando um cronograma de execução de demandas com prazos realistas.
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Indicador de capacidade
O indicador de capacidade é um recurso que pode te ajudar a tornar todas as outras ferramentas para planejamento efetivas. Isso porque o objetivo desse mecanismo é informar de maneira automática a capacidade de execução dos colaboradores. Tendo essa informação à mão, você pode estabelecer prazos mais realistas para as entregas e evitar a sobrecarga.
Desta forma, se surge alguma pendência que necessita de duas horas de trabalho para ser entregue com qualidade, você pode ver quem tem disponibilidade de tempo ou delegar as tarefas deste colaborador a outras pessoas sem sobrecarregar ninguém.
Contar com o indicador de capacidade na sua empresa evita justamente a prática de horas extras e promove a mentalidade de que as tarefas devem ser realizadas dentro do expediente dos colaboradores. Uma das funcionalidades do Runrun.it é o indicador de capacidade. Além das vantagens vistas acima, a ferramenta te ajuda a distribuir as demandas de forma mais igualitária e preditiva (organizar a pauta da semana, por exemplo) melhorando a gestão do tempo. Assim fica mais fácil identificar se colaboradores que desempenham a mesma função estão com cargas de trabalho diferentes, que poderiam ser distribuídas de outra maneira.
Na imagem abaixo, você pode ver como fica fácil identificar a disponibilidade dos colaboradores. Em azul, você acompanha as horas já ocupadas com tarefas. Em verde, as horas disponíveis. Em vermelho, fica sinalizado que as tarefas alocadas para aquele usuário estão ultrapassando a jornada dele.
Ferramentas para planejamento em um lugar com o Runrun.it
Como vimos neste artigo, há várias ferramentas para planejamento que melhoram a gestão de trabalho. Você pode encontrar todos esses recursos em um lugar com o Runrun.it. O software de gestão é conhecido por melhorar a comunicação e colaboração das equipes, mas ele ainda pode te ajudar a fazer planejamentos mais assertivos e acompanhar todo o processo de execução das tarefas com a gestão à vista, um modelo que deixa todos os itens de acompanhamento de tarefas ao alcance de toda a equipe. Crie a sua conta grátis e teste agora: https://runrun.it
