O complicado se tornou comum na rotina de líderes que precisam fazer a gestão de múltiplos projetos com frequência. É quase unânime que os gestores precisam acompanhar mais de uma demanda ao mesmo tempo. A pesquisa “Key drivers to the effectiveness in managing multiple projects”, desenvolvida com 75 gerentes de projeto pelo Project Management Institute (PMI), constatou que esses profissionais costumam acompanhar de cinco a seis planejamentos simultaneamente, sendo que a duração pode variar de quatro a 12 meses e com o investimento aproximado de US$ 1 milhão.
Mesmo com tal investimento, as equipes responsáveis pela produção desses projetos costumam ser enxutas, não passando de 10 pessoas, o que é um reflexo da presença das metodologias ágeis, que prezam por equipes dinâmicas e consequentemente mais fáceis de manter na mesma página. Só que fica a questão: como fazer uma gestão de múltiplos projetos quando a delegação de responsabilidades é restrita a um número pouco expressivo de membros? Como a prática ensina o método, há algumas boas táticas que os gestores não podem perder de vista para fazer entregas de qualidade, no prazo e sem sobrecarregar a equipe. Acompanhe:
- O que é gestão de múltiplos projetos?
- Diferentes conceitos, variadas finalidades: gestão de projetos e portfólio
- Erros que podem custar caro na gestão de múltiplos projetos
- Táticas assertivas para gerenciar múltiplos projetos
O que é gestão de múltiplos projetos?
A gestão de múltiplos projetos é um método que surgiu nas indústrias, mas atualmente é empregado em empresas de todos os segmentos que passam a centralizar a gestão dos projetos nas mãos de um único líder para que ele acompanhe e coordene a execução de várias propostas ao mesmo tempo.
A diferença desse modelo de gestão é justamente a importância do líder para encaminhar os planejamentos sem choques nas datas de entrega, acompanhar as interdependência para antecipar gargalos e consequentemente conseguir evitá-los e impedir desencontros de informação.
Além de centralizar, o termo que descreve bem a função de gestão de múltiplos projetos é a flexibilidade que o líder e os membros precisam ter para superar os desafios e transformar mudanças em insights. Isso porque, os projetos sofrem interferências internas e externas e o impacto em uma proposta pode representar modificações estruturais em todos os outros planejamentos. Por isso, as principais atribuições da gestão de múltiplos projetos estão a distribuição inteligente de:
- Capital humano;
- Materiais;
- Equipamentos;
- Aportes financeiros.
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Diferentes conceitos, variadas finalidades: gestão de projetos e portfólio
Pesquisando sobre gestão de múltiplos projetos, geralmente nos deparamos com o termo gestão de portfólio. Qual é a diferença entre este e aquele conceito? Enquanto, o gerenciamento de múltiplos projetos consiste na alocação dos recursos e acompanhamento das tarefas, o gerenciamento de portfólio (ou carteira) representa a responsabilidade de alto nível dentro das empresas, geralmente delegada ao PMO (Project Management Office). É por meio dessa gestão estratégica dos projetos em execução ou entregues que a empresa consegue alcançar os objetivos do planejamento anual definido pelo board.
Dessa forma, a gestão de portfólio engloba todos os projetos da empresa e não de uma área ou setor específico. Dentre as responsabilidades desta função estão: administrar a seleção de projetos, bem como definir a prioridade de cada demanda, e traçar horizontes de médio e longo prazos para a empresa, sendo esta uma das principais diferenças entre a gestão de múltiplos projetos, uma vez que esta se encarrega de entregar as propostas já contratadas, logo, em curto prazo.
Ter essa visão macro e estratégica da gestão dos projetos proporciona, ao menos, dois benefícios para o funcionamento da sua empresa:
Adeus à falta de prioridade
A partir da visão macro e de longo prazo, o profissional responsável pela gestão de portfólio consegue visualizar a disponibilidade de recursos e com isso delegar às áreas os projetos que devem ser priorizados. Como os gestores do setor enxergam apenas uma fatia do que acontece dentro da organização, podem priorizar os projetos pelos motivos errados e acabar falhando nas entregas mais estratégicas para a empresa. Assim, o gestor de portfólio ajuda os demais líderes a tomarem melhores decisões.
Nada além da capacidade de execução
Dizer não a clientes pode doer na hora, mas se você não tem os recursos necessários para entregar com qualidade todos os projetos que se comprometeu, a dor pode ser bem maior. Para evitar isso, o gestor de portfólio cruza as informações de disponibilidade com os requisitos de cada demanda, concedendo uma visão completa e apurada da rentabilidade do cliente e da capacidade da operação em aderir o projeto ao seu fluxo de trabalho.
Nesses dois casos, o trabalho do gestor de portfólio só é implementado com assertividade com uma cultura de dados sólida para analisar os indicadores de desempenho de maneira completa Além disso, segundo o estudo do PMI, a gestão de múltiplos projetos só é implementada com sucesso quando os líderes contam com:
- Suporte da organização;
- Atribuições razoáveis;
- Alocação de recursos suficientes e sustentáveis;
- Cultura organizacional que privilegia a colaboração e o trabalho em equipe.
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Erros que podem custar caro na gestão de múltiplos projetos
Mesmo que a sua empresa forneça suporte e recursos necessários para uma gestão de múltiplos projetos assertiva, ainda há dinâmicas que precisam ser revisadas entre o líder e a equipe para garantir uma operação de qualidade. Alguns dos erros mais comuns na hora de gerir múltiplos projetos são:
Microgestão
Quando o gerente de múltiplos projetos assume um controle excessivo sobre as tarefas, ele não é capaz de administrar com agilidade todos os projetos, pois perde muito tempo em direcionamentos simples, que devem ser tratados pela equipe. Além disso, a microgestão pode resultar no desengajamento dos colaboradores. A solução para esse problema é exercer a confiança, delegar responsabilidades e acompanhar a produtividade por meio de métricas transparentes.
Falhas na alocação de recursos
A alocação de recursos é uma das decisões mais fundamentais para definir a viabilidade de um projeto. Na ânsia por se comprometer com mais demandas ou por contar com indicadores incompletos, projetos que a sua organização não tem capacidade de entregar com qualidade podem representar mais um problema na fila dos colaboradores responsáveis pelas tarefas e gasto de recursos do que um cliente satisfeito que irá contratar o serviço novamente.
Comunicação ineficiente
“Quem não se comunica, se trumbica”, já dizia o ditado popular. Manter uma comunicação clara e frequente com os colaboradores é essencial para garantir execuções dentro do prazo e de acordo com o briefing dos clientes. Pesar a eficiência comunicação no home office é ainda mais imprescindível para entregar projetos de qualidade, afinal há mais desafios para manter todos na mesma página.
Além disso, é preciso analisar não apenas a frequência que se dá a comunicação entre líder e colaborador, mas por onde ocorre esse fluxo de informação. Espalhar os dados sensíveis de uma demanda por vários canais de comunicação é receita para desencontros. Ademais, salvar informações estratégicas sobre os seus projetos nos computadores dos colaboradores pode representar um risco na segurança de dados da sua empresa.
Planejamento superficial
É durante o planejamento dos projetos que os gestores conseguem encontrar falhas e choques de disponibilidade na gestão de múltiplos projetos, mas para isso as equipes precisam contar com planejamentos completos, o que nem sempre acontece. Construir um plano leva tempo e requer uma base de dados sólida. Por isso, alguns gestores tentam economizar cortando um tempo que deveria ser investido nessa função.
Equipe dependente
Fazer a gestão de um único projeto já não é tarefa simples e gerenciar múltiplos projetos é ainda mais complicado. Para isso, você precisa contar com uma equipe que seja autônoma e que saiba se autogerir sem um controle constante do líder. Justamente por isso que você precisa ter um planejamento completo e contar com uma comunicação eficiente.
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Táticas assertivas para gerenciar múltiplos projetos
A pesquisa do PMI sobre gestão de múltiplos projetos indica que a literatura sobre essa função conta com poucas referências tratando das competências necessárias para fazer uma gestão assertiva. O que acontece é transpor elementos do gerenciamento de um único projeto para a responsabilidade de acompanhar vários simultaneamente, mas o instituto instrui na pesquisa que dessa forma a conta não fecha. Para isso, separamos algumas dicas que podem te ajudar a compreender melhor as especificidades da gestão de múltiplos projetos.
1. Centralize as informações
Para deixar todos na mesma página e garantir que você não perca tempo procurando as informações de cada projeto em inúmeros arquivos, e-mails ou chats de conversa, selecione um local onde os dados serão armazenados para a consulta de todos os responsáveis. O ideal é que a gestão dessas informações seja feita na nuvem, para que a atualização seja automática e em tempo real. Para isso, você pode utilizar planilhas ou gerenciadores de tarefas como o Runrun.it, em que os dados podem ser armazenados e geridos no próprio navegador. Além disso, você consegue conversar com os demais colaboradores pela ferramenta, delegar tarefas, acompanhar prazos do projeto e a disponibilidade da equipe em uma tela.
2. Evite retrabalho
O sentido de evitar retrabalho na gestão de múltiplos projetos é eliminar atividades que você faz várias vezes, mas não deveria, como procurar as informações da demanda por não ter um local central para armazenar os dados. Além disso, você pode salvar as informações dos projetos que estão em execução para que os direcionamentos se tornem a base para os próximos, assim você não conta apenas com a capacidade da sua memória para definir as melhores estratégias de execução de tarefas.
3. Tenha clareza
É importante que todos os direcionamentos passados aos colaboradores sejam claros para evitar retrabalho e atraso nas entregas. Para fazer a gestão de tarefas de maneira assertiva, explique o porquê daquela atividade, como ela será realizada, para quem ela será entregue, até quando precisa estar pronta e por quais etapas ela irá passar, como revisão, produção de arte, etc. Ter essas informações claras possibilita que os colaboradores façam uma melhor gestão de pauta e de tempo.
Além disso, ter a consciência de que as informações precisam estar claras faz com que o trajeto do projeto, desde a construção da ideia pelo cliente, tenha uma base sólida de informações completas, evitando desencontros entre a intenção e a execução. Uma das possibilidades é adotar o framework ágil scrum, em que cliente e equipe tem mais contato e esse acompanhamento proporciona uma entrega dentro do esperado.
4. Acompanhamento do fluxo de trabalho com o agile
Para a gestão de múltiplos projetos funcionar bem, você precisa acompanhar o fluxo de trabalho dos colaboradores para compreender a produtividade, tirar dúvidas e resolver problemas que vão surgindo. Para fazer esse monitoramento sem microgerenciar, você pode adotar metodologias ágeis que fazem sentido na rotina da sua equipe. Conheça algumas metodologias:
- Squads – Separa os funcionários em pequenos grupos multidisciplinares e com objetivos específicos;
- Chapters – Grupos orientados horizontalmente que são agrupados por skills ou interesses e têm como objetivo trocar práticas e conhecimentos;
- Kanban – O sistema visa acompanhar, de maneira visual, prática e utilizando poucos recursos, o andamento dos fluxos de produção nas empresas;
- Scrum – Divide os projetos mais complexos em ciclos mais curtos, otimizando o tempo das entregas;
- Lean – O método orienta o uso de apenas recursos necessários para a realização de um determinado trabalho, etapa ou processo, evitando desperdícios.
Além dos frameworks ágeis, você pode adotar ferramentas como a gestão à vista, um modelo que fortalece a cultura de dados da sua empresa e promove transparência na comunicação interna, garantindo entregas finais mais direcionadas. Outro instrumento é a Matriz Raci, uma ferramenta de distribuição de responsabilidades ao longo de um projeto. Há também o roadmap, a metodologia extraída da gestão de produtos que equivale a um guia de viagem e mostra com detalhes os processos e passos necessários para a construção do planejamento de projeto.
5. Saiba priorizar
Começar primeiro pelas atividades mais fáceis é tentador, mas é aí que moram as armadilhas para a gestão do tempo. Por isso, é essencial priorizar as tarefas mais estratégicas e de risco para o seu negócio. No entanto, conhecer a relevância de uma demanda não é o único indicativo para definir a sua priorização, para isso você precisa cruzar as informações de tempo de execução, disponibilidade do(s) responsável(is) pela tarefa, recursos necessários e familiaridade dos envolvidos com a atividade. Para ter esses dados em uma tela, você pode contar com o dashboard personalizável do Runrun.it, que te mostra as métricas de produtividade mais importantes para o seu negócio e consequentemente possibilita decisões mais assertivas.
6. Seja flexível
Quem é fã de rádio já deve ter ouvido o jargão da Band News, “Em um segundo tudo pode mudar”. Os projetos não são tão imprevisíveis quanto as notícias, mas realmente é necessário estar preparado para mudanças de escopo, prazos e implicações internas, como saída e entrada de funcionários, para conseguir absorver essas modificações sem paralisar a produção. Tanto a sua gestão, o trabalho da equipe, quanto o próprio planejamento precisam ser adaptáveis às mudanças, por isso fortaleça essa cultura preparada para ser resiliente com os desafios para tomar decisões estratégicas e aprender com as adversidades.
7. Conte com um planejamento de projetos
Já falamos em vários momentos deste artigo sobre a importância de contar com um planejamento para fazer a gestão de múltiplos projetos. Dedicando tempo para a construção de um plano que englobe tarefas, recursos, capital humano e tempo, você consegue acompanhar em poucas telas todos os seus projetos de maneira completa, o que permite identificar choques de entrega, disponibilidade da sua equipe e analisar a rentabilidade de cada projeto desde o início. Para isso, você pode contar com um software de gestão como o Runrun.it, que possui a funcionalidade de cronograma de projeto interativo e online, assim você atualiza todos em tempo real, acompanha todas as etapas da gestão de múltiplos projetos em uma única ferramenta e automatiza processos que poderiam consumir um tempo precioso do seu dia.
8. Adote o gráfico de Gantt
Para facilitar a gestão de múltiplos projetos você pode contar com a ferramenta de gráfico de Gantt, principalmente para o caso de projetos complexos que podem resultar em muitas tarefas interdependentes. Isso porque o gráfico de Gantt é uma ferramenta que te ajuda a planejar e executar projetos por meio de uma visualização simples das tarefas da sua equipe. A ideia fundamental da ferramenta é ser ágil e intuitiva: todos os responsáveis por um projeto conseguem entender rapidamente o que precisa ser feito e a que pé está o trabalho. Além disso, o gráfico de Gantt pode ser bastante útil para gerenciar equipes remotas, pois coloca todos na mesma página sem a necessidade de inúmeras reuniões e trocas de e-mail.
Há várias plataformas que disponibilizam essa ferramenta, o ideal é que você adote uma automática para facilitar a organização das informações e focar na qualidade dos múltiplos projetos. Por isso, você pode adotar o Runrun.it, uma plataforma de gestão do trabalho que oferece as funcionalidades de Gantt, cronograma, indicador de capacidade dos colaboradores e dashboard com dados como produtividade e rentabilidade do projeto, tudo em um único lugar para garantir uma gestão de múltiplos projetos produtiva. Crie a sua conta e teste grátis: https://runrun.it
Link da pesquisa citada:
