Metodologia 5W2H: como essa ferramenta auxilia no planejamento

Metodologia 5W2H: como essa ferramenta auxilia no planejamento

Versátil e prática, a ferramenta 5W2H é uma metodologia bastante popular no mundo dos negócios, sendo amplamente utilizada para organizar as etapas do planejamento estratégico, atribuir responsabilidades entre os membros de uma equipe e dimensionar os recursos que serão aplicados na realização de um projeto. 

Apesar de a sua nomenclatura parecer complexa (se refere a uma abreviação na língua inglesa), o uso da ferramenta é bastante simples. A 5W2H pode ser feita em uma tabela de Excel, numa folha de papel ou facilmente incorporada a um gerenciador de projetos

Basicamente, essa metodologia descreve as ações necessárias para a realização das atividades, reunindo as perguntas e respostas para a resolução dos processos em um só lugar. Nesse artigo, vamos mostrar como a 5W2H pode auxiliar a sua empresa a colocar o plano de ação em prática e ainda promover a colaboração das equipes para que os objetivos idealizados sejam alcançados. 

 

O que é a ferramenta 5W2H? 

Utilizada para auxiliar na efetivação do planejamento estratégico e com funcionalidades que abrangem a distribuição de responsabilidades e o acompanhamento das tarefas, a metodologia 5W2H nada mais é que uma checklist que simplifica as etapas da execução dos projetos de forma transparente. 

Sua nomenclatura é formada pela abreviatura das sete perguntas que definem a sua estrutura. A partir delas, é possível pensar com mais nitidez as melhores respostas para solucionar eventuais desafios e delegar as atribuições de maneira mais coerente e equilibrada com o cargo desempenhado pelos profissionais. As diretrizes da 5W2H são: 

  • What (o que fazer?): diz respeito ao projeto, estratégia ou atividade que está sendo desenvolvido no momento ou que é a prioridade para a organização. Também pode auxiliar na definição dos objetivos e metas que devem ser atingidos. 
  • Why (por que fazer?): aborda qual é a real importância do projeto para a empresa e por que ele precisa ser feito no momento. Aponta as dores e problemas que serão resolvidos a partir do produto/serviço/funcionalidade.
  • Where (onde será feito?): se refere ao espaço físico ou virtual em que o protótipo será testado e aplicado. Também é importante salientar se a responsabilidade de desenvolvimento será de um setor ou departamento específico. 
  • Who (por quem será feito?): responde o questionamento de qual equipe ou squad será responsável por realizar as atividades descritas no planejamento.
  • When (quando?): define a previsão do início das atividades, assim como a duração de cada ciclo e o prazo estabelecido para a entrega da solução para os clientes. 
  • How (como fazer?): descreve as etapas e ações desenvolvidas no planejamento tático, funcionando como um guia para as atividades subsequentes. 
  • How much (quanto custará fazer?): estipula quais serão os recursos humanos e materiais necessários para a realização do projeto e quanto eles vão custar.  
 

A partir desses questionamentos, surgem as respostas e caminhos que conduzem as equipes rumo ao seu propósito, de maneira visível e explicativa para todas as equipes envolvidas na construção de uma campanha ou projeto para a marca. 

De onde surgiu a 5W2H?

Os registros apontam que a aplicação do método 5W2H começou na mesma época da ascensão do toyotismo, um modelo industrial que revolucionou o processo produtivo. Idealizada por Taiichi Ohno e Eiji Toyoda, a proposta seguia um caminho contrário ao feito por Henry Ford nos Estados Unidos. 

Os princípios valorizados pelos japoneses nessa nova ideia é o gerenciamento do controle de qualidade e a diminuição dos desperdícios. Sendo assim, a metodologia elaborada previa a obtenção dos melhores resultados a partir dos recursos necessários, sem pecar pelo excesso dos custos. A prática, que trouxe uma grande melhoria nos índices de produtividade, também prezava pela restauração dos erros, permitindo a pausa na produção para a correção das falhas percebidas. 

Para gerenciar as etapas de criação e verificar a existência de possíveis erros, os funcionários usavam uma tabela com os mesmos preceitos da 5W2H, o que agregava agilidade na identificação das ações que deveriam ser feitas e na continuidade do fluxo de trabalho. 

Desde então, a ferramenta foi sendo aperfeiçoada e incorporada a outros modelos de negócios, facilitando a gestão das tarefas e promovendo um entendimento mais assertivo sobre os projetos e lançamentos realizados pelas organizações. 

Por que usar a metodologia 5W2H na sua empresa

As razões para adoção da ferramenta 5W2H no ambiente corporativo são amplas e a maioria delas gira em torno de seu formato simples e adaptável para múltiplos contextos, seja em uma visão holística de toda a empresa ou na elaboração dos planos de ação por departamentos. 

Outro atributo que conta pontos a favor da matriz 5W2H é a facilidade de criação, uma vez que a disposição das perguntas orienta a formação de uma tabela ou dashboard de maneira compreensível, tornando o preenchimento dos campos em uma atribuição acessível para qualquer profissional responsável pela organização. 

>> Leitura recomendada: Como aplicar a Matriz RACI em sua gestão 

Podendo ser construída em um bloco de anotações, planilha de Excel ou com os recursos de um software de gestão, a 5W2H é uma ótima aliada para a gestão à vista, pois permite a visualização de cada etapa de execução por todos os membros da equipe em qualquer dinâmica de trabalho, seja presencialmente ou no home office

Um bom exemplo desse uso é a própria plataforma do Runrun.it, na qual pode-se compartilhar os elementos da tabela 5W2H dentro do próprio software. Após descrever as diretrizes nos campos equivalentes da tarefa, você pode dividir as informações e o status da atividade com a sua equipe ou com profissionais externos à ferramenta. Graças à funcionalidade usuário convidado, você mantém todos os clientes e parceiros a par do progresso do projeto. 

Imagem de uma tela de computador onde é compartilhado um arquivo por email
O Runrun.it permite que você compartilhe as informações da sua tarefa com outras pessoas fora da plataforma

A metodologia 5W2H é, sobretudo, um braço direito da gestão da empresa. Por ser objetiva e versátil, ela pode ser incorporada em diversas áreas, como a gestão de projetos, gestão orçamentária, gerenciamento de tarefas, entre outras subdivisões. Isso tudo sem causar dor de cabeça, pois as respostas para conquistar os objetivos são transparentes, o que facilita a tomada de decisão por parte dos líderes e gestores. 

Como montar uma tabela 5W2H

Um dos grandes benefícios da ferramenta 5W2H é a sua implantação dentro das empresas. O modelo é prático e eficiente e quando bem aplicado, promove a sinergia entre diferentes setores. Ou seja, como já mencionamos neste artigo, ela é um instrumento essencial para estimular uma gestão mais aberta e ágil, podendo ser incorporada com um elemento de  algumas metodologias estratégicas, como a Balanced Scorecard

Antes de desenhar uma tabela ou criar um formato digital para a inclusão das informações solicitadas pela matriz 5W2H é preciso que as definições do projeto a ser executado estejam bem evidentes e compreensíveis para todos os gestores, líderes e colaboradores que estarão envolvidos na execução da atividade. Por isso, a prévia realização da Análise SWOT já ajuda na organização dos procedimentos antes da estruturação da ferramenta. 

Outro hábito que pode ajudar na validação das ideias é responder as perguntas levantadas pelas 5W2H em um documento simples, no formato de lista. O ato de colocar os itens no papel ou em um dashboard colaborativo proporciona um momento de reflexão sobre as propostas antes de qualquer decisão, promovendo uma discussão saudável sobre as mudanças que serão efetuadas e a oportunidade de reformular os tópicos que ainda possuem lacunas. 

A estrutura da 5W2H é bastante semelhante a outras ferramentas de gestão, o que favorece a identificação e a adaptação com o formato proposto. Basicamente, ela é uma tabela dividida em colunas para os respectivos itens, conforme demonstrado no modelo abaixo: 

Tabela 5W2h com a divisão por colunas com as diretrizes da ferramenta: o que. por que, como, onde, quem, quando e quanto
A matriz 5W2H permite a descrição dos trabalhos e etapas a serem realizados de forma prática

De acordo com o projeto, ela pode ser modificada com a inclusão de mais linhas para alocar os profissionais responsáveis por cada tarefa, prazos definidos, recursos necessários e os locais de execução. Contudo, é importante lembrar que a essência da ferramenta, a objetividade e a facilidade de uso devem ser mantidas para que ela funcione de forma eficiente. 

O 5W2H e o Business Model Canvas 

Se você já conhece a ferramenta Business Model Canvas, deve ter notado algumas similaridades com a 5W2H. Usada para definir o modelo de negócio, o Canvas é composto por blocos visuais, que são preenchidos com questionamentos que irão detalhar os caminhos para o futuro de uma empresa ou esboçar novos projetos. 

Sendo uma ferramenta que é montada de forma colaborativa, é possível agregar os benefícios dos dois métodos em prol de apenas um resultado. Nesse caso, por ser mais didático e trazer as perguntas prontas, o modelo 5W2H pode fornecer a base para o encaixe dos aspectos definidores do Canvas nos blocos correspondentes, facilitando o entendimento das atribuições e agilizando a etapa do planejamento. 

Resumidamente: com a união das ferramentas, há o benefício de um padrão visual esclarecedor com a definição estratégica das prioridades e elementos essenciais de um projeto. Com dois instrumentos agregados em uma mesma ferramenta, há uma economia de tempo e materiais investidos, que podem ser redirecionados em benefício de outras áreas, como a de recursos humanos. 

Os benefícios da 5W2H

Mais que a praticidade, a 5W2H promove vantagens que aprimoram a produtividade e estimulam a sinergia entre os colaboradores envolvidos. A seguir, separamos outros benefícios possibilitados pela ferramenta: 

  • Organização das ideias: a tabela possui um layout simples, que facilita a distribuição das ideias por etapas, facilitando o acompanhamento das ações. 
  • Versatilidade: completa e adaptável, a 5W2H se encaixa em qualquer formato, do quadro de recados ao gerenciador de projetos. 
  • Economia: pela sua simplicidade, a tabela não exige grandes investimentos, poupando recursos. 
  • Gerenciamento do tempo: ao contar com uma estrutura pronta, a matriz 5W2H induz a agilidade ao seu preenchimento, destinando o tempo para outras atividades. 
  • Visão completa: com a ferramenta, é possível identificar os pontos de melhoria com mais agilidade, aprimorando a gestão como um todo. 
 

A metodologia 5W2H nos gerenciadores de projetos 

Ressaltamos ao longo do artigo que o método 52WH possui a usabilidade de ser aplicado em qualquer meio que for, seja ele analógico, como uma folha de papel, ou digital, como em um software de gestão. Atualmente, essas plataformas oferecem widgets e recursos que permitem a organização dos projetos com os melhores atributos de visibilidade e acompanhamento. Portanto, são formatadas para possibilitarem a melhor experiência de uso para gestores e colaboradores. 

Essa capacidade de personalização também é vista no Runrun.it, que possui um layout preparado para simplificar as operações cotidianas por meio da automação dos processos e da centralização das ferramentas na mesma página. As tarefas que são criadas pelos usuários para o gerenciamento dos projetos já possuem os campos equivalentes da metodologia 5W2H, tornando o preenchimento das informações essenciais mais orgânico e dinâmico. 

No software, é possível explicar e contextualizar as necessidades dos projetos, definir prazos, alocar profissionais que serão responsáveis pelas atividades, além de visualizar quais os recursos que estão sendo aplicados em cada etapa. Além disso, a ferramenta conta com indicadores de capacidade, que orientam uma distribuição de trabalhos mais justa, sem causar sobrecarga de trabalho. E tudo isso pode ser acessado em qualquer dispositivo e em qualquer lugar.

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