Começou a Copa do Mundo e o clima de festa preocupa os gestores. Com os dias de jogos do Brasil, as empresas têm que se preparar para superar os problemas de produtividade. Para manter o ritmo dos negócios, toda a equipe vai precisar dar um gás extra para o trabalho não se acumular e os resultados não irem por água abaixo.
Então, se a sua empresa vai liberar um tempo para assistir à seleção brasileira em campo, será necessário otimizar o fluxo de trabalho e o controle de horas das pessoas. E, para que as partidas não atrapalhem seu rendimento e você consiga deixar a sua rotina nos eixos, explicamos como se planejar e separamos dicas para evitar quedas de produtividade na Copa.
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É feriado ou folga nos jogos do Brasil?
De acordo com o Ministério do Trabalho, os dias de jogos do Brasil não serão considerados feriados. Ou seja, não se tornarão folgas obrigatórias. Passa a depender de cada empresa a liberação, ou não, dos funcionários. Pela legislação, no caso de folgas, poderá haver um acordo para a compensação das horas devidas.
Outras opções são a flexibilização da jornada de trabalho, a implementação de horários alternativos, e até a utilização do trabalho remoto. Tudo isso é negociável entre os gestores e colaboradores para encontrar a melhor forma de manter a produtividade na Copa.
Mas há atividades que não podem parar e o trabalho deverá ser normal. A dica aqui é reduzir o efetivo e revezar as pessoas para que todos possam acompanhar os jogos. Segundo pesquisa do Serviço de Proteção ao Crédito (SPC Brasil) com 800 empresários, 28% vão dispensar os colaboradores nas partidas Copa.
Quantos jogos vão afetar o expediente?
A bola vai rolar na Rússia em 14 de junho com a estreia da equipe da casa. Para o Brasil, o torneio começa três dias depois, 17 de junho (domingo), contra a Suíça, às 15h. No entanto, os outros dois duelos desta primeira fase serão disputados em dias da semana: contra a Costa Rica, em 22 de junho (sexta), às 9h, e contra a Sérvia, no dia 27 (quarta), às 15h.
Já se a seleção for até a final, das quatro partidas eliminatórias, pode ser que tenhamos mais duas ou três durante o expediente. Isso depende da posição de classificação do Brasil na fase de grupos.
Sua empresa está preparada?
Além de planejar os dias de jogos do Brasil, temos que quebrar o paradigma que não dá para manter a produtividade na Copa. No torneio em 2014, a produtividade brasileira apresentou queda de até 23%, segundo o Índice Runrun.it de Produtividade. Para isso não se repetir, é preciso ser mais produtivo nos dias e horas anteriores às partidas para entregar as demandas e garantir a lucratividade da empresa. Para o seu negócio se adaptar ao Mundial da Rússia, vamos te ajudar com nove passos:
1. Mapear possíveis problemas e oportunidades
É importante analisar os seus clientes e projetos para estruturar a sua operação no período. Com esses dados, você sabe o que e quando precisa resolver, os possíveis gargalos, onde otimizar os processos, as oportunidades de negócios que estão por vir e também pode estabelecer metas claras para a sua equipe.
2. Traçar um planejamento
Ter um plano de ações com os prazos determinados é a melhor forma da Copa não atrapalhar a produtividade. Reveja o calendário dos jogos, os compromissos e as suas entregas para montar a programação correta. Planeje as semanas como um todo, visualizando o trabalho a ser feito dentro de cada período e seus detalhes. Então, é possível decidir a alocação dos horários da equipe, a rotina da empresa e as atividades das pessoas.
>> Leitura recomendada: Como a agenda de tarefas aumenta a produtividade
3. Organizar o fluxo de trabalho
Saber todos esses detalhes será útil para distribuir as tarefas entre os dias e horários. Isso vai te permitir enxergar o andamento das atividades. Se as pessoas serão liberadas mais cedo ou vão dar uma pausa para assistir ao jogo e voltar ao trabalho depois, coloque na previsão do dia. Ao fazer isso, você vai indicar a quantidade de tarefas que precisam ser cumpridas até a saída ou a hora da partida.
>> Leitura recomendada: Como delegar tarefas para sua equipe
4. Priorizar as atividades
Mesmo que os jogos do Brasil estejam rolando, as tarefas e os prazos têm que ser cumpridos. Então, para poder ver a partida e não correr riscos de atrasar alguma entrega, adiante-se. Dentro do seu planejamento, veja quais os projetos precisam ser priorizados e programe-se para concluir com antecedência. Assim, você poderá acompanhar a Copa mais tranquilo e seu cliente ficará satisfeito.
>> Leitura recomendada: Priorização e dicas para organizar a gestão
5. Gerenciar o tempo
Não sofra por interromper o trabalho na hora do jogo. O segredo é seguir o planejamento à risca, dividir bem o tempo e se livrar das distrações. Ao organizar o fluxo de trabalho, priorizar as atividades e trabalhar com foco, você pode desligar a cabeça e curtir os jogos do Brasil. E, fazendo a gestão do tempo e mensurando as horas trabalhadas nos projetos, é possível entender como ser mais eficiente na sua rotina.
6. Comunicação clara
Informe como será o esquema durante a Copa e o que se espera da equipe no período. Indique quais os resultados precisam ser atingidos no mês mesmo com menos horas de trabalho e que, para chegar aos objetivos, será necessário um esforço a mais em certos dias.
7. Programar melhor as reuniões
Assim como as pausas para os jogos do Brasil exigem que sua empresa tenha o planejamento e o fluxo de tarefas estruturado, as reuniões também precisam ser encaixadas nessa organização. Para não atrapalhar a produtividade, evite reuniões sem necessidade e programe o melhor dia e horário para realizá-las. Não é indicado fazê-las no dia de jogos para não afetar ainda mais a rotina.
>> Leitura recomendada: Manual para reuniões mais produtivas
8. Atendimento aos clientes
Com o planejamento em mãos, crie um plano de comunicação para os seus clientes. Avise por e-mail, ou telefone, como será o seu fluxo de atendimento durante os jogos do Brasil na Copa, para evitar que eles entrem em contato em horários em que não houver disponibilidade.
9. Construir um relacionamento
Esse passo serve principalmente para a equipe de vendas. A Copa do Mundo pode pode ser um ótimo quebra-gelo para criar relacionamento com um cliente em potencial. Os jogos do Brasil podem não ter nada a ver com o seu produto ou serviço, mas a interação ajuda a construir confiança e facilitar uma futura negociação.
Como manter a produtividade e a motivação no trabalho
Além de garantir a eficiência da sua operação na Copa, é ainda mais importante olhar para a sua equipe. Dar mais autonomia às pessoas aumenta a motivação e o comprometimento, tornando a rotina mais produtiva. Preparamos seis dicas para a sua empresa durante os jogos do Brasil:
>> Leitura recomendada: Motivação no trabalho e hábitos produtivas
1. Ações de integração
Incentive a união dos colaboradores nos dias de jogo e contribua para deixar o ambiente de trabalho mais agradável e descontraído. Disponibilizar uma televisão, seja na sala de reunião, no meio do escritório ou num cantinho enfeitado, ajuda a criar esse clima e também permite que as pessoas não percam tempo no deslocamento.
2. Flexibilidade no horário
Para quem prefere ver os jogos em casa ou com amigos, dê a possibilidade de um horário flexível. Entrar mais tarde ou sair mais cedo fará toda a diferença e as pessoas poderão planejar o seu fluxo de trabalho para cumprir as tarefas dentro do horário previsto.
3. Disciplina e foco no trabalho
Se a sua rotina prevê intervalos para assistir à Copa, é importante manter a cabeça focada no trabalho antes e depois dos jogos. As partidas duram apenas duas horas, não o dia todo. Então, é preciso disciplina para fugir dos preparativos e das comemorações e aproveitar a Copa sem prejudicar as atividades. Para ser mais produtivo, faça aquela famosa lista de tarefas. Saiba mais sobre como adotar a checklist no nosso artigo.
4. Volta ao trabalho
Com o apito final, é hora de retornar ao trabalho. No início, depois da adrenalina e emoção da Copa, pode ser difícil. Mas use a tática de realizar pequenos afazeres como responder e-mails e, aos poucos, você vai retomar o seu ritmo normal. Para te ajudar, confira estratégias para manter o foco no trabalho.
5. Equilíbrio entre descontração e produtividade
Não adianta fingir que a Copa não está aí. Então, não vai resolver ficar no escritório e tentar produzir algo, mas sem ser eficiente. É melhor curtir a hora do jogo, sem peso na consciência, e saber gerenciar o restante do seu tempo para realizar suas atividades de forma produtiva.
6. Comprometimento com as entregas
A Copa vai mudar a rotina da sua empresa, com intervalos ou mudanças de horários. E, por isso, é preciso toda a organização e o planejamento para garantir a produtividade da sua equipe e as entregas em dia. Independentemente do número de horas trabalhadas, é imprescindível concluir os projetos com qualidade e dentro do prazo combinado.
Se quiser mais dicas para aumentar sua produtividade e da sua equipe, leia o nosso artigo sobre como melhorar a concentração, este infográfico sobre como nocautear a falta de concentração, e o nosso guia com tudo sobre produtividade.
Automação a favor da produtividade
Mesmo que o seu mercado fique enfraquecido por causa da Copa, uma ferramenta de gestão do trabalho, como o Runrun.it, é fundamental para melhorar a produtividade. Com o sistema, você organiza o fluxo de trabalho, distribui as demandas, gerencia o tempo das pessoas e prioriza as atividades para tornar a sua equipe mais produtiva e poder ver os jogos do Brasil sem culpa.
Além disso, é possível visualizar todas as informações da sua empresa em tempo real e em uma única tela, com o Dashboard do Runrun.it. Tudo para você controlar o andamento dos projetos e as entregas. Conheça todas as funcionalidades da ferramenta que é o braço direito dos gestores. Teste grátis agora: http://runrun.it
